Spravovanie e-mailových správ pomocou pravidiel

Pravidlo je akcia, ktorá sa v Microsoft Outlooku automaticky vykoná v prípade prijatých alebo odoslaných správ na základe vami určených podmienok. Pravidlo môžete vytvoriť na základe šablóny, správy alebo určením vlastných podmienok.

Používate miesto toho aplikáciu Outlook Web App? Pozrite si tému Pravidlá pre doručenú poštu, kde sa dozviete informácie o vytváraní a spravovaní pravidiel, ktoré budú fungovať aj v počítačovom programe Outlook.

Obsah tohto článku:


Pravidlá ako pomôcka pri spravovaní e-mailových správ

Pravidlo je akcia, ktorá sa v programe Microsoft Outlook automaticky vykoná v prípade prijatých alebo odoslaných správ na základe vami určených podmienok. Sprievodca pravidlami vám umožní vybrať si z množstva podmienok a akcií.

Pravidlá spadajú do niektorej z dvoch kategórií:  sú buď organizačné, alebo oznamovacie. Pravidlá sa neuplatňujú na prečítané, ale iba na neprečítané správy.

Šablóny pravidiel v Sprievodcovi pravidlami

Sprievodca pravidlami obsahuje šablóny pre najčastejšie používané pravidlá, ktoré sú nasledujúce:

  • Triediť správy     Tieto pravidlá vám pomáhajú triediť správy do priečinkov a na ich základe vykonávať potrebné akcie. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré všetky správy od konkrétneho odosielateľa, napríklad od Reného Klča, obsahujúce v riadku Predmet slovo „predaj“, označí príznakom na spracovanie, zaradí do kategórie Predaj a premiestni do priečinka s názvom René – predaj.
  • Upozorňovať na nové správy     Tieto pravidlá vám určitým spôsobom oznamujú prijatie konkrétnej správy. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré pri prijatí správy od člena rodiny automaticky odošle upozornenie na mobilné zariadenie.
  • Vytvoriť úplne nové pravidlo     Toto sú pravidlá, ktoré vytvoríte bez použitia šablóny pravidla a môžete ich úplne prispôsobiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytvorenie pravidla

Outlook obsahuje šablóny pravidiel pre bežné scenáre. Na vytvorenie pravidla môžete použiť tieto šablóny pravidiel, no môžete vytvoriť aj vlastné pravidlo.

Použitie šablón pravidiel v Outlooku

  1. Kliknite na kartu Súbor.
  2. Kliknite na položku Spravovať pravidlá a výstrahy.
  3. V dialógovom okne Pravidlá a upozornenia kliknite na karte Pravidlá e-mailu na položku Nové pravidlo.
  4. V časti Krok 1: Výber šablóny vyberte požadovanú šablónu z kolekcie šablón Triediť správy alebo Upozorňovať na nové správy.
  5. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu. Ak kliknete napríklad na prepojenie ľudia alebo verejná skupina, otvorí sa priečinok Adresár.
  6. Kliknite na položku Ďalej.
  7. V časti Krok 1: Výber podmienok vyberte požadované podmienky, ktoré má správa spĺňať, aby sa na ňu pravidlo vzťahovalo.
  8. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú podmienku a zadajte hodnotu.
  9. Kliknite na položku Ďalej.
  10. V časti Krok 1: Výber akcií vyberte požadovanú akciu, ktorú má pravidlo pri splnení zadaných podmienok vykonať.
  11. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú akciu a zadajte hodnotu.
  12. Kliknite na položku Ďalej.
  13. V časti Krok 1: Vyberte výnimky vyberte ľubovoľné výnimky z pravidla a kliknite na tlačidlo Ďalej.
  14. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú výnimku a zadajte hodnotu.
  15. Kliknite na položku Ďalej.
  16. V časti Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo zadajte názov.
  17. V časti Krok 2: Možnosti nastavenia pravidla začiarknite políčka s požadovanými možnosťami.
    • Ak chcete toto pravidlo spustiť pre správy, ktoré sa už nachádzajú v priečinku Doručená pošta, začiarknite políčko Spustiť toto pravidlo teraz pre správy už existujúce v priečinku Doručená pošta.
    • Podľa predvoleného nastavenia je nové pravidlo zapnuté. Ak ho chcete vypnúť, zrušte začiarknutie políčka Zapnúť toto pravidlo.
    • Ak chcete toto pravidlo použiť vo všetkých e-mailových kontách nastavených v Outlooku, začiarknite políčko Vytvoriť toto pravidlo pre všetky kontá.
  18. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytvorenie vlastného pravidla

