Používanie zostáv a grafov v doplnku Business Contact Manager

Zostava predstavuje výborný nástroj na získanie prehľadu o zákazníkoch (zákazník: spoločnosť alebo organizácia, s ktorou obchodujete. Ak sa poskytujú služby, napríklad zubná alebo zdravotná starostlivosť, zákazník môže byť aj klientom.), obchodných kontaktoch (obchodný kontakt: osoba, s ktorou obchodujete v spoločnosti alebo organizácii.), potenciálnych zákazníkoch (potenciálny zákazník: potenciálny klient, ktorého musí kontaktovať obchodník a ktorý je následne kvalifikovaný alebo diskvalifikovaný ako obchodná príležitosť.), príležitostiach (príležitosť: šanca predať produkty alebo služby zákazníkovi alebo obchodnému kontaktu.), obchodných projektoch (obchodný projekt: projekt vytvorený v doplnku Business Contact Manager pre program Outlook. Obchodný projekt pozostáva z jednej alebo viacerých projektových úloh.) a marketingových aktivitách (marketingová aktivita: Akcia so zámerom predať alebo identifikovať produkty a služby pre vybratú skupinu príjemcov. Marketingové aktivity môžu zahŕňať zoznamy hovorov, e-mailové správy a tlačené letáky. Súčasťou jednej marketingovej kampane môžu byť viaceré marketingové aktivity.). V doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook môžete otvoriť desiatky predvolených zostáv a navyše môžete upraviť, uložiť, aktualizovať a znova použiť takmer neobmedzené množstvo ďalších zostáv.

V tomto článku sú popísané funkcie zostáv v doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook a postupy pre prácu so zostavami, prispôsobovanie zostáv a používanie zostáv pri spustení iných obchodných aktivít.

Čo chcete urobiť?


Otvorenie a úprava zostavy

Doplnok Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook ponúka množstvo preddefinovaných zostáv. Ak nie je k dispozícii presne taká zostava, akú potrebujete, môžete otvoriť podobnú zostavu a potom ju upraviť podľa vlastných potrieb. Prispôsobené zostavy môžete uložiť pre budúce použitie.

Otvorenie zostavy

  1. Na páse s nástrojmi (pás s nástrojmi: prvok, ktorý nahrádza väčšinu ponúk, panelov s nástrojmi a pracovných tabiel. Pás s nástrojmi obsahuje karty založené na úlohách, ktoré obsahujú nástroje a možnosti usporiadané do logických skupín.) kliknite na kartu Zostavy. Dostupné zostavy sú zoskupené podľa súvisiacich pracovných priestorov: Spravovanie kontaktov, Predaj, Marketing a Obchodné projekty. Skupina Otvoriť obsahuje upravené a uložené zostavy.

Karta Zostavy na páse s nástrojmi

  1. Ak chcete otvoriť preddefinovanú zostavu, kliknite na tlačidlo pre požadovaný typ zostavy a potom kliknite na názov zostavy v zozname.
  2. Ak chcete otvoriť upravenú a uloženú zostavu, kliknite na tlačidlo Uložené zostavy, v dialógovom okne Otvoriť uložené zostavy kliknite na názov zostavy a potom kliknite na tlačidlo Otvoriť.

 Tip.    Ak presne neviete, ktorá skupina alebo kategória obsahuje zostavu, ktorú hľadáte, pozrite si časť Zoznam štandardných zostáv.

Pomoc pri úprave zostavy nájdete v časti Úprava zostavy za účelom jej vylepšenia.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Úprava zostavy

Doplnok Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook ponúka používateľom široké možnosti kontroly vzhľadu zostáv.

Obsah tejto časti


Zmena rozloženia zostavy

Existuje viacero spôsobov, ako zmeniť rozloženie alebo vzhľad zostavy. Tieto metódy môžete použiť nezávisle alebo ich môžete vzájomne kombinovať, pričom poradie vykonávaných zmien nehrá žiadnu rolu.

