Úvodné informácie o knižniciach

Knižnica je miesto na lokalite, kde môžete vytvárať, zhromažďovať, aktualizovať a spravovať súbory s členmi tímu. Každá knižnica zobrazuje zoznam súborov a kľúčové informácie o súboroch, ktoré pomáhajú ľuďom používať súbory tak, aby spolupracovali. Môžete si vybrať spomedzi množstva knižníc pripravených na použitie a šablón knižníc, ktoré poskytujú vhodný začiatočný bod na organizovanie súborov. Knižnicu môžete po vytvorení rôznymi spôsobmi upravovať. Môžete napríklad ovládať spôsob zobrazenia dokumentov, ich správy a vytvárania. Taktiež môžete sledovať verzie vrátane počtu a jednotlivých typov verzií. Môžete aj vytvárať vlastné zobrazenia, formuláre a pracovné postupy, a zjednodušiť tak tok vašich projektov a firemných dokumentov.

Obsah článku


Prehľad knižníc

Namiesto toho, aby váš tím prácne zháňal dokumenty v rôznych umiestneniach, napríklad v osobných počítačoch, sieťových diskoch a e-mailových priečinkoch, je efektívnejšie používať knižnicu na lokalite SharePoint ako centrálnu knižnicu, ktorú môže zobraziť a používať každý člen vášho tímu.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Čo je knižnica?

Typická knižnica Knižnica lokality SharePoint je umiestnenie na lokalite, kde môžete vytvárať, ukladať a aktualizovať súbory, ako aj spolupracovať na nich s členmi tímu. Každý typ knižnice – knižnica dokumentov, obrázkov, formulárov, stránok wiki, položiek, zostáv, záznamov, pripojení údajov alebo snímok – zobrazuje zoznam súborov a dôležité informácie o súboroch, ako je napríklad osoba, ktorá ako posledná upravovala súbor. Môžete si vybrať z viacerých typov knižníc podľa typov súborov, ktoré v nich chcete ukladať, a plánovaného spôsobu ich použitia. Po dokončení knižnice môžete archivovať súbory, odstrániť nepoužívanú knižnicu a ušetriť tak miesto na disku servera.

Knižnice môžete rôznymi spôsobmi prispôsobiť. Môžete riadiť zobrazovanie, sledovanie, spravovanie a vytváranie dokumentov. Je možné sledovať verzie vrátane počtu a typov verzií, a tiež určiť osoby, ktoré môžu dokumenty zobraziť ešte pred ich schválením. Na zjednodušenie celého firemného procesu môžete používať pracovné postupy a spolupracovať tak na dokumentoch v knižnici. S cieľom zvýšiť prehľadnosť môžete určiť politiky riadenia informácií a riadiť tak manipuláciu a životnosť dokumentov v knižnici.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Ako používa knižnicu typický tím?

Marketingový tím v spoločnosti Contoso musí spolupracovať na projekte a skupinovej dokumentácii. Členovia tímu potrebujú centrálne umiestnenie, v ktorom môžu spolupracovať na dokumentoch, sledovať svoje kalendáre a schôdze, riadiť projekty a sledovať tímové úlohy. Tento tím má aj dodávateľa, ktorý sa však nachádza na vzdialenom mieste, a preto je veľmi užitočné použiť technológie SharePoint.

Prvým krokom je určiť jedného člena ako vlastníka lokality a osobu, ktorá bude riadiť lokalitu. Vlastník lokality bude vystupovať ako správca lokality, získa povolenie na úplný prístup pre knižnicu a zabezpečí, aby mal každý člen tímu povolenie na úrovni prispievateľa vzhľadom na knižnicu so zdieľanými dokumentmi na tímovej lokalite. Potom vlastník lokality zmení názov na Marketingové dokumenty a pridá podrobný opis, aby všetci používatelia (najmä noví používatelia) získali požadované informácie o účele knižnice a o tom, aký obsah si môžu prezerať alebo do knižnice pridávať. Tím sa rozhodol, že bude používať túto knižnicu na správu tlačových správ, súborov s rozpočtom, návrhov a iných relevantných tímových dokumentov.