  1. Kliknite na kartu Súbor.
  2. Kliknite na položku Spravovať pravidlá a výstrahy.
  3. V dialógovom okne Pravidlá a upozornenia kliknite na karte Pravidlá e-mailu na položku Nové pravidlo.
  4. V časti Vytvoriť úplne nové pravidlo kliknite na položku Skontrolovať správy pri doručení alebo Skontrolovať správy pri odosielaní.
  5. Kliknite na položku Ďalej.
  6. V časti Krok 1: Výber podmienok vyberte požadované podmienky, ktoré má správa spĺňať, aby sa na ňu pravidlo vzťahovalo.
  7. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú podmienku a zadajte hodnotu.
  8. Kliknite na položku Ďalej.
  9. V časti Krok 1: Výber akcií vyberte požadovanú akciu, ktorú má pravidlo pri splnení zadaných podmienok vykonať.
  10. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú akciu a zadajte hodnotu.
  11. Kliknite na položku Ďalej.
  12. V časti Krok 1: Vyberte výnimky vyberte ľubovoľné výnimky z pravidla a kliknite na tlačidlo Ďalej.
  13. V časti Krok 2: Upravte popis pravidla kliknite na podčiarknutú hodnotu pre každú pridanú výnimku a zadajte hodnotu.
  14. Kliknite na položku Ďalej.
  15. V časti Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo zadajte názov.
  16. V časti Krok 2: Možnosti nastavenia pravidla začiarknite políčka s požadovanými možnosťami.
    • Ak chcete toto pravidlo spustiť pre správy, ktoré sa už nachádzajú v priečinku Doručená pošta, začiarknite políčko Spustiť toto pravidlo teraz pre správy už existujúce v priečinku Doručená pošta.
    • Podľa predvoleného nastavenia je nové pravidlo zapnuté. Ak ho chcete vypnúť, zrušte začiarknutie políčka Zapnúť toto pravidlo.
    • Ak chcete toto pravidlo použiť vo všetkých e-mailových kontách nastavených v Outlooku, začiarknite políčko Vytvoriť toto pravidlo pre všetky kontá.
  17. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytvorenie pravidla podľa odosielateľov alebo príjemcov správy

Pravidlo je možné rýchlo vytvoriť z ľubovoľnej správy. Výhodou vytvorenia pravidla týmto spôsobom je, že pravidlá sú navrhované podľa odosielateľa alebo príjemcov správy. Keď napríklad začnete s nejakou správou, jedno z navrhovaných pravidiel premiestni všetky správy od daného odosielateľa do priečinka, ktorý vyberiete.

  1. Kliknite na správu, pre ktorú chcete vytvoriť pravidlo, a potom na karte Domov kliknite v skupine Premiestniť na položku Pravidlá.

Zobrazia sa navrhované pravidlá podľa odosielateľa a príjemcov správy.

  1. Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
  • Kliknite na niektoré z navrhovaných pravidiel, kliknite na cieľový priečinok a potom kliknite na tlačidlo OK.
  • Ak chcete zobraziť ďalšie možnosti pravidiel podľa odosielateľa, príjemcov alebo predmetu správy, kliknite na na položku Vytvoriť pravidlo.

Ak ste v kroku 2 vybrali položku Vytvoriť pravidlo, zobrazí sa dialógové okno Vytvorenie pravidla. Pokračujte podľa nasledujúceho postupu.

