Základné úlohy v programe Access 2010

Začíname pracovať s balíkom Office 2010 V tejto časti sú predstavené niektoré základné úlohy, ktoré vám pomôžu pri používaní programu Microsoft Access 2010.

 


Obsah tohto článku


Čo je program Access?

Program Access 2010 predstavuje nástroj na vytváranie návrhov a nasadzovanie databázových aplikácií, pomocou ktorých môžete sledovať dôležité informácie. Údaje môžete ponechať vo svojom počítači alebo ich môžete publikovať na webe, aby s databázou mohli prostredníctvom webového prehľadávača pracovať aj iní používatelia.

Mnoho ľudí začne používať program Access vtedy, keď im postupne prestane vyhovovať program, ktorý používajú na sledovanie určitých úloh. Predpokladajme napríklad, že pracujete ako organizátor podujatí a chcete sledovať všetky podrobnosti, ktoré potrebujete poznať, aby ste úspešne zvládli podujatie. Ak na to použijete textový procesor alebo tabuľkový program, čoskoro môžete mať problémy s duplicitnými a nekonzistentnými údajmi. Môžete použiť kalendárový softvér, ale sledovanie finančných informácií prostredníctvom kalendára nie je správna voľba.

Relačné databázy v programe Access

Niekedy je na sledovanie takýchto informácií potrebná relačná databáza – t. j. skladisko údajov, ktoré je kvôli odstráneniu redundancie rozdelené do menších kolekcií údajov (nazývajú sa tabuľky) a ktoré vzájomne súvisia prostredníctvom spoločných bajtov informácií (nazývajú sa polia). Napríklad relačná databáza plánovania podujatí môže obsahovať tabuľku s informáciami o zákazníkoch, tabuľku s informáciami o predajcoch a tabuľku s informáciami o podujatiach. Tabuľka s informáciami o podujatiach môže obsahovať pole, pomocou ktorého je prepojená s tabuľkou zákazníkov, a pole, pomocou ktorého je prepojená s tabuľkou predajcov. Ak sa napríklad zmení telefónne číslo predajcu, v takejto databáze ho stačí zmeniť len raz v tabuľke predajcov a nemusíte ho meniť pre každé podujatie, na ktorom sa zúčastňuje daný predajca.

Program Access predstavuje nástroj, pomocou ktorého môžete rýchlo a jednoducho vyvíjať aplikácie relačných databáz, ktoré vám pomôžu spravovať informácie. Môžete vytvoriť databázu na sledovanie ľubovoľných informácií, ako napríklad inventáru, pracovných kontaktov alebo obchodných procesov. Program Access ponúka šablóny, ktoré sú okamžite k dispozícii na sledovanie rôznych informácií, čím zjednodušuje prácu aj začiatočníkom.

Po otvorení programu Access

Po spustení programu Access 2010 sa otvorí zobrazenie Microsoft Office Backstage, v ktorom môžete získať informácie o aktuálnej databáze, vytvoriť novú databázu, otvoriť existujúcu databázu alebo zobraziť najdôležitejší obsah z lokality Office.com.

Zobrazenie Backstage programu Access 2010

Zobrazenie Backstage obsahuje aj mnoho ďalších príkazov, pomocou ktorých môžete upravovať, spravovať alebo zdieľať svoje databázy. Príkazy zobrazenia Backstage sa vo všeobecnosti vzťahujú na celé databázy a nie na objekty vo vnútri databázy.

 Poznámka.   Zobrazenie Backstage môžete kedykoľvek otvoriť kliknutím na kartu Súbor.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Nájdenie a použitie šablóny

V programe Access je k dispozícii veľké množstvo šablón zrýchľujúcich proces vytvárania databázy. Šablóna je preddefinovaná databáza, ktorá obsahuje všetky tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy potrebné na vykonanie konkrétnej úlohy. K dispozícii sú napríklad šablóny použiteľné na sledovanie položiek, správu kontaktov alebo zaznamenávanie výdavkov. Niektoré šablóny obsahujú niekoľko záznamov názorne ukazujúcich ich použitie. Šablónové databázy je možné priamo použiť alebo ich podľa potreby upraviť.

Na nájdenie a použitie šablóny pre vašu databázu môžete použiť nasledujúci postup:

  1. Na karte Súbor kliknite na položku Nový.
  2. V časti Dostupné šablóny vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:
  • Ak chcete znova použiť naposledy použitú šablónu, kliknite na položku Najnovšie šablóny a potom vyberte požadovanú šablónu.
  • Ak chcete použiť šablónu, ktorú ste už nainštalovali, kliknite na položku Moje šablóny a potom vyberte požadovanú šablónu.
  • Ak chcete nájsť šablónu na lokalite Office.com, v zozname Šablóny lokality Office.com kliknite na príslušnú kategóriu šablón, vyberte požadovanú šablónu a potom kliknite na tlačidlo Prevziať. Šablóna sa prevezme z lokality Office.com do vášho počítača.

 Poznámka.    Z programu Access môžete spustiť aj vyhľadávanie šablón na lokalite Office.com. Do poľa Hľadať šablóny na lokalite Office.com zadajte hľadané výrazy a potom spustite vyhľadávanie kliknutím na tlačidlo so šípkou.

  1. Môžete kliknúť na ikonu priečinka vedľa poľa Názov súboru a prejsť do umiestnenia, kde chcete vytvoriť databázu. Ak nezadáte konkrétne umiestnenie, program Access vytvorí databázu v predvolenom umiestnení, ktoré sa zobrazuje pod poľom Názov súboru.
  2. Kliknite na položku Vytvoriť.

V programe Access sa vytvorí a otvorí databáza.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Vytvorenie novej databázy

 Poznámka.   Podrobnejší úvod do konceptu vytvárania databáz v programe Access nájdete v článku Základy navrhovania databázy.

