Osnovna opravila v programu Access 2010

Uvod v Office 2010 Tukaj je nekaj osnovnih opravil, s katerimi se lažje naučite uporabljati Microsoft Access 2010.

 


V tem članku


Kaj je Access?

Access 2010 je orodje za načrtovanje in uvajanje programov zbirk podatkov, s katerim sledite pomembnim informacijam. Podatke imate lahko v računalniku ali jih objavite v spletu,  tako da lahko drugi vašo zbirko podatkov uporabljajo s spletnim brskalnikom.

Številni ljudje začnejo uporabljati Access, ker program, ki ga uporabljajo za spremljanje nečesa, postopoma postaja vse manj ustrezen za to nalogo. Denimo, da ste načrtovalec dogodkov in želite spremljati vse podrobnosti, ki jih je treba urediti uspešno organizacijo dogodka. Če za to uporabljate urejevalnik besedil ali program za delovne liste, lahko hitro naletite na težave zaradi podvojenih in nedoslednih podatkov. Lahko uporabite programsko opremo za urejanje koledarjev, vendar spremljanje finančnih podatkov v koledarju ni najbolj priročno.

Relacijske zbirke podatkov v Accessu

Včasih za spremljanje takšnih informacij potrebujete relacijsko zbirko podatkov – skladišče podatkov, razdeljeno na manjše zbirke podatkov (imenovane tabele), s čimer odstrani redundance, in nato povezano na podlagi skupnih delčkov informacij (imenovanih polja). Na primer, v relacijski zbirki podatkov za načrtovanje dogodkov so lahko tabela s podatki o strankah, tabela s podatki o izvajalcih dogodka in tabela s podatki o dogodkih. V tabeli s podatki o dogodkih je lahko polje za povezavo s tabelo, kjer so podatki o strankah, in polje za povezavo s tabelo, kjer so podatki o izvajalcih. Če se na primer spremeni telefonska številka določenega izvajalca, lahko ta podatek spremenimo le enkrat v tabeli izvajalca, ne pa v vsakem dogodku, ki vključuje

Access je orodje, ki ga lahko uporabite za hiter in preprost razvoj programov relacijskih zbirk podatkov, ki omogočajo upravljanje informacij. Ustvarite lahko zbirko podatkov, s katero lahko spremljate poljubno vrsto informacij, na primer zalogo, poslovne stike ali poslovne procese. V Accessu so pravzaprav tudi predloge, ki jih lahko takoj uporabite za spremljanje različnih informacij, tako da so opravila preprosta tudi za začetnike.

Ko odprete Access

Ko zaženete Access 2010, se prikaže pogled »Microsoft Office Backstage«, kjer lahko pridobite informacije o trenutni zbirki podatkov, ustvarite novo zbirko podatkov, odprete obstoječo zbirko podatkov in si ogledate vsebino, ki je na voljo v programu Office.com.

Pogled »Backstage« v Accessu 2010

V pogledu »Backstage« so tudi številni drugi ukazi, ki jih lahko uporabite za prilagajanje, vzdrževanje ali skupno rabo zbirk podatkov. Ukazi v pogledu »Backstage« načeloma veljajo za celotne zbirke podatkov, ne za predmete v zbirkah podatkov.

 Opomba   Pogled »Backstage« je na voljo vedno, ko kliknete zavihek Datoteka.

Na vrh strani Na vrh strani

Iskanje in uporaba predloge

Access ponuja široko izbiro predlog, s katerimi lahko pospešite proces ustvarjanja. Predloga je že pripravljena zbirka podatkov, v kateri so vse tabele, poizvedbe, obrazci in poročila, ki jih potrebujete za izvajanje opravila. Na voljo imate na primer predloge, s katerimi sledite zadevam, upravljate stike ali vodite zapis o izdatkih. V nekaterih predlogah je nekaj vzorčnih zapisov, ki olajšajo njihovo uporabo. Predloge zbirk podatkov lahko uporabite takšne, kot so, ali jih prilagodite svojim potrebam.

Če želite poiskati in uporabiti predlogo v zbirki podatkov, naredite to:

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Novo.
  2. V razdelku Predloge, ki so na voljo naredite nekaj od tega:
  • Če želite znova uporabiti predlogo, ki ste jo nedavno uporabili, kliknite Nedavne predloge in izberite želeno predlogo.
  • Če želite uporabiti predlogo, ki ste jo že namestili, kliknite Moje predloge in izberite želeno predlogo.
  • Če želite poiskati predlogo na spletnem mestu Office.com, v razdelku Predloge s spletnega mesta Office.com kliknite kategorij predlog, izberite želeno predlogo in kliknite Prenos, da prenesete predlogo s spletnega mesta Office .com v računalnik.

 Opomba    Predloge na spletnem mestu Office.com lahko iščete tudi v Accessu. V polje Poiščite predloge na Office.com vnesite enega ali več iskalnih izrazov in kliknite gumb s puščico za začetek iskanja.

  1. Če želite, kliknite ikono mape poleg polja Ime datoteke in poiščite mesto, kjer želite ustvariti zbirko podatkov. Če ne označite nobenega določenega mesta, Access ustvari zbirko podatkov na privzetem mestu, prikazanim pod poljem Ime datoteke.
  2. Kliknite Ustvari.

Access ustvari zbirko podatkov in jo odpre za uporabo.

