Iskanje zapisov

Z eno od novih predlog programa Microsoft Office Access 2007 ste na primer ustvarili zbirko podatkov. Morda je to zbirka podatkov o stikih, v katero ste uvozili informacije o stikih iz programa Microsoft Office Outlook 2007. Lahko se zgodi, da boste imeli toliko podatkov, da določenih podatkov ne boste mogli najti s hitrim pregledom.

Obstajajo štirje načini iskanja določenih zapisov:

  • Krmarjenje    Krmarjenje je premikanje med posameznimi zapisi v tabeli ali pogledu.

 Opomba   Pogled je predmet zbirke podatkov, ki prikaže informacije, shranjene v tabelah. Pogledi so lahko obrazci, poizvedbe in poročila.

V vseh predlogah programa Office Access 2007 so poizvedbe, ki jih lahko uporabite takoj. Če se želite osredotočiti na določene zapise in potrebujete odgovore na določena vprašanja, lahko sestavite svojo poizvedbo.

V tem članku so opisani načini, ki jih uporabljate pri krmarjenju, iskanju in filtriranju zapisov. V članek je vključen tudi primer uporabe iskalne poizvedbe določenih zapisov in povezave do člankov pomoči za podrobnejše informacije o uporabi poizvedb.

Kaj želite narediti?


Krmarjenje po zapisih

Za krmarjenje (brskanje) po zapisih obstaja več načinov. Če se želite v vrstnem redu premikati med posameznimi zapisi, pritisnite TAB. Ko v pogledu podatkovnega lista (pogled podatkovnega lista: Pogled, v katerem so prikazani podatki iz tabele, poizvedbe, obrazca, pogleda ali shranjene procedure v obliki zapisa s stolpci in vrsticami. V pogledu podatkovnega lista je mogoče urejati polja ter dodajati, brisati ali iskati podatke.) odprete tabelo ali pogled, lahko za premikanje med zapisi uporabite gumbe za krmarjenje po zapisih. Tudi večina obrazcev omogoča krmarjenje po zapisih z gumbi. V predlogah programa Office Access 2007 imajo nekateri obrazci polje Pojdi na, ki omogoča izbiro zapisov na osnovi podatkov v ključnih poljih.

Uporaba gumbov za krmarjenje po zapisih

Med zapisi se lahko premikate z gumbi za krmarjenje. Glede na gumb, ki ga kliknete, se premaknete v prvi, prejšnji, naslednji, zadnji ali nov zapis.

Gumbi za krmarjenje

Oblaček 1 Prvi zapis
Oblaček 2 Prejšnji zapis
Oblaček 3 Trenutni zapis
Oblaček 4 Naslednji zapis
Oblaček 5 Zadnji zapis
Oblaček 6 Nov (prazen) zapis
Oblaček 7 Indikator filtra
Oblaček 8 Iskalno polje

Ko kliknete polje Trenutni zapis , lahko vnesete številko zapisa in pritisnete ENTER, kar vas pripelje do zapisa. Številke zapisov si sledijo v zaporedju, od začetka obrazca ali podatkovnega lista. Ne ustrezajo vrednostim polj.

Gumb indikatorja filtra kaže, ali je bil uporabljen filter. Če ni uporabljen noben filter ali so bili vsi filtri odstranjeni, je na filtru prikazano Brez filtra. Gumb lahko kliknete, ko je na njem prikazano Filtrirano, in tako odstranite filter. Ko je na gumbu prikazano Nefiltrirano, ga lahko kliknete, če želite uporabiti zadnji uporabljeni filter.

Ko v polje Išči vnesete besedilo, je prva ustrezna vrednost poudarjena med vnašanjem posameznih znakov. To funkcijo lahko uporabljate za hitro iskanje zapisov z ustrezno vrednostjo.

Izbira zapisa s poljem »Pojdi na«

Polje Pojdi na omogoča izbiro določenega zapisa s spustnega seznama. Našli ga boste v zbirkah podatkov, ustvarjenih z Accessovimi predlogami – običajno na obrazcih s podrobnostmi, ki prikazujejo podrobnosti o osebah. Primer je obrazec za podrobnosti stikov v zbirkah podatkov, ustvarjenih na osnovi predloge stikov. Polje Pojdi na lahko včasih najdete na drugih obrazcih, na primer na obrazcih za projekte in opravila v zbirkah podatkov, ki temeljijo na predlogi tržnih projektov.

