Úvod k súpravám dokumentov

Vďaka novému typu obsahu Súprava dokumentov môžete vytvárať a spravovať pracovné produkty tvorené viacerými dokumentmi. Súprava dokumentov je skupina súvisiacich dokumentov, ktorá môže byť vytvorená jediným krokom a spravovaná ako jedna entita.

Obsah tohto článku


Čo je súprava dokumentov?

Počas práce na projektoch používatelia len zriedka vytvárajú jednotlivé dokumenty. V prípade mnohých druhov projektov je typickejšie, že sa vytvára súprava súvisiacich dokumentov. V niektorých prípadoch môže byť táto súprava dokumentov výsledkom celého projektu, t. j. jeho výstupom. Napríklad spoločnosť, ktorá poskytuje profesionálne služby, môže vytvoriť brožúru ako odpoveď na každú požiadavku na vytvorenie návrhu, ktorú dostane od možného klienta. V iných prípadoch táto súprava dokumentov predstavuje rôzne typy informácií, ktoré podporujú väčší projekt a ich výsledkom je dodávka alebo iná činnosť. Napríklad výrobná spoločnosť môže vytvoriť štandardnú súpravu dokumentov súvisiacich s návrhom, testovaním a výrobou každého produktu, ktorý daná spoločnosť vyrába.

Tieto dokumenty možno vytvárať naraz alebo vo fázach jedným alebo viacerými používateľmi, a môžu obsahovať dokumenty s rôznymi formátmi súborov (napríklad dokumenty programu Word, prezentácie programu PowerPoint, diagramy programu Visio, súbory programu Excel ap.).

Organizácie, ktoré chcú vytvárať a spravovať pracovné produkty s viacerými dokumentmi, môžu nakonfigurovať nový typ obsahu súpravy dokumentov pre každý pracovný produkt s viacerými dokumentmi, ktoré spravidla vytvárajú. Typ obsahu Súprava dokumentov je založený na priečinku a slúži na organizovanie viacerých súvisiacich dokumentov do jedného zobrazenia, v ktorom môžu byť spracúvané a spravované ako jediná entita.

Po pridaní typu obsahu Súprava dokumentov do knižnice môžu používatelia vytvárať nové inštancie súpravy dokumentov kliknutím na položku Nový dokument na páse s nástrojmi v rámci knižnice.

Príkaz Súprava dokumentov v ponuke Nový dokument

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Možnosti súpravy dokumentov

Typ obsahu Súprava dokumentov ponúka niekoľko možností, ktoré výrazne zjednodušujú vytváranie a správu pracovných produktov s viacerými dokumentmi. Pri konfigurácii typu obsahu Súprava dokumentov môžete vykonať nasledovné:

  • určiť typy obsahu, ktoré sú povolené v rámci súpravy dokumentov (napríklad súbory dokumentov, obrázky, zvuk alebo obraz),
  • určiť všetky predvolené dokumenty, ktoré chcete automaticky vytvoriť po každom vytvorení novej inštancie súpravy dokumentov (predvolené dokumenty možno priradiť k povoleným typom obsahu a ak sa napríklad v organizácii používajú štandardné šablóny na zmluvy alebo ak máte šablóny s označením, ktoré sa používajú na špecifické typy komunikácie, môžete ich odovzdať, keď konfigurujete typ obsahu Súprava dokumentov),
  • určiť všetky zdieľané metaúdaje, ktoré chcete synchronizovať vo všetkých dokumentoch súpravy,
  • prispôsobiť uvítaciu stránku pre súpravu dokumentov, ktorá sa zobrazí v každej inštancii pracovného produktu vytvoreného z typu obsahu Súprava dokumentov (táto uvítacia stránka je stránkou webovej časti, ktorú možno nastaviť tak, aby sa na nej zobrazovali informácie o projekte alebo prostriedkoch ako pomôcka pre členov tímu, ktorí pracujú so súpravou dokumentov, ako napríklad časovú os projektu, prepojenia na prostriedky ap.),
  • prispôsobiť pracovné postupy, ktoré chcete sprístupniť pre súpravu dokumentov. So súpravami dokumentov môžete použiť štandardné pracovné postupy Revízia alebo Schválenie. Okrem toho môže organizácia vyvinúť vlastné pracovné postupy pre súpravy dokumentov pomocou štyroch akcií pracovného postupu súpravy dokumentov, ktoré sú dostupné v aplikácii Microsoft SharePoint Designer 2010. Ďalšie informácie nájdete v téme Akcie toku činností v programe SharePoint Designer 2010: Stručná referenčná príručka.

Po nakonfigurovaní typu obsahu Súprava dokumentov a jeho pridaní do knižnice môžu používatelia lokality, ktorí vytvárajú alebo spravujú dokumenty v súprave dokumentov, používať známe funkcie správy dokumentov, ako aj nové funkcie, ako napríklad kartu Spravovať na páse s nástrojmi Súprava dokumentov, keď pracujú s dokumentmi v súprave dokumentov.

Autori súpravy dokumentov môžu vykonávať nasledujúce úlohy:

  • vytvárať nové pracovné produkty s viacerými dokumentmi rýchlejšie a jednoduchšie pomocou príkazu Nový dokument v knižnici dokumentov,
  • zaznamenávať snímky histórie verzií aktuálnych vlastností a dokumentov v súprave dokumentov,
  • spúšťať pracovné postupy v celej súprave dokumentov alebo jednotlivé položky v súprave dokumentov na správu bežných úloh, ako napríklad revízie alebo schválenia,
  • odosielať prepojenie na súpravu dokumentov e-mailom,
  • používať príkaz Odoslať kam na premiestnenie alebo kopírovanie súpravy dokumentov na iné miesto (cieľové umiestnenie sa musí nachádzať na lokalite centrálnej správy).
  • spravovať povolenia pre súpravu dokumentov.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
SharePoint Server 2010