Na vrh strani Na vrh strani

Ustvarjanje nove zbirke podatkov

 Opomba   Če vas zanima podrobnejša predstavitev konceptov uporabe Accessa za ustvarjanje zbirke podatkov, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

Če nobena od predlog ne ustreza ali pa imate podatke v drugem programu in jih uporabiti v Accessu, je morda bolje, da ustvarite novo zbirko podatkov. V Accessu 2010 lahko izberete med standardno namizno zbirko podatkov ali spletno zbirko podatkov.

 Opomba   Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, glejte članek Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

Če želite ustvariti novo zbirko podatkov, naredite to:

  1. Zaženite Access.
  2. Na zavihku Novo v pogledu »Backstage« kliknite Prazna zbirka podatkov ali Prazna spletna zbirka podatkov.

 Pomembno   Funkcije, ki bodo na voljo v zbirki podatkov, so odvisne od tega, katero vrsto zbirke podatkov izberete tukaj. Namiznih zbirk podatkov ni mogoče objaviti v spletu, spletne zbirke podatkov pa ne podpirajo nekaterih namiznih funkcij, kot so poizvedbe za povzetek.

  1. V polje Ime datoteke na desni strani vnesite ime zbirke podatkov.

Če želite spremeniti mesto, kjer boste ustvarili datoteko, kliknite PrebrskajSlika gumba zraven polja Ime datoteke, prebrskajte in izberite novo mesto ter nato kliknite V redu.

  1. Kliknite Ustvari.

Access ustvari zbirko podatkov in nato odpre prazno tabelo (z imenom »Tabela 1«) v Pogledu podatkovnega lista (pogled podatkovnega lista: Pogled, v katerem so prikazani podatki iz tabele, poizvedbe, obrazca, pogleda ali shranjene procedure v obliki zapisa s stolpci in vrsticami. V pogledu podatkovnega lista je mogoče urejati polja ter dodajati, brisati ali iskati podatke.).

  1. Access postavi kazalec v prvo prazno celico stolpca Klikni za dodajanje v novi tabeli.

Če želite dodati podatke, začnite tipkati; lahko pa prilepite podatke tudi iz drugega vira, kot je opisano v razdelku Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo v nadaljevanju tega članka.

 Opombe 

  • Vnašanje podatkov v pogledu podatkovnega lista je zelo podobno vnašanju podatkov v Excelov delovni list. Glavna omejitev je, da morate podatke vnesti v zvezne vrstice in stolpce, z začetkom v zgornjem levem kotu podatkovnega lista. Bolje, da ne poskusite oblikovati podatkov z vključenimi vrsticami ali stolpci, kar bi lahko storili v Excelovem delovnem listu, ker boste s tem porabljali prostor v tabeli. Tabela le vsebuje podatke. Vizualne predstavitve teh podatkov bodo opravljene v obrazcih in poročilih, ki jih boste načrtovali pozneje.

Če podatkov zaenkrat še ne želite vnesti, kliknite ZapriSlika gumba.

 Opomba   Če Tabelo1 zaprete brez shranjevanja, jo bo Access izbrisal.

Na vrh strani Na vrh strani

Odpiranje obstoječe Accessove zbirke podatkov

 Namig   Če želite hitro odpreti eno od zbirk podatkov, ki ste jih imeli nazadnje odprte, na zavihku Datoteka kliknite Nedavno in ime datoteke.

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.
  2. Kliknite bližnjico v pogovornem oknu Odpri  ali v polju Preglej kliknite pogon ali mapo, v kateri je želena zbirka podatkov.
  3. Na seznamu map dvoklikajte mape, dokler ne odprete tiste, v kateri je zbirka podatkov.
  4. Ko najdete zbirko podatkov, naredite nekaj od tega:
  • Če želite odpreti zbirko podatkov v privzetem odprtem načinu, jo dvokliknite.
  • Če želite odpreti zbirko podatkov z dostopom v skupni rabi v večuporabniškem (večuporabniška zbirka podatkov (v skupni rabi): Zbirka podatkov, do katere lahko hkrati dostopa več uporabnikov in v njej hkrati spreminja isti nabor podatkov.) okolju tako, da boste lahko vi in ostali uporabniki hkrati brali iz zbirke podatkov in vanjo pisali, kliknite Odpri.
  • Če želite odpreti zbirko podatkov z dostopom samo za branje tako, da jo boste lahko pregledali, ne pa tudi uredili, kliknite puščico zraven gumba Odpri in nato Odpri samo za branje.
  • Če želite odpreti zbirko podatkov z izključnim dostopom tako, da je ne more odpreti nihče, ko jo imate odprto, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato Odpri izključno.
  • Če želite zbirko podatkov odpreti z dostopom samo za branje, kliknite puščico ob gumbu Odpri in nato Odpri izključno samo za branje. Drugi uporabniki lahko še vedno odprejo zbirko podatkov, vendar imajo na voljo le dostop samo za branje.

Če ne najdete zbirke podatkov, ki jo želite odpreti    

  1. V pogovornem oknu Odpri kliknite bližnjico Moj računalnik ali v polju Preglej kliknite Moj računalnik.
  2. Na seznamu pogonov z desno tipko miške kliknite pogon, ki bi lahko vseboval zbirko podatkov, in nato kliknite Išči.
  3. Vnesite iskalne pogoje in nato pritisnite tipko ENTER, če želite iskati zbirko podatkov.
  4. Če je zbirka podatkov najdena, jo odprite tako, da jo dvokliknete v pogovornem oknu Rezultati iskanja.

 Opomba   Ker ste iskanje zagnali v pogovornem oknu Odpri, morate v tem pogovornem oknu klikniti Prekliči, preden se zbirka podatkov odpre.