  • Použitie tably Prispôsobiť zostavu.     V skupine Rozloženie na páse s nástrojmi kliknite na ľubovoľnú možnosť a otvorí sa tabla Prispôsobiť zostavu:
    • Vybrať stĺpec. Ak chcete zmeniť zobrazovanie stĺpcov, kliknite na toto tlačidlo a potom na znamienko + (plus). Príslušný zoznam sa rozbalí a zobrazia sa všetky jeho položky. Dostupné možnosti budú závisieť od typu upravovanej zostavy. Začiarknite políčka pre stĺpce, ktoré sa majú zobrazovať, a zrušte začiarknutie políčok pre položky, ktoré sa nemajú zobrazovať v zostave.
    • Hlavička a päta. Ak chcete do zostavy pridať hlavičku a pätu alebo poznámku, kliknite na toto tlačidlo a začiarknite políčka pre stĺpce, ktoré sa majú zobraziť, a zadajte požadované informácie. Zrušte začiarknutie políčok pre stĺpce, ktoré sa nemajú zobrazovať v zostave.
    • Písma. Ak chcete zmeniť vzhľad písma a čísiel, kliknite na tlačidlo Písma. Kliknite na možnosti, ktoré chcete zmeniť, a podľa potreby ich aktualizujte. Môžete zmeniť písmo v tele zostavy, v menovkách riadkov a stĺpcov a v číselných poliach pre súčty a medzisúčty.
  • Použitie ovládacích prvkov v skupine Zoradiť a filtrovať.      Na páse s nástrojmi prejdite do skupiny Zoradiť a filtrovať a použite niektorý z nasledujúcich postupov:
    • Filter. Pomocou filtrovania zostavy môžete obmedziť zobrazované výsledky. Ďalšie informácie o filtrovaní zostavy nájdete v téme Filtrovanie záznamov v doplnku Business Contact Manager.
    • Vzostupne alebo Zostupne. Kliknutím na niektorú z týchto možností môžete zmeniť spôsob zoradenia záznamov v zostave. Podľa predvoleného nastavenia sú zoznamy zoradené v abecednom poradí podľa hlavného poľa v zostave. Napríklad v zostave s názvom Obchodné kontakty podľa zákazníka je zoznam pôvodne zoradený podľa mena zákazníka. Pod menom zákazníka sú všetky obchodné kontakty, ktoré sú priradené k zákazníkovi, zoradené v abecednom poradí.

 Tip.    Mená sa zobrazujú zoradené podľa informácií v poli Celé meno. Ak do poľa Celé meno pridáte aj tituly, zahrnú sa do zoradenia aj tie. Ak je napríklad celé meno Sr. Carlos Lacerda, bude sa v zozname nachádzať pod písmenom S.

  • Zmena usporiadania stĺpcov.     Ak chcete zmeniť poradie stĺpcov v zostave, kliknite na názov stĺpca a presuňte ho myšou na požadované miesto.
  • Zoradenie položiek vo vedľajšom údajovom poli.    Ak chcete zoradiť text alebo čísla vo vedľajšom poli v obrátenom poradí, kliknite v zostave na názov tohto poľa. Napríklad v zostave s názvom Obchodné kontakty podľa zákazníka môžete kliknúť na stĺpec Meno obchodného kontaktu, ak chcete zoradiť mená obchodných kontaktov pod každým menom zákazníka v obrátenom abecednom poradí. Opätovným kliknutím na názov stĺpca obnovíte pôvodné zoradenie. Podobne, ak kliknete na stĺpec s názvom Adresa – PSČ, zoznam obchodných kontaktov pod každým menom zákazníka sa zoradí v obrátenom číselnom poradí.
  • Zbalenie alebo rozbalenie skupín vo vedľajšom údajovom poli.     Ak chcete zbaliť všetky podriadené položky a zobraziť len prvý riadok záznamu v zostave, kliknite na znamienko - (mínus) v niektorom riadku v zostave. Napríklad v zostave s názvom Obchodné kontakty podľa zákazníka môžete kliknúť na znamienko - (mínus) vedľa názvu niektorého zákazníka a skryť tak zoznam prepojených obchodných kontaktov. Ako indikátor toho, že je zoznam zbalený, sa znamienko - (mínus) zmení na znamienko + (plus). Táto funkcia pomáha zjednodušiť zostavu a zmenšiť jej veľkosť. Kliknutím na znamienko + (plus) môžete skupinu opäť rozbaliť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Úprava zostavy za účelom jej vylepšenia

Existuje viacero spôsobov, pomocou ktorých môžete upraviť zostavy a zlepšiť ich použiteľnosť pre svojich spolupracovníkov.