Jednou z prvých úloh vlastníka lokality je vyhľadanie a odovzdanie mnohých dokumentov do knižnice, aby sa tím začal zameriavať na používanie knižnice ako centrálneho umiestnenia. potom sa vlastník lokality rozhodne urobiť nasledujúce kroky: nastaví knižnicu tak, aby sa vyžadovalo vzatie dokumentov k sebe, t. j. aby žiadny používateľ nemohol náhodne prepísať zmeny dokumentov, a súčasne nastaví sledovanie verzií, t. j. tím bude mať k dispozícii históriu vývoja súborov a bude môcť (podľa potreby) obnoviť predchádzajúcu verziu súborov. S cieľom zabezpečiť dodržiavanie štandardov spoločnosti vlastník lokality pridá štandardné šablóny pre marketingové zostavy, zmluvy o predaji, plány kampane a rozpočtové hárky do knižnice. Každá šablóna obsahuje logo a vyhlásenie o poslaní spoločnosti. Keď členovia vytvoria nový súbor z knižnice dokumentov, môžu si jednoducho vybrať šablónu, ktorú chcú používať.

Členovia tímu budú postupne pridávať súbory a spolupracovať na dokumentoch. Budú organizovať knižnicu pridávaním stĺpcov a vytváraním zobrazení, ktoré zobrazujú obsah rôznymi spôsobmi, zmysluplnými z hľadiska práce tímu. Vlastník lokality napríklad pridá stĺpec Názov projektu a používatelia budú môcť zoraďovať alebo filtrovať podľa daného stĺpca.

Ďalší členovia tímu pridávajú verejné zobrazenia zoskupené podľa finančného štvrťroka a filter zmlúv, ktorých platnosť uplynie do šiestich mesiacov. Každý člen taktiež vytvára osobné zobrazenia, ktoré pomáhajú rýchlo vyhľadávať požadované informácie a dokončiť stanovenú prácu.

Po rozsiahlych diskusiách na schôdzach sa tím rozhodne nastaviť výstrahy (upozornenia) na úrovni knižnice ako nástroj na vykazovanie aktualizácií každý týždeň. Každý člen sa môže rozhodnúť, ako nastaviť ďalšie upozornenia alebo kanály RSS vzhľadom na špecifické súbory. Tím taktiež akceptuje „najlepší postup\ldblquote v rámci tohto nového režimu spolupráce. Keď členovia chcú distribuovať dokument v knižnici, musia odolať pokušeniu priložiť daný súbor k e-mailovej správe a namiesto neho odošlú v e-mailovej správe iba prepojenie. Vloženie prepojenia na dokument do e-mailovej správy sa jednoducho vykonáva z pása s nástrojmi knižnice. Takto sa zabezpečí, že kolegovia získajú prístup k najnovšej verzii dokumentu a nebude sa preťažovať sieť.

Členovia tímu a ďalší používatelia majú niekedy zablokovaný prístup k obsahu, pretože nemajú požadované povolenia. Niektoré dokumenty sú chránené (zabezpečené), pretože obsahujú citlivý obsah, ako napríklad informácie o zmluve alebo rozpočte. Keďže je však povolená možnosť vyžiadania si prístupu od vlastníka lokality, môžu požiadať o prístup zo stránky a vlastník lokality môže podľa vlastného uváženia udeliť požadované povolenie.

Všetci členovia marketingového tímu, ale najmä dodávateľ, majú radi možnosť používať obsah knižnice v režime offline, pracovať s ním z domu alebo zo vzdialeného umiestnenia a bez problémov synchronizovať zmeny v režime online \endash to všetko pomocou aplikácie Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Dôležitou zodpovednosťou marketingového tímu je navrhovanie marketingových kampaní, ktoré slúžia ako podpora predaja a výnosov. Keď členovia tímu vypracujú nový plán kampane, sledujú vedľajšie verzie súboru. Ak sa vyskytne chyba v jednej verzii, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu. Keď dokončia plán kampane, môžu vytvoriť hlavnú verziu a publikovať ju na schválenie právnym oddelením a ich vedúcim. Po schválení môžu súbor zobraziť aj ostatní zamestnanci spoločnosti. Vlastník lokality preskúma online dokumentáciu, školenie, blogy a potom bez použitia kódu určí spôsob stanovenia praconého postupu, priradí ho ku knižnici a automatizuje proces získavania pripomienok, zhromažďovania podpisov a publikovania záverečného dokumentu.

Po troch mesiacoch používania sa marketingová knižnica a lokalita stali kritickou súčasťou marketingového tímu – pomohli mu zlepšiť produktivitu a viditeľnosť v rámci celého podniku. Tím si už nevie predstaviť ďalšiu prácu bez týchto pomôcok a aktívne skúma iné možnosti využitia technológií SharePoint na lepšiu spoluprácu.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Typy knižníc

Niektoré knižnice sa vytvárajú počas vytvorenia novej lokality (napríklad knižnica zdieľaných dokumentov na tímovej lokalite). Tieto knižnice môžete prispôsobiť vzhľadom na zamýšľané účely alebo si môžete vytvoriť ďalšie vlastné knižnice. Každý typ knižnice má špecifický účel a niektoré z nich obsahujú rôzne množín správaní a funkcií.