Podatkovno datoteko v zunanji obliki zapisa datoteke, na primer dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ali Microsoft Excel lahko odprete neposredno. Neposredno lahko odprete tudi kateri koli ODBC vir podatkov (ODBC vir podatkov: Podatki in informacije, ki so potrebni za dostop to teh podatkov iz programov in zbirk podatkov, ki podpirajo protokol ODBC (Open Database Connectivity).), na primer Microsoft SQL Server ali Microsoft FoxPro. Access samodejno ustvari novo Accessovo zbirko podatkov v isti mapi, kot je podatkovna datoteka in doda povezave do vsake tabele v zunanji zbirki podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Uvod v novo zbirko podatkov

Glede na predlogo, ki ste jo uporabili, boste morali za začetek dela z novo zbirko podatkov morda narediti nekaj od tega:

  • Če se v Accessu prikaže pogovorno okno Prijava s praznim seznamom uporabnikov, za začetek uporabite ta postopek:
  1. Kliknite Nov uporabnik.
  2. Izpolnite obrazec Podatki o uporabniku.
  3. Kliknite Shrani in zapri.
  4. Izberite uporabnika, ki ste ga pravkar vnesli, in kliknite Prijava.
  • Če se v Accessu prikaže prazen podatkovni list, lahko vanj začnete vnašati podatke ali pa kliknete druge gumbe in zavihke ter raziščete zbirko podatkov.
  • Če se v Accessu prikaže stran Uvod, lahko na njej kliknete povezave v vrstici za poročila in dobite več informacij o zbirki podatkov ali pa kliknete druge gumbe in zavihke ter raziščete zbirko podatkov.
  • Če se v Accessu v vrstici za sporočila prikaže sporočilo Varnostno opozorilo in zaupate viru predloge, kliknite Omogoči vsebino. Če zbirka podatkov zahteva prijavo, se znova prijavite.

Tako pri namizni kot pri spletni zbirki podatkov boste verjetno začeli z enim od teh korakov:

Na vrh strani Na vrh strani

Dodajanje tabele

Z orodji na zavihku Ustvari v skupini Tabele lahko v obstoječo zbirko podatkov dodate novo tabelo.

Skupina »Tabele« na zavihku »Ustvari«

 Opomba   V spletni zbirki podatkov je v skupini Tabele na voljo le ukaz Tabela.

Ne glede na to, v katerem pogledu začnete, lahko z gumbi pogleda v vrstici stanja Accessovega okna vedno preklopite v drug pogled.

Ustvarjanje prazne tabele v pogledu podatkovnega lista    V pogledu podatkovnega lista lahko podatke takoj vnesete in dovolite Accessu, da izdela tabelo v ozadju. Imena polj so dodeljena številsko (Polje 1, Polje 2 in tako dalje) in Access na osnovi podatkov, ki jih vnesete, nastavi podatkovni tip polja.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Tabela.Slika gumba
  2. Access ustvari tabelo in nato postavi kazalec na prvo prazno celico stolpca Klikni za dodajanje.
  3. Če želite dodati podatke, začnite tipkati v prvo prazno celico ali prilepite podatke iz drugega vira, kot je opisano v nadaljevanju članka.
  • Če želite preimenovati stolpec (polje), dvokliknite glavo stolpca in vnesite novo ime.

 Namig   Vsako polje poimenujte s pomenljivim imenom, da že brez ogleda podatkov veste, kaj vsebuje.

  • Če želite stolpec premakniti, ga izberite tako, da kliknete glavo stolpca, in ga nato povlecite, kamor želite. Izberete lahko tudi nekaj zveznih stolpcev in vse skupaj povlečete na novo mesto.

Če želite tabeli dodati več polj, lahko začnete z vnašanjem v stolpec Klikni za dodajanje v pogledu podatkovnega lista, ali pa z ukazi v skupini Dodaj in izbriši na zavihku Polja dodate nova polja.

Ustvarjanje tabele v pogledu načrta     V pogledu načrta najprej ustvarite strukturo nove tabele. Nato preklopite v pogled podatkovnega lista, da vnesete podatke, ali pa vnesete podatke na kakšen drug način, na primer z obrazcem.

 Opomba   Pogled načrta ni na voljo za tabele v spletni zbirki podatkov.

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Tabele kliknite Načrt tabele.Slika gumba
  2. V stolpec Ime polja vnesite ime za vsako polje v tabeli in izberite podatkovni tip na seznamu Podatkovni tip.
  3. V stolpec Opis lahko vnesete dodatne informacije za vsako polje. Opis, ki ga vnesete, je prikazan v vrstici stanja, ko je mesto vstavljanja v tem polju. Uporabi se kot besedilo vrstice stanja za kontrolnike, ki jih ustvarite z vlečenjem polja iz podokna Seznam polj v obrazec ali poročilo, in za kontrolnike, ki so za polje ustvarjeni v čarovniku za obrazec ali čarovniku za poročilo.
  4. Ko dodate vsa polja, tabelo shranite:
    • Na zavihku Datoteka kliknite Shrani.
  5. Kadar koli lahko začnete z vnašanjem podatkov v tabelo tako, da preklopite v pogled podatkovnega lista, kliknete v prvo prazno celico in tipkate. Podatke lahko prilepite iz drugega vira, kot je opisano v naslednjem odseku.