V prípade, že vašim potrebám nevyhovuje ani jedna šablóna, alebo ak máte údaje uložené v inom programe a chcete ich použiť v programe Access, môžete sa rozhodnúť, že bude vhodnejšie vytvoriť úplne novú databázu. V programe Access 2010 si môžete vybrať štandardnú databázu v počítači alebo webovú databázu.

 Poznámka.   Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Postup na vytvorenie novej databázy:

  1. Spustite program Access.
  2. Na karte Nový v zobrazení Backstage kliknite na položku Prázdna databáza alebo Prázdna webová databáza.

 Dôležité upozornenie.   Táto voľba určí, ktoré funkcie budú v databáze k dispozícii. Databázu v počítači (na pracovnej ploche) nie je možné publikovať na web a webová databáza zase nepodporuje niektoré funkcie databázy v počítači, ako napríklad dotazy súčtov.

  1. Zadajte názov databázy do poľa Názov súboru v pravej časti okna.

Ak chcete zmeniť umiestnenie pre vytváraný súbor, kliknite na tlačidlo Prehľadávať Vzhľad tlačidla vedľa poľa Názov súboru, vyhľadajte nové umiestnenie a potom kliknite na tlačidlo OK.

  1. Kliknite na položku Vytvoriť.

V programe Access sa vytvorí databáza a v údajovom zobrazení (údajové zobrazenie: zobrazenie, v ktorom sa zobrazujú údaje z tabuľky, formulára, dotazu, zobrazenia alebo uloženej procedúry vo formáte riadkov a stĺpcov. V údajovom zobrazení je možné upraviť polia, pridať a odstrániť údaje a vyhľadávať údaje.) sa otvorí prázdna tabuľka (s názvom Tabuľka1).

  1. V programe Access sa kurzor automaticky umiestni do prvej prázdnej bunky stĺpca Pridať kliknutím v novej tabuľke.

Ak chcete pridať údaje, začnite ich zadávať do prázdnej bunky. Prípadne môžete údaje prilepiť z iného zdroja, ako je to popísané v časti Prilepenie údajov z iného zdroja do tabuľky programu Access nižšie v tomto článku.

 Poznámky: 

  • Zadávanie údajov v údajovom zobrazení je navrhnuté veľmi podobne ako zadávanie údajov v pracovnom hárku programu Excel. Hlavným obmedzením je, že údaje sa musia zadávať do susediacich riadkov a stĺpcov, pričom je nutné začať v ľavom hornom rohu údajového hárka. Údaje by ste nemali skúšať formátovať vložením prázdnych riadkov alebo stĺpcov tak, ako je to možné v pracovnom hárku programu Excel, inak v tabuľke vznikne prázdne miesto. Tabuľka má obsahovať len údaje. Celá vizuálna prezentácia údajov sa bude realizovať vo formulároch a zostavách, ktoré navrhnete neskôr.

Ak ešte nechcete zadávať údaje, kliknite na tlačidlo Zavrieť Vzhľad tlačidla.

 Poznámka.   Ak tabuľku zavriete bez uloženia, objekt Tabuľka1 sa odstráni z okna programu Access.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Otvorenie existujúcej databázy programu Access

 Tip.   Ak chcete rýchlo otvoriť jednu z naposledy otvorených databáz, na karte Súbor kliknite na položku Najnovší a potom kliknite na názov požadovaného súboru.

  1. Na karte Súbor kliknite na položku Otvoriť.
  2. Kliknite na odkaz v dialógovom okne Otvoriť alebo v poli Kde hľadať kliknite na jednotku alebo priečinok obsahujúci požadovanú databázu.
  3. V zozname priečinkov dvakrát klikajte na jednotlivé priečinky, kým neotvoríte priečinok obsahujúci požadovanú databázu.
  4. Po vyhľadaní databázy vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
  • Ak chcete otvoriť databázu v predvolenom režime otvorenia, dvakrát na ňu kliknite.
  • Ak chcete databázu otvoriť pre zdieľaný prístup v prostredí pre viacero používate\uc1\u190 ľov (databáza s viacerými používateľmi (zdieľaná): databáza, ktorá povoľuje prístup viacerým používateľom a umožňuje im súčasne vykonávať zmeny v rovnakej množine údajov.) tak, aby ste vy aj ostatní používatelia mohli súčasne čítať aj zapisovať do databázy, kliknite na položku Otvoriť.
  • Ak chcete databázu otvoriť pre prístup len na čítanie, aby ste údaje v databáze mohli len prezerať, ale nie upravovať, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť len na čítanie .
  • Ak chcete databázu otvoriť pre výhradný prístup, aby nikto iný nemohol databázu otvoriť, pokiaľ ju máte otvorenú, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť s výhradným prístupom.
  • Ak chcete databázu otvoriť pre prístup len na čítanie, kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknite na položku Otvoriť s výhradným prístupom len na čítanie . Ostatní používatelia môžu databázu otvoriť, k databáze však majú prístup len na čítanie.

Ak nemôžete nájsť databázu, ktorú chcete otvoriť    

  1. V dialógovom okne Otvoriť kliknite na odkaz Tento počítač alebo v poli Kde hľadať kliknite na položku Tento počítač.
  2. V zozname jednotiek kliknite pravým tlačidlom myši na jednotku, o ktorej sa domnievate, že obsahuje danú databázu, a kliknite na položku Hľadať.
  3. Zadajte kritériá vyhľadávania a potom stlačením klávesu ENTER spustite vyhľadávanie databázy.
  4. Ak bolo vyhľadávanie databázy úspešné, otvorte databázu dvojitým kliknutím v dialógovom okne Výsledky vyhľadávania .

 Poznámka.   Keďže vyhľadávanie bolo spustené z dialógového okna Otvoriť, musíte pred otvorením databázy kliknúť na tlačidlo Zrušiť, ktoré sa nachádza v tomto dialógovom okne.

