Seznanite se s strukturo Accessove zbirke podatkov

Če se dobro seznanite s tabelami, obrazci, poizvedbami in drugimi predmeti v zbirki podatkov, boste lažje izvajali različna opravila, na primer vnašali podatke v obrazec, dodali tabele ali jih odstranili, iskali podatke in jih zamenjali ter zaganjali poizvedbe.

V tem članku je osnovni pregled strukture Accessove zbirke podatkov. V Accessu je na voljo več orodij, s katerimi se lahko seznanite s strukturo določene zbirke podatkov. V članku je poleg tega razloženo, kako, kdaj in zakaj uporabiti vsako orodje.

 Opomba   V članku je govora o standardnih Accessovih zbirkah podatkov, ki so sestavljene iz datoteke ali nabora datotek, v kateri so vsi podatki in funkcije programov, kot so na primer obrazci za vnos podatkov. Nekateri podatki se ne nanašajo na spletne zbirke podatkov, nove vrste Accessovih zbirk podatkov, ki jih lahko z Accessovimi storitvami objavite v spletu v strežniku SharePoint Server. Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

V tem članku


Pregled

Zbirka podatkov je zbirka informacij, povezanih z določenim predmetom ali namenom, na primer sledenje naročil strank ali vzdrževanje zbirke glasbe. Če zbirka podatkov ni shranjena v računalniku ali če so v računalniku shranjeni le deli zbirke, boste morali morda slediti informacijam iz različnih virov, ki jih boste morali nato koordinirati in organizirati.

Vzemimo za primer, da imate telefonske številke dobaviteljev shranjene na različnih mestih: v datoteki na kartici, v kateri so telefonske številke dobaviteljev, v datotekah z informacijami o kabinetnih datotekah in na podatkovnem listu, na katerem so informacije o naročilih. Če je telefonska številka dobavitelja spremenjena, boste morali to informacijo morda posodobiti na vseh treh mestih. V dobro organizirani zbirki podatkov je telefonska številka shranjena le enkrat, tako da jo je treba tudi posodobiti le na enem mestu. Ko nato posodobite telefonsko številko dobavitelja, je ta samodejno posodobljena, kjer koli zbirki podatkov jo uporabite.

Accessove datoteke zbirke podatkov

Z Accessom lahko upravljate vse informacije v eni datoteki. Znotraj Accessove datoteke zbirke podatkov lahko uporabite:

  • Tabele za shranjevanje podatkov.
  • Poizvedbe za iskanje in pridobivanje natanko tistih podatkov, ki jih želite.
  • Obrazce za ogled, dodajanje in posodabljanje podatkov v tabelah.
  • Poročila za analizo ali tiskanje podatkov v določeni postavitvi.

Uporaba podatkov iz tabel v poizvedbi, obrazcu ali poročilu

Oblaček 1 Podatke je mogoče shraniti v eno tabelo, ogledati pa si jih je mogoče iz več mest. Ko podatke posodobite, so ti samodejno posodobljeni, kjer koli se prikažejo.
Oblaček 2 Pridobivanje podatkov s poizvedbo.
Oblaček 3 Ogled ali vnos podatkov z obrazcem.
Oblaček 4 Prikaz ali tiskanje podatkov s poročilom.

Vsi ti elementi – tabele, poizvedbe, obrazci in poročila – so predmeti zbirke podatkov (predmeti zbirke podatkov: Accessova zbirka podatkov vsebuje predmete, kot so tabele, poizvedbe, obrazci, poročila, strani, makri in moduli. V Accessovem projektu so obrazci, poročila, strani, makri in moduli.).


 Opomba   V nekaterih Accessovih zbirkah podatkov so povezave do tabel, shranjenih v drugih zbirkah podatkov. V eni Accessovi zbirki podatkov so na primer shranjene le tabele, v drugi Accessovi zbirki podatkov pa so shranjene le povezave do teh tabel, poleg tega pa tudi poizvedbe, obrazci in poročila, ki temeljijo na povezanih tabelah. V večini primerov ni pomembno, ali je tabela povezana ali dejansko shranjena v zbirki podatkov.

