Automatické vytvorenie organizačnej schémy z údajov o zamestnancoch

Organizačná schéma je diagram zobrazujúci vzťahy medzi zamestnancami, funkciami a skupinami.

Ak máte všetky informácie o zamestnancoch v dokumente, napríklad v hárku programu Excel alebo adresár servera Exchange Server, Visio dokáže vytvoriť diagram, ktorý pridá tvary a spojnice namiesto vás. Ak nechcete diagram vytvoriť automaticky, môžete nakresliť schému bez použitia externého zdroja údajov.

Ak chcete nájsť správnu šablónu, ktorou môžete začať, kliknite na položky Súbor > Nový, kliknite na kategóriuOrganizačná schéma a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Organizačná schéma

Automatické vytvorenie schémy z existujúceho zdroja údajov

Po tomto kliknutí s cieľom vytvoriť graf na základe šablóny sa spustí Sprievodca organizačnou schémou. Na prvej strane sprievodcu vyberte položku Informácie, ktoré už sú uložené v súbore alebo databáze a potom postupujte podľa pokynov v sprievodcovi.

Použiteľné zdroje údajov

  • Hárok programu Microsoft Excel
  • Textový súbor
  • Adresár servera Microsoft Exchange Server
  • Zdroj údajov v súlade so štandardom ODBC

Povinné stĺpce v zdroji údajov

Zdroj údajov musí mať stĺpce pre meno zamestnanca, jednoznačný identifikátor a priameho nadriadeného. Nezáleží na tom, ako sa stĺpce volajú v zdroji údajov, pretože v sprievodcovi manuálne určíte, ktoré stĺpce (alebo názvy polí) obsahujú meno zamestnanca a meno priameho nadriadeného.

  • Meno zamestnanca    Spôsob, akým sa meno zamestnanca zobrazí v tomto poli je spôsobom, akým sa jeho meno zobrazí v tvaroch organizačnej schémy.
  • Jedinečný identifikátor     Tento stĺpec môže byť stĺpcom Meno zamestnanca, ak sú všetky mená jedinečné. V opačnom prípade zahrňte stĺpec s hodnotou, ktorá bude jedinečným spôsobom identifikovať každého zamestnanca.
  • Priamy nadriadený pracovníka    Toto pole musí obsahovať jedinečný identifikátor každého vedúceho bez ohľadu na to, či je tento identifikátor menom alebo identifikačným číslom. V prípade zamestnanca na vrchu organizačnej schémy nechajte toto pole prázdne.

Príklad textového súboru použitého ako zdroj údajov

Nasledujúci text je príkladom textového súboru vo formáte CSV, ktorý má päť stĺpcov a štyri riadky, kde prvý riadok je riadok hlavičky. Visio vygeneruje tento vzorový textový súbor za vás – spustite Sprievodcu organizačnou schémou, vyberte možnosť Informácie, ktoré zadávam pomocou sprievodcu a kliknite na tlačidlo Ďalej. Na nasledujúcej strane vyberte položku Text s oddelenými hodnotami, zadajte názov súboru a kliknite na tlačidlo Ďalej. Visio otvorí textový editor s touto ukážkou slúžiacou ako návod.

Meno,Priamy nadriadený,Funkcia,Oddelenie,Telefón

Ján Hlavný,Generálny riaditeľ,Vedenie,x5555
Jana Vedúca,Ján Hlavný,Vedúca vývoja,Vývoj produktov,x6666
Juraj Pozičný,Jana Vedúca,Softvérový vývojár,Vývoj produktov,x6667

Vytvorenie organizačnej schémy z nového údajového súboru

Ak ešte nemáte údaje v inom programe, ale chceli by ste, Visio otvorí Excel alebo textový editor so vzorovými údajmi v správnom formáte. Nahraďte vzorové údaje vašimi skutočnými údajmi a dokončite Sprievodcu, aby vytvoril organizačnú schému.

