Uvod v poročila v Accessu

Poročila vam omogočajo ogled, oblikovanje in povzemanje informacij v Microsoft Accessovi zbirki podatkov. Ustvarite lahko na primer preprosto poročilo s telefonskimi številkami vseh svojih stikov ali poročilo povzetka, da seštejete zneske prodaje na različnih območjih in v različnih časovnih obdobjih.

V tem članku najdete pregled poročil, ki so na voljo v Accessu, predstavljene pa so tudi osnove ustvarjanja poročil, uporaba možnosti, kot so razvrščanje, združevanje in povzemanje podatkov, in predogled ter tiskanje poročil.

 Opomba    Informacije v tem članku so namenjene le za Accessovo namizno zbirko podatkov.

V tem članku


Pregled

Kaj je mogoče narediti s poročilom?

Poročilo je predmet zbirke podatkov, ki je še posebej priročen za predstavitev informacij v zbirki podatkov, ko želite:

  • prikazati ali porazdeliti povzetek podatkov
  • arhivirati posnetke podatkov
  • ponuditi natančne informacije o posameznih zapisih
  • ustvariti oznake

Deli poročila

Čeprav je sicer mogoče ustvariti tudi »nevezana« poročila, v katerih niso prikazani podatki, bomo za namene tega članka predvidevali, da je poročilo vezano na vir podatkov, na primer na tabelo ali poizvedbo. Načrt poročila je razdeljen v razdelke, ki si jih lahko ogledate v pogledu načrta. Da boste lahko ustvarili čim boljša poročila, morate razumeti način delovanja posameznega razdelka. Razdelek, v katerega želite na primer vstaviti izračunan kontrolnik, določa, kako Access izračuna rezultate. Na spodnjem seznamu je prikazan povzetek vrst razdelkov in njihova uporaba:

Razdelek Postavitev razdelka pri tiskanju Način uporabe razdelka
Glava poročila Na začetku poročila. Glavo poročila lahko uporabite za podatke, ki so po navadi prikazani na naslovnici, na primer za logotip, naslov ali datum. Ko v glavo poročila vstavite izračunan kontrolnik, ki uporablja funkcijo seštevanja Sum, izračunana vsota velja za celotno poročilo. Glava poročila je natisnjena pred glavo strani.
Glava strani Na vrhu vsake strani. Glavo strani lahko na primer uporabite za naslov poročila, ki se ponovi na vseh straneh.
Glava skupine Na začetku vsake nove skupine zapisov. Glavo skupine lahko uporabite za tiskanje imena skupine. V poročilu, kjer so v skupine združeni izdelki, lahko uporabite glavo skupine za tiskanje imena izdelkov. Ko v glavo skupine vstavite izračunan kontrolnik, ki uporablja funkcijo seštevanja Sum, vsota velja za trenutno skupino. V poročilu je lahko več razdelkov z glavo skupine, kar je odvisno od števila dodanih ravni združevanja. Če želite več informacij o ustvarjanju glav in nog skupin, glejte razdelek »Dodajanje združevanja, razvrščanja ali vsot«.
Podrobnosti Prikazane enkrat za vsako vrstico v viru zapisov. Sem lahko vstavite kontrolnike, ki sestavljajo glavno telo poročila.
Noga skupine Na koncu vsake skupine zapisov. Nogo skupine lahko uporabite za tiskanje podatkov za povzetek skupine. V poročilu je lahko več razdelkov z nogo skupine, kar je odvisno od števila dodanih ravni združevanja.
Noga strani Na koncu vsake strani. Nogo strani lahko uporabite za tiskanje številk strani ali podatkov na posamezni strani.
Noga poročila

Na koncu poročila.

 Opomba    V pogledu načrta je noga poročila prikazana pod nogo strani. V vseh drugih pogledih (na primer v pogledu postavitve oziroma pri tiskanju ali predogledu poročila) pa je noga poročila prikazana nad nogo strani in za zadnjo nogo skupine ali vrstico s podrobnostmi na zadnji strani.

Nogo poročila lahko uporabite za tiskanje poročil z rezultati ali drugih podatkov za povzetek celotnega poročila.