Ďalšie informácie o úprave hodnôt v zoznamoch nájdete v téme Vytvorenie a prispôsobenie typov záznamov a zoznamov.

 Poznámka.   Ak sa používateľom definované pole pridané do zostavy odstráni z databázy programu Business Contact Manager (databáza doplnku Business Contact Manager: databáza, ktorá slúži na ukladanie informácií o zákazníkoch, obchodných kontaktoch, príležitostiach, obchodných projektoch a ďalších položkách.), uložená zostava nebude obsahovať informácie z odstráneného poľa. Ak pred odstránením poľa exportujete zostavu s týmito informáciami do programu Excel, takéto zostavy zostanú nezmenené.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Oprava chybných údajov v zostave

Pri prezeraní zostavy môžete zistiť chyby, ktoré chcete opraviť. Môžete napríklad zistiť, že obchodný kontakt bol priradený k nesprávnemu zákazníkovi. Takýto typ chyby nie je možné opraviť priamo v zostave, ale je potrebné opraviť ho v príslušných záznamoch.

Ak chcete opraviť chybu uvedenú v tomto príklade, otvorte záznam obchodného kontaktu a na stránke Všeobecná stránka záznamu zadajte do poľa Prepojený zákazník správneho zákazníka. Keď potom prejdete späť do zostavy a v skupine Akcie kliknete na príkaz Obnoviť, zostava sa opraví.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Uloženie, obnovenie alebo tlač otvorenej zostavy

Po skontrolovaní zostavy možno budete chcieť uložiť všetky vykonané zmeny, aktualizovať údaje alebo tlačiť zostavu. Na vykonanie nasledujúcich akcií je potrebné, aby bola otvorená príslušná zostava.

Uloženie upravenej zostavy

Zostavu, v ktorej neboli vykonané žiadne zmeny, nie je potrebné uložiť, pretože je k dispozícii na karte Zostavy na páse s nástrojmi. Uložené zostavy sa ukladajú v databáze programu Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook.

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.
  2. Prispôsobte zostavu pomocou postupov, ktoré sú popísané v časti Otvorenie a úprava zostavy.
  3. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Akcie kliknite na tlačidlo Uložiť ako.
  4. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov zostavy a potom kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete otvoriť prispôsobenú zostavu, kliknite na tlačidlo Uložené zostavy.

 Tip.    Zostava sa uloží do rovnakej kategórie ako zostava, ktorú ste použili na jej vytvorenie.

Obnovenie údajov v zostave

Údaje zostavy sa obnovia pri každom otvorení uloženej zostavy. Podľa potreby ich však môžete kedykoľvek aktualizovať manuálne.

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.
  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Obnoviť.

Tlač zostavy

  1. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zostavy, potom kliknite na typ zostavy, ktorý chcete otvoriť, a nakoniec kliknite na názov zostavy a otvorte ju.
  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Tlačiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytvorenie grafu zo zostavy

V doplnku Business Contact Manager for Outlook môžete vytvoriť graf z väčšiny zostáv, ktoré sú k dispozícii v doplnku, a z vlastných zostáv vytvorených z preddefinovaných zostáv. Zostavy, ktoré je možné zobraziť vo forme grafu, budú mať na páse s nástrojmi aktívne tlačidlo Graf (Tlačidlo grafu ). Zostavy bez údajov nie je možné zobraziť ako grafy.

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete zobraziť ako graf.
  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Zobraziť na tlačidlo Graf. Ak je graf príliš široký na to, aby sa zobrazil na monitore, zobrazí sa pod nim vodorovný posúvač.

 Tip.    Ak chcete vytvoriť zložitejšie grafy, exportujte údaje zostavy do programu Excel a vytvorte graf v tomto programe. Ďalšie informácie o exportovaní údajov zostavy do programu Excel nájdete v časti Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iného programu na analýzu údajov.

