Osnovna opravila za namizno zbirko podatkov programa Access 2013

Accessove zbirke podatkov vam lahko pomagajo shranjevati in slediti skoraj vsem vrstam podatkov, kot so zaloga, stiki ali pa poslovni procesi. Sprehodimo se po poteh, ki jim lahko sledite, da ustvarite Accessovo namizno zbirko podatkov, ji dodate podatke in si nato poglejmo nadaljnje korake za prilagajanje in uporabo nove zbirke podatkov.

 Opomba    Če vas bolj zanima nova vrsta programov za Access, ki so ustvarjeni za splet, si poglejte, kako lahko ustvarite spletni Access in dobite več informacij o osnovnih opravilih za spletni Access.

Za več o razpoložljivih novih funkcijah si poglejte Novosti v programu Access 2013.

Izbira predloge

Accessove predloge imajo vgrajene tabele, poizvedbe, obrazce in poročila, ki so pripravljeni na uporabo. Ko zaženete Access, boste najprej opazili izbor predlog, na spletu pa jih lahko poiščete še več.

pogled predlog na zagonskem zaslonu

  1. V Accessu kliknite Datoteka > Novo.
  2. Izberite predlogo namizne zbirke podatkov in vnesite ime zbirke podatkov pod Ime datoteke. (Če ne vidite predloge, ki bi vam ustrezala, uporabite polje Iskanje spletnih predlog .)
  3. Uporabite lahko privzeto lokacijo, ki jo Access prikaže pod poljem Ime datoteke ali pa kliknete ikono mape in jo izberete.
  4. Kliknite Ustvari.

ustvarite namizno zbirko podatkov iz predloge

Za začetek boste glede na predlogo morda morali narediti nekaj od tega:

  • Če prikaže Access pogovorno okno Prijava s praznim seznamom uporabnikov:
  1. Kliknite Nov uporabnik.
  2. Izpolnite obrazec Podatki o uporabniku.
  3. Kliknite Shrani in zapri.
  4. Izberite uporabnika, ki ste ga pravkar vnesli, in kliknite Prijava.
  • Če prikaže Access sporočilo Varnostno opozorilo v vrstici za sporočila in zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zahteva zbirka podatkov prijavo, se znova prijavite.

Za več informacij si oglejte ustvarjanje Accessove namizne zbirke podatkov s predlogo.

Ustvarjanje nove zbirke podatkov

Če nobena predloga ne ustreza vašim zahtevam, lahko začnete s prazno namizno zbirko podatkov.

  1. V Accessu kliknite Novo > Prazna namizna zbirka podatkov.
  2. Vnesite ime zbirke podatkov v polje Ime datoteke.
  3. Uporabite lahko privzeto lokacijo, ki jo Access prikaže pod poljem Ime datoteke ali pa kliknete ikono mape in jo izberete.
  4. Kliknite Ustvari.

Dodajanje tabele

V zbirki podatkov so vaši podatki shranjeni v več povezanih tabelah. Če želite ustvariti tabelo:

  1. Ko odprete zbirko podatkov prvič, boste videli prazno tabelo v pogledu podatkovnega lista, kamor lahko dodate podatke. Če želite dodati še eno tabelo, kliknite zavihek Ustvari > Tabela. Lahko začnete z vnašanjem podatkov v prazno polje (celico) ali pa prilepite podatke iz drugega vira, kot je Excelov delovni zvezek.
  2. Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in vnesite novo ime.

 Namig    Pomenljiva imena vam bodo pomagala ugotoviti, kaj vsebuje posamezno polje, ne da bi videli vsebino.

  1. Kliknite Datoteka > Shrani.
  • Če želite dodati več polj, tipkajte v stolpec Kliknite, če želite dodati.
  • Če želite stolpec premakniti, ga izberite tako, da kliknete glavo stolpca, in ga nato povlecite, kamor želite. Izberete lahko tudi zvezne stolpce in jih povlečete na novo mesto.

Če želite več informacij, si oglejte Uvod v tabele.