Tabele in relacije

Če želite shraniti podatke, ustvarite tabelo za vsako vrsto informacij, ki ji sledite. Med vrstami informacij so lahko informacije o stranki, izdelkih in podrobnosti o naročilu. Če želite v poizvedbi, tabeli, obrazcu ali poročilu povzeti informacije iz več tabel, določite relacije med tabelami.

 Opomba   V spletni zbirki podatkov relacij ni mogoče ustvariti z zavihkom predmeta »Relacije«. Relacije v spletni zbirki podatkov je mogoče ustvariti s poljem za iskanje.

Združevanje podatkov, shranjenih v tabelah, v povezana polja

Oblaček 1 Informacije o stranki, ki so bile nekoč na poštnem seznamu, so odslej v tabeli »Stranke«.
Oblaček 2 Informacije o naročilu, ki so bile nekoč na delovnem listu, so odslej v tabeli »Naročila«.
Oblaček 3 Zapisi znotraj tabele se med seboj razlikujejo po enoličnem ID-ju, kot je na primer ID stranke. Če polje z enoličnim ID-jem iz ene tabele dodate drugi tabeli in določite relacijo med obema poljema, lahko Access poišče ujemajoče se zapise iz obeh tabel, tako da jih lahko povzamete v obrazcu, poročilu ali poizvedbi.

Poizvedbe

S poizvedbo lahko poiščete in pridobite podatke, ki ustrezajo navedenim pogojem, vključno s podatki iz več tabel. S poizvedbo je poleg tega mogoče hkrati izbrisati več zapisov in izvesti vnaprej določene izračune podatkov ali izračune po meri.

 Opomba   S poizvedbo ni mogoče posodobiti ali izbrisati zapise v spletni zbirki podatkov.

Vrnjeni rezultati poizvedbe iz različnih tabel

Oblaček 1 V tabeli »Stranke« so informacije o strankah.
Oblaček 2 V tabeli »Naročila« so informacije o naročilih strank.
Oblaček 3 S to poizvedbo je mogoče iz tabele »Naročila« pridobiti podatke, kot so »ID naročila« in »Zahtevan datum«, iz tabele »Stranke« pa podatke, kot je »Ime podjetja« in »Mesto«. Poizvedba vrne le naročila, ki so bila zahtevana v aprilu in le za stranke s sedežem v Londonu.

Obrazci

Z obrazcem je mogoče na preprost način prikazati, vnesti in spremeniti podatke za vsako vrstico posebej. Z obrazcem je mogoče izvesti tudi druga dejanja, na primer pošiljanje podatkov drugemu programu. V obrazcih so navadno kontrolniki, ki so povezani s temeljnimi polji in tabelami. Ko odprete obrazec, Access pridobi podatke iz ene ali več teh tabel in prikaže podatke v postavitvi, ki ste jo izbrali med ustvarjanjem obrazca. Obrazec je mogoče ustvariti z ukazi za Obrazec v traku ali s čarovnikom za obrazce, lahko pa ga ustvarite tudi samo v pogledu načrta.

 Opomba   Če želite obrazce in poročila ustvariti v spletnih zbirkah podatkov, namesto pogleda načrta uporabite pogled postavitve.

Obrazci omogočajo lažji ogled in vnos podatkov

Oblaček 1 Tabela omogoča hkratni prikaz več zapisov, vendar se morate morda pomakniti vodoravno, če si želite ogledati vse podatke v zapisu. Ko si ogledujete tabelo, lahko hkrati posodobite le podatke v eni tabeli.
Oblaček 2 Obrazec hkrati obravnava le en zapis, omogoča pa prikaz polj it več tabel. Omogoča tudi prikaz slik in drugih predmetov.
Oblaček 3 V obrazcu je lahko gumb, ki omogoča tiskanje poročila, odpiranje predmetov in druga avtomatizirana opravila.

