Po otvorení programu Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 alebo Microsoft Office Access 2007, alebo pri vytváraní novej správy v programe Microsoft Office Outlook 2007 si môžete všimnúť, že okno programu sa zmenilo. Starý vzhľad ponuky a panela s nástrojmi bol nahradený. Ako sa pracuje s týmto novým bohatým vzhľadom? Čítajte ďalej a dozviete sa to – zistíte tiež, ako bol balík Microsoft Office zjednodušený a zdokonalený.
Poskytnutie požadovanej jednoduchosti
Pri prvom použití vášho obľúbeného programu balíka Office sa môžete cítiť zvláštne. Balík Office, ktorý ste roky používali, teraz vyzerá úplne inak a vy ste prirodzene zmätení. Nevešajte však hlavu a preskúmajte tento nový dizajn bližšie. S postupom času a trochou vytrvalosti zistíte, že nový návrh je tu pre vás, a nie proti vám. Nazýva sa používateľské rozhranie Office Fluent a bolo vyvinuté tak, aby poskytovalo to, čo používatelia balíka Microsoft Office – možno práve vy – požadovali: jednoducho použiteľné programy s príkazmi, ktoré sa dajú ľahko nájsť.
Uľahčenie vyhľadávania príkazov
Jedným z príkladov jednoduchého vyhľadávania príkazov vo verzii 2007 je zobrazenie zoskupených tlačidiel, ktoré sa zobrazujú pozdĺž celej hornej časti okna. To znamená koniec prácneho vyhľadávania príkazov. Všetko, čo potrebujete je teraz zobrazené a okamžite k dispozícii. Namiesto skrytých panelov s nástrojmi a príkazmi nachádzajúcimi sa na neznámom mieste ponuky alebo v samostatných tablách máte k dispozícii jedno ovládacie centrum, ktoré obsahuje všetky základné prvky vo vizuálnej forme. Tlačidlá už nebudú miznúť, ale budú vždy presne na svojom mieste.
Zobrazenie len používaných tlačidiel
Možno začínate uvažovať: „Všetky tlačidlá na jednom mieste a všetky viditeľné? To musí zabrať celé okno.“ A máte pravdu. Práve preto sme si pri vývoji nového návrhu balíka Office stanovili ďalší cieľ: Zredukovať počet ponúkaných príkazov nachádzajúcich sa v primárnej, najdostupnejšej skupine a obmedziť ich na najčastejšie používané príkazy.
Vývojoví pracovníci zaoberajúci sa použiteľnosťou produktov spoločnosti Microsoft zistili, že používatelia balíka Office uprednostňujú určitú hlavnú skupinu príkazov, ktoré stále používajú. Tieto príkazy sa preto považujú za najdôležitejšie.
Príkaz Prilepiť je napríklad jedným z najčastejšie používaných príkazov v balíku Office. Prečo mu teda nepriradiť maximálnu prioritu v rámci okna, spolu s príbuznými príkazmi Vystrihnúť a Kopírovať? Tieto príkazy sa už nemusia nachádzať v ponuke alebo na paneli s nástrojmi spolu s radom iba vzdialene súvisiacich príkazov. Príkazy Prilepiť, Vystrihnúť a Kopírovať sa používajú najčastejšie, preto sú v systéme hneď poruke. Zapamätajte si: Vaše obľúbené funkcie nezmizli, iba boli usporiadané podľa toho, ako často sa používajú.
Organizovanie príkazov na podporu hlavných úloh
Takže príkazy boli zviditeľnené a ich počet zredukovaný podľa toho, ako často sa používajú. Aké je však usporiadanie príkazov?
Príkazy sú usporiadané podľa základných úloh, ktoré možno vykonávať v danom programe balíka Office. Systém funguje nasledovne: Pás s nástrojmi – široký pás nachádzajúci sa pozdĺž celej hornej časti okna, ktorý obsahuje všetky príkazy – rozdeľuje základné úlohy pre každý program, pričom každú úlohu reprezentuje karta. Napríklad v programe Word je hlavnou úlohou písanie, a preto prvou kartou, ktorá sa zobrazuje v tomto programe, je karta Písanie. Táto karta obsahuje primárne príkazy, ktoré potrebujete pri písaní dokumentu, ako je napríklad formátovanie písma a štýly textu.