Smiselna poročila boste ustvarili še preprosteje, če ima zbirka podatkov dobro oblikovano strukturo tabele in relacije. Če želite več informacij o načrtovanju in oblikovanju zbirke podatkov, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje poročila

Če želite ustvariti poročila za svojo Accessovo namizno zbirko podatkov, sledite tem korakom:

1. korak: Izberite vir zapisov

Vir zapisov poročila je lahko tabela, imenovana poizvedba ali vdelana poizvedba. Vir zapisov mora vključevati vse vrstice in stolpce s podatki, ki jih želite prikazati v poročilu.

  • Če so podatki v kateri od tabel ali poizvedb, v podoknu za krmarjenje izberite tabelo ali poizvedbo in nato nadaljujte z razdelkom 2. korak.
  • Če vir zapisov še ne obstaja, naredite nekaj od tega:
    • nadaljujte z razdelkom 2. korak in uporabite orodje Prazno poročilo

ali

  • ustvarite tabelo ali poizvedbo z želenimi podatki, jo izberite v podoknu za krmarjenje in nato nadaljujte z razdelkom 2. korak.

2. korak: Izberite orodje za ustvarjanje poročila

Orodja za ustvarjanje poročil najdete na traku na zavihku Ustvari v skupini Poročila. V spodnji tabeli so opisane možnosti:

Orodje Opis

Poročilo

Ustvari preprosto poročilo v obliki tabele, v katerega so vključena vsa polja iz vira zapisov, ki ste ga izbrali v podoknu za krmarjenje.

Načrt poročila

Odpre prazno poročilo v pogledu načrta, v katerega lahko dodate želena polja in kontrolnike.

Prazno poročilo

Odpre prazno poročilo v pogledu postavitve in prikaže podokno opravila »Seznam polj«, v katerem je mogoče dodati polja v poročilo.

Čarovnik za poročila

Prikaže čarovnika, ki vključuje več korakov in vam omogoča, da navedete polja, ravni združevanja ali razvrščanja in možnosti postavitve.

Oznake

Prikaže čarovnika, ki vam omogoča, da izberete standardne velikosti oznak ali velikosti oznak po meri, polja, ki jih želite prikazati, in način razvrstitve polj.

3. korak: Ustvarite poročilo

  1. Kliknite gumb orodja, ki ga želite uporabiti. Če se prikaže čarovnik, sledite navodilom in na zadnji strani kliknite Dokončaj.
    Access prikaže poročilo v pogledu postavitve.
  2. Poročilo oblikujte, dokler ni takšno, kot želite:
  • Velikost polj spremenite tako, da izberete polje in nato vlečete robove, dokler niso polja v želeni velikosti.
  • Polje premaknete tako, da ga izberete (in njegovo oznako, če ste jo ustvarili) in ga nato povlečete na novo mesto.
  • Z desno tipko miške kliknite polje in z ukazi v priročnem meniju spojite ali razdelite celice, izbrišite ali izberite polja ter izvajajte druga opravila oblikovanja.

Poleg tega lahko s funkcijami, opisanimi v nadaljnjih razdelkih, naredite poročila bolj privlačna in berljiva.

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje združevanja, razvrščanja ali vsot

Združevanje, razvrščanje ali vsote dodate v poročilo namizne zbirke podatkov najhitreje tako, da z desno tipko miške kliknete polje, v katerem želite uporabiti združevanje, razvrščanje ali vsoto, in nato v priročnem meniju kliknete želeni ukaz.

Združevanje, razvrščanje in vsote lahko dodate tudi tako, da uporabite podokno »Združevanje, razvrščanje in vsota«, ko je poročilo odprto v pogledu postavitve ali načrta.

  1. Če je podokno »Združevanje, razvrščanje in vsota« že odprto, na zavihku Načrt v skupini Združevanje in vsote kliknite Združi in razvrsti.
  2. Kliknite Dodaj skupino ali Dodaj razvrščanje in nato izberite polje, po katerem želite združevati ali razvrščati.
  3. Če želite nastaviti dodatne možnosti in dodati vsote, v vrstici združevanja ali razvrščanja kliknite Več.

Če želite podrobnejše informacije o združevanju, razvrščanju in vsotah, si oglejte članek Ustvarjanje združenega poročila ali poročila povzetka.

Na vrh strani Na vrh strani

Označevanje podatkov s pogojnim oblikovanjem

V Access so vključena orodja za označevanje podatkov v poročilu. Dodate lahko pravila pogojnega oblikovanja za vsak kontrolnik ali skupino kontrolnikov, v odjemalska poročila pa lahko dodate tudi podatkovne vrstice, s katerimi primerjate podatke.

