Novosti v Microsoft Accessu

V programu Microsoft Access 2010 lahko zdaj izdelate spletne zbirke podatkov in jih objavite na SharePointovem spletnem mestu.

“Začnite sodelovati kar takoj.”

Obiskovalci spletnega mesta SharePoint lahko v spletnem brskalniku uporabijo vaš program zbirke podatkov. S SharePointovimi poverilnicami določite, kaj si sme ogledati določeni obiskovalec. Začnite s predlogo, da omogočite takojšnje sodelovanje. Mnoge druge izboljšave podpirajo novo možnost objavljanja, kar s seboj prinaša določene prednosti tudi za običajne namizne zbirke podatkov.

Spremenil se je tudi uporabniški vmesnik Access 2010. Če programa Office Access 2007 še ne poznate, se boste najbrž prvič seznanili s trakom in podoknom za krmarjenje. Trak nadomešča menije in orodne vrstice iz prejšnjih različic, podokno za krmarjenje pa nadomešča okno zbirke podatkov in hkrati razširja njegovo funkcionalnost. Pogled zakulisja, ki je novost programa Access 2010, omogoča dostop do vseh ukazov, ki se uporabljajo za celotno zbirko podatkov (na primer stiskanje in popravljanje), ali do ukazov, ki izvirajo iz menija Datoteka.

V tem članku so opisane funkcije, ki jih uvajata Office Access 2007 in Access 2010. Če potrebujete splošen uvod v Access, si oglejte članek Uvod v Access 2010.

V tem članku


Pregled

Če imate omogočen dostop do SharePointovega spletnega mesta in imate konfigurirane tudi Accessove storitve, lahko s programom Access 2010 ustvarite spletno zbirko podatkov. Uporabniki bodo do vaše zbirke podatkov dostopali v oknu spletnega brskalnika, vendar morate v programu Access 2010 najprej spremeniti načrt. Čeprav spletne zbirke podatkov ne podpirajo nekaterih funkcij namiznih zbirk, je večino istih opravil mogoče izvesti tudi z novimi funkcijami, na primer z izračunanimi polji in podatkovni makri.

Skupna raba zbirke podatkov v spletu

  • Uporaba predloge    V programu Access 2010 najdete teh pet predlog: »Stiki«, »Osnovna sredstva«, »Projekti«, »Dogodki« in »Dobrodelni prispevki«. Predlogo lahko tudi spremenite, in sicer pred objavo ali po njej.
  • Začnite od začetka    Ko ustvarjate novo prazno zbirko podatkov, se najprej odločite, ali želite ustvariti navadno ali spletno zbirko. Katere funkcije in ukazi za načrtovanje bodo prikazani, je odvisno od izbrane možnosti, in lahko ste prepričani, da bo vaš program združljiv s spletom.
  • Pretvarjanje obstoječe zbirke podatkov v spletno zbirko    Obstoječ program lahko objavite v spletu. Vendar pa splet ne podpira vseh funkcij namizne zbirke podatkov, zato boste morda morali prilagoditi nekatere funkcije svojega programa.

 Opomba   Če želite poiskati in odpraviti morebitne težave z združljivostjo, zaženite nov preverjevalnik združljivosti s spletom.

  • Intranet ali Internet    Lahko objavljate v svojem SharePointovem strežniku, lahko pa uporabite gostujočo SharePointovo rešitev.

Če želite več informacij o spletnih zbirkah podatkov, si oglejte članek Ustvarjanje zbirke podatkov za skupno rabo v spletu.

Nov graditelj makrov

Access 2010 ima novega graditelja makrov, ki podpira tehnologijo IntelliSense, in pregleden preprost vmesnik.

Graditelj makrov

Oblaček 1 Izberite dejanje na seznamu ...
Oblaček 2 ... ali dvokliknite dejanje v podoknu »Katalog dejanj«, da ga dodate v svoj makro.
Oblaček 3 Ko delate na makru, se prikaže zavihek Načrt.