Če ima obrazec polje Pojdi na, se to nahaja v zgornjem levem delu obrazca in je videti tako:

Polje »Pojdi na«

Uporaba polja Pojdi na

  1. Kliknite puščico ob robu polja.
  2. Na spustnem seznamu izberite zapis.

 Opomba   Če poznate prvih nekaj znakov zapisa, do katerega želite priti, jih vnesite v polje Pojdi na in tako hitro poiščite zapis.

V polju Pojdi na je prikazanih dovolj podatkov za enolično identifikacijo vsakega zapisa. Ko na seznamu izberete zapis, Access preostanek podatkov zapisa prikaže v glavnem delu obrazca.

Na vrh strani Na vrh strani

Iskanje določenih zapisov

Določene zapise lahko poiščete s kartico Najdi v pogovornem oknu Najdi in zamenjaj. Iščete lahko v določenem polju ali celotni tabeli ali pogledu.

 Opomba   Pogovorno okno Najdi in zamenjaj lahko uporabljate samo, če tabela ali pogled trenutno prikazujeta podatke. To velja tudi v primeru, ko zaradi uporabe filtra zapisi niso vidni.

Iskanje zapisov    

  1. Odprite tabelo ali pogled, ki ga želite preiskati.
  2. Kliknite polje, ki ga želite preiskati.
  3. Na zavihku Osnovno v skupini Najdi kliknite Najdi ali pritisnite tipki CTRL+F.

–ali–

Bližnjica na tipkovnici  Pritisnite CTRL+F.

Pojavi se pogovorno okno Najdi in zamenjaj z izbrano kartico Najdi.

  1. V polje Najdi vnesite vrednost, ki jo želite poiskati. To je iskalni pogoj.
  2. Če želite, s seznamom Išči v spremenite polje, ki ga želite preiskati, ali pa nastavite iskanje po celotni temeljni tabeli.
  3. V seznamu Ujemanje kliknite Kateri koli del polja. To omogoča najširši možni obseg iskanja.

Seznam Ujemanje predstavlja operatorja primerjanja. Element Kateri koli del polja je enakovreden operatorju »Vsebuje« in iskalnemu pogoju omogoča uspešno ujemanje, ko je mogoče pogoj najti v katerem koli delu polja, ki ga preiskujete.

  1. Na Seznamu iskanja izberite Vse in kliknite Nadaljuj iskanje.
  2. Ko je element, ki ga iščete, poudarjen, kliknite Prekliči v pogovornem oknu Najdi in zamenjaj in ga zaprite.

Če želite več informacij o uporabi pogovornega okna Najdi in zamenjaj, si oglejte članek Uporaba pogovornega okna »Najdi in zamenjaj« za spreminjanje podatkov.

Na vrh strani Na vrh strani

Filtriranje zapisov

Filter lahko uporabite za omejitev prikazanih zapisov samo na tiste, ki ustrezajo pogojem. Uporaba filtra olajša iskanje želenih zapisov. Če želite hitro omejiti prikazane zapise, z desno miškino tipko kliknite polje z želeno vrednostjo in izberite eno od možnosti izbirnega menija na dnu priročnega menija: Je enako, Ni enako, Vsebuje ali Ne vsebuje.

Uporaba filtra na osnovi izbora

  1. Odprite tabelo ali obrazec.
  2. Če se želite prepričati, da tabela ali obrazec še nista bila filtrirana, na kartici Osnovno v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Dodatno in Počisti vsa polja, če je ta ukaz na voljo.
  3. Krmarite do zapisa, v katerem je vrednost, ki jo želite uporabiti kot del filtra, in kliknite polje. Če želite filtrirati na osnovi delnega izbora, izberite samo želene znake.
  4. Na zavihku Osnovno v skupini Razvrsti in filtriraj kliknite Izbor in nato kliknite filter, ki ga želite uporabiti.

-ali-

Z desno miškino tipko kliknite polje in izberite eno od možnosti izbirnega menija na dnu priročnega menija: Je enako, Ni enako, Vsebuje ali Ne vsebuje.

  1. Če želite na osnovi izbora filtrirati druga polja, ponovite 3. in 4. korak.

Če želite raziskati druge oblike filtriranja, to storite z ukazi v skupini Razvrsti in filtriraj na kartici Osnovno.

Če želite več informacij o uporabi filtra, si oglejte članek Filter: omejevanje števila zapisov v pogledu.

