Kontrola výskytu skrytých údajov a osobných informácií v prezentáciách

Ak máte v úmysle zdieľať elektronickú kópiu prezentácie programu Microsoft Office PowerPoint alebo publikovať prezentáciu na webe, je vhodné preveriť, či sa v prezentácii nenachádzajú skryté údaje alebo osobné informácie, ktoré môžu byť uložené v samotnej prezentácii alebo v jej vlastnostiach dokumentu metaúdajoch (metaúdaje: údaje popisujúce iné údaje. Napríklad slová v dokumente sú údaje a informácie o počte týchto slov sú metaúdaje.)). Keďže tieto skryté údaje môžu odhaliť podrobnosti o organizácii alebo o samotnom dokumente, ktoré nechcete verejne zdieľať, tieto skryté informácie je pred zdieľaním prezentácie s inými osobami vhodné odstrániť.

V tomto článku je vysvetlené, ako vám môže funkcia Kontrola dokumentov programu Microsoft Office PowerPoint 2007 pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie z prezentácií.

Obsah tohto článku


Typy skrytých údajov a osobných informácií v prezentáciách

V prezentáciách programu PowerPoint môžu byť uložené viaceré typy skrytých údajov a osobných informácií. Tieto informácie nemusia byť bezprostredne viditeľné pri prezeraní prezentácie v programe Office PowerPoint 2007 alebo pri prezentácii, ale iné osoby môžu tieto informácie v prezentácii zobraziť alebo ich z nej získať.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré sa v programe Office PowerPoint 2007 pridávajú do prezentácie, aby vám umožnili spolupracovať s inými osobami pri vytváraní prezentácie. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

  • Komentáre a poznámky písané rukou    Ak ste pri vytváraní prezentácie spolupracovali s ďalšími osobami, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie umožňujú iným osobám vidieť mená osôb, ktoré pracovali na prezentácii, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v prezentácii.
  • Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Vlastnosti dokumentu, ktoré sa označujú aj ako metaúdaje (metaúdaje: údaje popisujúce iné údaje. Napríklad slová v dokumente sú údaje a informácie o počte týchto slov sú metaúdaje.), zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, ako je napríklad meno autora, predmet a názov. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Office, ako je napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií umožňujúcich zistenie totožnosti osôb (informácie identifukujúce osoby (PII): ľubovoľné informácie, ktoré môžu byť použité na identifikáciu osoby, ako napríklad meno, adresa, e-mailová adresa, rodné číslo, adresa IP alebo ľubovoľný identifikátor priradený k PII v inom programe.), ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom pre publikovanie webových stránok.
  • Neviditeľný obsah na snímke    Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.
  • Obsah mimo snímky    Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.
  • Prezentačné poznámky    Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.
  • Vlastnosti servera dokumentu    Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Microsoft Windows SharePoint Services, prezentácia môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia servera.
  • Vlastné údaje XML    Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Informácie, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť z prezentácií

Kontrola dokumentov v programe Office PowerPoint 2007 zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám umožňujú vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie špecifické pre prezentácie programu PowerPoint. Zoznam rôznych typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z prezentácií, je uvedený v nasledujúcej tabuľke.

 Poznámka.   Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zistiť aj výskyt ďalších typov informácií.

Office PowerPoint 2007

Názov kontroly Vyhľadávané a odstraňované položky
Komentáre a poznámky rukou
  • Komentáre
  • Poznámky rukou
Vlastnosti dokumentu a osobné informácie
  • Vlastnosti dokumentu vrátane informácií z kariet Súhrn, Štatistika a Vlastné v dialógovom okne Vlastnosti dokumentu
  • Hlavičky e-mailov
  • Adresy smerovania
  • Informácie o odoslaní na revíziu
  • Vlastnosti servera dokumentu
  • Informácie o politike správy dokumentov
  • Informácie o type obsahu
  • Cesta k súboru pre publikovanie webových stránok
Neviditeľný obsah na snímke
  • Objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné

 Poznámka.   Kontrola nezistí objekty, ktoré sú prekryté inými objektmi.

Obsah mimo snímky
  • Obsah alebo objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné v prezentácii, pretože sú umiestnené mimo oblasti snímky. Patria sem tiež:
    • Obrázky Clip Art
    • Bloky textu
    • Grafika
    • Tabuľky

 Poznámka.   Kontrola dokumentov nezistí ani neodstráni objekty s efektmi animácie mimo snímky.

Prezentačné poznámky
  • Text pridaný do časti Poznámky v prezentácii

 Poznámka.   Kontrola dokumentov neodstráni obrázky, ktoré sú pridané do časti Poznámky v prezentácii.

Vlastné údaje XML
  • Vlastné údaje XML, ktoré môžu byť uložené v prezentácii

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií v prezentáciách

Kontrolu dokumentov môžete použiť na vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií z prezentácií programu PowerPoint, ktoré boli vytvorené v programe Office PowerPoint 2007 alebo v starších verziách. Kontrolu dokumentov je vhodné použiť pred zdieľaním elektronickej kópie prezentácie (napríklad ako prílohy e-mailovej správy) alebo pred jej publikovaním na webe.

  1. Otvorte prezentáciu, v ktorej chcete zisťovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.
  2. Kliknite na tlačidlo Microsoft OfficeVzhľad tlačidla, kliknite na položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa Názov súboru, aby sa uložila kópia pôvodnej prezentácie.

 Dôležité upozornenie.   Kontrolu dokumentov sa odporúča používať na kópii pôvodného dokumentu, pretože údaje, ktoré kontrola dokumentov odstráni, nie je vždy možné obnoviť.

  1. V kópii pôvodného dokumentu kliknite na tlačidlo Microsoft OfficeVzhľad tlačidla, ukážte na položku Pripraviť a potom kliknite na položku Kontrola dokumentu.
  2. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknutím políčok vyberte typy skrytého obsahu, ktorých výskyt chcete zisťovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v časti Informácie, ktoré môže funkcia Kontrola dokumentov vyhľadať a odstrániť z prezentácií
  3. Kliknite na položku Skontrolovať.
  4. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.
  5. Kliknite na položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

 Poznámka.   Ak z prezentácie odstránite skrytý obsah, nie vždy ho je možné obnoviť pomocou kliknutia na položku Späť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
PowerPoint 2007