Údajový súbor v externom formáte (napríklad dBASE, Paradox, Microsoft Exchange alebo Excel) je možné otvoriť priamo. Priamo je možné otvoriť aj každý zdroj údajov ODBC (zdroj údajov ODBC: údaje a informácie potrebné na prístup k údajom z programov a databáz, ktoré podporujú protokol ODBC (Open Database Connectivity).), napríklad Microsoft SQL Server alebo Microsoft FoxPro. Program Access automaticky vytvorí novú databázu programu Access v tom istom priečinku ako údajový súbor a pridá prepojenia na všetky tabuľky v externej databáze.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Začíname pracovať s novou databázou

V závislosti od použitej šablóny budete možno musieť pred začatím práce s novou databázou vykonať niektoré z nasledujúcich krokov:

  • Ak sa v programe Access zobrazí dialógové okno Prihlásenie s prázdnym zoznamom používateľov, začnite nasledujúcim postupom:
  1. Kliknite na položku Nový používateľ.
  2. Vyplňte formulár Podrobnosti o používateľovi.
  3. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.
  4. Vyberte meno používateľa, ktoré ste práve zadali, a potom kliknite na tlačidlo Prihlásiť.
  • Ak program Access zobrazí prázdny údajový hárok, môžete začať zadávať údaje priamo do tohto údajového hárka alebo môžete použiť ďalšie tlačidlá a karty na preskúmanie databázy.
  • Ak program Access zobrazí stránku Začíname, pomocou prepojení na tejto stránke môžete získať informácie o databáze alebo môžete použiť iné tlačidlá a karty na preskúmanie databázy.
  • Ak program Access zobrazí panel hlásení s hlásením Upozornenie zabezpečenia a vy dôverujete zdroju šablóny, kliknite na tlačidlo Povoliť obsah. Ak databáza vyžaduje prihlásenie, budete sa musieť znova prihlásiť.

V prípade webových databáz a databáz na pracovnej ploche môžete začať niektorým z nasledujúcich krokov:

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Pridanie tabuľky

Novú tabuľku môžete pridať do existujúcej databázy pomocou nástrojov v skupine Tabuľky na karte Vytvoriť.

Skupina Tabuľky na karte Vytvoriť

 Poznámka.   V prípade webovej databázy je v skupine Tabuľky k dispozícii len príkaz Tabuľka.

Bez ohľadu na to, v ktorom zobrazení začnete pracovať, pomocou tlačidiel zobrazenia v stavovom riadku okna programu Access môžete vždy prepnúť na iné zobrazenie.

Vytvorenie prázdnej tabuľky v údajovom zobrazení.     V údajovom zobrazení môžete priamo zadávať údaje a vytvorenie štruktúry môžete ponechať na program Access. Názvy polí sa odlišujú číselne (Pole1, Pole2 atď.) a typ údajov jednotlivých polí nastavuje program Access na základe zadávaných údajov.

  1. Prejdite na kartu Vytvoriť a v skupine Tabuľky kliknite na tlačidlo Tabuľka Vzhľad tlačidla.
  2. V programe Access sa vytvorí tabuľka a potom sa umiestni kurzor do prvej prázdnej bunky stĺpca Pridať kliknutím.
  3. Ak chcete pridať údaje, začnite ich zadávať do prvej prázdnej bunky – alebo môžete prilepiť údaje z iného zdroja podľa postupu uvedeného v ďalšej časti tohto článku.
  • Ak chcete zmeniť názov stĺpca (poľa), dvakrát kliknite na záhlavie stĺpca a potom zadajte nový názov.

 Tip.   Pre každé pole zadajte výstižný názov, ktorý vám umožní identifikovať jeho obsah bez toho, aby ste museli prezerať samotné údaje.

  • Ak chcete premiestniť stĺpec, vyberte ho kliknutím na príslušný nadpis stĺpca a potom stĺpec presuňte na požadované umiestnenie. Je možné tiež vybrať viaceré susediace stĺpce a potom ich všetky premiestniť na nové miesto.

Ak chcete do tabuľky pridať viac polí, môžete zadávať údaje do stĺpca Pridať kliknutím v údajovom zobrazení alebo môžete pridať nové polia pomocou príkazu v skupine Pridať a odstrániť na karte Polia.

Vytvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení.     V návrhovom zobrazení najprv vytvorte štruktúru novej tabuľky. Potom sa buď prepnite do údajového zobrazenia a zadajte údaje, alebo na zadanie údajov použite inú metódu, napríklad formulár.

 Poznámka.   Návrhové zobrazenie nie je k dispozícii pre tabuľky vo webovej databáze.

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Návrh tabuľky. Vzhľad tlačidla
  2. Pre každé pole tabuľky zadajte názov v stĺpci Názov poľa a potom vyberte typ údajov v zozname Typ údajov.
  3. Do stĺpca Popis môžete zadať ďalšie informácie pre každé pole. Ak sa kurzor nachádza v takom poli, zadaný popis sa zobrazí v stavovom riadku. Zároveň sa použije ako text stavového riadka pre ovládacie prvky vytvárané premiestnením poľa z tably Zoznam polí do formulára alebo zostavy, a tiež pre všetky ovládacie prvky pre toto pole vytvorené prostredníctvom Sprievodcu formulárom alebo Sprievodcu zostavou.
  4. Po pridaní všetkých polí tabuľku uložte:
    • Na karte Súbor kliknite na položku Uložiť.
  5. Údaje môžete zadávať do tabuľky kedykoľvek a to tak, že prepnete do údajového zobrazenia, kliknete na prvú prázdnu bunku a vpíšete požadované údaje. Taktiež je možné prilepiť údaje z iného zdroja podľa postupu uvedeného v nasledujúcej časti.