Knižnica dokumentov    Táto knižnica sa používa na mnohé typy súborov vrátane dokumentov a hárkov. V knižnici dokumentov môžete ukladať aj ďalšie typy súborov, niektoré typy súborov sú však z dôvodov zabezpečenia blokované. Pri práci s programami, ktoré nie sú blokované, môžete tieto súbory vytvárať z knižnice. Váš marketingový tím môže mať napríklad vlastnú knižnicu dokumentov na plánovacie materiály, správy pre tlač a publikácie.

Knižnica obrázkov    Táto knižnica sa používa na zdieľanie kolekcie digitálnych obrázkov alebo grafických prvkov. Hoci obrázky sa dajú ukladať aj v ďalších typoch knižníc lokality SharePoint, knižnice obrázkov majú niekoľko výhod. Z knižnice obrázkov si môžete napríklad zobraziť obrázky v prezentácii, prevziať obrázky do počítača a upravovať ich pomocou kompatibilného grafického programu, ako napríklad Microsoft Skicár. Zvážte možnosť používania knižnice obrázkov, ak chcete ukladať obrázky tímových udalostí alebo spustenia produktov. Taktiež môžete vytvárať prepojenia na obrázky v knižnici z ľubovoľného miesta lokality (napríklad zo stránok wiki a blogov).

Knižnica formulárov    Táto knižnica sa používa v prípade, že potrebujete spravovať skupinu obchodných formulárov založených na formáte XML. Vaša organizácia môže napríklad používať knižnicu formulárov na vyúčtovania výdavkov. Na nastavenie knižnice formulárov sa vyžaduje editor XML alebo program na vytváranie návrhov formulárov XML (napríklad Microsoft InfoPath). Vyplnený formulár je súbor vo formáte .xml, ktorý obsahuje výlučne údaje zadané do formulára, napríklad dátum výdavku a čiastku. Všetky ostatné zložky vyúčtovania sa poskytujú prostredníctvom šablóny formulára. Po vyplnení formulárov môžete údaje formulárov zlúčiť alebo ich exportovať na analýzy.

Knižnica stránky wiki    Táto knižnica sa používa na vytvorenie kolekcie prepojených stránok wiki. Formát wiki umožňuje viacerým používateľom zbierať bežné informácie vo formáte, ktorý sa jednoducho vytvára a upravuje. Do knižnice je možné pridávať aj stránky wiki, ktoré obsahujú obrázky, tabuľky, hypertextové prepojenia a interné prepojenia. Ak napríklad váš tím vytvorí lokalitu wiki pre projekt, táto lokalita môže obsahovať tipy a triky na niekoľkých prepojených stránkach.

Knižnica položiek    Táto knižnica sa používa na zdieľanie a správu položiek digitálnych médií, napríklad obrázkov, zvukových a obrazových súborov. Pomocou knižnice položiek sa zjednodušuje vyhľadávanie a opätovné používanie digitálnych multimediálnych súborov, ktoré už vytvorili iní používatelia, ako sú napríklad logá a firemné obrázky. Knižnica položiek poskytuje tiež typy obsahu s vlastnosťami a zobrazeniami na správu a prehľadávanie multimediálnych položiek, ako sú napríklad miniatúry a kľúčové slová metaúdajov. Môžete napríklad spravovať a ukladať obrázky s vyznačením značky a fragmenty s opakovane použiteľným obsahom z aplikácií tak, aby boli dostupné v celom podniku a aby sa konzistentne používali.

Knižnica snímok    Táto knižnica sa používa na efektívne a účinné zdieľanie snímok prezentácie. Knižnice snímok umožňujú zdieľať, ukladať a spravovať snímky z programu Microsoft PowerPoint alebo z kompatibilnej aplikácie. Keď publikujete prezentáciu do knižnice snímok, snímky sa odovzdajú ako jednotlivé súbory a možno ich nezávisle upravovať a sledovať. Knižnica snímok obsahuje prepojenie na prezentáciu, aby bolo možné prijímať oznámenie o zmene snímok. Táto knižnica umožňuje zoraďovanie a kontrolu snímok a pomáha sledovať históriu. Knižnice snímok obsahujú špecifické funkcie na vyhľadávanie, správu a opätovné používanie snímok.

