Importovanie alebo prepojenie na údaje

Niekedy sa stane, že údaje, ktoré chcete použiť vo svojej Microsoft Office Access 2007 databáze, už existujú v nejakom inom formáte alebo v samostatnej databáze programu Office Access 2007. Môžete mať napríklad uložené informácie v zošite programu Microsoft Office Excel 2007 alebo v zozname programuWindows SharePoint Services 3.0. Ak chcete použiť dané údaje v programe Office Access 2007, môžete ich buď importovať, alebo vytvoriť na ne prepojenie. Pri importovaní údajov sa kópia údajov uloží v tabuľke vašej databázy. Keď vytvoríte prepojenie na údaje, tie zostanú v pôvodnom formáte a program Office Access 2007 má k nim priamy prístup, akoby boli miestnou tabuľkou s niektorými výnimkami uvedenými v časti Prepojenia na údaje v inom formáte.

Čo chcete urobiť?


Import údajov

Pri importovaní údajov sa kópia údajov uloží v novej alebo existujúcej tabuľke bez zmeny zdrojového súboru. Údaje môžete importovať zo zošita programu Office Excel 2007, z tabuľky v inej databáze programu Access, zo zoznamu programu Windows SharePoint Services 3.0 alebo z niekoľkých iných zdrojov. Ak chcete importovať údaje, zvyčajne vyberiete príkazy dostupné v skupine Získať externé údaje v karte Externé údaje.

Ak pracujete so šablónou, ktorú ste otvorili v programe Access alebo prevzali z webovej lokality balíka Microsoft Office Online, môžete v šablóne vidieť tlačidlo, ktoré môžete použiť na import údajov. Niektoré šablóny napríklad obsahujú formulár Zoznam kontaktov s tlačidlom Pridať z programu Outlook, ktorý môžete využiť na import kontaktov priamo z programu Office Outlook 2007.

Import údajov do existujúcej tabuľky

  1. Kliknite na tlačidlo Office Vzhľad tlačidla a potom kliknite na položku Otvoriť.
  1. V dialógovom okne Otvorenie vyberte databázu a otvorte ju.
  2. Na karte Externé údaje v skupine Importovať, kliknite na príkaz pre typ súboru, ktorý importujete. Ak importujete napríklad údaje zo zošita programu Excel, kliknite na tlačidlo Excel. Ak nevidíte typ programu, ktorý potrebujete, kliknite na položku Ďalšie.

Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje.

 Poznámka.   Ak v časti Importovať nemôžete nájsť správny typ formátu, budete musieť spustiť program, v ktorom ste pôvodne vytvorili dané údaje, a potom pomocou tohto programu uložiť údaje v bežnom formáte súborov (napr. textový súbor s oddelenými položkami (súbor s oddeleným textom: súbor obsahujúci údaje, v ktorých sú jednotlivé hodnoty polí oddelené znakom, napríklad čiarkou alebo tabulátorom.)) ešte pred importom daných údajov do programu Access.

  1. V dialógovom okne Získať externé údaje kliknite na položku Prehľadávať, aby ste našli súbor so zdrojovými údajmi, alebo do poľa Názov súboru zadajte úplnú cestu súboru so zdrojovými údajmi.
  2. Kliknite na požadovanú možnosť v časti Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje v aktuálnej databáze. Môžete vytvoriť novú tabuľku, ktorá používa importované údaje, pripojiť údaje k existujúcej tabuľke alebo vytvoriť prepojenie na tabuľku, ktorá udržuje prepojenie na zdroj údajov.

Pre väčšinu formátov súborov sa spustí sprievodca. Ak však importujete z databázy programu Access, zobrazí sa dialógové okno Import objektov – vykonajte výber v tomto okne a pokračujte krokom 8. V opačnom prípade pokračujte krokom 6.

  1. Postupujte podľa pokynov na ďalších stranách sprievodcu. Presný proces závisí od možností importu, ktoré vyberiete.
  2. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.
  3. Na poslednej strane sprievodcu môžete byť vyzvaní na uloženie podrobností tohto postupu importu. Ak si myslíte, že budete znova vykonávať taký istý postup importovania v budúcnosti, začiarknite políčko Uložiť kroky importu, zadajte podrobnosti a kliknite na možnosť Uložiť import. Neskôr môžete tento postup jednoducho opakovať kliknutím na možnosť Uložené importy v skupine Import na karte Externé údaje. Ak nechcete uložiť podrobnosti postupu, kliknite na položku Zavrieť.