Poročila

S poročilom lahko na hiter način analizirate podatke ali jih prikažete na določen način v natisnjeni ali drugačni obliki. Morda boste želeli sodelavcu poslati poročilo, v katerem so zbrani podatki in izračunanimi vsotami. Ali pa boste morda želeli ustvariti poročilo s podatki o naslovu, oblikovanimi za tiskanje nalepk z naslovom.

Oblikovani ali izračunani podatki, prikazani v poročilu

Oblaček 1 S poročilom je mogoče ustvariti nalepke z naslovom.
Oblaček 2 S poročilom je mogoče tudi prikazati vsote v grafu.
Oblaček 3 Poročilo pa poleg tega omogoča tudi prikaz izračunanih vsot.

Sedaj ste seznanjeni z osnovno strukturo Accessovim zbirk podatkov. V nadaljevanju pa lahko preberete, kako z vgrajenimi orodji raziščete določeno Accessovo zbirko podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Ogled podrobnosti o projektu v zbirki podatkov

Podatke o zbirki podatkov na najbolj priročen način dobite z dokumentatorjem zbirke podatkov. Z njim lahko ustvarite poročilo , v katerem so podrobni podatki o predmetih v zbirki podatkov. Najprej izberite predmete, za katere želite v poročilu navesti podrobnosti. Ko zaženete dokumentatorja zbirke podatkov, so v njegovem poročilu vsi podatki o predmetih zbirke podatkov, ki ste jih izbrali.

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite dokumentirati.
  2. Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Analiziraj kliknite Dokumentator zbirke podatkov.
  3. V pogovornem oknu Dokumentator kliknite zavihek, ki predstavlja vrsto predmeta zbirke podatkov, ki ga želite dokumentirati. Če želite ustvariti poročilo za vse predmete v zbirki podatkov, kliknite zavihek Vse vrste predmetov.
  4. Izberite enega ali več predmetov, ki so navedeni na zavihku. Če želite izbrati vse predmete na zavihku, kliknite Izberi vse.
  5. Kliknite V redu.

Dokumentator zbirke podatkov ustvari poročilo, v katerem so podrobni podatki o vseh izbranih predmetih, nato pa odpre poročilo v predogledu tiskanja. Če dokumentator zbirke podatkov zaženete na primer v obrazcu za vnos podatkov, bodo v poročilu, ki ga ustvari dokumentator, seznam lastnosti za celoten obrazec, lastnosti za vsak razdelek v obrazcu in lastnosti za vse gumbe, oznake, polja z besedilom in druge kontrolnike v obrazcu, poleg tega pa tudi morebitni moduli kode in dovoljenja uporabnika, povezana z obrazcem.

  1. Če želite natisniti poročilo, na zavihku Predogled tiskanja v skupini Natisni kliknite Natisni.

Na vrh strani Na vrh strani

Raziskovanje tabele v pogledu načrta

 Opomba   Pogled načrta ni na voljo za tabele v spletnih zbirkah podatkov.

Če tabelo odprete v pogledu načrta, imate podroben vpogled v strukturo tabele. Najdete lahko na primer nastavitve za vrste podatkov za vsako polje, vnosne maske (vnosna maska: Oblika zapisa, sestavljena iz dobesednih znakov za prikaz (na primer opuščajev, pik ali vezajev) in maskirnih znakov, s katerimi določite, kam vnesti podatke, katerega tipa naj bodo in koliko znakov je dovoljenih.) ali pa vidite, ali so v tabeli polja za iskanje . To so polja, ki s poizvedbami izločijo podatke iz drugih zabel. Te informacije so uporabne zato, ker lahko vrste podatkov in vnosne maske vplivajo na iskanje podatkov in zagon poizvedb za posodabljanje. Vzemimo za primer, da želite s poizvedbo za posodabljanje posodobiti določena polja v tabeli tako, da kopirate podatke v podobnih poljih iz druge tabele. Poizvedbe ne bo mogoče zagnati, če vrste podatkov za vsako polje v izvornih in ciljnih tabelah ne ujemajo.