Vytvorenie tabuľky na základe zoznamu lokality SharePoint.     Pomocou zoznamu lokality SharePoint môžete svoje údaje sprístupniť používateľom, ktorí nemajú program Access. Údaje zoznamu sú navyše uložené na serveri, ktorý vo všeobecnosti ponúka lepšie zabezpečenie proti strate údajov ako súbory uložené v stolovom počítači. Môžete vytvoriť buď nový zoznam, alebo vytvoriť prepojenie na existujúci zoznam. Musíte však mať dostatočné povolenia pre lokalitu SharePoint, kde chcete zoznam vytvoriť. Nastavenie povolení sa môže líšiť pre rôzne lokality, preto sa so žiadosťou o podrobnejšie informácie obráťte na svojho správcu lokality SharePoint.

 Poznámka.   Táto funkcia nie je k dispozícii vo webovej databáze.

  1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na tlačidlo Zoznamy lokality SharePoint.
  2. Môžete použiť niektorú šablónu zoznamu na vytvorenie štandardného zoznamu lokality SharePoint, napríklad šablónu Kontakty alebo Udalosti.

Môžete tiež vytvoriť vlastný zoznam, prepojenie na existujúci zoznam alebo importovať existujúci zoznam. Kliknite na možnosť, ktorá vám najviac vyhovuje.

  1. Ak si vyberiete niektorú šablónu zoznamu alebo sa rozhodnete vytvoriť vlastný zoznam, otvorí sa dialógové okno Vytvorenie nového zoznamu, ktoré vás bude sprevádzať celým procesom. Ak sa rozhodnete použiť existujúci zoznam, otvorí sa dialógové okno Načítať externé údaje a pomôže vám s touto operáciou.

Ďalšie informácie o tabuľkách nájdete v článku Úvod k tabuľkám.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Prilepenie údajov z iného zdroja do tabuľky programu Access

Ak sú údaje uložené v inom programe, napríklad v programe Excel, tieto údaje môžete skopírovať a prilepiť do tabuľky programu Access. Vo všeobecnosti platí, že tento prenos prebehne bez problémov, ak sú údaje už rozdelené do stĺpcov, napríklad v pracovnom hárku programu Excel. Ak sa údaje nachádzajú v programe na spracovanie textu, najprv by ste mali oddeliť stĺpce údajov pomocou tabulátora alebo ich skonvertovať na tabuľku v programe na spracovanie textu a až potom údaje skopírovať. Ak je údaje potrebné upraviť alebo s nimi iným spôsobom narábať (napríklad rozdeliť celé meno na meno a priezvisko), je lepšie urobiť tak ešte pred kopírovaním údajov, a to najmä vtedy, ak s prácou v programe Access nemáte skúsenosti.

Po prilepení údajov do prázdnej tabuľky program Access nastaví typ údajov jednotlivých polí podľa typu údajov, ktoré v týchto poliach nájde. Ak napríklad prilepené pole obsahuje len dátumové údaje, program Access použije pre dané pole typ údajov Date/Time. Ak prilepené pole obsahuje len slová „áno“ a „nie“, program Access použije pre toto pole typ údajov Yes/No.

Program Access pomenuje polia podľa toho, čo nájde v prvom riadku prilepených údajov. Ak je prvý riadok prilepených údajov podobný typu údajov v nasledujúcich riadkoch, program Access zistí, že prvý riadok je súčasťou údajov a priradí poliam všeobecné názvy (Pole1, Pole2 atď.). Ak prvý riadok prilepených údajov nie je podobný údajom v nasledujúcich riadkoch, program Access použije prvý riadok ako názvy polí a nezaradí ho medzi údaje.

Ak program Access priradí poliam všeobecné názvy polí, mali by ste názvy polí čo najskôr zmeniť, aby sa predišlo nejednoznačnosti. Použite nasledujúci postup:

  1. Uložte tabuľku kliknutím na položku Uložiť na karte Súbor.
  1. V údajovom zobrazení kliknite dvakrát na hlavičky jednotlivých stĺpcov a zadajte názvy stĺpcov.
  2. Tabuľku znova uložte.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Importovanie alebo prepojenie údajov z iného zdroja

Možno máte údaje, ktoré ste zhromaždili v inom programe a chceli by ste ich použiť v programe Access. Možno spolupracujete s osobami, ktoré majú údaje uložené v iných programoch a chcete s týmito údajmi pracovať v programe Access. Alebo máte viacero rôznych zdrojov údajov a potrebujete aplikáciu, kde by ste všetky údaje zhromaždili pre potreby podrobnej analýzy.

Program Access uľahčuje importovanie alebo prepojenie údajov z iných programov. Môžete načítať údaje z pracovného hárka programu Excel, z tabuľky v inej databáze programu Access, zo zoznamu lokality SharePoint a z mnohých iných zdrojov. Proces bude čiastočne závisieť od zdroja údajov, ale nasledujúce pokyny vám pomôžu začať:

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať a prepojiť na príkaz, ktorý zodpovedá typu importovaného súboru.

Ak napríklad importujete údaje z pracovného hárka programu Excel, kliknite na položku Excel . Ak sa nezobrazí správny typ programu, kliknite na tlačidlo Viac .

 Poznámka.   Ak v skupine Importovať a prepojiť nenájdete správny typ formátu, spustite program, v ktorom sú údaje pôvodne vytvorené. V tomto programe uložte údaje vo formáte súboru, ktorý podporuje program Access (napríklad textový súbor s oddeľovačmi polí (súbor s oddeleným textom: súbor obsahujúci údaje, v ktorých sú jednotlivé hodnoty polí oddelené znakom, napríklad čiarkou alebo tabulátorom.)), a potom importujte alebo prepojte údaje.

  1. V dialógovom okne Získanie externých údajov kliknite na tlačidlo Prehľadávať s cieľom vyhľadať súbor zdrojových údajov, alebo do poľa Názov súboru zadajte úplnú cestu k súboru zdrojových údajov.
  2. V časti Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje v aktuálnej databáze kliknite na požadovanú možnosť. Môžete vytvoriť novú tabuľku s použitím importovaných údajov alebo vytvoriť prepojenú tabuľku, ktorá umožňuje zachovať prepojenie na zdroj údajov.
  3. Kliknite na tlačidlo OK.