  1. V časti Pri prijatí e-mailu spĺňajúceho všetky vybraté podmienky začiarknite políčka požadovaných podmienok.
  2. V časti Vykonať nasledovné začiarknite políčka akcií, ktoré má pravidlo vykonať pri splnení zadaných podmienok.
  3. Začiarknite políčko Premiestniť položku do priečinka.
  4. Kliknite na existujúci priečinok alebo kliknite na položku Nový, ak chcete vytvoriť priečinok na ukladanie správ.

Ak chcete do pravidla pridať ďalšie podmienky, akcie alebo výnimky, kliknite na tlačidlo Rozšírené možnosti a potom postupujte podľa ďalších pokynov v Sprievodcovi pravidlami. Je to ten istý sprievodca, ktorý sa zobrazuje aj pri kliknutí na položku Správa pravidiel a výstrah v zobrazení Backstage (kliknutím na kartu Súbor). Ďalšie informácie nájdete v časti Vytvorenie vlastného pravidla.

  1. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Import alebo export pravidiel

Pozrite si tému Import alebo export skupiny pravidiel, kde sa naučíte importovať alebo exportovať pravidlá tak, aby ich mohli využívať ostatní.

Manuálne spúšťanie pravidiel

Ak chcete niektoré pravidlá spúšťať manuálne, použite tento postup:

  1. Kliknite na kartu Súbor.
  2. Kliknite na položku Spravovať pravidlá a výstrahy.
  3. Kliknite na tlačidlo Spustiť pravidlá teraz.
  4. V časti Vyberte pravidlá, ktoré sa majú spustiť dialógového okna Spustenie pravidiel začiarknite políčko vedľa každého pravidla, ktoré chcete spustiť.
  5. Ak chcete vybrať iný priečinok ako priečinok uvedený v poli Spustiť v priečinku, kliknite na tlačidlo Prehľadávať, kliknite na požadovaný priečinok a potom kliknite na tlačidlo OK.

Začiarknite políčko Vrátane podpriečinkov, ak chcete pravidlo spustiť aj pre všetky priečinky nachádzajúce sa v priečinku zadanom v kroku 5.

  1. V zozname Použiť pravidlá pre sú predvoleným nastavením všetky správy. Toto nastavenie môžete zmeniť na prečítané alebo neprečítané správy.
  2. Kliknite na tlačidlo Spustiť teraz.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Pravidlá na strane servera a pravidlá typu Iba klient

V Outlooku existujú dva typy pravidiel – pravidlá na strane servera a pravidlá typu Iba klient.

  • Pravidlá na strane servera     Ak používate konto na Microsoft Exchange Serveri, niektoré z vytvorených pravidiel sú pravidlá na strane servera. Tieto pravidlá sa spúšťajú v poštovej schránke na poštovom serveri Exchange, a to aj vtedy, keď Outlook nemáte v počítači spustený. Pravidlá na strane servera musia byť použité na správy pri ich prvom doručení do priečinka Doručená pošta a musí byť možné ich na serveri dokončiť. Napríklad pravidlo, ktoré určuje, že správa sa má vytlačiť, nemôže byť spustené, kým nie je úplne dokončené na serveri. Ak pravidlo nie je možné uplatniť na strane servera, uplatní sa pri spustení Outlooku a stáva sa pravidlom typu Iba klient.
  • Pravidlá typu Iba klient     Pravidlá typu Iba klient sú pravidlá spúšťané len vo vašom počítači. Sú to pravidlá, ktoré sa nemôžu uplatniť, kým nie sú úplne zrealizované na serveri, ako je napríklad pravidlo, ktoré určuje, že sa vytlačia niektoré správy. Pravidlá typu Iba klient sa môžu spúšťať iba v prípade, ak je spustený program Outlook.