Ko dodate dejanje, se v graditelju makrov prikažejo dodatne možnosti. Če na primer dodate dejanje »Če«, vidite:

Makro z dejanjem »Če«

Poleg običajnih makrov je mogoče z novim graditeljem makrov ustvariti podatkovne makre, in sicer gre za novo funkcijo.

Podatkovni makri: spreminjanje podatkov, ki temeljijo na dogodkih

Podatkovni makri pomagajo podpirati skupke v spletnih zbirkah podatkov, hkrati pa lahko z njimi aktivirate »sprožilce« v poljubni zbirki podatkov programa Access 2010.

Recimo na primer, da imate polji »OdstotekDokončanega« in »Stanje«. Podatkovni makro uporabite, če želite, da se vrednost polja »OdstotekDokončanega« spremeni v 100, kadar vrednost polja »Stanje« nastavite na Dokončano, in v 0, kadar vrednost polja »Stanje« nastavite na Ni se začelo.

Izboljšan graditelj izrazov

Graditelj izrazov zdaj podpira tehnologijo IntelliSense, tako da med vnosom besedila vidite, katere možnosti imate na voljo. V oknu »Graditelj izrazov« je na voljo tudi pomoč za trenutno izbrano vrednost izraza. Če na primer izberete funkcijo Trim, se v graditelju izrazov prikaže:

Trim(niz) vrne vrsto niza Različica, ki vsebuje kopijo navedenega niza brez začetnih in končnih presledkov.

Izračunana polja

Lahko ustvarite polje, ki prikazuje rezultate izračuna. Izračun se mora nanašati na druga polja v isti tabeli, ustvarite pa ga z graditeljem izrazov.

Pravila za preverjanje veljavnosti tabele

 Opomba   Ta funkcija je bila uvedena v Accessu 2007.

Ustvarite lahko pravilo, ki prepreči vnos podatkov, če spremenjeni zapis potrdi navedeno pravilo. Za razliko od pravila, ki preverja veljavnost polj, lahko pravilo za preverjanje veljavnosti tabele preveri vrednost poljubnega števila polj. Če želite ustvariti veljavnostno pravilo, uporabite graditelja izrazov.

Predloge zbirk podatkov za ustvarjanje celovitih programov

V program Access 2010 je vključena zbirka strokovno oblikovanih predlog zbirk podatkov za sledenje stikom, opravila, dogodke, študente, osnovna sredstva in druge vrste podatkov. Uporabite jih lahko takoj ali pa jih izboljšate in spremenite, da bi sledili podatkom točno tako, kot želite.

Predloge, ki so na voljo v pogledu »Backstage«

Vsaka predloga je celovit program za sledenje z vnaprej oblikovanimi tabelami, obrazci, poročili, poizvedbami, makri in relacijami. Predloge so načrtovane tako, da jih lahko začnete uporabljati takoj. Če predloga ustreza vašim potrebam, lahko začnete delo. Če vam ne ustreza, jo lahko še vedno uporabite kot osnovo za zbirko podatkov, ki ustreza vašim potrebam.

Spletna zbirka podatkov za osnovna sredstva

Poleg predlog, ki so vključene v Access 2010, lahko več predlog prenesete še s spletnega mesta Office.com.

Deli programa za dodajanje funkcionalnosti obstoječi zbirki podatkov

Funkcionalnost obstoječe zbirke podatkov lahko preprosto razširite tako, da uporabite del programa. Del programa, novost v Accessu 2010, je predloga, ki jo na primer sestavlja del zbirke podatkov -, vnaprej oblikovana tabela ali tabela s povezanim obrazcem in poročilom. V svojo zbirko podatkov poskusite dodati del programa, recimo »Opravila«, in dobili boste tabelo in obrazec »Opravila«. Prav tako boste tabelo »Opravila« lahko povezali z drugo tabelo v zbirki podatkov.