Knižnica záznamov    Táto knižnica sa používa na uchovávanie centrálneho archívu určeného na ukladanie a správu organizačných záznamov alebo dôležitých firemných dokumentov. Vaša organizácia sa napríklad musí riadiť nariadeniami o dodržiavaní súladu, ktoré vyžadujú existenciu organizovaného procesu na správu príslušných dokumentov. Lokalita Centrum záznamov môže obsahovať množstvo knižníc záznamov na ukladanie rôznych typov záznamov. Pre každú knižnicu môžete nastaviť politiky, ktoré určujú, aké záznamy sa budú uchovávať, ako smerovať a spravovať dokumenty a ako dlho treba tieto dokumenty uchovávať.

Knižnica zostáv    Táto knižnica slúži na zjednodušenie vytvárania, správy a odosielania webových stránok, dokumentov a kľúčových indikátorov výkonu (KPI) ukazovateľov a cieľov. Knižnica zostáv je centrálne umiestnenie, kde môžete vytvárať a ukladať zostavy, ako napríklad pracovné zošity programu Excel a stránky tabúľ (dashboard). Keď publikujete zošit programu Excel do knižnice zostáv, môžete ho otvoriť jedným kliknutím v zobrazení prehľadávača, t. j. ide o pohodlný spôsob zobrazenia zošita bez jeho pridávania na stránky webovej časti.

Knižnica s diagramami procesov (metrické a americké jednotky)    Táto knižnica slúži na ukladanie a zdieľanie dokumentov s diagramami procesov, napríklad dokumentov vytvorených v programe Microsoft Visio 2010. Knižnice s metrickými a americkými jednotkami sú prispôsobené pre príslušné merné jednotky.

 Poznámka.   V závislosti od lokality a konfigurácie sa môžu automaticky vytvoriť ďalšie systémové knižnice, ako je napríklad knižnica štýlov, knižnica položiek lokality a knižnica stránok lokality. Tieto knižnice však nie je možné vytvoriť prostredníctvom používateľského rozhrania.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Spôsoby práce s knižnicami

S knižnicami môžete pracovať napríklad nasledovnými spôsobmi, ktoré zefektívnia ich využívanie v skupine:

Vytvorenie zobrazení    Na zobrazenie dôležitých alebo relevantných položiek knižnice môžete použiť určité zobrazenie (zobrazenie: množina stĺpcov na webovej stránke, ktorá zobrazuje položky v zozname alebo v knižnici dokumentov. Umožňuje zobraziť zoradené alebo filtrované položky, výber stĺpcov alebo vlastné rozloženie.. Obsah knižnice sa v skutočnosti nezmení, ale súbory budú usporiadané alebo filtrované tak, aby sa uľahčilo vyhľadávanie.

Požadovanie vzatia súborov k sebe    Ak budete požadovať vzatie súboru k sebe (vziať k sebe: uzamknúť súbor počas úprav a zabrániť tak ostatným používateľom v jeho neúmyselnom prepisovaní alebo upravovaní. Dokument môže upravovať len používateľ, ktorý ho vzal k sebe.), zabezpečíte, že súbor môže upravovať iba jedna osoba, kým ho opäť nevráti do projektu (vrátiť do projektu: povoliť zákaz úprav a umožniť ostatným používateľom zobrazenie aktualizovaného alebo k sebe vzatého súboru.). Požadovaním vzatia dokumentov k sebe sa zabráni tomu, aby zmeny vykonávalo viac používateľov naraz, čo by mohlo spôsobiť konflikty v úpravách a vyvolať zmätok. Požadovanie vzatia súborov k sebe môže tiež pripomenúť členom tímu, aby pri vrátení súboru do projektu pridali komentár, takže sa ľahšie sledujú zmeny vykonané v jednotlivých verziách.

Sledovanie verzií    Ak chcete uchovávať predchádzajúce verzie (riadenie verzií: proces vytvárania číslovanej kópie súboru alebo položky pri každom uložení revízie do knižnice alebo zoznamu.) súborov, môžete použiť knižnice na sledovanie, ukladanie a obnovenie súborov. Všetky verzie môžete sledovať rovnakým spôsobom alebo môžete niektoré verzie (napríklad pridanie novej kapitoly do príručky) označiť ako hlavné a niektoré ako vedľajšie (napríklad oprava pravopisnej chyby). Na lepšie spravovanie ukladacieho priestoru si môžete voliteľne vybrať počet verzií každého typu, ktorý chcete uchovávať.

