Informácie o štruktúre databázy programu Access

Oboznámenie sa s tabuľkami, formulármi, dotazmi a ďalšími objektmi v databáze vám uľahčí vykonávanie množstva úloh, ako napríklad zadávanie údajov do formulára, pridávanie a odstraňovanie tabuliek, hľadanie a nahrádzanie údajov alebo spúšťanie dotazov.

Tento článok obsahuje základný prehľad štruktúry databázy programu Access. Program Access ponúka viacero nástrojov, pomocou ktorých sa môžete oboznámiť so štruktúrou konkrétnej databázy. V tomto článku nájdete informácie o tom, ako, kedy a prečo používať tieto nástroje.

 Poznámka.   Tento článok sa venuje tradičným databázam programu Access, ktoré pozostávajú z jedného súboru alebo viacerých súborov obsahujúcich všetky údaje a aplikačné funkcie, ako napríklad formuláre na zadávanie údajov. Niektoré informácie sa netýkajú webových databáz, ktoré predstavujú nový typ databázy programu Access. Tieto databázy je možné publikovať na web pomocou servera SharePoint Server s nainštalovanými službami Access Services. Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Obsah tohto článku


Prehľad

Databáza predstavuje kolekciu informácií, ktoré súvisia s určitým predmetom alebo cieľom, ako je napríklad sledovanie objednávok zákazníkov alebo spravovanie kolekcie hudby. Ak nie je vaša databáza uložená v počítači, alebo sú v počítači len niektoré jej časti, informácie musíte sledovať v rôznych zdrojoch, ktoré je potrebné koordinovať a organizovať.

Predpokladajme napríklad, že telefónne čísla vašich dodávateľov sú uložené na rôznych miestach: v súbore vizitiek s telefónnymi číslami dodávateľov, v súboroch informácií o produktoch v kartotéke a v hárku s informáciami o objednávkach. Pri zmene telefónneho čísla dodávateľa by ste museli aktualizovať informácie na všetkých troch miestach. V správne navrhnutej databáze programu Access je telefónne číslo uložené len raz, takže tieto informácie je potrebné aktualizovať len na jednom mieste. Po aktualizácii telefónneho čísla dodávateľa na tomto mieste sa číslo automaticky aktualizuje na všetkých miestach, kde sa v databáze používa.

Databázové súbory programu Access

Program Access umožňuje správu všetkých informácií v jednom súbore. V rámci databázového súboru programu Access môžete použiť:

  • tabuľky na ukladanie údajov,
  • dotazy na vyhľadanie a načítanie len tých údajov, ktoré potrebujete,
  • formuláre na zobrazenie, pridávanie a aktualizáciu údajov v tabuľkách,
  • zostavy na analýzu alebo tlač údajov v špecifických rozloženiach.

Údaje z tabuliek použité v dotaze, formulári a zostave

Bublina 1 Údaje sú uložené len v jednej tabuľke, ale možno ich zobraziť na viacerých miestach. Pri aktualizácii sa údaje automaticky aktualizujú všade, kde sa zobrazujú.
Bublina 2 Načítanie údajov pomocou dotazu.
Bublina 3 Zobrazenie alebo zadávanie údajov pomocou formulára.
Bublina 4 Zobrazenie alebo tlač údajov pomocou zostavy.

Všetky tieto položky – tabuľky, dotazy, formuláre a zostavy – sú objekty databázy (objekty databázy: databáza programu Access obsahuje objekty, ako sú tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy, stránky, makrá alebo moduly. Projekt programu Access obsahuje objekty, ako sú formuláre, zostavy, stránky, makrá a moduly.).


 Poznámka.   Niektoré databázy programu Access obsahujú prepojenia na tabuľky uložené v iných databázach. Môžete mať napríklad vytvorenú databázu programu Access, ktorá obsahuje len tabuľky, a ďalšiu databázu programu Access, ktorá obsahuje prepojenia na tieto tabuľky a dotazy, formuláre a zostavy založené na prepojených tabuľkách. Vo väčšine prípadov nie je dôležité, či databáza obsahuje prepojenú tabuľku alebo je tabuľka uložená priamo v databáze.

Tabuľky a vzťahy

Pri ukladaní údajov v databáze vytvorte jednu tabuľku pre každý typ sledovaných informácií. Medzi tieto typy údajov môžu patriť informácie o zákazníkoch, produktoch alebo podrobnostiach objednávok. Aby ste mohli načítať údaje z viacerých tabuliek a zobraziť ich v dotaze, formulári alebo zostave, musíte zadefinovať vzťahy medzi tabuľkami.

 Poznámka.   Vo webovej databáze nie je k dispozícii karta objektu Vzťahy. Na vytvorenie vzťahov môžete vo webovej databáze použiť vyhľadávacie polia.

Údaje uložené v tabuľkách, ktoré sú spojené pomocou súvisiacich polí

Bublina 1 Informácie o zákazníkoch, ktoré sa pôvodne nachádzali v zozname adries, sú teraz uložené v tabuľke Zákazníci.
Bublina 2 Informácie o objednávkach, ktoré sa pôvodne nachádzali v hárku, sú teraz uložené v tabuľke Objednávky.
Bublina 3 Jedinečný identifikátor, ako napríklad pole Identifikácia zákazníka, slúži na vzájomné odlíšenie záznamov v tabuľke. Po pridaní poľa jedinečného identifikátora z jednej tabuľky do druhej a definovaní vzťahov medzi týmito dvoma poľami môže program Access nájsť zhodné záznamy z oboch tabuliek, takže ich môže spoločne načítať do formulára, zostavy alebo dotazu.