Če želite kontrolnikom dodati pogojno oblikovanje:

  1. Z desno tipko miške kliknite poročilo v podoknu za krmarjenje in kliknite Pogled postavitve.
  2. Na zavihku Oblika v skupini Oblikovanje kontrolnikov izberite želene kontrolnike in kliknite Pogojno oblikovanje.

 Namig    Če želite izbrati več kontrolnikov, pridržite tipko CTRL ter kliknite želene kontrolnike.

  1. V pogovornem oknu Upravitelj pravil pogojnega oblikovanja kliknite Novo pravilo.
  2. V pogovornem oknu Novo pravilo oblikovanja izberite vrednost v razdelku Izberite vrsto pravila:
  • Če želite ustvariti pravilo, ki je ovrednoteno za vsak posamezen zapis, izberite Preveri vrednosti v trenutnem zapisu ali uporabi izraz.
  • Če želite ustvariti pravilo, ki primerja zapise med sabo s podatkovnimi vrsticami, kliknite Primerjaj z drugimi zapisi.
  1. V razdelku Uredi opis pravila določite pravilo za to, kakšno oblikovanje želite uporabiti in kdaj naj bo uporabljeno, nato pa kliknite V redu.
  2. Če želite ustvariti dodatno pravilo za isti kontrolnik ali nabor kontrolnikov, ponovite ta postopek od 4. koraka.

Na vrh strani Na vrh strani

Prilagajanje barv in pisav

Če želite prilagoditi barvo in pisave, poskusite uporabiti možnost Tema programa.

  1. Odprite poročilo v pogledu postavitve, tako da ga kliknete z desno tipko miške v podoknu za krmarjenje in nato kliknete Pogled postavitve.
  2. Na zavihku Načrt med možnostmi Orodja za postavitev poročila kliknite Teme in se s kazalcem pomaknite na različne teme v galeriji, da prikažete predogled učinkov. Kliknite na želeno temo, da jo izberete, in shranite poročilo.
  3. V galerijah Barve ali Pisave lahko hkrati nastavite barve ali pisave.


Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje ozadja ali logotipa   

Poročilu lahko dodate logotip ali sliko za ozadje. Če sliko posodobite, se samodejno posodobi povsod v zbirki podatkov, kjer je uporabljena.

Če želite dodati ali odstraniti sliko:

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo in kliknite Pogled postavitve.
  2. V poročilu kliknite mesto, kamor želite dodati sliko, in na zavihku Načrt v skupini Glava/Noga kliknite Logotip.
  3. Prebrskajte do slike in kliknite Odpri. Access doda sliko v poročilo.
  4. Če želite sliko odstraniti, z desno tipko miške kliknite sliko in v priročnem meniju kliknite »Izbriši«.

Če želite dodati sliko za ozadje:

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo in nato kliknite Pogled postavitve.
  2. Na zavihku Oblika v skupini Ozadja kliknite Slika za ozadje.
  3. Izberite sliko s seznama Slikovna galerija ali kliknite Prebrskaj, izberite sliko in kliknite V redu.

Na vrh strani Na vrh strani

Predogled in tiskanje poročila

Predogled poročila

  1. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo in nato kliknite Predogled tiskanja. Z ukazi na zavihku Predogled tiskanja lahko:
  • natisnete poročilo,
  • prilagodite velikost strani ali postavitev,
  • povečate ali pomanjšate poročilo ali si ogledate več strani hkrati,
  • osvežite podatke v poročilu in
  • izvozite poročilo v drugo obliko zapisa datoteke.
  1. Kliknite Zapri predogled tiskanja.

Tiskanje poročila

Če želite natisniti poročilo, ne da bi si ogledali predogled:

  • V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite poročilo in nato kliknite Natisni. Poročilo je poslano privzetemu tiskalniku.

 Opomba    Če v podoknu za krmarjenje izberete poročilo in na zavihku Datoteka kliknete Natisni, lahko določite dodatne možnosti tiskanja, na primer število strani in kopij, in izberete tiskalnik.

  • Če želite odpreti pogovorno okno, kjer lahko izberete tiskalnik, navedete število kopij in drugo, kliknite Natisni.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2013