Počítanie údajov pomocou dotazu

Tento článok vysvetľuje, ako spočítať údaje vrátené dotazom. Môžete spočítať napríklad položky v jednom alebo viacerých poliach tabuľky alebo v ovládacích prvkoch vo formulári alebo zostave. Môžete tiež vypočítať priemerné hodnoty a nájsť najmenšiu, najväčšiu, najstaršiu a najnovšiu hodnotu. Program Microsoft Office Access 2007 navyše poskytuje novú funkciu riadka súčtu, pomocou ktorej môžete spočítať údaje v údajovom hárku bez toho, aby ste museli meniť návrh dotazu.

Čo chcete urobiť?


Možnosti počítania údajov

Počet položiek v poli (stĺpec hodnôt) môžete spočítať pomocou funkcie Počet. Funkcia Počet patrí do skupiny funkcií, ktoré sa označujú ako agregačné funkcie. Agregačné funkcie môžete použiť na výpočet určitej hodnoty z údajov v stĺpci. V programe Access sú okrem funkcie Počet k dispozícii aj ďalšie agregačné funkcie, ako napríklad:

  • funkcia Súčet na výpočet súčtu čísiel v stĺpci,
  • funkcia Priemer na výpočet priemeru čísiel v stĺpci,
  • funkcia Maximum na vyhľadanie najväčšej hodnoty v poli,
  • funkcia Minimum na vyhľadanie najmenšej hodnoty v poli,
  • funkcia Smerodajná odchýlka na výpočet rozptylu hodnôt okolo priemeru,
  • funkcia Odchýlka na výpočet štatistickej odchýlky všetkých hodnôt v stĺpci.

Program Office Access 2007 ponúka dve možnosti na pridanie funkcie Počet a ďalších agregačných funkcií do dotazu. Ide o tieto možnosti:

  • Otvorte dotaz v údajovom zobrazení a pridajte riadok súčtu. Riadok súčtu (nová funkcia programu Office Access 2007) umožňuje použiť agregačnú funkciu v jednom alebo viacerých stĺpcoch vo výsledkoch dotazu bez toho, aby ste museli zmeniť návrh dotazu.
  • Vytvorte dotaz súčtov. Dotaz súčtov vypočíta medzisúčty zo skupín záznamov. Ak napríklad chcete vypočítať medzisúčet z predajov podľa mesta alebo štvrťroka, môžete použiť dotaz súčtov na zoskupenie záznamov podľa požadovanej kategórie a potom vypočítať údaje o predaji. Na rozdiel od dotazu súčtov riadok súčtu vypočíta celkový súčet pre jeden alebo viacero stĺpcov (polí) údajov.

 Poznámka.   V postupoch v tomto dokumente sa síce používa funkcia Počet, nezabúdajte však, že v dotazoch a v riadkoch súčtu môžete použiť aj ďalšie agregačné funkcie. Ďalšie informácie o agregačných funkciách nájdete v časti Odkaz na agregačné funkcie tohto článku.

Ďalšie informácie o spôsobe používanie ostatných agregačných funkcií nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

V postupoch v nasledujúcich častiach je vysvetlené, ako pridať riadok súčtu a ako použiť dotaz súčtov na počítanie údajov. Skôr ako budete pokračovať, nezabudnite, že funkcia Počet pracuje s väčším počtom typov údajov ako ostatné agregačné funkcie. Funkciu Počet môžete spustiť napríklad pre všetky typy polí okrem polí obsahujúcich komplexné, opakujúce sa skalárne údaje, ako je napríklad pole zoznamov s viacerými hodnotami.

Na rozdiel od tejto funkcie pracujú viaceré agregačné funkcie iba s údajmi polí, ktoré majú nastavený určitý typ údajov. Funkciu Súčet môžete napríklad použiť iba na polia, ktoré majú nastavený typ údajov Number, Decimal alebo Currency. Ďalšie informácie o typoch údajov požadovaných jednotlivými funkciami nájdete v časti Odkaz na agregačné funkcie tohto článku.