  1. Kliknite na položky Súbor > Nový, kliknite na obrázok kategórie Organizačná schéma a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť. Spustí sa Sprievodca organizačnou schémou.
  2. Na prvej stránke sprievodcu vyberte možnosť Informácie zadané pomocou sprievodcu a potom kliknite na položku Ďalej.
  3. Vyberte možnosť Excel alebo Text s oddelenými hodnotami, zadajte názov nového súboru a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
    Ak vyberiete možnosť Excel, otvorí sa hárok Microsoft Excelu so vzorovým textom. Ak vyberiete možnosť Text s oddelenými hodnotami, otvorí sa strana programu Poznámkový blok so vzorovým textom.
  4. Po otvorení Excelu alebo Poznámkového bloku použite vzorový text ako príklad toho, aké informácie možno zahrnúť, a zadajte svoje informácie do príslušného vzorového textu. Stĺpce Meno zamestnanca a Priamy nadriadený sú povinné, ale môžete pridávať či odstraňovať iné stĺpce.
  5. Ukončite Excel alebo Poznámkový blok a dokončite sprievodcu.

Zmena rozloženia, zmena tvarov a vloženie obrázkov

Šablóny Organizačná schéma pridajú na pás s nástrojmi kartu Organizačná schéma. Nástroje na tejto karte sa používajú na vykonanie rozsiahlych zmien vzhľadu diagramu.

V skupinách Rozloženie a Usporiadať sú nástroje na zmenu rozloženia a hierarchie tvarov.

Na výber štýlu tvarov v schéme použite galériu Tvary. Na vloženie obrázka do vybratého tvaru, odstránenie zástupného obrázka a zmenu obrázka po jeho vložení do tvaru použite nástroje v skupine Obrázok. Ak ste nepridali obrázky do všetkých tvarov pomocou Sprievodcu, môžete ich pridať teraz. Na karte Organizačná schéma kliknite na položky Vložiť > Viaceré obrázky. Všetky obrázky musia byť v jednom priečinku s názvom vo formáte Meno zamestnanca.Typ súboru – napríklad, Juraj Horváth.jpg (meno musí presne zodpovedať menu v zdroji údajov).

V skupine Údaje organizácie sú nástroje na import údajov z externého zdroja pomocou sprievodcu, na export údajov organizácie do Excelu alebo textového súboru a na porovnanie údajov z diagramu s externým zdrojom údajov.

Zobrazenie tímov pomocou tímového rámca alebo bodkovaných čiar

Po vytvorení organizačnej schémy môžete zmeniť usporiadanie informácií tak, aby znázorňovali virtuálne tímové vzťahy. Umiestnite súvisiace tvary vedľa seba a pridajte bodkované spojnice na zobrazenie sekundárnych štruktúr podriadenosti alebo zvýraznite virtuálny tím pomocou tvaru Rámec tímu. Presuňte tvar Rámec tímu z okna Tvary do kresby a potom pomocou rukovätí na zmenu veľkosti na stranách zahrňte jednotlivých používateľov do virtuálneho tímu.

Rámec tímu

Aktualizácia vytvorených organizačných schém

Ak sa zmení štruktúra organizácie, manuálne obnovte údaje schémy alebo aktualizujte organizačnú schému.

  • Kliknite na položky Údaje > Externé údaje > Obnoviť všetko.

Ak sa údaje presne nezhodujú s údajmi, pomocou ktorých bol graf vytvorený, možno budete musieť jednotlivých používateľov premiestniť manuálne.

Ak máte novú schému, pomocou programu Visio ju porovnajte so staršou schémou a zistite, čo sa zmenilo.

  1. Otvorte novú alebo staršiu verziu organizačnej schémy.
  2. Kliknite na položky Organizačná schéma > Údaje organizácie > Porovnať. V poli Porovnávanie údajov organizácie vyhľadajte verziu, s ktorou chcete porovnávať.
  3. V časti Typ porovnania vyberte situáciu podľa toho, ktorú verziu ste otvorili.
  4. V časti Typ správy vyberte požadovanú možnosť.
  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak stále nemôžete dosiahnuť aktualizáciu schémy požadovaným spôsobom, možno bude potrebné schému vytvoriť znova.

 
 
Platí pre:
Visio 2013, Visio Professional 2013