Ustvarjanje tabele na osnovi SharePointovega seznama    S SharePointovim seznamom lahko vaše podatke uporabljajo tudi tisti, ki nimajo Accessa. Poleg tega so podatki seznama shranjeni v strežniku, ki po navadi omogoča boljšo zaščito pred izgubo podatkov kot datoteke, shranjene v namiznem računalniku. Lahko začnete z novim seznamom ali pa ustvarite povezavo z obstoječim seznamom. Na SharePointovem mestu, kjer želite ustvariti seznam, morate imeti ustrezna dovoljenja; to se lahko razlikuje glede na posamezna mesta, zato se obrnite na skrbnika SharePointa, če želite izvedeti več podrobnosti o možnostih, ki so vam na voljo.

 Opomba   Ta funkcija v spletni zbirki podatkov ni na voljo.

  1. Na zavihku »Ustvari« v skupini »Tabele« kliknite »SharePointovi seznami«.
  2. Če želite ustvariti standarden SharePointov seznam, kot so »Stiki« ali »Dogodki«, lahko uporabite eno od predlog seznamov.

Ustvarite lahko tudi seznam po meri ali pa ustvarite povezavo z obstoječim seznamom oziroma ga uvozite. Kliknite želeno možnost.

  1. Če izberete predlogo seznama ali ustvarite seznam po meri, se odpre pogovorno okno Ustvarjanje novega seznama, ki vas vodi skozi postopek. Če se odločite za uporabo obstoječega seznama, se odpre pogovorno okno Dobi zunanje podatke, ki vam je v pomoč.

Če želite več informacij o tabelah, glejte članek Uvod v tabele.

Na vrh strani Na vrh strani

Lepljenje podatkov iz drugega vira v Accessovo tabelo

Če so podatki pravilno shranjeni v drugem programu, na primer v Excelu, jih lahko kopirate in prilepite v Accessovo tabelo. Običajno to deluje najbolje, če so podatki že vnaprej razdeljeni v stolpce, kot so na primer v Excelovem delovnem listu. Če so podatki v programu za urejanje besedil, morate stolpce s podatki najprej razdeliti s tabulatorji ali pa pretvoriti podatke v tabelo v urejevalniku besedil, nato pa kopirati podatke. Če je treba podatke urediti ali z njimi upravljati (na primer razdeliti polna imena v imena in priimke), je boljše, če to naredite, preden kopirate podatke, še zlasti, če z Accessom niste dobro seznanjeni.

Ko podatke lepite v prazno tabelo, Access nastavi podatkovni tip za vsako polje, in sicer glede na vrsto podatkov, ki so v njih. Če na primer polje, ki ga prilepite, ne vsebuje drugega kot datumskih vrednosti, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Datum/ura«. Če polje, ki ga prilepite, vsebuje samo besedi »da« in »ne«, Access v tem polju uporabi podatkovni tip »Da/ne«.

Access polja poimenuje glede na to, kaj je v prvi vrstici prilepljenih podatkov. Če je prva vrstica prilepljenih podatkov podobna vrsticam, ki sledijo, Access določi, da je prva vrstica del podatkov in dodeli splošna imena za polja (Polje1, Polje2 in tako dalje). Če prva vrstica prilepljenih podatkov ni podobna vrsticam, ki sledijo, Access uporabi prvo vrstico za imena polj in izključi prvo vrstico v dejanskih podatkih.

Če Access dodeli splošna imena polj, morate polja čim prej preimenovati in se tako izogniti zmedi. Uporabite ta postopek.

  1. Če želite shraniti tabelo, na zavihku Datoteka kliknite Shrani.
  1. V pogledu podatkovnega lista dvokliknite vsako glavo stolpca in za vsak stolpec vnesite ime polja.
  2. Tabelo znova shranite.

Na vrh strani Na vrh strani

Uvoz podatkov iz drugega vira ali ustvarjanje povezave z njimi

Morda imate podatke, ki ste jih zbirali v drugem programu in jih želite uporabiti v Accessu. Morda delate z ljudmi, ki svoje podatke shranjujejo v druge programe, vi pa z njihovimi podatki želite delati v Accessu. Ali pa imate morda več različnih virov podatkov in potrebujete »ciljno mesto«, kjer jih lahko vse združite in podrobneje analizirate.

Z Accessom je lažje uvoziti podatke iz drugih programov ali z njimi vzpostaviti povezavo. Podatke lahko pridobite iz Excelovega delovnega lista, iz tabele v drugi Accessovi zbirki podatkov, s SharePointovega seznama ali iz kakega drugega vira. Proces je različen glede na vir podatkov, vendar vam bodo ta navodila na začetku v pomoč:

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite ukaz za vrsto datoteke, iz katere uvažate.

Če uvažate na primer podatke z Excelovega delovnega lista, kliknite Excel. Če ne vidite pravilne vrste programa, kliknite Več.

 Opomba   Če v skupini Uvozi in poveži ne najdete prave vrste oblike, boste morda morali znova zagnati program, v katerem ste ustvarili podatke, in v njem shraniti podatke v obliki datoteke, ki jo podpira Access (na primer ločena besedilna datoteka (ločena besedilna datoteka: Datoteka, ki vsebuje podatke, v katerih so vrednosti posameznih polj ločena z znakom, kot sta vejica ali tabulator.)), nato pa boste podatke lahko uvozili ali z njimi vzpostavili povezavo.

  1. Če želite prebrskati do datoteke z izvornimi podatki, v pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj ali v polje Ime datoteke vnesite polno pot za datoteko z izvornimi podatki.
  2. V razdelku Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov kliknite želeno možnost. Z uvoženimi podatki lahko ustvarite novo ali pa povezano tabelo, ki vzdržuje povezavo z virom podatkov.
  3. Kliknite V redu.