Podrobnejšie informácie o typoch údajov nájdete v článku Úprava alebo zmena typu údajov nastaveného pre pole.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Počítanie údajov pomocou riadka súčtu

Riadok súčtu pridáte do dotazu tak, že otvoríte dotaz v údajovom zobrazení, pridáte riadok a vyberiete funkciu Počet alebo inú agregačnú funkciu, ako napríklad Súčet, Minimum, Maximum alebo Priemer. Postup v tejto časti vysvetľuje, ako vytvoriť základný výberový dotaz a pridať riadok súčtu.

Vytvorenie základného výberového dotazu

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

  1. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Vybraté tabuľky sa zobrazia ako okná v hornej časti návrhára dotazu. Tento obrázok znázorňuje typickú tabuľku v návrhárovi dotazu:

Dotaz s troma poľami v mriežke návrhu

  1. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť vo svojom dotaze.

Môžete zahrnúť tiež polia, ktoré obsahujú popisné údaje, ako napríklad názvy a popisy, ale musíte zahrnúť aj pole obsahujúce údaje, ktoré chcete spočítať.

Každé pole sa zobrazí v stĺpci v mriežke návrhu dotazu.

  1. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

Výsledky dotazu sa zobrazujú v údajovom zobrazení.

  1. Ak chcete upraviť dotaz, vráťte sa do návrhového zobrazenia tak, že kliknete pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a kliknete na možnosť Návrhové zobrazenie. Dotaz potom môžete upravovať pridávaním alebo odstraňovaním polí tabuľky. Ak chcete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves DELETE.
  2. Dotaz môžete uložiť.

Pridanie riadka súčtu

  1. Otvorte dotaz v údajovom zobrazení. V databáze vo formáte programu Access 2007 vykonáte túto akciu tak, že kliknete pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a potom kliknete na možnosť Údajové zobrazenie.

alebo

V databáze vytvorenej v staršej verzii programu Access vykonáte túto akciu tak, že na karte Domov kliknete v skupine Zobrazenia na šípku pod položkou Zobrazenie a potom kliknete na možnosť Údajové zobrazenie.

alebo

Dvakrát kliknite na dotaz na navigačnej table. Spustíte tak dotaz a výsledky sa načítajú do údajového hárka.

  1. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

Pod posledným riadkom údajov v údajovom hárku sa zobrazí nový riadok Celkom.

  1. V riadku Celkom kliknite na pole, v ktorom chcete vykonávať výpočty, a potom v zozname vyberte príkaz Počet.

Skrytie riadka súčtu

  • Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Počítanie údajov pomocou dotazu súčtov

Ak chcete spočítať niektoré alebo všetky záznamy vrátené dotazom, použite namiesto riadka súčtu radšej dotaz súčtov. Takto môžete spočítať napríklad počet transakcií predaja alebo počet transakcií v jednom meste.

Dotaz súčtov sa bežne používa namiesto riadka súčtu vtedy, ak potrebujete výslednú hodnotu použiť v inej časti databázy, napríklad v zostave.

Spočítanie všetkých záznamov v dotaze

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

  1. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti návrhára dotazu.

  1. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť v dotaze. Nezabudnite pritom zahrnúť aj pole, ktoré chcete spočítať. Spočítať môžete polia väčšiny typov údajov s výnimkou polí, ktoré obsahujú komplexné, opakujúce sa skalárne údaje, ako napríklad pole zoznamov s viacerými hodnotami.
  2. Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty.

V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Celkom a v riadku každého poľa v dotaze sa zobrazí príkaz Zoskupiť podľa.

  1. V riadku Celkom kliknite na pole, ktoré chcete spočítať, a vo výslednom zozname vyberte funkciu Počet.
  2. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

Výsledky dotazu sa zobrazujú v údajovom zobrazení.

