Základné úlohy pre počítačovú databázu Accessu 2013

Accessové databázy môžu byť pre vás užitočné pri uchovávaní a sledovaní prakticky každého typu informácií, ako sú napríklad skladové zásoby, kontakty alebo podnikové procesy. Tento článok obsahuje prehľad možných spôsobov, pomocou ktorých môžete vytvoriť accessovú počítačovú databázu a pridávať do nej údaje, a tiež informácie o ďalších krokoch pri prispôsobovaní a používaní novej databázy:

 Poznámka.    Ak vás viac zaujíma nový typ accessových aplikácií určených pre web, prečítajte si tému týkajúcu sa vytvárania accessovej aplikácie a informácie o základných úlohách pre accessovú aplikáciu.

Ďalšie informácie o nových dostupných funkciách nájdete v téme Čo je nové v Accesse 2013.

Výber šablóny

Accessové šablóny majú vstavané tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy, ktoré sú pripravené na použitie. Po spustení Accessu sa ako prvý zobrazí výber šablón. Ďalšie šablóny môžete vyhľadať online.

zobrazenie šablón na úvodnej obrazovke

  1. V Accesse kliknite na položky Súbor > Nové.
  2. Vyberte šablónu počítačovej databázy a do poľa Názov súboru zadajte názov databázy. (Ak ste nenašli šablónu, ktorá by vám vyhovovala, použite pole Vyhľadať šablóny online .)
  3. Použiť môžete buď predvolené umiestnenie, ktoré sa v Accesse zobrazuje pod poľom Názov súboru, alebo môžete kliknúť na ikonu priečinka a umiestnenie vybrať.
  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

vytvorenie počítačovej databázy zo šablóny

V závislosti od šablóny bude možno pred začiatkom práce potrebné vykonať niektorý z týchto krokov:

  • Ak Access zobrazí dialógové okno Prihlásenie s prázdnym zoznamom používateľov, použite tento postup:
  1. Kliknite na položku Nový používateľ.
  2. Vyplňte formulár Podrobnosti o používateľovi.
  3. Kliknite na položku Uložiť a zavrieť.
  4. Vyberte meno používateľa, ktoré ste práve zadali, a potom kliknite na položku Prihlásiť.
  • Ak Access zobrazí na paneli hlásení hlásenie Upozornenie zabezpečenia a vy dôverujete zdroju šablóny, kliknite na položku Povoliť obsah. Ak databáza vyžaduje prihlásenie, budete potrebné sa znova prihlásiť.

Ďalšie informácie nájdete v téme týkajúcej sa vytvorenia accessovej počítačovej databázy zo šablóny.

Vytvorenie úplne novej databázy

Ak žiadna zo šablón nevyhovuje vašim potrebám, môžete začať s prázdnou databázou v počítači.

  1. V Accesse kliknite na položky Nové > Prázdna počítačová databáza.
  2. Do poľa Názov súboru zadajte názov databázy.
  3. Použiť môžete buď predvolené umiestnenie, ktoré sa v Accesse zobrazuje pod poľom Názov súboru, alebo môžete kliknúť na ikonu priečinka a umiestnenie vybrať.
  4. Kliknite na položku Vytvoriť.

Pridanie tabuľky

Údaje sa v databáze uchovávajú v niekoľkých súvisiacich tabuľkách. Postup vytvorenia tabuľky:

  1. Pri prvom otvorení databázy sa zobrazí prázdna tabuľka v údajovom zobrazení, v ktorom môžete pridávať údaje. Ak chcete pridať ďalšiu tabuľku, kliknite na kartu Vytvoriť a potom na položku Tabuľka. Údaje môžete buď začať zadávať do prázdneho poľa (bunky), alebo ich môžete prilepiť z iného zdroja, ako je napríklad excelový zošiť.
  2. Ak chcete zmeniť názov stĺpca (poľa), dvakrát kliknite na nadpis stĺpca a potom zadajte nový názov.

 Tip.    Ak použijete výstižné názvy, budete vedieť, čo jednotlivé polia obsahujú, aj bez toho, aby ste videli ich obsah.

  1. Postupne kliknite na položky Súbor > Uložiť.
  • Ak chcete pridať ďalšie stĺpce, použite stĺpec Kliknutím pridať.
  • Ak chcete premiestniť stĺpec, vyberte ho kliknutím na príslušný nadpis stĺpca a potom stĺpec presuňte na požadované miesto. Môžete tiež vybrať susediace stĺpce a potom ich všetky presunúť na nové miesto.