Glede na vašo izbiro se odpre pogovorno okno Poveži predmete ali Uvozi predmete.

  1. S čarovnikom za uvoz dokončajte postopek. Proces, ki mu sledite, je odvisen od možnosti uvoza ali povezave, katero izberete.
  2. Na zadnji strani čarovnika kliknite Dokončaj.

Če ste se odločili za uvoz, vas Access vpraša, ali želite shraniti podrobnosti operacije uvažanja, ki ste jo ravnokar dokončali.

  1. Če mislite, da boste operacijo uvažanja še kdaj izvajali, kliknite Shranjevanje korakov uvoza in vnesite podrobnosti.

Uvoz lahko kadar koli preprosto ponovite tako, da na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvoz kliknete Shranjeni uvozi. Kliknite specifikacijo uvoza in nato Zaženi.

  1. Če podrobnosti uvoza ne želite shraniti, kliknite Zapri.

Access uvozi podatke v novo tabelo, ki jo nato prikaže v podoknu za krmarjenje v razdelku Tabele.

Če želite izvedeti več o tem, kako uvoziti podatke v Access, sledite povezavam v odseku Glejte tudi v tem članku.

Na vrh strani Na vrh strani

Naslednji koraki

Preostali postopek načrtovanja je odvisen od vaših ciljev, vendar bi bilo morda dobro, če razmislite še o ustvarjanju poizvedb, obrazcev, poročil in makrov. V tem članku ni informacij o ustvarjanju dodatnih predmetov zbirk podatkov.

Če želite več informacij, si oglejte te članke:

Na vrh strani Na vrh strani

Uvažanje podatkov iz programa za preglednice ali drugega programa

Če poznate druge programe za zbirke podatkov ali preglednice, verjetno veste, kako ti programi delujejo in za kaj se uporabljajo zbirke podatkov. Access se razlikuje od drugih programov za zbirke podatkov, saj vam omogoča, da ustvarite relacijske zbirke podatkov (relacijska zbirka podatkov: Vrsta zbirke podatkov, v kateri so vsi podatki shranjeni v tabelah. Podatki v tabelah so povezani prek enakih vrednosti. V relacijski zbirki podatkov so podatki določene vrste shranjeni navadno samo enkrat.), poleg tega pa se od večine programov za preglednice razlikuje tudi po tem, da ponuja orodja za razvoj dodelanih poizvedb, obrazcev in poročil. Access ponuja tudi več drugih možnosti za delo z drugimi programi za zbirke podatkov, na primer s strežnikom SQL Server.

Uvažanje Excelovega delovnega lista v Access

Mnogi začnejo raziskovati Access, po tem ko so v Excelu ustvarili seznam. Excel je odlično mesto, kje začeti seznam, vendar ko se seznam veča, ga je težje organizirati in posodabljati. Naslednja poteza je ponavadi premikanje seznama v Access.

Tabela zbirke podatkov je po strukturi podobna delovnemu listu, saj so podatki shranjeni v vrsticah in stolpcih, zato lahko vanjo preprosto uvozite delovni list. Glavna razlika med shranjevanjem podatkov na delovnem listu in v zbirki podatkov je v organizaciji podatkov. Če samo uvozite celotni delovni list v zbirko podatkov kot novo tabelo, to ne bo odpravilo težav, ki so povezane z organizacijo in posodabljanjem podatkov, še posebej, če so na delovnem listu odvečni podatki. Če želite težavo odpraviti, morate podatke v preglednici razdeliti v posamične tabele, v vsaki pa morajo biti sorodni podatki. Če želite več informacij razporejanju podatkov v tabelah, si oglejte članek Osnove načrtovanja zbirk podatkov.

V Accessu je na voljo čarovnik za analizo tabel, s katerim si pomagate, da dokončate proces. Potem ko ste podatke uvozili v tabelo, lahko s čarovnikom razdelite tabelo v posamične tabele, vsaka od katerih vsebuje podatke, ki niso podvojeni v drugih tabelah. Čarovnik prav tako ustvari potrebne relacije med tabelami.

Na vrh strani Na vrh strani

Uvažanje Excelovega delovnega lista kot tabele v novo zbirko podatkov

  1. Na zavihku Datoteka kliknite Nova in nato Prazna zbirka podatkov.
  2. V polje Ime datoteke vnesite ime nove zbirke podatkov in nato kliknite Ustvari.

Odpre se nova zbirka podatkov in Access ustvari novo prazno tabelo, ki se imenuje Tabela1.

  1. Zaprite Tabelo1.

Ko vas program vpraša, ali želite zapreti in znova odpreti načrt Tabele 1, kliknite Ne.

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvoz in povezava kliknite Excel.Slika gumba
  2. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke kliknite Prebrskaj.
  3. V pogovornem oknu Odpri datoteko poiščite datoteko.
  4. Izberite datoteko in kliknite Odpri.
  5. V pogovornem oknu Dobi zunanje podatke preverite, da je izbrana možnost Uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov.
  6. Kliknite V redu.

Zažene se čarovnik za uvoz preglednic in vam postavi nekaj vprašanj o podatkih, ki jih uporabljate.

  1. Sledite navodilom tako, da kliknete Naprej ali Nazaj, če želite krmariti po straneh. Na zadnji čarovnikovi strani kliknite Končaj.