Deli programa na zavihku »Ustvari«

Izboljšan pogled podatkovnega lista

Ustvarjeno tabelo lahko začnete uporabljati, ne da bi vnaprej določili polja – na zavihku Ustvari kliknite Tabela in začnite vnašati podatke. Access 2010 samodejno določi najboljši podatkovni tip za posamezno polje, zato lahko takoj začnete delo. V stolpcu Klikni, če želite dodati je jasno prikazano mesto, kamor lahko dodate polje – če želite spremeniti podatkovni tip ali prikazati obliko novega ali obstoječega polja, uporabite ukaze na traku, in sicer na zavihku Polja. Prav tako lahko na nov podatkovni list prilepite podatke iz tabel programa Microsoft Excel – Access 2010 ustvari vsa polja in samodejno prepozna podatkovne tipe.

Klikni za dodajanje v pogledu podatkovnega lista

Podokno Seznam polj

Podokno Seznam polj, uvedeno v Accessu 2007, vam omogoča, da dodajate polja iz drugih tabel. Polja lahko povlečete iz vira zapisa ali iz povezanih ali nepovezanih tabel v zbirki podatkov. Access samodejno ustvari vse potrebne relacije ali pa vas med postopkom vpraša o njih.

Podokno »Seznam polj«

Pogled postavitve pospeši načrtovanje obrazcev in poročil

V pogledu postavitve lahko med ogledom podatkov na obrazcu ali v poročilu spremenite načrt.

Pogled postavitve v primerjavi z Accessom 2007 vključuje več izboljšav, potrebujete pa ga za načrtovanje spletnega obrazca ali poročila.

Obrazec v pogledu postavitve, ki prikazuje trenutne podatke

V mrežo načrta lahko na primer dodate polje, tako da ga povlečete iz podokna Seznam polj, če pa želite spremeniti lastnosti, uporabite list z lastnostmi.

Ohranite pregled s postavitvami kontrolnikov

Postavitve, predstavljene v programu Office Access 2007, so skupine kontrolnikov, ki jih lahko premaknete ali jim spremenite velikost kot enoto. V programu Access 2010 smo postavitve izboljšali, zato mesta kontrolnikov v obrazcih in poročilih lažje prilagodite svojim potrebam. Celice lahko razdelite ali združite vodoravno ali navpično, kar omogoča preprosto prerazporejanje polj, stolpcev in vrstic.

Če načrtujete spletno zbirko podatkov, uporabite pogled postavitve, če pa načrtujete namizno zbirko, je še vedno na voljo pogled načrta.

Na vrh strani Na vrh strani

Nov uporabniški vmesnik

Nov uporabniški vmesnik – predstavljen v programu Office Access 2007 in izboljšan v programu Access 2010 – je namenjen lažjemu iskanju ukazov in funkcij, ki so bili prej pogosto zakopani v zapletenih menijih in orodnih vrsticah.

Trak

Trak je zbirka zavihkov, na njem pa najdete skupine ukazov, ki so razvrščeni po funkciji in funkcionalnosti. Nadomešča raven menijev in raven orodnih vrstic, ki sta bili na voljo v prejšnjih različicah Accessa.

Slika Accessovega traku

Glavne funkcije traku so:

  • Zavihki z ukazi – zavihki, na katerih so prikazani ukazi, ki jih pogosto uporabljate skupaj, tako da jih brez težav najdete, ko jih potrebujete.
  • Zavihki z ukazi v kontekstu – zavihek z ukazi, ki se prikaže glede na kontekst – predmet, na katerem delate, ali opravilo, ki ga izvajate. Na tem zavihku so ukazi, ki jih boste najverjetneje uporabili pri delu.
  • Galerije – novi kontrolniki, ki prikažejo predogled sloga ali možnosti, tako da lahko vidite rezultate, ki jih boste dobili.

Pogled zakulisja

V pogledu zakulisja, ki je novost programa Access 2010, ponuja ukaze, ki se uporabljajo za celotno zbirko podatkov (na primer stiskanje in popravljanje zbirke ali odpiranje nove zbirke podatkov). Ukaze najdete na zavihkih na levi strani zaslona, na vsakem zavihku pa je skupina sorodnih ukazov ali povezav. Če kliknete Nova, se prikaže množica gumbov, s katerimi lahko ustvarite novo zbirko podatkov povsem od začetka ali pa v knjižnici strokovno načrtovanih predlog zbirk podatkov izberete želeno predlogo.