V závislosti od zvolenej možnosti sa otvorí dialógové okno Prepojenie objektov alebo Importovanie objektov.

  1. Pomocou dialógového okna dokončite proces. Presný postup, ktorý použijete, závisí od vybranej možnosti pre importovanie alebo prepojenie.
  2. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Ak vyberiete možnosť importovania, v programe Access sa zobrazí výzva na uloženie podrobností práve ukončenej operácie importovania.

  1. Ak predpokladáte opätovné vykonávanie rovnakej operácie importovania, začiarknite políčko Uložiť kroky importu a zadajte príslušné detaily.

Operáciu importovania môžete potom jednoducho reprodukovať tak, že v skupine Importovanie na karte Externé údaje kliknete na položku Uložené importy , ďalej na špecifikáciu importu a potom kliknete na položku Spustiť .

  1. Ak nechcete uložiť podrobnosti tejto operácie, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

V programe Access sa vykoná import údajov do novej tabuľky a tabuľka sa potom zobrazí na navigačnej table v skupine Tabuľky.

Ak chcete získať ďalšie informácie o importovaní údajov do programu Access, kliknite na prepojenia v časti Pozrite tiež v tomto článku.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Ďalšie kroky

Ďalšie úlohy návrhu závisia od vašich cieľov, ale pravdepodobne budete zvažovať vytvorenie dotazov, formulárov, zostáv a makier. Tento článok neposkytuje informácie o vytváraní ďalších objektov databázy.

Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich článkoch:

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Importovanie údajov z tabuľkového alebo iného programu

Ak viete pracovať s inými databázovými alebo tabuľkovými programami, pravdepodobne poznáte základy práce s týmito aplikáciami a na aký účel sa databázy používajú. Program Access sa od ostatných databázových aplikácií odlišuje tým, že umožňuje vytváranie relačných databáz (relačná databáza: typ databázy, v ktorej sa informácie uchovávajú v tabuľkách. Pomocou zodpovedajúcich hodnôt uvádza údaje v jednej tabuľke do súvislosti s údajmi v inej tabuľke. V relačnej databáze sa konkrétny typ údajov zvyčajne ukladá len raz.). Od iných tabuľkových programov sa odlišuje tým, že ponúka nástroje na vývoj komplexných dotazov, formulárov a zostáv. Program Access tiež poskytuje ďalšie možnosti pre prácu s inými databázovými programami, ako napríklad SQL Server.

Importovanie pracovného hárka programu Excel do programu Access

Mnoho ľudí začína s prieskumom programu Access až po vytvorení zoznamu v programe Excel. Program Excel je skvelým miestom pre začatie vytvárania zoznamu, ale ako zoznam rastie, jeho organizácia a aktualizácia sa stávajú čoraz náročnejšími. Presunutie zoznamu do programu Access býva obyčajne ďalším logickým krokom.

Štruktúra databázovej tabuľky je podobná ako štruktúra pracovného hárka, v ktorom sa údaje ukladajú do riadkov a stĺpcov. Preto je zvyčajne jednoduché importovať pracovný hárok do tabuľky databázy. Hlavným rozdielom medzi uchovávaním údajov v pracovnom hárku a v databáze je spôsob organizácie údajov. Jednoduché importovanie celého pracovného hárka do novej tabuľky v databáze nevyrieši problémy súvisiace s organizáciou a aktualizáciou údajov, najmä ak pracovný hárok obsahuje nadbytočné údaje. Ak chcete vyriešiť tieto problémy, musíte údaje hárka rozdeliť do samostatných tabuliek, pričom každá tabuľka bude obsahovať súvisiace údaje. Ďalšie informácie o spôsoboch organizácie údajov v tabuľke nájdete v článku Základy navrhovania databázy.

Program Access obsahuje Sprievodcu analýzou tabuľky, ktorý vám môže pomôcť pri dokončení procesu importovania. Po importovaní údajov do tabuľky vám sprievodca pomôže rozdeliť tabuľku na samostatné tabuľky tak, aby každá tabuľka obsahovala údaje, ktoré sa nevyskytujú duplicitne v ostatných tabuľkách. Sprievodca tiež vytvorí potrebné vzťahy medzi tabuľkami.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Importovanie pracovného hárka programu Excel ako tabuľky do novej databázy

  1. Na karte Súbor kliknite na položku Nový a potom na položku Prázdna databáza.
  2. Do poľa Názov databázy zadajte názov novej databázy a potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

Otvorí sa nová databáza a v programe Access sa vytvorí nová prázdna tabuľka (Tabuľka1).

  1. Zatvorte objekt Tabuľka1.

Keď sa zobrazí výzva na uloženie zmien v návrhu objektu Tabuľka1, kliknite na tlačidlo Nie.

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať a prepojiť na položku Excel. Vzhľad tlačidla
  2. V dialógovom okne Načítať externé údaje kliknite na tlačidlo Prehľadávať.
  3. V dialógovom okne Otvoriť súbor vyhľadajte požadovaný súbor.
  4. Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo Otvoriť.
  5. V dialógovom okne Získanie externých údajov skontrolujte, či je vybratá možnosť Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze .
  6. Kliknite na tlačidlo OK.

Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka a zobrazí sa niekoľko otázok súvisiacich s vašimi údajmi.

  1. Postupujte podľa pokynov, kliknutím na tlačidlá Ďalej alebo Späť sa môžete presúvať z jednej stránky sprievodcu na druhú. Na poslednej stránke sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť .

 Poznámka.   Program Access zobrazí výzvu na uloženie detailov práve ukončenej operácie importovania. Ak predpokladáte opätovné vykonanie rovnakej operácie importovania, kliknite na tlačidlo Áno a zadajte príslušné detaily. Neskôr môžete tento postup jednoducho reprodukovať kliknutím na možnosť Uložené importy v skupine Import na karte Externé údaje . Ak postup tejto operácie nechcete uložiť, kliknite na tlačidlo Zavrieť .