Ukážka grafu

  1. Pomocou ovládacích prvkov v skupine Graf na páse s nástrojmi môžete prispôsobiť vytvorené grafy.
  • Označenia.     Kliknutím na položku Označenia môžete pridať alebo odstrániť prvky Názvy osí a Legenda.
  • Hodnoty.     Kliknutím na položku Hodnoty môžete vybrať údaje zobrazené v zostave. Napríklad v grafe pre zostavu Príležitosti podľa zdroja môžete zobraziť údaje Počet príležitostí    alebo Výnos.
  • Očakávané     a Celkom   . Začiarknite tieto políčka podľa toho, či sa má v grafe zobrazovať aktuálny výnos, očakávaný výnos alebo obidva.

 Poznámka.    Tieto začiarkavacie políčka nie sú k dispozícii pre všetky grafy.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Exportovanie zostavy do programu Excel alebo iného programu na analýzu údajov

Zostavu doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook je možné jednoducho exportovať do programu Microsoft Excel alebo iného programu na hlbšiu analýzu údajov. Ak chcete údaje zostavy exportovať do iného programu než Excel, začnite rovnako ako pri exportovaní údajov do programu Excel. V programe Excel môžete potom údaje uložiť vo formáte súboru, ktorý dokáže otvoriť cieľový program. Napríklad súbor programu Excel uložený vo formáte s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv) dokáže otvoriť veľké množstvo programov.

Použite jeden z nasledujúcich postupov:

Uloženie zostavy do počítača vo formáte súboru programu Excel.    

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete exportovať do programu Excel.
  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Exportovať do programu Excel. Zostava sa otvorí v programe Excel.
  3. V programe Excel kliknite na tlačidlo Uložiť, čím sa otvorí dialógové okno Uložiť ako. Vyberte niektorý z vyše 20 formátov súborov, ktoré sú k dispozícii, a uložte zostavu.

Odoslanie zostavy e-mailom ako prílohy súboru programu Excel.    

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete odoslať ako prílohu e-mailu.
  2. Na páse s nástrojmi kliknite v skupine Akcie na tlačidlo Poslať ako e-mail. Otvorí sa formulár e-mailovej správy programu Outlook so zostavou priloženou ako súbor programu Excel (formát .xlsx).
  3. Zadajte údaje do riadkov Komu a Predmet, zadajte text správy (voliteľné) a potom kliknite na tlačidlo Odoslať.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Spustenie marketingovej aktivity zo zostavy

Zostavu obsahujúcu adresy, telefónne čísla alebo e-mailové adresy zákazníkov, obchodných kontaktov alebo potenciálnych zákazníkov je možné v doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook použiť na spustenie marketingovej aktivity.

  1. Otvorte zostavu, ktorú chcete použiť ako základ pre marketingovú aktivitu.
  2. Stlačením klávesov CTRL+A zvýraznite všetky záznamy v zozname.
  3. Prejdite na pás s nástrojmi a v skupine Komunikovať kliknite na tlačidlo Nový zoznam volaní, Hromadný e-mail alebo Tlač cielenej pošty a potom kliknite na príkaz Všetci príjemcovia alebo Vybratí príjemcovia.
  4. V otvorenom formulári marketingovej aktivity vytvorte zoznam príjemcov pre aktivitu a obsah.

Ďalšie informácie o vytvorení zoznamu volaní nájdete v téme Vytvorenie a používanie zoznamov volaní v doplnku Business Contact Manager. Ďalšie informácie o vytvorení iných marketingových aktivít nájdete v téme Predávanie produktov a služieb pomocou doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Otvorenie zostavy z miniaplikácie

Ak chcete otvoriť zostavu pomocou prvku miniaplikácia, kliknite v miniaplikácii na ikonu požadovanej zostavy. Zostavy otvorené prostredníctvom miniaplikácií sa správajú rovnako ako zostavy otvorené z pása s nástrojmi.

Ďalšie informácie o miniaplikáciách nájdete v téme Používanie miniaplikácií v doplnku Business Contact Manager.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Zoznam štandardných zostáv

V doplnku Business Contact Manager pre aplikáciu Outlook sú k dispozícii nasledujúce štandardné zostavy. Usporiadané sú podľa typu záznamov.