 Opomba   Access vas vpraša, ali želite shraniti podrobnosti uvoza, ki ste ga pravkar dokončali. Če mislite, da boste še kdaj izvedli isti uvoz, kliknite Da in vnesite podrobnosti. Uvoz lahko nato preprosto ponovite tako, da na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozkliknete Shranjeni uvozi . Če podrobnosti uvoza ne želite shraniti, kliknite Zapri.

Access uvozi podatke v novo tabelo, ki jo nato prikaže v podoknu za krmarjenje pod Vse tabele .

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba čarovnika za analizo tabel za organiziranje podatkov

Ko so podatki uvoženi v Accessovo tabelo, lahko uporabite čarovnika za analizo tabel za hitro prepoznavo odvečnih podatkov. Čarovnik nato ponudi preprost način, kako podatke organizirati v posamične tabele tako, da so shranjeni na najbolj učinkovito. Access ohrani izvirno tabelo kot varnostno kopijo in nato ustvari nove tabele, ki jih lahko uporabite za podlago v programu zbirke podatkov.

  1. Odprite Accessovo zbirko podatkov, ki vsebuje tabelo, ki jo želite analizirati.
  2. Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Analiziraj kliknite Analiziraj tabelo.

Zažene se čarovnik za analizo tabel.

Na prvih dveh straneh v čarovniku je kratka vadnica – skupaj z gumbi, ki jih lahko kliknete, če si želite ogledati primere. Če uvodni dve strani nista prikazani, vendar vidite potrditveno polje z oznako Pokaži uvodne strani, izberite potrditveno polje in nato dvakrat kliknite Nazaj, če si želite ogledate uvod. Če si ne želite znova ogledati uvodnih strani, potem ko ste že prebrali uvod, počistite potrditveno polje Pokaži uvodne strani?.

  1. Na strani Katera tabela vsebuje polja z vrednostmi, ki se ponavljajo v več zapisih? izberite tabelo, ki jo želite analizirati, in kliknite Naprej.
  2. Čarovniku lahko prepustite odločitev, katera polja gredo v katere tabele, ali pa odločitev sprejmete sami. Če sledite predlogom čarovnika, lahko še vedno naredite spremembe v postavitvi tabele na naslednji strani čarovnika.

 Opomba   Če pustite, da se čarovnik odloči, katera polja bo postavil v katere tabele, njegove odločitve morda ne bodo vedno ustrezne za podatke. Še posebej, če za obdelavo ni na voljo veliko podatkov. Rezultate čarovnika morate natančno preveriti. Po drugi strani lahko čarovnik predlaga boljšo organizacijo od tiste, katero imate v mislih vi. Dobro bi bilo vsaj enkrat pustiti, da odločitev sprejme čarovnik. Če vam predlogi ne ustrezajo, lahko še vedno ročno razporedite polja. Vedno lahko tudi kliknete Nazaj in vsa polja razporedite sami.

  1. Kliknite Naprej. Na tej strani navedete, katere tabele bodo vsebovale katera polja. Če odločitev prepustite čarovniku, boste videli več tabel povezanih z relacijskimi črtami. Drugače, Access ustvari samo eno tabelo, ki vsebuje vsa polja. Kakor koli že, na tej strani lahko naredite spremembe.
  • Polja lahko povlečete iz tabele na prazno območje strani, če želite ustvariti novo tabelo, ki vsebuje ta polja. Access vas pozove za ime tabele.
  • Polja lahko povlečete iz ene tabele v drugo, če mislite, da bodo tam bolj uspešno shranjena.
  • Večina tabel bo dobila polje ID ali Ustvarjeni enolični ID. Če želite izvedeti več o poljih z ID-ji, kliknite Namigi v zgornjem desnem kotu čarovnika.
  • Če želite spremembo razveljaviti, kliknite gumb Razveljavi.
  • Če želite preimenovati tabelo, dvokliknite naslovno vrstico, vnesite novo ime in nato kliknite V redu.
  1. Potem ko ste polja razporedili, kot ste želeli, kliknite Naprej.
  2. Če čarovnik najde zapise, ki imajo podobne vrednosti, bo vrednosti določil kot možne tipografske napake in prikazal okno, kjer lahko potrdite, kaj narediti z njimi. Preglejte seznam, da poiščete tiste zapise, ki imajo vrednosti v stolpcu Popravki, in nato kliknite ustrezen element s spustnega seznama. Izberite (Pusti, kot je), da čarovnik ne spremeni vrednosti. Ko končate, kliknite Naprej.
  3. Čarovnik vas vpraša, ali želite ustvariti poizvedbo, ki bo podobna izvorni tabeli. Če ste že kdaj izdelali obrazce in poročila, ki so bili osnovani na izvorni tabeli, je ustvarjanje poizvedbe priporočljiva. Če izberete Da, ustvari poizvedbo, čarovnik preimenuje izvorno tabelo tako, da doda »_STARA« v ime tabele. Nato poimenuje novo poizvedbo z imenom izvorne tabele. Obrazci in poročila, ki so bili osnovani s tabelo, zdaj uporabljajo poizvedbo za podatke in delujejo kot prej.
  4. Kliknite Končaj.

Čarovnik ustvari nove tabele, kot je navedeno, in jih nato odpre. Ko končate s pregledovanjem rezultatov, jih zaprite.

Na vrh strani Na vrh strani

Delo s podatki iz drugih programov

Access 2010 omogoča funkcije za delo s podatki, ki so shranjeni v drugih programih.