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite analizirati.
  2. V podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite tabelo, ki jo želite raziskati, in v priročnem meniju kliknite Pogled načrta.
  3. Po potrebi si zabeležite ime vsakega polja tabele in vrsto podatkov, dodeljeno vsakemu polju.

Vrsta podatkov, dodeljena polju, lahko omeji velikost in vrsto podatkov, ki jih uporabniki lahko vnesejo v polje. Za uporabnike lahko v poljih z besedilom velja na primer omejitev 20 znakov, poleg tega pa besedilnih podatkov ne morejo vnesti v polje, nastavljeno za številsko vrsto podatkov.

  1. Če želite ugotoviti, ali je neko polje polje za iskanje, v spodnjem razdelku mreže načrta poizvedbe v razdelku Lastnosti polja kliknite zavihek Iskanje.

V polju za iskanje je prikazan en nabor podatkov (eno ali več polj, kot je na primer ime in priimek), navadno pa so shranjene različni nabori vrednosti (eno polje, kot je na primer numerični ID). V polju za iskanje so lahko na primer shranjene identifikacijske številke uslužbenca (shranjena vrednost), prikazano pa je uslužbenčevo ime (prikazana vrednost). Ko polje za iskanje uporabite v izrazih ali v operacijah »Najdi in zamenjaj«, uporabite shranjeno vrednost, ne prikazano. Dobro se seznanite s shranjenimi in prikazanimi vrednostmi polja za iskanje, saj boste tako lahko zagotovili, da bo izraz ali operacija »Najdi in zamenjaj«, ki uporablja polje za iskanje, delovala tako, kot želite.

Ta ilustracija prikazuje navadno polje za iskanje. Nastavitve, ki jih vidite v lastnosti polja Vir vrstic, se bodo razlikovale.

Uporaba tabele ali poizvedbe kot vir podatkov za polje za iskanje

Polje za iskanje, prikazano tukaj, pridobi podatke iz druge tabele. Morda boste videli tudi drugačno vrsto polja za iskanje, imenovano seznam vrednosti, ki uporablja programiran seznam izbir. Na tej sliki je prikazan navaden seznam vrednosti.

Uporaba seznama vrednosti kot vira podatkov za polje za iskanje

Seznami vrednosti privzeto uporabljajo vrsto besedilnih podatkov.

Sezname iskanja in sezname vrednosti najlažje najdete tako, da prikažete zavihek Iskanje nato pa v stolpcu Vrsta podatkov kliknete vnose za vsako polje v tabeli. Če želite več informacij o ustvarjanju polj za iskanje in seznamov vrednosti, glejte povezave v razdelku Glejte tudi.

Na vrh strani Na vrh strani

Ogled relacij med tabelami

 Opomba   Zavihka predmeta »Relacije« ni mogoče uporabiti v spletni zbirki podatkov.

Če si želite ogledati slikovni prikaz tabel v zbirki podatkov, polj v vsaki tabeli in relacij med temi tabelami, uporabite zavihek predmeta Relacije. Zavihek predmeta Relacije prikaže celotno sliko struktur tabele in relacij v zbirki podatkov. To so izredno pomembne informacije, ki jih potrebujete, ko želite ustvariti ali spremeniti relacije med tabelami.

 Opomba   Z zavihkom predmeta Relacije je relacije mogoče tudi dodati, jih spremeniti ali izbrisati.

  • Odprite zbirko podatkov, ki jo želite analizirati.
  • Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Relacije kliknite Relacije.

Prikaže se zavihek predmeta Relacije, na katerem so prikazane relacije med vsemi tabelami v odprti zbirki podatkov.

Relacija med dvema tabelama

Na vrh strani Na vrh strani

Kako predmeti uporabljajo druge predmete

V podoknu Odvisnosti predmetov je prikazana interakcija in odvisnost med predmeti zbirke podatkov, kot so tabele, obrazci, poizvedbe in poročila, in drugimi predmeti.

