Knižnica je miesto na lokalite, kde môžete s členmi tímu vytvárať, zhromažďovať, aktualizovať a spravovať súbory. Každá knižnica zobrazuje zoznam súborov a kľúčové informácie o súboroch, ktoré používateľom pomáhajú pri používaní súborov na zefektívnenie spolupráce.
Knižnice je možné prispôsobiť viacerými spôsobmi. Môžete riadiť zobrazovanie, sledovanie, spravovanie a vytváranie dokumentov. Je možné sledovať verzie, vrátane počtu a typov verzií, a tiež určiť osoby, ktoré môžu dokumenty zobraziť ešte pred ich schválením.
Môžete si vybrať z viacerých typov knižníc podľa typov súborov, ktoré v nich chcete ukladať, a plánovaného spôsobu ich použitia.
Spôsoby práce s knižnicami
Knižnica zdieľaných dokumentov sa vytvorí, keď služba Microsoft Windows SharePoint Services vytvorí novú lokalitu. Túto knižnicu môžete začať okamžite využívať, prispôsobiť ju alebo vytvoriť iné knižnice.
S knižnicami môžete pracovať napríklad nasledovnými spôsobmi, ktoré zefektívnia ich využívanie v skupine:
- Vytvorenie a spravovanie zobrazení Na zobrazenie dôležitých alebo relevantných položiek knižnice môžete použiť určité zobrazenie (zobrazenie: množina stĺpcov na webovej stránke, ktorá zobrazuje položky v zozname alebo v knižnici dokumentov. Umožňuje zobraziť zoradené alebo filtrované položky, výber stĺpcov alebo vlastné rozloženie.. Obsah knižnice sa v skutočnosti nezmení, ale súbory budú organizované alebo filtrované tak, aby sa uľahčilo vyhľadávanie.
- Požadovanie schválenia dokumentu Môžete stanoviť, že pre dokument sa bude požadovať schválenie. Dokumenty zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete tiež určiť, ktoré skupiny používateľov môžu dokument zobraziť ešte pred jeho schválením.
- Sledovanie verzií Ak chcete uchovávať predchádzajúce verzie (riadenie verzií: proces vytvárania číslovanej kópie súboru alebo položky pri každom uložení revízie do knižnice alebo zoznamu.) súborov, môžete použiť knižnice na sledovanie, ukladanie a obnovenie súborov. Všetky verzie môžete sledovať rovnakým spôsobom alebo môžete niektoré verzie (napríklad pridanie novej kapitoly do príručky) označiť ako hlavné a niektoré ako vedľajšie (napríklad oprava pravopisnej chyby). Na lepšie spravovanie ukladacieho priestoru si môžete voliteľne vybrať počet verzií každého typu, ktorý chcete uchovávať.
Knižnicu dokumentov môže na spravovanie súborov využívať napríklad cestovná agentúra. Pri vytváraní novej predajnej ponuky sledujú členovia tímu vedľajšie verzie súboru. Ak sa vyskytne chyba v jednej verzii, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu. Keď je návrh hotový, môžu vytvoriť hlavnú verziu a publikovať ju, aby ju mohli schváliť pracovníci právneho oddelenia a manažér. Po schválení môžu súbor zobraziť aj ostatní zamestnanci spoločnosti.
- Požadovanie vzatia súborov k sebe Ak budete požadovať vzatie súboru k sebe (vziať k sebe: uzamknúť súbor počas úprav a zabrániť tak ostatným používateľom v jeho neúmyselnom prepisovaní alebo upravovaní. Dokument môže upravovať len používateľ, ktorý ho vzal k sebe.), zabezpečíte, že súbor môže upravovať iba jedna osoba, kým ho opäť nevráti do projektu (vrátiť do projektu: povoliť zákaz úprav a umožniť ostatným používateľom zobrazenie aktualizovaného alebo k sebe vzatého súboru.). Požadovaním vzatia dokumentov k sebe sa zabráni tomu, aby zmeny vykonávalo viac používateľov naraz, čo by mohlo spôsobiť konflikty v úpravách a vyvolať zmätok. Požadovanie vzatia súborov k sebe môže tiež pripomenúť členom tímu, aby pridali pri vrátení súboru do projektu pridali komentár, takže sa ľahšie sledujú zmeny vykonané v jednotlivých verziách.
- Prijímanie informácií o zmenách Knižnice služby Windows SharePoint Services 3.0 podporujú technológiu RSS, takže členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať aktualizácie. Technológia RSS umožňuje prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály o novinkách a informáciách na jednom mieste. Môžete tiež vytvoriť e-mailové upozornenia, ktoré sa budú odosielať pri zmene súboru.
- Úprava súborov v režime offline Ak uprednostňujete prácu so súbormi na pevnom disku, môžete ich vziať k sebe a pracovať v režime offline. Potrebujete na to aplikáciu kompatibilnú so službou Windows SharePoint Services 3.0, napríklad systém produktov Microsoft Office 2007.