Poznámka: Na tejto karte sa zobrazujú príkazy Prilepiť, Vystrihnúť a Kopírovať. Tieto príkazy sa často používajú, a preto logicky súvisia s hlavnou úlohou programu Word, ktorou je písanie. Po kliknutí na ďalšie karty sa pás s nástrojmi zmení a zobrazia sa príkazy súvisiace s inými základnými úlohami v programe Word. Karta Vloženie napríklad obsahuje príkazy, ktoré pokrývajú široké spektrum prvkov na vkladanie, od obrázkov a tvarov po hypertextové prepojenia, hlavičky a objekty WordArt. Ďalšou v poradí je karta Rozloženie strany, na ktorej sa nachádzajú všetky príkazy pre organizovanie a formátovanie strán.
Podobnú organizáciu môžete nájsť aj v ostatných programoch systému 2007 Microsoft Office, kde prvá karta bude vždy obsahovať príkazy pre najdôležitejší typ práce. Primárnou kartou programu Excel je napríklad karta s názvom Hárok. Primárna karta programu PowerPoint sa nazýva Snímka. V programe Access je to karta Údaje a v programe Outlook karta Písať, ktorá podporuje vytvorenie novej správy.
Skupiny: Príkazy v rámci rozsiahlejších úloh
Pozrime sa teraz bližšie na obsah karty: množstvo príkazov, usporiadaných do množín podľa funkcie. Tieto množiny sa nazývajú skupiny a možno ich prirovnať k panelom s nástrojmi predchádzajúcich verzií. Ich výhoda však spočíva v zoskupení všetkých príkazov, ktoré budete pravdepodobne potrebovať pre určitý typ úlohy spolu s výraznou vizuálnou podporou.
Karta Písať napríklad obsahuje skupinu s názvom Rýchle formátovanie, ktorá zobrazuje rôzne štýly textu s vizuálnymi príkladmi a zobrazuje ukážku vybratého textu v zvolenom štýle.
Viac príkazov len v prípade, ak ich potrebujete
Čo s príkazmi, ktoré sa nenachádzajú v primárnych skupinách kariet? Namiesto toho, aby bol každý príkaz dostupný po celý čas, niektoré príkazy sa teraz zobrazia iba ako reakcia na akciu, ktorú vykonáte. Pri vkladaní obrázku v programe PowerPoint sa napríklad zobrazia všetky príkazy na zarovnanie a zoradenie tvaru, tieto príkazy už nie sú ukryté vo vedľajších ponukách.
Ukladanie alebo vrátenie akcie späť
Z balíka Office nezmizli všetky panely s nástrojmi. Na podporu najčastejšie vykonávaných akcií, ako je napríklad uloženie alebo vrátenie akcie späť existuje v systéme Panel s nástrojmi pre rýchly prístup (QAT). Predvolená verzia tohto panela obsahuje iba niekoľko príkazov, možno ho však ľahko prispôsobiť tak, aby obsahoval akýkoľvek príkaz. Jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný príkaz a kliknite na položku Pridať na panel s nástrojmi pre rýchly prístup. Naľavo od prvej karty sa zobrazí ikona pre daný príkaz.
Prepínanie zobrazení
Ako dlhodobí používatelia balíka Office ste určite zvyknutí meniť zobrazenia v okne programu, napríklad prepínať medzi normálnym zobrazením a zobrazením Rozloženie pri tlači v programe Word alebo normálnym zobrazením a zobrazeniami prezentácie v programe PowerPoint. Každý program balíka Office teraz zahŕňa výber zobrazenia, ktorý sa nachádza v pravej dolnej časti okna. Spolu s výberom sa v programe nachádza aj ponuka Zobraziť, ktorá obsahuje príkazy na usporiadanie okien v rámci okna programu.
Známe položky
V systéme sa stále nachádza ponuka Súbor s niekoľkými príkazmi, na ktoré ste zvyknutí, spolu s novými možnosťami pre správu súborov, čistenie a distribúciu. Známe dialógové okná môžete otvoriť kliknutím na znamienko plus v niektorých skupinách, čím sa zobrazia podrobnejšie alebo rozšírené možnosti pre príkazy v skupine. Po kliknutí na príkaz sa niekedy automaticky otvoria známe (hoci zmenšené) pracovné tably , ako napríklad pracovná tabla Štýly v programe Word , ktoré vám pomôžu pri dokončení úlohy.
Aké sú možnosti obrazovky?