Údaje sa v programe Access importujú do novej tabuľky, ktorá sa potom zobrazí na navigačnej table v časti Všetky tabuľky.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Usporiadanie údajov pomocou Sprievodcu analýzou tabuľky

Po importovaní údajov do tabuľky programu Access môžete na rýchlu identifikáciu redundantných údajov použiť Sprievodcu analýzou tabuľky. Sprievodca poskytuje jednoduchý spôsob organizácie údajov do samostatných tabuliek, ktorý umožňuje ich najúčelnejšie uloženie. Program Access zachová pôvodnú tabuľku ako zálohu a potom vytvorí nové tabuľky, ktoré môžete použiť ako základ pre databázovú aplikáciu.

  1. Otvorte databázu programu Access obsahujúcu tabuľku, ktorú chcete analyzovať.
  2. Na karte Databázové nástroje kliknite v skupine Analyzovať na položku Analyzovať tabuľku.

Spustí sa Sprievodca analýzou tabuľky.

Prvé dve úvodné stránky sprievodcu obsahujú krátky kurz. Kliknutím na tlačidlá na týchto stránkach môžete zobraziť príklady. Ak sa úvodné stránky nezobrazia a namiesto nich sa zobrazí začiarkavacie políčko Zobraziť úvodné stránky?, začiarknite toto políčko a potom dvakrát kliknite na tlačidlo Naspäť. Teraz sa zobrazia úvodné stránky. Ak po prečítaní úvodu nechcete opäť zobrazovať úvodné stránky, môžete zrušiť začiarknutie políčka Zobraziť úvodné stránky?

  1. Na stránke Ktorá tabuľka obsahuje polia s hodnotami opakujúcimi sa v mnohých záznamoch? vyberte tabuľku, ktorú chcete analyzovať, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
  2. Rozhodnutie, ktoré polia patria do ktorých tabuliek, môžete ponechať na sprievodcovi, alebo sa môžete rozhodnúť sami. Ak postupujete podľa návrhov sprievodcu, zmeny v rozložení tabuľky môžete vykonať na nasledujúcej stránke sprievodcu.

 Poznámka.   Ak ponecháte na sprievodcovi, ktoré polia patria do ktorých tabuliek, jeho výber nemusí byť pre vaše údaje vždy vhodný, najmä ak je k dispozícii len malý počet údajov, s ktorými možno pracovať. Výsledky sprievodcu by ste preto mali starostlivo skontrolovať. Na druhej strane môže sprievodca ponúknuť efektívnejšiu organizáciu, ako ste zamýšľali, preto je vhodné, aby ste aspoň raz vyskúšali rozhodnutia prijaté sprievodcom. Ak sa vám návrhy nepozdávajú, usporiadanie polí môžete zmeniť manuálne. Vždy môžete kliknúť na tlačidlo Späť a sami polia usporiadať.

  1. Kliknite na tlačidlo Ďalej . Na tejto stránke uveďte, ktoré tabuľky obsahujú aké polia. Ak vyberiete možnosť, že rozhodnutie ponecháte na sprievodcovi, zobrazí sa viacero tabuliek, ktoré sú spojené čiarami vzťahov. V opačnom prípade program Access vytvorí len jednu tabuľku obsahujúcu všetky polia. V každom prípade však na tejto stránke môžete vykonať zmeny.
  • Presunutím polí z tabuľky do prázdnej oblasti na stránke vytvoríte novú tabuľku, ktorá obsahuje tieto polia. Program Access zobrazí výzvu na zadanie názvu tabuľky.
  • Polia môžete tiež presúvať z jednej tabuľky do druhej, ak si myslíte, že na danom mieste budú uložené efektívnejším spôsobom.
  • Väčšina tabuliek dostanú pole s identifikáciou alebo s jedinečným vygenerovaným identifikátorom . Ak chcete získať viac informácií o poliach s identifikáciou, kliknite na položku Tipy v pravom hornom rohu sprievodcu.
  • Ak chcete zmenu zrušiť, kliknite na tlačidlo Naspäť.
  • Ak chcete tabuľku premenovať, dvakrát kliknite na príslušné záhlavie okna, zadajte nový názov a potom kliknite na tlačidlo OK.
  1. Keď polia usporiadate požadovaným spôsobom, kliknite na tlačidlo Ďalej.
  2. Ak sprievodca nájde záznamy s veľmi podobnými hodnotami, tieto hodnoty identifikuje ako možné typografické chyby a zobrazí obrazovku, na ktorej môžete potvrdiť spôsob spracovania týchto hodnôt. Posúvajte sa v zozname a vyhľadajte všetky záznamy, ktorých hodnoty sú uvedené v stĺpci Oprava a potom kliknite na príslušnú položku v rozbaľovacom zozname. Ak vyberiete možnosť (Ponechať nezmenené) , sprievodca nevykoná v danej hodnote žiadne zmeny. Po skončení kliknite na tlačidlo Ďalej .
  3. Sprievodca zobrazí otázku, či chcete vytvoriť dotaz, ktorý sa podobá na pôvodnú tabuľku. Ak ste už vytvorili formuláre a zostavy, ktoré vychádzajú z pôvodnej tabuľky, odporúča sa vytvorenie takého dotazu. Ak vyberiete možnosť Áno, vytvoriť dotaz, sprievodca zmení názov pôvodnej tabuľky tak, že k názvu tabuľky pripojí reťazec „_OLD“ a nový dotaz potom pomenuje tak, že použije názov pôvodnej tabuľky. Formuláre a zostavy vychádzajúce z tejto tabuľky budú pre svoje údaje teraz používať daný dotaz a budú naďalej pracovať tak ako predtým.
  4. Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Sprievodca vytvorí nové tabuľky podľa zadaných údajov a potom ich otvorí. Po skontrolovaní výsledkov tabuľky zatvorte.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Práca s údajmi z iných programov

Program Access 2010 obsahuje funkcie pre prácu s údajmi uloženými v iných programoch.