Ustvarjanje nove Accessove zbirke podatkov, ki je povezana s podatki v drugi obliki zapisa datoteke    Z Accessom lahko odprete datoteko, ki je v drugi obliki zapisa, na primer dBASE ali preglednica. Access samodejno ustvari Accessovo zbirko podatkov in poveže datoteko namesto vas.

  1. Zaženite Access.
  2. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.
  3. V pogovornem oknu Odpri na seznamu kliknite vrsto datoteke, ki jo želite odpreti. Če niste prepričani glede vrste datoteke, kliknite Vse datoteke (*.*).
  4. Po potrebi prebrskajte do mape z datoteko, ki jo želite odpreti. Ko datoteko najdete, jo dvokliknite, da jo odprete.
  5. Sledite navodilom v čarovniku. Na zadnji strani čarovnika kliknite Končaj.

Uvažanje ali povezava podatkov z obstoječo Accessovo zbirko podatkov    Podatke lahko v Accessove tabele uvozite iz drugih virov in programov tako, da so podatki v Accessovi datoteki, ali pa jih povežete s podatki iz Accessa tako, da podatki ostanejo v izvorni datoteki (izven Accessove datoteke).

  1. Na zavihku Zunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite obliko, v kateri so shranjeni podatki.

Podatke lahko uvozite ali povežete s temi viri:

  • Excel    Podatke je mogoče prenesti iz delovnega lista ali imenovanega obsega v Excelovem delovnem zvezku. Vsak delovni list ali imenovani obseg je treba uvoziti ali povezati ločeno.
  • Access    To je zelo priročno za ločevanje postopka od podatkov in s tem ustvarjanje razdeljene zbirke podatkov. V eno zbirko podatkov lahko shranite vse obrazce, poročila in makre, v drugo pa podatke. Tako lahko razvijate izboljšave, ne da bi pri tem kogarkoli motili. Podatke iz številnih različnih Accessovih zbirk podatkov lahko združite v eno, zaradi česar je preprosteje narediti povzetek podatkov iz vseh oddelkov ali od različnih poslovnih partnerjev.
  • Zbirka podatkov ODBC    To obliko zapisa podpirajo številni programi, vključno z velikim številom izdelkov strežnika zbirke podatkov. Tako je mogoče ustvariti »ciljno mesto« zbirk podatkov, kjer so združeni podatki iz različnih sistemov.
  • Besedilna datoteka    Ustvarite lahko povezavo do preproste besedilne datoteke ali pa z Accessom celo spremenite vsebino te datoteke. Tako omogočite, da lahko več programov uporablja Accessove podatke.
  • Datoteka XML    Ta oblika zapisa omogoča tudi združljivost z različnimi drugimi programi, vključno z nekaterimi spletnimi strežniki.
  • SharePointov seznam    Omogoči uporabo podatkov v spletnem brskalniku, kar je standarden način za uporabo SharePointovega seznama.
  • Podatkovne storitve    Lahko se povežete s spletnimi podatkovnimi storitvami svojega podjetja.
  • Dokument HTML    
  • Outlookova mapa    Če želite informacije o stikih preprosteje združiti z drugimi podatki, se lahko povežete z Outlookovimi mapami.
  • Datoteka dBase    dBase je priljubljen alternativen sistem zbirk podatkov, ki ga podpira Access.

Prikaže se pogovorno okno Dobi zunanje podatke.

  1. Sledite navodilom v pogovornem oknu.

Access bo uvozil ali povezal podatke z zbirko podatkov. Pri večini oblik morate navesti mesto podatkov in nato izbrati, kako naj so podatki shranjeni v zbirki podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba starejše različice zbirke podatkov v več Accessovih različicah

Če je bila Accessova zbirka podatkov ali Accessov projekt ustvarjen z Accessom 2000 ali poznejšim, lahko zbirko podatkov ali projekt uporabite v različici Accessa, s katero je bila ustvarjena ali v novejši različici – čeprav ima datoteka omogočeno zaščito. Datoteke Accessa 2000 na primer je mogoče uporabiti v Accessu 2000, Accessu 2002, Accessu 2003, Accessu 2007 in Accessu 2010.

Morda želite obdržati podatke v starejši Accessovi različici, vendar so tudi uporabniki z novejšo Accessovo različico, ki se želijo povezati v te podatke in še vedno izkoriščati nekatere funkcije nove različice. Rešitev predstavlja ustvarjanje »zunanje« zbirke podatkov v novejši različici (vsebuje obrazce, poročila, poizvedbe, makre, vendar ne tabel) in povezava s tabelami v starejši različici datoteke. Uporabite enega od teh postopkov, odvisno od tega, ali je zbirka podatkov vsebovana v eni datoteki, ali je že razdeljena v čelni/zaledni program (Osprednji/zaledni program: Program zbirke podatkov, ki jo sestavljajo datoteka z »zaledno« zbirko podatkov, v kateri so tabele, in kopije datoteke z »osnovno« zbirko podatkov, v kateri so vsi drugi predmeti zbirke podatkov s povezavami do »zalednih« tabel.).

Uporaba Accessove datoteke zbirke podatkov v več Accessovih različicah

Če so vse tabele, obrazci in drugi predmeti starejše različice Accessove zbirke podatkov v eni datoteki in želite zbirko podatkov uporabiti v več Accessovih različicah, lahko ustvarite novo fizično zbirko podatkov v novejši različici in jo povežete z izvirno datoteko. Uporabniki, ki imajo starejše različice Accessa, lahko uporabljajo izvirno zbirko podatkov. Uporabniki, ki imajo novejšo različico, lahko uporabljajo novo fizično zbirko podatkov, da jo povežejo z istimi podatki. Če potrebujete več Accessovih različic, lahko ustvarite nekaj fizičnih različic.