Ak zoznam pravidiel obsahuje obe kategórie pravidiel, pravidlá na strane servera sa uplatnia ako prvé, až potom sa uplatnia pravidlá typu Iba klient.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Použitie pravidiel na iné položky v Outlooku

Potvrdenia o doručení, výsledky hlasovania a automatické odpovede

Ak sa uplatňujú pravidlá, potvrdenia o doručení, potvrdenia o prečítaní, výsledky hlasovania a automatické odpovede (oznámenia o stave Mimo pracoviska) sa spracúvajú ako správy. Napríklad pravidlo, ktoré premiestňuje položky (položka: položka je základný prvok obsahujúci informácie v programe Outlook (podobne ako súbor v iných programoch). Medzi položky patria: e-mailové správy, plánované činnosti, kontakty, úlohy, záznamy denníka, poznámky, zverejnené položky a dokumenty.) obsahujúce slovo schôdza v predmete do konkrétneho priečinka, premiestni aj všetky potvrdenia o doručení, výsledky hlasovania alebo automatické odpovede, ktorých predmet obsahuje slovo schôdza.

 Poznámka.    Ak pravidlo presunie výsledky hlasovania z priečinka Doručená pošta do iného priečinka, ovplyvní to aj sledovanie hlasovania. Ak otvoríte odoslanú správu obsahujúcu hlasovacie tlačidlo, informácie o sledovaní nebudú obsahovať záznam hlasovaní, ktoré boli presunuté pravidlom. Manuálne presunutie alebo odstránenie odpovede neovplyvní sledovanie.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Žiadosti o schôdzu, zadania úloh a dokumenty

Pri uplatňovaní pravidiel sa žiadosti o schôdzu, žiadosti o vykonanie úloh a dokumenty spracúvajú ako správy. Ak napríklad vytvoríte pravidlo, ktoré presúva položky (položka: položka je základný prvok obsahujúci informácie v programe Outlook (podobne ako súbor v iných programoch). Medzi položky patria: e-mailové správy, plánované činnosti, kontakty, úlohy, záznamy denníka, poznámky, zverejnené položky a dokumenty.) obsahujúce slovo „schôdza“ v poli Predmet do zadaného priečinka, presunú sa aj všetky žiadosti o vykonanie úlohy a všetky žiadosti o schôdzu, ktoré spĺňajú túto podmienku. Pri vytváraní pravidiel, ktoré majú vplyv aj na tieto typy položiek, však nesmiete zabúdať na nasledovné obmedzenia:

  • Položka premiestnená do priečinka, ktorý nie je poštovým priečinkom, sa po premiestnení nemusí správať podľa očakávaní. Ak je napríklad určitá správa premiestnená do priečinka Kalendár, nevytvorí sa nová plánovaná činnosť.
  • Ak sa uplatnením pravidla premiestni do priečinka Odstránené položky odpoveď na žiadosť o schôdzu alebo na zadanú úlohu, pôvodná položka nebude sledovať túto odpoveď.
  • Ak sa žiadosť o schôdzu automaticky premiestni do priečinka Odstránené položky, schôdza sa nepridá do priečinka Kalendár.
  • Pravidlá týkajúce sa odosielaných správ sa neuplatňujú na zadania úlohy a žiadosti o schôdzu.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Skupiny kontaktov

Pravidlo zahŕňajúce skupinu kontaktov sa môže správať odlišne v závislosti od spôsobu jeho vytvorenia.

  • Premiestniť správy odoslané do priečinka Skupiny kontaktov      Toto pravidlo je k dispozícii len pre používateľov konta na serveri Exchange Server. Do určeného priečinka sa premiestnia iba správy odoslané skupine kontaktov. Správy od ľudí, ktorí patria do skupiny kontaktov, sa do určeného priečinka nepremiestnia.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Preposielanie správ mimo organizácie

Ak používate konto na Microsoft Exchange Serveri 2010, predvolene nemôžete používať pravidlá na preposielanie správ na e-mailové adresy mimo svojej organizácie. Toto nastavenie pomáha pri ochrane dôverných a súkromných podnikových informácií pred zverejnením a môže ho zmeniť len správca servera Exchange.

Ďalšie informácie nájdete v téme Určenie verzie servera Microsoft Exchange Server, ku ktorému sa pripája konto.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Outlook 2010