Ďalšie informácie nájdete v článku Úvodné informácie o tabuľkách

Kopírovanie a prilepenie údajov

Do accessovej tabuľky môžete skopírovať a prilepiť údaje z iného programu, ako je napríklad Excel alebo Word. Najlepšie to funguje, ak sú údaje rozdelené do stĺpcov. Ak sa údaje nachádzajú v textovom procesore, pred ich kopírovaním buď použite značky na oddelenie stĺpcov, alebo údaje skonvertujte do formátu tabuľky.

  1. Ak si údaje vyžadujú úpravy, napríklad rozdelenie celých mien na meno a priezvisko, najskôr ich vykonajte v zdrojovom programe.
  2. Otvorte zdroj a skopírujte údaje (stlačením kombinácie klávesov Ctrl + C).
  3. Accessovú tabuľku, do ktorej chcete pridať údaje, otvorte v údajovom zobrazení a údaje prilepte (stlačením kombinácie klávesov Ctrl + V).
  4. Dvakrát kliknite na každý nadpis stĺpca a zadajte výstižné názvy.
  5. Postupne kliknite na položky Súbor > Uložiť a zadajte nový názov tabuľky.

 Poznámka.    Access nastavuje typ údajov jednotlivých polí na základe informácií, ktoré prilepíte do prvého riadka každého stĺpca. Presvedčte sa preto, či informácie v ďalších riadkoch zodpovedajú prvému riadku.

Importovanie údajov alebo vytvorenie prepojenia na údaje

Môžete buď importovať údaje z iných zdrojov, alebo vytvoriť prepojenie na údaje z Accesu bez toho, aby ste ich premiestňovali z miesta, v ktorom sú uložené. Použitie prepojenia je vhodné, ak údaje aktualizuje viacero používateľov a chcete zabezpečiť, aby sa vám zobrazovala najnovšia verzia, alebo ak chcete ušetriť ukladací priestor. V prípade väčšiny formátov si môžete vybrať, či chcete vytvoriť prepojenie na údaje alebo či ich chcete importovať.

Možnosti na karte Externé údaje

Proces bude čiastočne závisieť od zdroja údajov, ale nasledujúce pokyny vám pomôžu začať:

  1. Na karte Externé údaje kliknite na formát údajov, ktoré budete importovať alebo na ktoré vytvoríte prepojenie. Ak ste nenašli správny formát, kliknite na položku Ďalšie.

 Poznámka.    Ak sa ani potom nezobrazí správny formát, zrejme bude potrebné údaje exportovať do formátu súboru, ktorý Access podporuje (napr. do súboru s textom s oddeľovačmi (súbor s oddeleným textom: súbor obsahujúci údaje, v ktorých sú jednotlivé hodnoty polí oddelené znakom, napríklad čiarkou alebo tabulátorom.)).

  1. Postupujte podľa pokynov v dialógovom okne Získať externé údaje.

Pri vytváraní prepojení sú niektoré formáty dostupné iba na čítanie. Externé zdroje, údaje ktorých môžete importovať alebo na ktoré môžete vytvárať prepojenia:

Import Prepojenie
Microsoft Excel Áno Áno
(iba na čítanie)
Microsoft Access Áno Áno
Databázy ODBC, napríklad SQL Server Áno Áno
Súbory s textom alebo hodnotami oddelenými čiarkou (CSV) Áno Áno
(iba pridávanie nových záznamov)
Zoznam SharePointu Áno Áno
XML Áno
Údajové služby Áno
(iba na čítanie)
Dokument HTML Áno Áno
Outlookový priečinok Áno Áno

Ďalšie informácie nájdete v témach Importovanie údajov do accessovej databázy a Importovanie údajov z accessovej databázy

Usporiadanie údajov pomocou analýzy tabuľky

Sprievodcu Analýza tabuľky môžete používať na rýchlu identifikáciu nadbytočných údajov. Sprievodca následne poskytne jednoduchý spôsob usporiadania údajov do samostatných tabuliek. Access pôvodnú tabuľku zachová ako zálohu.

  1. Otvorte accessovú databázu obsahujúcu tabuľku, ktorú chcete analyzovať.
  2. Postupne kliknite na položky Databázové nástroje > Analyzovať tabuľku.

Prvé dve stránky Sprievodcu obsahujú stručný kurz s príkladmi. Ak vidíte začiarkavacie políčko s označením Zobraziť úvodné stránky?, začiarknite ho a potom dvakrát kliknite na tlačidlo Späť. Zobrazí sa úvod. Ak nechcete znova zobrazovať úvodné stránky, zrušte začiarknutie políčka Zobraziť úvodné stránky?

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Ďalšie kroky

Ostatné kroky procesu navrhovania závisia od vašich zámerov, pravdepodobne však budete uvažovať o vytvorení dotazov, formulárov, zostáv a makier. Ďalšie informácie nájdete v týchto témach:

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Access 2013