Požadovanie schválenia dokumentu    Môžete stanoviť, aby sa pre dokument požadovalo schválenie. Dokumenty zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete tiež určiť, ktoré skupiny používateľov môžu dokument zobraziť ešte pred jeho schválením. Táto funkcia môže byť užitočná vtedy, ak knižnica obsahuje dôležité usmernenia alebo postupy, ktoré musia byť vo finálnom štádiu pred tým, než si ich budú môcť zobraziť ďalší používatelia.

Určenie povolení    Skupiny a úrovne povolení na lokalite SharePoint pomáhajú efektívne riadiť prístup k obsahu. Povolenia týkajúce sa knižníc, priečinkov v knižniciach a dokumentov sa predvolene dedia z nadradenej lokality. Priradenie úrovní povolenia k špecifickej položke môže pomôcť zabezpečiť citlivý obsah (napríklad zmluvné alebo rozpočtové informácie) bez obmedzenia prístupu k zvyšnej časti lokality.

Zachovanie informovanosti o zmenách    Knižnice podporujú technológiu RSS, t. j. členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať a zobrazovať aktualizácie (alebo informačné kanály) a informácie v konsolidovanom umiestnení. Prostredníctvom technológie RSS budete dostávať upozornenia na zmeny v knižnici, napríklad na zmenu súborov uložených v knižnici. Táto technológia zabezpečuje členom skupiny zobrazenie konsolidovaného zoznamu zmenených súborov. Môžete tiež vytvoriť e-mailové upozornenia, ktoré sa budú odosielať pri zmene súboru.

Vytvorenie pracovných postupov    V knižnici dokumentov alebo typoch obsahu sa môžu používať pracovné postupy, ktoré organizácia definovala pre pracovné procesy, ako je napríklad riadenie schvaľovania alebo kontroly dokumentov. Vaša skupina môže v dokumentoch použiť pracovné procesy, ktoré sú známe ako pracovné postupy. Pomocou nich sa určujú akcie, ktoré sa musia vykonať v danom poradí (napríklad schválenie dokumentu). Pracovný postup lokality SharePoint predstavuje automatizovaný spôsob prechodu dokumentov alebo položiek poradím akcií alebo úloh. V knižniciach sú predvolene dostupné tri pracovné postupy: schválenie, ktoré smeruje dokument skupine používateľov na schválenie, zhromažďovanie pripomienok, ktoré smeruje dokument skupine používateľov na získanie pripomienok, pričom dokument sa vráti osobe, ktorá spustila pracovný postup ako kompiláciu, a zhromažďovanie podpisov, ktoré smeruje dokument skupine používateľov na zhromažďovanie ich digitálnych podpisov.

Definovanie typov obsahu    Ak skupina pracuje s viacerými typmi súborov, napríklad pracovnými hárkami, prezentáciami a dokumentmi, môžete rozšíriť funkčnosť knižnice tak, že povolíte a definujete viaceré typy obsahu (typ obsahu: opätovne použiteľná skupina nastavení pre kategóriu obsahu. Typy obsahu sa používajú na konzistentnú správu metaúdajov, šablón a správania položiek a dokumentov. Typy obsahu sú definované na úrovni lokality a používajú sa v zoznamoch a knižniciach.). Pomocou typov obsahu sa zvyšuje flexibilita a konzistentnosť viacerých knižníc. Pomocou každého typu obsahu je možné určovať šablóny a procesy pracovného postupu (tok činností: automatizovaný prechod dokumentov alebo položiek špecifickou sekvenciou akcií alebo úloh súvisiacich s pracovným procesom. Toky činností sa môžu používať na konzistentnú správu bežných pracovných procesov, ako je napríklad schvaľovanie alebo kontrola dokumentov.). Šablóny predstavujú začiatočný bod pre formátovanie a často používaný text a pre vlastnosti, ktoré sa vzťahujú na dokumenty daného typu (napríklad názov oddelenia alebo číslo zmluvy).

Integrácia klienta    Niektoré kompatibilné klientske programy spolupracujú s funkciami lokality SharePoint priamo z klienta. Ak napríklad používate program Microsoft Word 2010, môžete jednoduchšie riadiť vrátenie do projektu a vzatie k sebe. Z programu Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 alebo programu Microsoft Outlook 2010 môžete prevziať obsah knižnice do režimu offline, pracovať s ním vo vzdialenom umiestnení a potom jednoducho synchronizovať zmeny, keď sa vrátite do režimu online.

Sledovanie auditu    Ak máte skupinu citlivých súborov a chcete vedieť, ako sa tieto dokumenty používali, môžete definovať politiku, ktorá umožňuje povoliť sledovanie auditu udalostí, napríklad zmien súborov, ich kopírovanie alebo odstránenie.