Na vrh strani Na vrh strani

Iskanje zapisov s poizvedbo

Načini, ki jih lahko uporabite za iskanje in filtriranje določenih zapisov, so v tem primeru zelo koristni za iskanje določenih zapisov. V nekaterih primerih pa boste želeli redno uporabljati enako iskanje ali filtriranje. Namesto da bi vsakič znova ponavljali nabor korakov za iskanje in filtriranje, lahko ustvarite poizvedbo.

Različne vrste informacij so shranjene kot različne vrste podatkov. Rojstni dnevi so shranjeni kot datumski/časovni podatki, medtem ko so imena shranjena kot besedilni podatki. Ko za iskanje ali filtriranje uporabljate poizvedbo, uporabljate pogoje na osnovi vrste podatkov, ki jih iščete.

Včasih ni mogoče najti določenega zapisa, vendar ste prepričani, da obstaja. Do tega lahko pride, če si ogledujete poizvedbo, ki zaradi vrednosti določenega polja ne prikaže določenih zapisov. Obrazec za seznam zadev v predlogi zadev na primer ne prikaže zadev v zaprtem stanju, ker so zapisi iz poizvedbe, ki izključuje take primere. Če si želite ogledati zaprte primere, jih lahko poiščete v tabeli zadev ali obrazcu s podrobnostmi o zadevi, lahko pa uporabite poročilo o zaprtih zadevah ali ustvarite poizvedbo, ki prikaže zaprte primere. V tem primeru je opisana uporaba iskalne poizvedbe za iskanje zapisov.

Uporabljate na primer zbirko podatkov, ustvarjeno s predlogo zadev programa Access 2007 za sledenje zadevam. V tabeli zadev je polje »Stanje«, ki prikazuje, ali je določena zadeva aktivna, razrešena ali zaprta. Poizvedbo, ki prikaže zadeve, katerih stanje je zaprto, ustvarite tako:

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugokliknite Načrt poizvedbe.
  1. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite Zadeve in nato kliknite Zapri.
  2. V načrtovalcu poizvedb dvokliknite zvezdico (*) v tabeli Zadeve. Tako zagotovite, da poizvedba prikaže vsa polja vrnjenih zapisov.

V prvem stolpcu mreže načrta se pojavi Zadeve.* (v vrstici Polje). To označuje, da bi morala biti vrnjena vsa polja iz tabele zadev.

  1. V načrtovalcu poizvedb dvokliknite Stanje v tabeli Zadeve.

V drugem stolpcu mreže načrta se pojavi Stanje (v vrstici Polje).

  1. Počistite potrditveno polje v vrstici Pokaži v drugem stolpcu mreže načrta. Tako zagotovite, da poizvedba ne prikaže polja »Stanje«.

Če ne počistite potrditvenega polja Pokaži v stolpcu »Stanje«, bo polje »Stanje« v rezultatih poizvedbe prikazano dvakrat.

  1. V drugi stolpec mreže načrta v vrstico Pogoji vnesite ="Zaprto". To je iskalni pogoj. Tako zagotovite, da poizvedba vrne samo zapise, katerih vrednost stanja je "Zaprto".

 Opomba   V tem primeru je uporabljen samo en iskalni pogoj. Za vsako iskanje lahko uporabite več iskanih pogojev, tako da pogoje dodate več poljem in uporabite vrstico ali in dodatne vrstice pod vrstico ali.

Poizvedba je pripravljena na zagon in je videti približno tako:

Mreža načrta poizvedbe

  1. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

 Opomba   Če še niste začeli sledenja zadevam, kar pomeni, da so podatki v tabeli zadev – in ste stanje vsaj ene zadeve nastavili na »Zaprto« – poizvedba ne bo vrnila rezultatov. Kljub temu lahko poizvedbo shranite in jo uporabite kadar koli v prihodnosti.

  1. Če želite poizvedbo shraniti, pritisnite CTRL+S. V pogovorno okno Shrani kot vnesite ime poizvedbe, na primer Zaprte zadeve, in kliknite V redu.

Ustvarili ste poizvedbo, ki prikaže zadeve v zaprtem stanju.

Če želite izvedeti več o ustvarjanju poizvedb, ki vam omagajo pri iskanju zapisov, si oglejte članka Ustvarjanje preproste poizvedbe za izbiranje in Ustvarjanje poizvedbe, ki temelji na več tabelah.

Če želite izvedeti več o iskalnih in filtrirnih pogojih, si oglejte članek Primeri pogojev poizvedbe.

Na vrh strani Na vrh strani

 
 
Velja za:
Access 2007