Vytvorenie novej databázy programu Access s prepojením na údaje v inom formáte súboru    . Program Access môžete použiť na otvorenie súboru v inom formáte súboru, ako napríklad textový formát, formát dBASE alebo tabuľkový formát. Program Access automaticky vytvorí databázu programu Access a vytvorí požadované prepojenie na súbor.

  1. Spustite program Access.
  2. Na karte Súbor kliknite na položku Otvoriť.
  3. V dialógovom okne Otvoriť kliknite na požadovaný typ súboru, ktorý chcete otvoriť v zozname, a potom kliknite na položku Všetky súbory (*.*).
  4. V prípade potreby vyhľadajte priečinok obsahujúci súbor, ktorý chcete otvoriť. Po vyhľadaní daného súboru ho môžete otvoriť tak, že naňho dvakrát kliknete .
  5. Postupujte podľa pokynov v sprievodcovi. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť .

Importovanie alebo prepojenie údajov na existujúcu databázu programu Access    . Môžete importovať údaje z iných zdrojov a programov do tabuliek programu Access, takže údaje budú obsiahnuté v súbore programu Access, alebo môžete prepojiť údaje z programu Access, takže údaje ostanú v pôvodnom súbore (mimo súboru programu Access).

  1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať a prepojiť na formát, v ktorom sú údaje uložené.

Importovať alebo prepojiť je možné údaje z týchto zdrojov:

  • Excel    Údaje môžete preniesť z pracovného hárka alebo pomenovaného rozsahu zošita programu Excel. Každý pracovný hárok alebo pomenovaný rozsah je potrebné importovať alebo prepojiť samostatne.
  • Program Access    Táto možnosť je užitočná, ak chcete oddeliť spracovanie údajov od samotných údajov vytvorením rozdelenej databázy. Znamená to, že môžete použiť jednu databázu pre všetky formuláre, zostavy a makrá a samotné údaje uložiť v inej databáze. Takto môžete pracovať na vývoji vylepšení bez toho, aby ste prerušovali prácu ďalších používateľov. Môžete tiež zlúčiť údaje z mnohých rôznych databáz programu Access do jednej a uľahčiť tak súhrn údajov medzi oddeleniami alebo obchodnými partnermi.
  • Databáza ODBC    Tento formát je podporovaný v mnohých programoch vrátane mnohých produktov databázových serverov. Táto možnosť vám umožní vytvoriť cieľovú databázu pre zlúčenie údajov z rôznych systémov.
  • Textový súbor    Môžete sa pripojiť na jednoduchý textový súbor a v programe Access dokonca zmeniť obsah tohto súboru. Umožňuje upraviť údaje tak, aby ich dokázalo jednoducho spracovať veľké množstvo programov.
  • Súbor vo formáte XML    Tento formát ponúka kompatibilitu s mnohými inými programami vrátane niektorých webových serverov.
  • Zoznam lokality SharePoint    Táto možnosť umožňuje používanie údajov prostredníctvom webového prehľadávača, čo je štandardný spôsob používania zoznamov lokality SharePoint.
  • Údajové služby    Môžete sa pripojiť k webovým údajovým službám v rámci podniku.
  • Dokument HTML    
  • Priečinok v programe Outlook    Umožňuje pripojenie k priečinkom v programe Outlook, aby ste mohli jednoduchšie integrovať kontaktné informácie s ostatnými údajmi.
  • Súbor aplikácie dBase    Aplikácie dBase predstavuje populárny alternatívny databázový systém, ktorý je podporovaný v programe Access.

Zobrazí sa dialógové okno Načítať externé údaje.

  1. Postupujte podľa pokynov uvedených v dialógovom okne.

Program Access importuje alebo prepojí údaje na vašu databázu. U väčšiny formátov musíte špecifikovať umiestnenie údajov a potom vybrať spôsob uloženia údajov v databáze.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Použitie staršej verzie databázy vo viacerých verziách programu Access

Ak boli databáza alebo projekt programu Access vytvorené v programe Access 2000 alebo v novšej verzii, môžete databázu alebo projekt používať vo verzii programu Access, v ktorej boli vytvorené, alebo v ľubovoľnej novšej verzii – dokonca aj v prípade, že je aktivované zabezpečenie súboru. Napríklad súbory programu Access 2000 je možné používať v programe Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 a Access 2010.

Môžete sa stretnúť so situáciou, kedy budete chcieť uchovať údaje v staršej verzii programu Access, ale spolupracujete s používateľmi, ktorí majú k dispozícii novšiu verziu programu Access a chcú vytvoriť prepojenie na tieto údaje, no pritom využívať niektoré funkcie novšej verzie. Riešením je vytvorenie novej klientskej databázy v novšej verzii (táto databáza bude obsahovať formuláre, zostavy, dotazy, makrá, nie však tabuľky) a jej prepojenie na tabuľky v súbore staršej verzie programu. Použite jeden z nasledujúcich postupov v závislosti od toho, či je databáza obsiahnutá v jednom súbore alebo je už rozdelená na klientsku aplikáciu a aplikáciu serverovej \uc1\u232 easti (klientska a serverová aplikácia: databázová aplikácia pozostávajúca zo serverových databázových súborov (databázový súbor, ktorý obsahuje tabuľky) a z klientskych kópií databázových súborov (databázový súbor, ktorý obsahuje všetky ostatné databázové objekty s prepojeniami na serverové tabuľky).).