Nastavenie politík    Pomocou nastavenia politiky sa povoľuje uplynutie platnosti dokumentu, automatické odstránenie dokumentu alebo pravidelná kontrola dokumentov (prostredníctvom pracovného postupu) po uplynutí určeného času. Spolu s vývojom knižnice môžete pomocou používania týchto dispozičných nastavení šetriť čas a námahu pri manuálnom čistení miesta na pevnom disku, ktoré je zaplnené, a vyhnúť sa limitom kvóty.

Používanie lokality Centrum dokumentov    Lokalitu Centrum dokumentov môžete použiť vtedy, keď chcete vytvoriť, riadiť a ukladať veľký počet dokumentov. Centrum dokumentov je založené na šablóne lokality a slúži ako centralizovaný archív na správu mnohých dokumentov. Funkcie, ako je napríklad navigácia v metaúdajoch a v stromovom zobrazení, typy obsahu a webové časti, pomáhajú pri organizovaní a načítaní dokumentov efektívnym a zmysluplným spôsobom. Správcovia obsahu môžu rýchlo nakonfigurovať navigáciu založenú na metaúdajoch pre väčšinu knižníc bez explicitného vytvárania indexov, môžu však pomôcť aj počas vytvárania ďalších indexov na vylepšenie výkonu v rámci širokého rozsahu filtrov a zobrazení. Lokalitu Centrum dokumentov môžete použiť ako prostredie na vytváranie (používatelia aktívne vracajú súbory do projektu a berú si ich k sebe a vytvárajú štruktúry priečinkov pre tieto súbory) alebo archivovanie obsahu (používatelia iba zobrazujú alebo odovzdávajú dokumenty).

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Usporiadanie knižníc na lokalite

Spôsob usporiadania súborov v knižnici závisí od požiadaviek príslušnej skupiny a od spôsobu ukladania a vyhľadávania informácií. Určitý podiel plánovania vám môže pomôcť pri nastavení štruktúry, ktorá najviac vyhovuje vašej skupine. Knižnice majú niekoľko funkcií, ktoré pomáhajú pri práci s viacerými súbormi v jednej knižnici. Viaceré knižnice však môžu vašej skupine vyhovovať lepšie.

Uloženie dokumentov v jednej knižnici

Jedná knižnica môže slúžiť na rôzne účely. Môžete mať napríklad viacero projektov v rovnakej skupine, prípadne môže viacero skupín pracovať na rovnakom projekte. Zvážte možnosť použitia jednej knižnice v nasledujúcich prípadoch:

  • Vaša skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny súborov. Napríklad manažér môže potrebovať zobrazenie všetkých súborov zoskupených podľa oddelenia alebo termínu splnenia.
  • Používatelia chcú vyhľadať súbory v rovnakom umiestnení lokality.
  • Chcete v súboroch použiť rovnaké nastavenie, napríklad sledovanie verzií súborov alebo požadovanie schválenia.
  • Skupiny, ktoré pracujú s danou knižnicou, zdieľajú podobné vlastnosti, napríklad rovnakú úroveň povolení.
  • Chcete analyzovať informácie o súboroch v tabuľkovom hárku alebo prijímať konsolidované aktualizácie o súboroch.

Ak chcete efektívne pracovať s dokumentmi v jednej knižnici, môžete usporiadať súbory v knižnici pridávaním stĺpcov, definovaním zobrazení alebo vytváraním priečinkov.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Uloženie dokumentov vo viacerých knižniciach

Viaceré knižnice môžete vytvoriť v prípadoch, keď sú veľké rozdiely medzi skupinami súborov, ktoré chcete ukladať a spravovať, alebo medzi skupinami používateľov, ktorí budú so súbormi pracovať. Použite viaceré knižnice v týchto prípadoch:

  • Typy súborov, ktoré sa majú uložiť a spravovať sú odlišné a neočakáva sa, že používatelia budú často zobrazovať súhrny súborov alebo vyhľadávať súbory spolu.
  • Skupiny používateľov, ktorí používajú súbory, sa odlišujú a majú rôzne úrovne povolení.
  • Potrebujete použiť odlišné nastavenia, napríklad nastavenie tvorby verzií alebo schválenia, v rôznych skupinách súborov.
  • Nie je potrebné spoločne analyzovať súbory ani prijímať konsolidované aktualizácie súborov.
  • Chcete poskytovať rôzne skupiny možností na vytvorenie nových súborov alebo chcete, aby sa možnosti v ponuke Nové v knižnici zobrazovali v inom poradí.