V pogledu »Backstage« so številni ukazi, ki so bili v starejših različicah Accessa na voljo v meniju Datoteka, tu pa najdete tudi nedavno odprte zbirke podatkov in (če imate vzpostavljeno povezavo z internetom) povezave do priljubljenih člankov na naslovu office.com.

Pogled »Backstage« v Accessu

Podokno za krmarjenje

Podokno za krmarjenje, vpeljano s programom Access 2007, prikazuje vse predmete v trenutno odprti zbirki podatkov, do katerih je mogoče preprosto dostopati. V podoknu za krmarjenje lahko razvrstite predmete po vrsti predmeta, datumu ustvarjanja, datumu spreminjanja, povezani tabeli (glede na odvisnosti predmeta) ali glede na ustvarjene skupine po meri. Potrebujete več prostora za izpopolnitev načrta obrazca? Podokno za krmarjenje lahko preprosto strnete, tako da zavzame malo prostora, vendar je še vedno na voljo. Podokno za krmarjenje nadomešča okno zbirke podatkov, ki se je uporabljalo v različicah Accessa, ki so starejše od različice Access 2007.

Predmeti v podoknu za krmarjenje

Predmeti z zavihki

Tabele, poizvedbe, obrazci, poročila in makri so v Accessovem oknu privzeto prikazani kot predmeti z zavihki.

 Opomba   To nastavitev lahko spremenite za vsako posamezno zbirko in namesto zavihkov uporabite okna predmetov.

Predmet z zavihki v Accessu 2007

S klikanjem zavihkov predmetov hitro preklapljate med različnimi predmeti.

Okno pomoči

V programu Access 2010 lahko v istem oknu pomoči hitro dostopate do pomoči za Access in do priporočil za razvijalce. Obseg iskanja lahko na primer brez težav omejite le na priporočila za razvijalce. Ne glede na izbrane nastavitve okna pomoči so vsa priporočila za razvijalce in celotna pomoč za Access vedno na voljo na spletnem mestu Office.com ali Microsoft Developer Network.

Na vrh strani Na vrh strani

Zmogljivejša orodja za ustvarjanje predmetov

V programu Access 2010 je na voljo prepoznavnejše okolje za ustvarjanje predmetov zbirke podatkov.

Zavihek »Ustvari«

Zavihek Ustvari uporabite, če želite hitro ustvariti nove obrazce, poročila, tabele, poizvedbe in druge predmete podatkovne zbirke. Če v podoknu za krmarjenje izberete tabelo ali poizvedbo, lahko z enim klikom na osnovi tega predmeta ustvarite nov obrazec ali poročilo, tako da uporabite ukaz Obrazec ali Poročilo.

Novi obrazci in poročila, ki jih ustvarite s tem enkratnim klikom, so privlačnejšega videza in jih je mogoče uporabiti takoj, ker je njihova oblika nadgrajena. Tako imajo samodejno ustvarjeni obrazci in poročila dodelano obliko, v katero je vključen logotip in naslov. Poleg tega pa so v samodejno ustvarjeno poročilo vključene še informacije o datumu in času ter informativne noge in skupne vsote.

Pogled poročila in pogled postavitve

Pogleda, ki sta bila prvič predstavljena v programu Office Access 2007 in izboljšana v programu Access 2010, omogočata interaktivno delo z obrazci in poročili. V pogledu poročila se lahko pomikate po natančni upodobitvi poročila, ne da bi ga morali natisniti ali prikazati v predogledu tiskanja. Če se želite osredotočiti na določene zapise, uporabite filter, če pa želite poiskati želeno besedilo, uporabite iskanje. Z ukazom Kopiraj kopirate besedilo v odložišče, če pa želite slediti povezavi v brskalniku, v poročilu kliknite poljubno aktivno hiperpovezavo.

V pogledu postavitve je načrt mogoče spremeniti kar med brskanjem po podatkih. Veliko najobičajnejših sprememb načrta lahko izvedete med ogledom podatkov na obrazcu ali v poročilu. Polje dodate tako, da povlečete ime polja iz novega podokna Seznam polj, če pa želite spremeniti lastnosti, uporabite »List z lastnostmi«.