  1. Dotaz môžete uložiť.

Spočítanie záznamov v skupine alebo kategórii

  1. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Iné na položku Návrh dotazu.

Obrázok pása s nástrojmi programu Access

  1. V dialógovom okne Zobrazenie tabuľky dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Tabuľky sa zobrazia v okne v hornej časti návrhára dotazu.

  1. Dvakrát kliknite na pole obsahujúce údaje kategórie a nezabudnite pridať aj pole obsahujúce údaje, ktoré chcete spočítať. Dotaz nemôže obsahovať ďalšie polia s popismi.
  2. Na karte Návrh kliknite v skupineZobrazenie alebo skrytie na položku Súčty.

V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Celkom a v riadku každého poľa v dotaze sa zobrazí položka Zoskupiť podľa.

  1. V riadku Celkom kliknite na pole, ktoré chcete spočítať, a vo výslednom dotaze vyberte funkciu Počet.
  2. Na karte Návrh kliknite v skupineVýsledky na položku Spustiť.

Výsledky dotazu sa zobrazujú v údajovom zobrazení.

  1. Dotaz môžete uložiť.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Odkaz na agregačné funkcie

Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam a popis agregačných funkcií, ktoré sú v programe Access k dispozícii na použitie v riadku súčtu a v dotazoch. Pre dotazy je v programe Access k dispozícii viac agregačných funkcií ako pre riadok súčtu. Ak pracujete s projektom programu Access (používateľské rozhranie programu Access pripojené na databázu servera Microsoft SQL Server), môžete použiť väčšie množstvo agregačných funkcií, ktoré poskytuje program SQL Server. Ďalšie informácie o týchto agregačných funkciách nájdete v príručkách Microsoft SQL Server Books Online.

Funkcia Popis Použiteľné typy údajov
Súčet Pridá položky do stĺpca. Funkcia pracuje iba s číselnými údajmi a údajmi s menou. Number, Decimal, Currency
Priemer Vypočíta priemernú hodnotu pre stĺpec. Stĺpec musí obsahovať číselné typy údajov, údaje s menou alebo dátumy a časy. Funkcia ignoruje hodnoty null. Number, Decimal, Currency, Date/Time
Počet Počíta položky v stĺpci.

Všetky typy údajov okrem údajov obsahujúcich komplexné a opakujúce sa skalárne údaje, ako sú napríklad stĺpce zoznamov s viacerými hodnotami.

Ďalšie informácie o zoznamoch s viacerými hodnotami nájdete v článkoch Návod na použitie polí s viacerými hodnotami a Pridanie alebo zmena vyhľadávacieho poľa, ktoré umožňuje uložiť viaceré hodnoty.

Maximum Vráti položku s najvyššou hodnotou. Ak ide o textové údaje, funkcia vráti poslednú hodnotu v abecednom poradí, pričom program Access nerozlišuje veľké a malé písmená. Funkcia ignoruje hodnoty null. Number, Decimal, Currency, Date/Time
Minimum Vráti položku s najnižšou hodnotou. Ak ide o textové údaje, funkcia vráti prvú hodnotu v abecednom poradí, pričom program Access nerozlišuje veľké a malé písmená. Funkcia ignoruje hodnoty null. Number, Decimal, Currency, Date/Time
Smerodajná odchýlka

Vypočíta mieru rozptylu hodnôt okolo priemeru.

Ďalšie informácie o používaní tejto funkcie nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Number, Decimal, Currency
Odchýlka

Vypočíta štatistickú odchýlku všetkých hodnôt v stĺpci. Túto funkciu môžete použiť len pre číselné údaje alebo údaje s menou. Ak tabuľka obsahuje menej ako dva riadky, program Access vráti hodnotu null.

Ďalšie informácie o používaní funkcií odchýlky nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Number, Decimal, Currency

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Access 2007