- Práca s knižnicou v e-mailovom programe Ak používate e-mailový program kompatibilný so službou Windows SharePoint Services 3.0, napríklad program Microsoft Office Outlook 2007, môžete v ňom pracovať s dôležitými informáciami knižnice. V e-mailovom programe môžete čítať, upravovať a prehľadávať súbory v režime offline.
- Jednoduché kopírovanie dokumentov na iné miesto Súbory môžete jednoducho odosielať na iné miesto na lokalite služby Windows SharePoint Services 3.0. Keď aktualizujete pôvodný dokument, môžete vybrať možnosť zobrazenia výzvy na aktualizovanie súboru na iných miestach.
- Definovanie typov obsahu Ak skupina pracuje s viacerými typmi súborov, napríklad pracovnými hárkami, prezentáciami a dokumentmi, môžete rozšíriť funkčnosť knižnice tak, že povolíte a definujete viaceré typy obsahu (typ obsahu: opätovne použiteľná skupina nastavení pre kategóriu obsahu. Typy obsahu sa používajú na konzistentnú správu metaúdajov, šablón a správania položiek a dokumentov. Typy obsahu sú definované na úrovni lokality a používajú sa v zoznamoch a knižniciach.). Typy obsahu zvyšujú flexibilitu a ucelenosť viacerých knižníc. Každý typ obsahu môže mať určitú šablónu a procesy toku činností (tok činností: automatizovaný prechod dokumentov alebo položiek špecifickou sekvenciou akcií alebo úloh súvisiacich s pracovným procesom. Toky činností sa môžu používať na konzistentnú správu bežných pracovných procesov, ako je napríklad schvaľovanie alebo kontrola dokumentov.).
Oddelenie predaja môže mať napríklad šablóny na výkazy o predaji, štandardné dokumenty, rozpočty a prezentácie. Každá šablóna obsahuje logo a vyhlásenie o poslaní spoločnosti. Pri vytváraní nového súboru z knižnice dokumentov je možné vybrať si požadovanú šablónu.
- Určenie jedinečného povolenia Pre knižnicu alebo súbor v knižnici môžete určiť jedinečné povolenie.
- Vytvorenie tokov činností Knižnica dokumentov alebo typ obsahu môžu využívať toky činností, ktoré organizácia definovala pre obchodné procesy, ako je napríklad riadenie schvaľovania alebo kontroly dokumentov.
Na začiatok stránky
Typy knižníc
Typ knižnice, ktorý používate, závisí od typu zdieľaných súborov:
- Knižnica dokumentov Knižnica dokumentov sa používa pre mnohé typy súborov vrátane dokumentov a tabuliek. V knižnici dokumentov môžete ukladať aj iné typy súborov, hoci niektoré typy dokumentov sú z dôvod zabezpečenia blokované. Keď pracujete s programami, ktoré sú kompatibilné so službami Windows SharePoint Services, môžete tieto súbory vytvoriť z knižnice. Marketingový tím môže mať napríklad svoju vlastnú knižnicu pre materiály plánovania, tlačové správy a publikácie.
- Knižnica obrázkov Knižnica obrázkov slúži na zdieľanie kolekcie digitálnych obrázkov alebo grafík. Obrázky je možné uložiť aj v iných typoch knižníc aplikácie SharePoint, ale knižnice obrázkov majú určité výhody. Z knižnice obrázkov môžete napríklad prezerať obrázky ako prezentáciu, prevziať obrázky do počítača a upravovať obrázky pomocou grafických programov, ktoré sú kompatibilné so službami Windows SharePoint Services. Ak váš tím opakovane používa množstvo grafík, ako sú napríklad logá a obrázky spoločnosti, alebo ak chcete uložiť obrázky z tímových udalostí alebo z uvedení produktov na trh, pouvažujte nad vytvorením knižnice obrázkov.
- Knižnica wiki stránok Ak chcete vytvoriť kolekciu prepojených wiki stránok, použite knižnicu wiki stránok. Wiki umožňuje viacerým osobám zhromažďovať rutinné informácie vo formáte, ktorý je jednoduché vytvárať a upravovať. Do knižnice môžete pridať wiki stránky, ktoré obsahujú obrázky, tabuľky, hypertextové prepojenia alebo interné prepojenia. Ak napríklad tím vytvára wiki lokalitu pre projekt, na lokalite môžu byť uložené typy a triky v sérii stránok, ktoré sú navzájom prepojené.
- Knižnica formulárov Ak potrebujete spravovať skupinu obchodných formulárov XML, použite knižnicu formulárov. Organizácia môže knižnicu formulárov použiť napríklad na vyúčtovania výdavkov. Na nastavenie knižnice formulárov je potrebný editor XML alebo program na návrh súčastí vo formáte XML, ktorý je kompatibilný so službami Windows SharePoint Services, ako napríklad program Microsoft Office InfoPath.
Na začiatok stránky