Nižšie sú uvedené niektoré spôsoby efektívnej práce s viacerými knižnicami:

Nastavenie šablón a stĺpcov lokality    Ak chcete v organizácii použiť v knižniciach určité konzistentné nastavenie, môžete nastaviť šablóny a stĺpce lokality. Nastavenie možno medzi knižnicami zdieľať, takže ho nebude potrebné opakovane vytvárať.

Odosielanie súborov do iného umiestnenia    Ak chcete, aby bol určitý súbor k dispozícii vo viacerých knižniciach, môžete ho uložiť v jednej knižnici a kópiu potom odoslať do inej knižnice. Môžete vybrať možnosť, aby sa po vykonaní zmien v origináli zobrazilo pripomenutie na aktualizáciu kópií dokumentu.

Vytvorenie šablón knižnice    Ak chcete v knižniciach vytvoriť jednotné nastavenie alebo opätovne použiť určité vlastnosti, môžete knižnicu uložiť ako šablónu. Šablóny knižnice sú k dispozícii ako možnosť lokality, ak kliknete na položku Vytvoriť v ponuke Akcie lokality.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Usporiadanie súborov v knižnici

Existuje niekoľko spôsobov organizovania súborov v knižnici. Môžete pridávať stĺpce, definovať zobrazenia a vytvárať priečinky. Každý prístup má svoje výhody a všetky prístupy môžete kombinovať s cieľom prispôsobiť ich jedinečným požiadavkám vašej knižnice a tímu.

Pridanie stĺpcov

Podľa predvoleného nastavenia sledujú knižnice názov súboru, rovnako ako informácie o stave súboru, napríklad či je súbor skontrolovaný. Môžete však určiť ďalšie stĺpce, ktoré pomáhajú vašej skupine kategorizovať a sledovať súbory, ako napríklad názov kampane alebo číslo projektu, alebo iné informácie, ktoré sú dôležité pre váš tím. Pre typ vytvoreného stĺpca existuje niekoľko možností. Môže to byť jeden riadok textu, rozbaľovací zoznam možností, číslo vypočítavané z iných stĺpcov, prípadne tiež meno a fotografia používateľa lokality.

Stĺpce obsahujú hlavičky, ktoré zjednodušujú zoraďovanie a filtrovanie dokumentov. Pri zobrazení súborov v knižnici môžete súbory dočasne zoradiť alebo filtrovať. Ak to chcete spraviť, ukážte na názov stĺpca a potom kliknite na šípku nadol vedľa jeho názvu. Je to užitočné, ak potrebujete súbory zobraziť určitým spôsobom. Tento postup je však nutné pri ďalšom zobrazení knižnice zopakovať.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Definovanie zobrazení

Budú sa používatelia často zameriavať na všetky dokumenty súvisiace so špecifickým projektom, všetky dokumenty patriace konkrétnemu oddeleniu alebo budú zoskupovať dokumenty k mesiacu, na ktorý sa vzťahuje termín splnenia? Ak očakávate časté zobrazovanie súborov určitým spôsobom, môžete zadefinovať zobrazenie. Toto zobrazenie je možné použiť kedykoľvek počas práce s knižnicou. Keď vytvoríte zobrazenie, toto zobrazenie sa pridá do rozbaľovacieho zoznamu Aktuálne zobrazenia, ktorý sa nachádza na páse s nástrojmi knižnice.

Zobrazenie knižnice predstavuje výber stĺpcov na stránke, na ktorej sa zobrazujú položky v knižnici, a často definuje špecifické poradie zoradenia, filter, zoskupenie a vlastné rozloženie. Knižnice môžu obsahovať osobné a verejné zobrazenia. Každý používateľ s úrovňou povolenia na prispievanie môže vytvoriť osobné zobrazenie a zobraziť súbory určitým spôsobom, alebo filtrovať iba tie súbory, ktoré chce zobraziť. Ak máte povolenie na vytváranie návrhov knižnice, môžete vytvoriť verejné zobrazenie, ktoré môže počas zobrazenia knižnice použiť každý používateľ. Môžete tiež ľubovoľné verejné zobrazenie určiť ako predvolené, takže sa používateľom zobrazí toto zobrazenie knižnice.