Pás s nástrojmi je škálovateľný a možno ho prispôsobiť aj pre obrazovky veľkosti snímacej tabuľky. V prípade menšieho rozlíšenia obrazovky sa zobrazia zmenšené verzie kariet a skupín. Pás s nástrojmi však najlepšie funguje na veľkých obrazovkách s vysokým rozlíšením, kde sa naplno prejavia všetky výhody tohto vzhľadu.
Viac nových funkcií, viac známych funkcií
Verzia 2007 obsahuje ešte viac funkcií, ktoré vás určite potešia. Podrobnejšie to zistíte pri častom používaní programov:
Pri spustení nového súboru, pracovného hárka, prezentácie alebo databázy sa na začiatku zobrazí úplné farebné okno. Prácu môžete rýchlo začať výberom z katalógu šablón alebo výberom prepojení na články lokality Office Online. Ďalšou možnosťou je začať s novým alebo existujúcim súborom, ako ste zvyknutí.
Ponuka Súbor je teraz rozmanitejšia. V ľavom hornom rohu na páse s nástrojmi sa nachádzajú základné príkazy, ktoré by ste očakávali: Uložiť, Uložiť ako nový súbor a Tlačiť. V tejto ponuke sa tiež vyberajú nastavenia pre daný program, ako je napríklad nastavenie pre tlač, kontrola pravopisu a predvolené zobrazenie súboru.
V rámci ponuky sa zobrazuje aj podpora pre kontrolu, či súbor neobsahuje ďalšie značky označujúce revízie alebo iné osobné údaje a pre distribúciu súboru do zdieľaného pracovného priestoru.
V systéme zostali zachované všetky staré klávesové skratky začínajúce klávesom CTRL a tiež funkčné klávesy.
Nové klávesové skratky začínajúce klávesom ALT sú na obrazovke jasne označené. Stačí jednoducho stlačiť a podržať kláves ALT a balík Office zobrazí príslušné písmeno pre každú kartu, skupinu a príkaz.
Poznámka. V prípade potreby môžete vybrať nastavenie programu, ktoré zapne klávesové skratky začínajúce klávesom ALT, ktoré sa používajú v balíku Office 2003.
Vo verzii 2007 prebrali programy Word, Excel a PowerPoint otvorené formáty XML balíka Microsoft Office, čo znamená, že ich predvolené formáty súborov sú teraz založené na jazyku XML (Extensible Markup Language). Výhody tejto zmeny zahŕňajú zvýšené zabezpečenie súborov, znížené riziko poškodenia súboru, menšiu veľkosť súboru a zdieľanie údajov v rámci rôznych systémov ukladania a obnovy. Súbory systému 2007 Microsoft Office môžete podľa potreby uložiť aj v starších formátoch, tým sa však stratia tieto výhody.
Predvolený formát súboru pre dokumenty, tabuľky a prezentácie má teraz na konci prípony súboru znak „x“ označujúci, že ide o súbor XML. To isté platí v prípade, že uložíte súbor ako šablónu – získate starú príponu šablóny so znakom „x“ na konci, napríklad .xlsx v programe Excel. Ak súbor obsahuje kód alebo makrá, je potrebné ho uložiť pomocou nového formátu súboru, ktorý podporuje makrá. Pre dokument programu Word to bude prípona .docm a pre šablónu programu Word prípona .dotm. V novom systéme existujú dve verzie komprimovaných súborov – súbory bez kódu (.docx, .xlsx a .pptx) a súbory so zapnutými makrami (.docm, .xlsm, .pptm a niektoré ďalšie).
Po otvorení súboru, ktorý bol vytvorený v predchádzajúcej verzii balíka Office sa vás systém opýta, či chcete súbor skonvertovať na nový formát. Ak zvolíte možnosť Áno, dokument sa uloží vo formáte XML. Ak sa rozhodnete nevykonať konverziu, súbor si zachová svoj pôvodný formát. Takýto súbor môžete otvoriť a zmeniť v systéme 2007 Microsoft Office, niektoré funkcie verzie 2007 však nebudú dostupné.
Ak používate staršiu verziu balíka Office a prijmete súbor, ktorý bol vytvorený vo verzii 2007, budete si musieť prevziať konvertor, aby ste mohli čítať a upravovať súbor systému 2007 Microsoft Office. Konvertory môžete prevziať tu (v angličtine).