S podoknom Odvisnosti predmetov se lahko izognete nevarnosti, da bi nehote izbrisali vire zbirke podatkov. Vzemimo za primer, da imate v zbirki podatkov »Prodaja« poizvedbo »Naročila v četrtletju«, ki je ne potrebujete več. Preden poizvedbo izbrišete, se pozanimajte, ali morda kateri od drugih predmetov v zbirki podatkov, na primer obrazec ali poročilo, to poizvedbo uporablja kot vir podatkov. Odvisne predmete lahko nato spremenite tako, da odstranite sklice na poizvedbo, ali pa jih izbrišete skupaj s poizvedbo. Če si ogledate celoten seznam, boste prihranili čas, ki bi ga potrebovali za ročno pregledovanje odvisnosti predmetov, hkrati pa boste tudi zmanjšali možnost napak, saj lahko na ta način najdete podrobnosti, ki bi jih lahko pri ročnem urejanju spregledali.

Ko želite spremeniti načrt predmeta zbirke podatkov, si lahko s podoknom Odvisnosti predmetov tudi ogledate, kako bo sprememba načrta vplivala na druge predmete. Podokno Odvisnosti predmetov uporabite pri načrtovanju večjih sprememb načrta.

Uporaba podokna Odvisnosti predmetov

  1. Odprite zbirko podatkov, ki jo želite dokumentirati.
  2. V podoknu za krmarjenje izberite ali odprite tabelo, obrazec, poročilo ali poizvedbo.
  3. Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Relacije kliknite Odvisnosti predmetov.
  4. Če ste pozvani, kliknite V redu, da posodobite informacije o odvisnosti.

 Opomba   Posodabljanje informacij o odvisnosti lahko traja nekaj časa.

Prikaže se podokno Odvisnosti predmetov.

Podokno »Odvisnosti predmetov«

  1. Če si želite ogledati seznam predmetov, ki uporabljajo predmet, ki ste ga izbrali v 2. koraku, kliknite Predmeti, ki so odvisni od mene na vrhu podokna. Če si želite ogledati seznam predmetov, ki jih uporablja izbrani predmet, kliknite Predmeti, od katerih sem odvisen.
  2. Če si želite ogledati informacije za predmet, kliknite ikono za razširjanje (+) poleg predmeta. Access pokaže največ štiri ravni odvisnosti za predmet.

Pri uporabi podokna Odvisnosti predmetov ne pozabite na to:

  • Informacije o odvisnosti so na voljo le, če imate dovoljenja za odpiranje predmeta v pogledu načrta.
  • V podoknu ni prikazanih informacij za makre in module kode.
  • Podokno deluje le za tabele, obrazce, poročila in poizvedbe, razen za te vrste poizvedb:
    • Poizvedbe za dejanja so poizvedbe, ki vstavijo, posodobijo ali izbrišejo podatke
    • Poizvedbe, specifične za SQL, vključno s poizvedbami za združevanje, poizvedbami za definicijo podatkov in prepustnimi poizvedbami
    • Podpoizvedba

Ko Access naleti na ugnezdene poizvedbe, so podatki o odvisnosti ustvarjeni le za najbolj zunanjo poizvedbo. To pravilo velja tudi za izvorne tabele in poizvedbe podatkovnega podlista poizvedbe in pri iskanju polj.

  • Access ustvari podatke o odvisnosti tako, da poišče imena map, ki so vzdrževane s funkcijo »Samopopravki imen«. To je funkcija, ki samodejno popravi pogoste stranske učinke, so katerih pride pri preimenovanju obrazcev, poročil, tabel, poizvedb, polja ali kontrolnikov v obrazcih in poročilih. Če si podatki samopopravkov imen onemogočeni, boste pozvani, da jih omogočite, preden si lahko ogledate podatke o odvisnosti.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2010