Kopiranje in lepljenje podatkov

Iz drugega programa, kot je Excel ali Word, lahko kopirate ali prilepite podatke v Accessovo tabelo. To deluje najbolje, če so podatki razdeljeni v stolpce. Če so podatki v programu za obdelavo besedila, kot je Word, pred kopiranjem uporabite oznake, da ločite stolpce ali pa pretvorite v obliko tabele.

  1. Če je potrebno podatke urediti, na primer ločiti imena na ime in priimek, naredite to najprej v izvornem programu.
  2. Odprite vir in kopirajte (Ctrl + C) podatke.
  3. Odprite Accessovo tabelo, kjer želite dodati podatke, v pogledu podatkovnega lista in jih prilepite (Ctrl + V).
  4. Dvokliknite vsak naslov stolpca in vnesite pomenljivo ime.
  5. Kliknite Datoteka > Shrani ter poimenujte novo tabelo.

 Opomba    Access nastavi vrsto podatkov vsakega polja na osnovi informacij, ki jih prilepite v prvo vrstico vsakega stolpca, zato se prepričajte, da se informacije v nadaljnjih vrsticah ujemajo s prvo vrstico.

Uvoz podatkov ali povezava do njih

Podatke lahko uvozite iz drugih virov ali pa naredite povezavo do podatkov iz Accessa, ne da bi premaknili informacije od tam, kjer so shranjene. Povezovanje je lahko dobra možnost, če več uporabnikov posodablja podatke in se želite prepričati, da vidite najnovejšo različico ali pa če želite prihraniti prostor za shranjevanje. Za večino formatov se lahko odločite, ali želite povezati ali uvoziti podatke.

Možnosti zavihka za zunanje podatke

Proces je različen glede na vir podatkov, vendar vam bodo ta navodila na začetku v pomoč:

  1. Na zavihku Zunanji podatki kliknite obliko zapisa, ki jo boste uvozili ali pa naredili povezavo do nje. Če ne vidite prave oblike, kliknite Več.

 Opomba    Če še vedno ne vidite prave oblike zapisa, bo morda potrebno najprej izvoziti podatke v obliko zapisa datoteke, ki jo Access podpira (kot je na primer ločena besedilna datoteka (ločena besedilna datoteka: Datoteka, ki vsebuje podatke, v katerih so vrednosti posameznih polj ločena z znakom, kot sta vejica ali tabulator.)).

  1. Sledite navodilom v pogovornem oknu Dobi zunanje podatke.

Ko povežete, so nekatere oblike zapisa na voljo samo v načinu za branje. Tu so zunanji viri, iz katerih lahko uvozite podatke ali povezavo:

Uvoz Povezava
Microsoft Excel Da Da
(samo za branje)
Microsoft Access Da Da
Zbirke podatkov ODBC, npr. SQL Server Da Da
Besedilne datoteke ali datoteke CSV (datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico) Da Da
(le dodajanje novih zapisov)
SharePointov seznam Da Da
XML Da
Podatkovne storitve Da
(samo za branje)
Dokument HTML Da Da
Outlookova mapa Da Da

Če želite več informacij, si oglejte Uvoz podatkov v Accessovo zbirko podatkov in Uvoz podatkov iz Accessove zbirke podatkov.

Organiziranje podatkov z analizatorjem tabel

S čarovnikom za analizo tabel hitro identificirajte odvečne podatke. Čarovnik ponudi preprost način organiziranja podatkov v ločene tabele. Access ohrani izvorno tabelo kot varnostno kopijo.

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, ki vsebuje tabelo, ki jo želite analizirati.
  2. Kliknite Orodja za zbirke podatkov > Analiziraj tabelo.

Prvi dve strani čarovnika vsebujeta kratko vadnico  s primeri. Če vidite potrditveno polje, kjer piše Pokaži uvodne strani?, potrdite polje in nato dvakrat kliknite Nazaj, da vidite uvod. Če ne želite ponovno videti uvodnih strani, počistite Pokaži uvodne strani?

Na vrh strani Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostali proces oblikovanja je odvisen od tega, kaj želite storiti, a verjetno boste želeli ustvariti poizvedbe, obrazce, poročila in makre. Ti članki so vam lahko v pomoč:

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Project Professional 2013