Ak členovia skupiny zobrazujú knižnice na mobilnom zariadení, je možné dokonca vytvoriť mobilné zobrazenia, ktoré majú limity, napríklad počet zobrazených položiek v zobrazení, ktoré sú optimálne vzhľadom na obmedzenia príslušných zariadení.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytváranie priečinkov

Priečinky (nazývané aj kontajnery) poskytujú iný spôsob zoskupovania a správy obsahu v knižnici alebo zozname. Ak sú pre knižnicu povolené priečinky, môžete ich pridávať do väčšiny knižníc. Ak knižnica obsahuje mnoho položiek, priečinky taktiež vylepšujú efektívnosť prístupu k týmto položkám. Keď vytvárate priečinok, okrem neho vytvárate aj vnútorný index. Tento vnútorný index sa taktiež vytvára pre koreňový priečinok alebo najvyššiu úroveň knižnice alebo zoznamu. Keď pristupujete k položkám priečinka, tento index efektívne používate na prístup k údajom.

Ak knižnica obsahuje mnoho položiek, ktoré možno určitým spôsobom zoskupiť, môžete použiť priečinky na organizovanie obsahu v knižnici. Vhodným príkladom skupín sú projekty, tímy, oddelenia, kategórie produktov, rozsahy veku, abecedne zoradené produkty a abecedne zoradené podskupiny (A \endash C, D \endash F ap.). Priečinky môžu pomôcť kontrolovať a riadiť veľké množstvá súborov známym spôsobom.

Priečinky v knižnici

Knižnica s povolenými priečinkami predvolene zobrazuje priečinky v predvolenom zobrazení knižnice bez akýchkoľvek filtrov. Je to užitočné, pretože používatelia si môžu vybrať príslušný priečinok počas vkladania nových dokumentov. Zobrazenie všetkých priečinkov taktiež zníži pravdepodobnosť nesprávneho pridania položiek mimo priečinkov v knižnici. Môžete jednoduchým spôsobom reorganizovať dokumenty do rôznych priečinkov knižnice pomocou príkazu Otvoriť v programe Windows Prieskumník , ktorý je dostupný na páse s nástrojmi knižnice.

 Poznámka.    Môžete zadefinovať zobrazenie knižnice ( Zoradenie v aktuálnej podobe ), pričom v takomto prípade sa priečinky nezobrazujú pred žiadnou z položiek v zobrazení. Ak chcete, aby používatelia jednoduchým spôsobom našli požadovaný priečinok, je možné, že túto možnosť zoradenia zobrazenia nebudete chcieť používať.

Hoci sa priečinky knižnice nezobrazujú v časti Dokumenty panela Rýchle spustenie, vlastník lokality alebo používateľ s povolením na vytváranie návrhu lokality môže povoliť Stromové zobrazenie , ktoré zobrazuje časť Hierarchia lokality na paneli Rýchle spustenie a umožňuje rozbaľovať, zbaľovať a jednoducho sa presúvať priečinkami alebo knižnicami.

Priečinky v stromovom zobrazení

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Kombinácia použitia stĺpcov, zobrazení a priečinkov

Všetky tri uvedené prístupy môžu fungovať spolu. Stĺpce, ktoré používate na sledovanie projektov v predvolenom zobrazení knižnice, možno použiť na vytvorenia zobrazenia s niekoľkými kritériami filtrovania. Zobrazenie možno taktiež dynamicky zoraďovať a filtrovať kliknutím na hlavičky stĺpca, a izolovať a identifikovať potrebný obsah. Ak je v knižnici definovaná štruktúra priečinkov, zobrazenie knižnice môžete „sploštiť\ldblquote nastavením možnosti Zobraziť všetky položky bez priečinkov v časti Priečinky vtedy, keď vytvárate alebo upravujete zobrazenie. Každý prístup môže doplňovať iný prístup s cieľom získať správny obsah v požadovanom čase a požadovaným spôsobom.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Ďalšie kroky

Teraz, keď ste získali širší obraz o knižniciach, pozrite si bežné a užitočné úlohy, ktoré môžete vykonávať s knižnicami.

  • Vytvorenie alebo odstránenie knižnice alebo priečinka v knižnici
  • Pridávanie, otváranie a odstraňovanie súborov v knižnici
  • Pridávanie stĺpcov do knižnice a vytváranie zobrazení knižnice
  • Práca so šablónami knižnice a typmi obsahu
  • Synchronizácia knižnice lokality SharePoint v počítači s klientskymi programami
  • Premiestnenie a kopírovanie dokumentov medzi knižnicami
  • Používanie pracovných postupov s knižnicou
  • Nastavenie povolení a pokročilých nastavení v knižnici
  • Používanie knižníc snímok, obrázkov a multimediálnych položiek
  • Správa knižnice s mnohými dokumentmi
  • Správa knižnice s mnohými dokumentmi a záznamami pomocou metaúdajov

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
SharePoint Online pre podniky, Služba SharePoint Online pre profesionálov a malé podniky