Použitie databázového súboru programu Access vo viacerých verziách programu Access

Ak sú všetky tabuľky, formuláre a iné objekty staršej verzie databázy programu Access obsiahnuté v jednom súbore a databázu chcete používať v niekoľkých verziách programu Access, v novšej verzii programu môžete vytvoriť novú klientsku databázu a prepojiť ju s pôvodným súborom. Používatelia, ktorí majú k dispozícii staršiu verziu programu Access, budú mať naďalej možnosť používať pôvodnú databázu. Používatelia, ktorí majú nainštalovanú novšiu verziu programu, môžu na prepojenie s rovnakými údajmi použiť novú klientsku databázu. Ak sa potrebujete prispôsobiť viacerým verziám programu Access, môžete vytvoriť viacero verzií klientskych databáz.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Krok 1: Vytvorenie kópie existujúcej databázy a jej uloženie v novom formáte

Nasledujúci postup použite v prípade, ak chcete databázu skonvertovať do niektorého z týchto troch novších formátov: Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007. Tento príkaz zachová pôvodnú databázu v originálnom formáte a vytvorí kópiu databázy v určenom formáte.

  1. Zatvorte súbor programu Access. Ak je súbor databázy programu Access určený pre viacerých používateľov a je umiestnený na serveri alebo v zdieľanom priečinku, skontrolujte, či databázu nemá otvorenú iný používateľ.
  2. Spustite program Access 2010.
  3. Na karte Súbor kliknite na položku Otvoriť.
  4. Vyhľadajte umiestnenie súboru, ktorý sa má skonvertovať, a potom naň dvakrát kliknite, čím daný súbor otvoríte.

 Poznámka.   Ak sa zobrazí dialógové okno Vylepšenie databázy s výzvou na vylepšenie databázy, kliknite na tlačidlo Nie.

  1. Ak sa pri spustení databázy otvorí formulár, zatvorte ho.
  2. Na karte Súbor kliknite na položku Uložiť databázu ako.
  3. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov novej databázy.

 Poznámka.   Pokiaľ nechcete uložiť novú databázu do iného umiestnenia, jej názov sa musí líšiť od názvu pôvodnej databázy. V každom prípade je obyčajne vhodné použiť iný názov, aby ste mohli jednoducho rozlíšiť klientsku databázu od databázy serverovej časti. Ak však vykonávate konverziu do formátu programu Access 2007, prípona názvu súboru sa zmení z .mdb na .accdb, takže môžete použiť rovnaký názov súboru.

  1. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Krok 2: Rozdelenie kópie databázy a použitie pôvodného súboru ako databázy serverovej časti

Skonvertovanú databázu rozdeľte pomocou nasledujúceho postupu:

  • Na karte Databázové nástroje kliknite v skupine Premiestniť údaje na tlačidlo Databáza programu Access. Vzhľad tlačidla
  • V dialógovom okne Rozdeľovač databázy kliknite na položku Rozdeliť databázu.

 Poznámka.   Môžete vytvoriť záložnú kópiu tejto databázy, ale tiež môžete jednoducho znova vytvoriť kópiu z pôvodnej databázy.

  • Zadajte názov pre databázu serverovej časti a kliknite na tlačidlo Rozdeliť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Krok 3: Pripojenie novej klientskej databázy k pôvodnej databáze

  1. Odstráňte databázu serverovej časti, ktorú vytvoril nástroj Rozdeľovač databázy – dávajte pozor, aby ste neodstránili pôvodnú databázu.
  2. Prepojte novú klientsku databázu s tabuľkami v pôvodnej databáze: Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať a prepojiť na tlačidlo Správca prepojenej tabuľky. Vzhľad tlačidla
  3. Kliknite na položku Vybrať všetko a potom začiarknite políčko Vždy zobraziť výzvu na zadanie nového umiestnenia.
  4. Kliknite na tlačidlo OK, vyhľadajte staršiu verziu databázy a potom na ňu dvakrát kliknite.

Ak je všetko v poriadku, v programe Access sa zobrazí hlásenie s konštatovaním, že všetky vybraté prepojené tabuľky boli úspešne obnovené.

Teraz môžete novú klientsku databázu vylepšiť tak, aby podporovala nové funkcie pre tých používateľov, ktorí vlastnia novšie verzie programu Access. Používatelia, ktorí majú k dispozícii staršie verzie, môžu naďalej používať staršiu verziu databázy.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Použitie klientskej aplikácie a aplikácie serverovej časti vo viacerých verziách programu Access

Ak je databáza programu Access už rozdelená na klientsku aplikáciu a aplikáciu serverovej časti (klientska a serverová aplikácia: databázová aplikácia pozostávajúca zo serverových databázových súborov (databázový súbor, ktorý obsahuje tabuľky) a z klientskych kópií databázových súborov (databázový súbor, ktorý obsahuje všetky ostatné databázové objekty s prepojeniami na serverové tabuľky).), môžete skonvertovať klientsku databázu do nového formátu súboru. V databáze serverovej časti nie je potrebné vykonať žiadne zmeny.

Nasledujúci postup ukazuje spôsob použitia príkazu Uložiť databázu ako na skonvertovanie klientskej databázy do niektorého z týchto troch novších formátov: Access 2000, Access 2002-2003 alebo Access 2007. Tento príkaz zachová pôvodnú databázu v originálnom formáte a vytvorí kópiu databázy v určenom formáte.

  1. Zatvorte klientsku databázu. Ak je súbor databázy programu Access určený pre viacerých používateľov a je umiestnený na serveri alebo v zdieľanom priečinku, skontrolujte, či databázu neotvoril iný používateľ.
  2. Spustite program Access 2010.
  3. Na karte Súbor kliknite na položku Otvoriť.
  4. Vyhľadajte umiestnenie klientskej databázy a potom na ňu dvakrát kliknite, čím danú databázu otvoríte.

 Poznámka.   Ak sa zobrazí dialógové okno Vylepšenie databázy s výzvou na vylepšenie databázy, kliknite na tlačidlo Nie.

  1. Ak sa pri spustení databázy zobrazí formulár, zatvorte ho.
  2. Na karte Súbor kliknite na položku Uložiť databázu ako.
  3. V dialógovom okne Uložiť ako zadajte názov novej databázy.
  4. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Teraz môžete novú klientsku databázu vylepšiť tak, aby podporovala nové funkcie.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Access 2010