Na vrh strani Na vrh strani

1. korak: Ustvarjanje kopije obstoječe zbirke podatkov in shranjevanje v novo obliko zapisa

S spodnjim postopkom lahko zbirko podatkov pretvorite v katero koli od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvorno zbirko podatkov v izvorni obliki in ustvari kopijo v obliki, ki jo navedete.

  1. Zaprite Accessovo datoteko. Če je datoteka Access zbirka podatkov za več uporabnikov, ki jo najdete v strežniku ali mapi, ki je v skupni rabi, zagotovite, da je nihče drug nima odprte.
  2. Zaženite Access 2010.
  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.
  4. Prebrskajte do mesta datoteke, ki jo želite pretvoriti, in dvokliknite, da jo odprete.

 Opomba   Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov, ki vas sprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite Ne.

  1. Zaprite obrazec, če se odpre, ko zaženete zbirko podatkov.
  2. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani zbirko podatkov kot.
  3. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime nove zbirke podatkov.

 Opomba   Če ne boste shranili nove zbirke podatkov na drugo mesto, mora imeti drugačno ime kot izvirna zbirka podatkov. V vsakem primeru je po navadi bolje, da uporabite drugo ime, da lahko ločite med čelno in zaledno zbirko podatkov. Če pretvorite v obliko zapisa Accessa 2007, se pripona imena datoteke spremeni iz .mdb v .accdb tako, da lahko uporabite enako ime datoteke.

  1. Kliknite Shrani.

Na vrh strani Na vrh strani

2. korak: Razdelitev kopije zbirke podatkov in uporaba izvirne datoteke kot vmesnika zbirke podatkov

Razdelite pretvorjeno zbirko podatkov tako, da sledite temu postopku:

  • Na zavihku Orodja za zbirko podatkov v skupini Premikanje podatkov kliknite Accessova zbirka podatkov.Slika gumba
  • V pogovornem oknu Razdeljevalec zbirk podatkov kliknite Razdeli zbirko podatkov.

 Opomba   Če želite, lahko ustvarite varnostno kopijo, lahko pa le uporabite izvirno zbirko podatkov in tako znova ustvarite kopijo.

  • Vnesite ime za zaledno zbirko podatkov in nato kliknite Razdeli.

Na vrh strani Na vrh strani

3. korak: Povezava nove zaledne zbirke podatkov z izvirno

  1. Izbrišite zaledno zbirko podatkov, ki je bila ustvarjena z orodjem razdeljevalca zbirk podatkov; pri tem bodite pozorni, da ne izbrišete izvorne zbirke podatkov.
  2. Novo čelno zbirko podatkov povežite s tabelami v izvirni zbirki podatkov: na zavihkuZunanji podatki v skupini Uvozi in poveži kliknite Upravitelj povezanih tabel. Slika gumba
  3. Kliknite Izberi vse in potrdite polje Vedno vprašaj za novo mesto.
  4. Kliknite V redu, prebrskajte do starejše različice zbirke podatkov in jo dvokliknite.

Če gre vse po načrtu, Access prikaže sporočilo, da so vse izbrane povezane tabele uspešno osvežene.

Zdaj lahko izboljšate novo čelno zbirko podatkov, da podpira nove funkcije za uporabnike, ki imajo novejše različice Accessa. Uporabniki s starejšimi različicami lahko nadaljujejo z uporabo starejše različice zbirke podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Uporaba čelnega/zalednega programa v več Accessovih različicah

Če je Accessova zbirka podatkov že program z osnovno/zaledno zbirko podatkov (Osprednji/zaledni program: Program zbirke podatkov, ki jo sestavljajo datoteka z »zaledno« zbirko podatkov, v kateri so tabele, in kopije datoteke z »osnovno« zbirko podatkov, v kateri so vsi drugi predmeti zbirke podatkov s povezavami do »zalednih« tabel.), lahko čelno zbirko podatkov pretvorite v novo obliko zapisa datoteke. Spremembe zaledne zbirke podatkov niso potrebne.

V tem postopku je prikazano, kako uporabiti ukaz Shrani zbirko podatkov kot, če želite pretvoriti čelno zbirko podatkov v katero koli od treh najnovejših oblik: Access 2000, Access 2002-2003 ali Access 2007. Ta ukaz ohrani izvirno zbirko podatkov v izvirni obliki in ustvari kopijo v obliki, ki jo navedete.

  1. Zaprite čelno zbirko podatkov. Če gre za Accessovo zbirko podatkov za več uporabnikov, ki jo najdete v strežniku ali v mapi v skupni rabi, se prepričajte, da je nima nihče drug odprte.
  2. Zaženite Access 2010.
  3. Na zavihku Datoteka kliknite Odpri.
  4. Prebrskajte do mesta čelne zbirke podatkov in jo dvokliknite, da jo odprete.

 Opomba   Če se prikaže pogovorno okno Izboljšava zbirke podatkov, ki vas sprašuje, ali želite izboljšati zbirko podatkov, kliknite Ne.

  1. Zaprite obrazec, če se odpre, ko zaženete zbirko podatkov.
  2. Na zavihku Datoteka kliknite Shrani zbirko podatkov kot.
  3. V pogovornem oknu Shrani kot vnesite ime nove zbirke podatkov.
  4. Kliknite Shrani.

Zdaj lahko izboljšate novo čelno zbirko podatkov, da bo podpirala nove funkcije.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2010