 Tip.    Väčšinu zostáv je možné konvertovať na graf, ako je popísané v časti Vytvorenie grafu zo zostavy.

ZobraziťZostavy Zákazníci    

  • Zákazníci podľa priradenia,
  • Zákazníci podľa mesta,
  • Zákazníci podľa okresu,
  • Zákazníci podľa PSČ,
  • Zákazníci podľa regiónu,
  • Zákazníci podľa kategórie,
  • Zákazníci podľa hodnotenia,
  • Zákazníci podľa stavu platby,
  • Zákazníci podľa zdroja,
  • Súhrn aktivít zákazníka,
  • Aktivita podľa zákazníka,
  • Nekontaktovaní zákazníci,
  • Rýchly zoznam zákazníkov.

ZobraziťZostavy Obchodné kontakty    

  • Obchodné kontakty podľa zákazníka,
  • Obchodné kontakty podľa priradenia,
  • Obchodné kontakty podľa mesta,
  • Obchodné kontakty podľa okresu,
  • Obchodné kontakty podľa PSČ,
  • Obchodné kontakty podľa kategórie,
  • Obchodné kontakty podľa hodnotenia,
  • Obchodné kontakty podľa stavu platby,
  • Obchodné kontakty podľa zdroja,
  • Obchodné kontakty podľa výročia,
  • Obchodné kontakty podľa dátumu narodenia,
  • Súhrn aktivít pre obchodné kontakty,
  • Aktivita podľa obchodného kontaktu,
  • Nekontaktované obchodné kontakty,
  • Rýchly zoznam obchodných kontaktov.

ZobraziťZostavy Potenciálni zákazníci

  • Potenciálni zákazníci podľa priradenia,
  • Potenciálni zákazníci podľa polí Priradené a Hodnotenie,
  • Potenciálni zákazníci podľa skóre.

ZobraziťZostavy Príležitosti

  • Príležitosti podľa produktu alebo služby,
  • Príležitosti podľa priradenia,
  • Príležitosti podľa zdroja,
  • Príležitosti podľa zákazníka,
  • Príležitosti podľa obchodného kontaktu,
  • Príležitosti po termíne,
  • Predajný lievik,
  • Predajný kanál,
  • Aktivita podľa príležitosti.

ZobraziťĎalšie zostavy predaja

  • Najlepší zákazníci podľa výnosu: Zákazníci,
  • Najlepší zákazníci podľa výnosu: Obchodné kontakty,
  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyšším predajom,
  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyšším ziskom,
  • Najlepšie produkty: Produkty s najvyššou maržou,
  • Najlepší predkladatelia: Podľa objemu potenciálnych zákazníkov,
  • Najlepší predkladatelia: Podľa celkového predaja,
  • Neaktívni zákazníci: Posledných 30 dní,
  • Neaktívni zákazníci: Posledných 90 dní,
  • Neaktívni zákazníci: Posledných 180 dní,
  • Neaktívni zákazníci: Posledných 365 dní.

ZobraziťZostavy Marketing

  • Príležitosti podľa marketingovej aktivity,
  • Obchodné kontakty podľa marketingovej aktivity,
  • Zákazníci podľa marketingovej aktivity,
  • Marketingové aktivity podľa kampane,
  • Marketingové aktivity podľa typu,
  • Denníky telefonátov podľa zoznamu volaní.

ZobraziťZostavy Obchodné projekty

  • Obchodné projekty – všetky
  • Obchodné projekty – s najbližším termínom dokončenia,
  • Obchodné projekty – oneskorené,
  • Obchodné projekty podľa stavu,
  • Obchodné projekty podľa termínu dokončenia,
  • Obchodné projekty podľa priradenia,
  • Obchodné projekty podľa typu,
  • Obchodné projekty podľa priority,
  • Obchodné projekty podľa zákazníka,
  • Obchodné projekty podľa obchodného kontaktu,
  • Projektové úlohy – všetky,
  • Projektové úlohy – s najbližším termínom dokončenia,
  • Projektové úlohy – oneskorené,
  • Projektové úlohy podľa projektu,
  • Projektové úlohy podľa priradenia.

 
 
Platí pre:
Outlook 2013, Outlook 2010