Pogled postavitve zdaj omogoča izboljšane postavitve načrtov – skupine kontrolnikov, ki jih lahko prilagodite kot eno enoto, tako da potem brez težav prerazporedite polja, stolpce, vrstice ali celotne postavitve. Prav tako lahko v pogledu postavitve preprosto odstranite polje ali dodate oblikovanje.

Poročilo v pogledu postavitve

Izboljšano ustvarjanje združevanja in razvrščanja v poročilih

Office Access 2007 je uvedel boljši in dostopnejši način združevanja in razvrščanja v poročilih ter dodajanja vsot. Vmesnik boste brez težav krmarili in razumeli, če pa ga uporabite z novim pogledom postavitve, lahko takoj vidite učinke sprememb, ki ste jih naredili.

Podokno »Združevanje«, »Razvrščanje« in »Skupaj«

Denimo, da si želite v poročilu ogledati skupno prodajo po območju. Če želite dodati raven skupine in izračunati vsoto, uporabite pogled postavitve in podokno Združevanje, razvrščanje in vsota – tako si lahko takoj ogledate spremembe v poročilu. Vrstica »Vsota« omogoča, da v glave ali noge poročil preprosto dodate vsoto, povprečje, štetje, največje ali najmanjše. Za izračun preprostih vsot ni treba več ročno ustvarjati izračunanega polja. Zdaj morate le pokazati in klikniti.

Ustvarjanje vsote v poročilu

Izboljšane postavitve kontrolnikov za ustvarjanje urejenih obrazcev in poročil

Na obrazcih in v poročilih so podatki pogosto prikazani v obliki tabel, kot je na primer stolpec z imeni strank ali vrstica z vsemi polji za stranko. Te kontrolnike lahko združite v postavitev, ki jo je mogoče upravljati kot eno enoto, vključno z oznako.

Ukazi v pogledu postavitve na zavihku »Razporejanje«

Ker lahko kontrolnike izbirate v različnih razdelkih, kot je na primer oznaka v glavi ali nogi, je prilagodljivost večja. Preprosto lahko:

  • premikate postavitev ali spremenite njeno velikost, na primer premaknete stolpec v levo ali desno;
  • oblikujete postavitev, na primer nastavite pisavo v stolpcu z imeni strank na krepko, da izstopa;
  • dodate stolpec (polje) v postavitev;
  • izbrišete stolpec (polje) iz postavitve.
  • Spajanje ali deljenje celic (samo v programu Access 2010)

Premikanje stolpca v pogledu postavitve

Postavitve so shranjene z načrtom, zato ostanejo na voljo.

Razdeljeni obrazci za hitro brskanje po podatkih

 Opomba   Ta funkcija je bila uvedena v Accessu 2007.

Z razdeljenim obrazcem ustvarite obrazec, ki združuje pogled podatkovnega lista in pogled obrazca. Nastavite lahko lastnost in tako Accessu ukažete, naj podatkovni list postavi na vrh, dno, levo ali desno.

Razdeljeni obrazec

 Opomba   V spletnih zbirkah podatkov razdeljeni obrazci niso na voljo.

Vdelani makri na obrazcih in v poročilih

Vdelane makre smo uvedli s programom Office Access 2007.

Z vdelanimi makri se lahko izognete pisanju kode. Vdelan makro je shranjen v lastnosti in je del predmeta, ki mu pripada. Načrt vdelanega makra lahko spremenite, ne da bi vas skrbelo, da bi drugi kontrolniki uporabljali ta makro – vsak vdelan makro je neodvisen. Vdelani makri so zaupanja vredni, ker se izvajanje morebitnih nevarnih operacij samodejno prepreči.

Dodelitev makra dogodku »Ob dvojnem kliku«

Na vrh strani Na vrh strani

Novi podatkovni tipi in kontrolniki

Access 2010 po novem omogoča, da v izračunanih poljih shranite rezultat izračuna. S programom Office Access 2007 so bili uvedeni ti novi in izboljšani podatkovni tipi in kontrolniki:

  • Polja z več vrednostmi
  • Vrsta podatkov »Priloga«
  • Izboljšana polja »Memo«
  • Kontrolnik vgrajenega koledarja za polja »Datum/čas«

Izračunana polja

Ustvarite lahko polje, ki prikazuje vrednost, izračunano iz drugih podatkov v isti tabeli. Izračun ustvarite z graditeljem izrazov, da boste pri vrednostih z izrazi izkoristili prednosti tehnologije IntelliSense in preprostega dostopa do pomoči.