Podrobnejšie informácie o importe údajov do programu Access nájdete v častiach Importovanie alebo prepojenie na údaje do pracovného zošita programu Excel, Importovanie z alebo prepojenie do zoznamu servera SharePoint, Importovanie alebo prepojenie na údaje do inej databázy programu Access alebo kliknite na prepojenia na články v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Importovanie údajov adresára z programu Outlook

Niektoré šablóny obsahujú formulár Zoznam kontaktov s tlačidlom Pridať z programu Outlook. Tlačidlo Pridať z programu Outlook môžete použiť na importovanie kontaktov priamo z adresára v programe Outlook.

  1. Vo formulári kliknite na tlačidlo Pridať z programu Outlook.
  2. Ak sa zobrazí dialógové okno Výber profilu, vyberte možnosť Názov profilu a kliknite na tlačidlo OK.

 Poznámka.   Môže sa zobraziť nasledujúce hlásenie: Program sa pokúša získať prístup k e-mailovým adresám, uloženým v programe Outlook. Chcete to povoliť? Ak ide o neočakávanú činnosť, mohol ju spôsobiť vírus, a v tom prípade vám odporúčame kliknúť na tlačidlo Nie.. Ak uvidíte toto hlásenie a chcete vybrať viac kontaktov, je lepšie začiarknuť políčko Umožniť prístup na a potom vybrať krátky časový úsek, napríklad 5 minút. Takto umožníte prístup k uloženým e-mailovým adresám v programe Outlook iba na časové obdobie, ktoré zadáte. Po skončení kliknite na tlačidlo Áno.

  1. V dialógovom okne Výber mien na pridanie dvakrát kliknite na požadované mená a potom kliknite na tlačidlo OK.

Mená sa pridajú do formulára.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Prepojenia na údaje v inom formáte alebo inej databáze

Ak vytvoríte prepojenie na údaje v inom formáte, údaje sa budú aj naďalej ukladať v pôvodnom formáte a zobrazia sa v databáze ako prepojená tabuľka. Pre väčšinu formátov súborov to znamená, že môžete zobraziť alebo upraviť údaje buď pomocou programu Office Access 2007, alebo v pôvodnom programe, ktorý vytvoril dané údaje, pretože obidva pracujú s rovnakými údajmi. Nemôžete však pomocou programu Office Access 2007  upraviť prepojené údaje, ktoré sú uložené v programe Excel – tieto údaje môžete len zobraziť. Ak chcete takéto údaje upraviť, musíte použiť program Excel.

Vytvorenie prepojenej tabuľky

  1. Kliknite na tlačidlo Office Vzhľad tlačidla a potom kliknite na položku Otvoriť.
  1. V dialógovom okne Otvorenie vyberte databázu a otvorte ju.
  2. Na karte Externé údaje v skupine Importovať, kliknite na príkaz pre typ súboru, ktorý chcete prepojiť. Ak chcete napríklad vytvoriť prepojenie na údaje zo zošita programu Excel, kliknite na tlačidlo Excel. Ak nevidíte typ programu, ktorý potrebujete, kliknite na položku Ďalšie.

Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje.

 Poznámka.   Ak v časti Importovať nemôžete nájsť správny typ formátu, budete musieť spustiť program, v ktorom ste pôvodne vytvorili dané údaje, a potom pomocou tohto programu uložiť údaje v bežnom formáte súborov (napr. textový súbor s oddelenými položkami (súbor s oddeleným textom: súbor obsahujúci údaje, v ktorých sú jednotlivé hodnoty polí oddelené znakom, napríklad čiarkou alebo tabulátorom.)) ešte pred vytvorením prepojenia na dané údaje v programe Access.

  1. V dialógovom okne Získať externé údaje kliknite na položku Prehľadávať, aby ste našli súbor so zdrojovými údajmi, alebo do poľa Názov súboru zadajte úplnú cestu súboru so zdrojovými údajmi.

Pre väčšinu formátov súborov sa spustí sprievodca. Ak však vytvárate prepojenie na údaje v databáze programu Access, zobrazí sa dialógové okno Prepojiť tabuľky – vykonajte výber v tomto okne a pokračujte krokom 8. V opačnom prípade pokračujte krokom 5.

  1. V časti Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje v aktuálnej databáze kliknite na možnosť Vytvoriť odkaz na zdroj údajov vytvorením prepojenej tabuľky. Všimnite si, že program Access môže vytvoriť prepojenia iba na určité formáty súborov, preto táto možnosť nemusí byť dostupná pre váš formát súboru.
  2. Postupujte podľa pokynov na ďalších stranách sprievodcu. Presný postup závisí od možností prepojenia, ktoré vyberiete.
  3. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Access 2007