Podatkov iz drugih tabel ni mogoče uporabiti kot vir za izračunane podatke. Izračunana polja ne podpirajo nekaterih izrazov.

Polja z več vrednostmi

Polja z več vrednostmi so bila vpeljana s programom Office Access 2007. V ta polja je mogoče shraniti več vrednosti na posamezni zapis. Denimo, da želite enemu od zaposlenih ali pogodbenikov dodeliti opravilo, vendar želite to opravilo dodeliti še drugim osebam. V večini sistemov za upravljanje zbirk podatkov in v različicah Accessa, ki so starejše od različice Office Access 2007, ste potrebovali relacijo mnogo proti mnogo, da bi to dodelitev lahko izvedli pravilno.

 Opomba   Access ustvari skrito tabelo, da pri posameznem polju z več vrednostmi ohrani zahtevano relacijo »mnogo proti mnogo«.

Polja z več vrednostmi so še posebej primerna, ko delate v SharePointovem seznamu, v katerem je eno od polj z več vrednostmi, ki se uporablja v programu Windows SharePoint Services. Access 2010 je združljiv s temi podatkovnimi tipi.

Polje z več vrednostmi

Polja »Priloga« za datoteke

Podatkovni tip »Priloga« omogoča preprosto shranjevanje vseh vrst dokumentov in dvojiških datotek v zbirko podatkov, ne da bi pri tem po nepotrebnem povečali velikost zbirke podatkov. Access samodejno stisne priloge, ko je to mogoče, in tako zmanjša porabo prostora. Ali želite zapisu priložiti Wordov dokument ali shraniti niz digitalnih slik v zbirko podatkov? S prilogami so ta opravila veliko preprostejša. Enemu zapisu lahko dodate celo več prilog.

Pogovorno okno »Priloge«

 Opomba   V spletnih zbirkah podatkov lahko uporabite polja za priloge, vendar je v vsaki spletni tabeli lahko največ eno polje.

Polja »Memo« zdaj shranjujejo obogateno besedilo in podpirajo zgodovino revizije

Ker so bila s programom Office Access 2007 uvedena tudi polja »Memo« z obogateno vsebino, niste več omejeni na golo besedilo v zapisih. Besedilo lahko oblikujete (na voljo je več različnih možnosti oblikovanja – krepka ali ležeča pisava, različne vrste in barve pisav ter druge možnosti) in ga shranite v zbirko podatkov. Obogateno besedilo je shranjeno v polju »Memo« v obliki zapisa HTML, ki je združljiva z obogatenim besedilom, podatkovnim tipom v tehnologiji Windows SharePoint Services. Novo lastnost OblikaBesedila lahko nastavite na ObogatenoBesedilo ali GoloBesedilo, podatki pa se nato ustrezno oblikujejo v kontrolnikih polja z besedilom in v pogledu podatkovnega lista.

Polja »Memo« so uporabna za shranjevanje velikih količin podatkov. Lastnost Samo dodaj lahko konfigurirate tako, da ohrani zgodovino vseh sprememb v polju »Memo«. Nato si lahko ogledate zgodovino teh sprememb. Ta funkcija podpira tudi funkcijo za sledenje v Windows SharePoint Services, tako da si lahko zgodovino vsebine na SharePointovem seznamu ogledate tudi z Accessom.

Koledar za izbiranje datumov

 Opomba   Ta funkcija je bila uvedena v Accessu 2007.

Polja in kontrolniki, ki uporabljajo podatkovni tip »Datum/ura«, samodejno podpirajo vgrajeni interaktivni koledar, uveden v programu Access 2007. Gumb koledarja se samodejno prikaže na desni strani datuma. Ali želite izvedeti, kateri datum je naslednji petek? Kliknite gumb in koledar se prikaže samodejno, tako da lahko poiščete in izberete datum. Z lastnostjo pa lahko koledar za polje ali kontrolnik tudi izklopite.

Na vrh strani Na vrh strani

Izboljšana predstavitev podatkov

S funkcijami za predstavitev podatkov lahko hitreje ustvarite predmete zbirke podatkov in nato lažje analizirate podatke.

Izboljšana orodja za razvrščanje in filtriranje

Denimo, da morate hitro poiskati ujemajočo se vrednost ali razvrstiti stolpec podatkov. Funkcija samodejnega filtriranja, vpeljana v programu Office Access 2007, povečuje že tako zmogljive zmožnosti filtriranja, tako da se lahko hitro osredotočite na podatke, ki jih potrebujete. Preprosto lahko izbirate med enoličnimi vrednostmi v stolpcu, kar je uporabno v primerih, ko se ne morete spomniti imena, ki ga potrebujete, ali pa na razumljiv način razvrstite vrednosti z možnostmi v priročnem meniju, kot sta na primer razvrstitev od najstarejšega do najnovejšega ali razvrstitev od najmanjšega do največjega.

Samodejno filtriranje

Najpogostejše možnosti filtriranja so vedno na voljo v menijih z ukazi, lahko pa uporabite hitre filtre, da omejite informacije glede na vnesene podatke. Možnosti hitrega filtriranja se samodejno spremenijo glede na podatkovni tip, tako da si boste lahko ogledali smiselne možnosti za besedilo, datum in številske podatke.

Meni »Datumski filtri«

Vsote in izmenične barve ozadja v podatkovnih listih

V podatkovnem listu je na voljo vrstica »Skupaj«, v kateri pokažete vsoto, štetje, povprečje, največje vrednosti, najmanjše vrednosti, standardni odklon ali varianco. Ko dodate vrstico »Skupaj«, pokažete na puščico v celici stolpca in izberete želeni izračun.

Vrstica »Skupaj« v podatkovnem listu

Podatkovni listi, poročila in neprekinjeni obrazci podpirajo nove izmenične barve ozadja za vrstice, ki jih lahko konfigurirate neodvisno od privzete barve ozadja. Senčenje vseh drugih vrstic je preprosto, izberete pa lahko poljubno barvo.

Podatkovni list, na katerem je uporabljena izmenična barva vrstice

Pogojno oblikovanje

V programu Access 2010 so na voljo nove funkcije za pogojno oblikovanje, tako da boste lahko v določenih primerih besedilo oblikovali v istem slogu kot v Excelu. Dodate lahko podatkovne vrstice, da bodo stolpci s števili bolj berljivi, kot je prikazano spodaj:

Pogojno oblikovanje v Accessovem poročilu

 Opomba   V spletnih zbirkah podatkov pogojno oblikovanje ni na voljo.

Na vrh strani Na vrh strani

Izboljšana varnost

Izboljšane varnostne funkcije in tesna povezanost s Windows SharePoint Services omogočajo učinkovitejše upravljanje in varnejše ustvarjanje programov za sledenje podatkom. Če shranite podatke programa za sledenje na sezname v Windows SharePoint Services, lahko spremljate zgodovino revizije, obnovite izbrisane podatke in konfigurirate dovoljenja za dostop do podatkov.

Office Access 2007 je uvedel nov varnostni model, ki smo ga v različici Access 2010 še izboljšali. Skupne odločitve o zaupanju so integrirane z Microsoft Officeovim središčem zaupanja. Z zaupanja vrednimi mesti lažje zaupate vsem zbirkam podatkov v varnih mapah. Program Office Access 2007 lahko naložite s kodo ali onemogočenimi makri, da zagotovite še varnejšo uporabo načina osnovnih varnostnih omejitev (in torej onemogočite zagon nevarnih ukazov). Zaupanja vredni makri se izvajajo v načinu osnovnih varnostnih omejitev.

Na vrh strani Na vrh strani

Zbiranje podatkov z InfoPathovimi obrazci in Outlookom

V Outlooku in po želji tudi v InfoPathu lahko s funkcijo za zbiranje podatkov, ki je bila vpeljana s programom Office Access 2007, zbirate povratne informacije. Pri tem lahko samodejno ustvarite InfoPathov obrazec ali obrazec HTML in ga vdelate v telo e-poštnega sporočila. Obrazec lahko nato pošljete prejemnikom, ki jih izberete med Outlookovimi stiki ali imeni prejemnikov, ki so shranjeni v polju Accessove zbirke podatkov.

Zbiranje podatkov z e-poštnimi sporočili

Odločite se lahko lahko za zbiranje novih podatkov ali posodobitev obstoječih. Prejemniki nato izpolnijo obrazec in ga vrnejo. Outlook prepozna dohodne obrazce in samodejno shrani podatke v Accessovo zbirko podatkov  – podatkov ni treba vnašati ročno.

Izvoz v PDF in XPS

V programu Access 2010 lahko podatke za tiskanje, objavljanje in pošiljanje v e-poštnih sporočilih izvozite v obliko zapisa datoteke PDF (Portable Document Format) ali XPS (XML Paper Specification), vendar le, če najprej namestite dodatek za objavo v obliki zapisa PDF ali XPS. Če obrazce, poročila in podatkovne liste izvozite v datoteko PDF ali XPS, lahko zberete podatke v obliki, ki jo je mogoče preprosto posredovati in ki obdrži vse oblikovne značilnosti, vendar od prejemnikov ne zahteva, da v svoje računalnike namestijo Access, da bi jih lahko natisnili ali da bi lahko pregledali njihovo izhodno obliko.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF je elektronska oblika datoteke z nespremenljivo postavitvijo, ki ohrani obliko dokumenta in omogoča skupno rabo datotek. Oblika PDF omogoča, da datoteka med ogledom v spletu in tiskanjem obdrži želeno obliko in da podatkov v datoteki ni mogoče preprosto kopirati ali spreminjati. Oblika PDF je uporabna tudi pri razmnoževanju dokumentov s komercialnimi metodami tiskanja.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS je oblika elektronske datoteke, ki ohrani obliko dokumenta in omogoča skupno rabo datotek. Oblika XPS omogoča, da datoteka med ogledom v spletu in tiskanjem obdrži želeno obliko in da podatkov v datoteki ni mogoče preprosto kopirati ali spreminjati.

Preprostejše delo z zunanjimi podatki

Zdaj lahko vzpostavite povezavo s spletno storitvijo, ki je zunanji vir podatkov. Potrebujete datoteko za določitev spletne storitve, ki vam jo posreduje skrbnik spletne storitve. Ko namestite datoteko z definicijo, lahko dostopate do podatkov spletne storitve kot povezane tabele.

Nove funkcije, predstavljene v programu Office Access 2007, omogočajo preprostejši uvoz in izvoz podatkov. Postopek uvoza ali izvoza lahko shranite in ga znova uporabite naslednjič, ko boste morali izvesti enako opravilo. Čarovnik za uvoz preglednic omogoča preglasitev Accessove izbire podatkovnega tipa, zato lahko uvažate, izvažate in ustvarite povezavo do oblik zapisa datoteke programa Office Excel 2007 ali novejših različic.

Na vrh strani Na vrh strani

Boljši način odpravljanja težav

Orodje Microsoft Office Diagnostics, predstavljeno v programu Office Access 2007, je niz diagnostičnih preskusov, s katerimi lahko ugotovite, zakaj računalnik preneha delovati. Z diagnostičnimi preskusi lahko takoj odpravite nekatere težave in poiščete načine za rešitev drugih težav. Orodje Microsoft Office Diagnostics je nadomestilo te dve funkciji zbirke Microsoft Office 2003: »Zaznaj in popravi« in »Microsoft Officeova obnovitev programa«.

Na vrh strani Na vrh strani

Izboljšana orodja za preverjanje

Spodaj je navedenih nekaj novih funkcij črkovalnika:

Na vrh strani Na vrh strani

Prenesite preskusno različico sistema Office 2010: (c) Microsoft Corporation
 
 
Velja za:
Access 2010