Dotazy

Dotaz umožňuje nájsť a načítať údaje, ktoré vyhovujú zadaným podmienkam – vrátane údajov z viacerých tabuliek. Dotaz je možné použiť aj na aktualizáciu alebo odstránenie viacerých záznamov naraz a na vykonanie vlastných preddefinovaných výpočtov s údajmi.

 Poznámka.   Dotaz nie je možné použiť na aktualizáciu alebo odstránenie záznamov vo webovej databáze.

Dotaz vracajúci výsledky z viacerých tabuliek

Bublina 1 Tabuľka Zákazníci obsahuje informácie o zákazníkoch.
Bublina 2 Tabuľka Objednávky obsahuje informácie o objednávkach zákazníkov.
Bublina 3 Tento dotaz načíta údaje z polí Identifikácia objednávky a Požadovaný dátum z tabuľky Objednávky a údaje z polí Názov spoločnosti a Mesto z tabuľky Zákazníci. Dotaz vráti len objednávky požadované v apríli a len od zákazníkov z Londýna.

Formuláre

Formuláre umožňujú jednoduché zobrazovanie, zadávanie a zmenu údajov po jednotlivých riadkoch. Môžete ich použiť aj na vykonanie ďalších akcií, ako napríklad na odoslanie údajov do inej aplikácie. Formuláre zvyčajne obsahujú ovládacie prvky prepojené na príslušné polia v tabuľkách. Pri otvorení formulára program Access načíta údaje z jednej alebo viacerých tabuliek a tieto údaje zobrazí v rozložení, ktoré ste vybrali pri vytváraní formulára. Formulár môžete vytvoriť pomocou príkazu Formulár na páse s nástrojmi, pomocou Sprievodcu formulárom alebo manuálne v návrhovom zobrazení.

 Poznámka.   Na vytvorenie formulárov a zostáv vo webových databázach sa používa zobrazenie rozloženia, a nie návrhové zobrazenie.

Formuláre pomáhajú pri zobrazovaní a zadávaní údajov

Bublina 1 V tabuľke sa súčasne zobrazuje veľa záznamov, ale niekedy je potrebné posúvať sa v tabuľke vodorovným smerom, aby sa zobrazili všetky údaje uložené v jednom zázname. Navyše, pri zobrazení tabuľky nemôžete naraz aktualizovať údaje z viacerých tabuliek.
Bublina 2 Formulár zobrazuje naraz jeden záznam a môže zobrazovať polia z viacerých tabuliek. Zároveň môže zobrazovať aj obrázky a ďalšie objekty.
Bublina 3 Formulár môže obsahovať tlačidlo umožňujúce tlač zostavy, otvorenie iných objektov alebo inú automatizáciu úloh.

Zostavy

Zostavy slúžia na rýchlu analýzu údajov alebo na ich prezentáciu požadovaným spôsobom vo formáte pre tlač alebo v inom formáte. Môžete napríklad poslať kolegovi zostavu, ktorá obsahuje zoskupené údaje a vypočítané súčty. Takisto môžete vytvoriť zostavu s údajmi adresy a naformátovať ich pre tlač menoviek s adresami.

Zostavy s naformátovanými alebo vypočítavanými údajmi

Bublina 1 Použitie zostavy na vytvorenie menoviek s adresami.
Bublina 2 Použitie zostavy na zobrazenie súčtov v grafe.
Bublina 3 Použitie zostavy na zobrazenie vypočítavaných súčtov.

Teraz máte základné poznatky o štruktúre databáz programu Access. Čítajte ďalej a naučte sa používať vstavané nástroje na preskúmanie databázy programu Access.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Zobrazenie podrobností o objektoch v databáze

Jedným z najlepších spôsobov získania informácií o konkrétnej databáze je použiť nástroj Dokumentácia databázy. Pomocou nástroja Dokumentácia databázy môžete vytvoriť zostavu s podrobnými informáciami o objektoch v databáze. Najprv musíte vybrať, ktoré objekty sa zahrnú do zostavy s podrobnosťami. Dokumentácia databázy vráti po spustení zostavu, ktorá obsahuje všetky údaje o vybratých objektoch databázy.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete zdokumentovať.
  2. Na karte Databázové nástroje kliknite v skupine Analyzovať na položku Dokumentácia databázy.
  3. V dialógovom okne Dokumentácia kliknite na kartu zodpovedajúcu typu databázového objektu, ktorý chcete dokumentovať. Ak chcete vytvoriť dokumentáciu pre všetky objekty v databáze, kliknite na kartu Všetky typy objektov.
  4. V zozname na karte vyberte jeden alebo viac objektov. Ak chcete vybrať všetky objekty na karte, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko.
  5. Kliknite na tlačidlo OK.

Dokumentácia databázy vytvorí zostavu obsahujúcu podrobné údaje o všetkých vybratých objektoch a otvorí ju v režime ukážky pred tlačou. Ak napríklad spustíte dokumentáciu databázy pre formulár na zadávanie údajov, výsledná zostava nástroja na dokumentáciu bude obsahovať vlastnosti pre formulár ako celok, vlastnosti pre každú sekciu formulára a vlastnosti pre všetky tlačidlá, popisy, textové polia a ďalšie ovládacie prvky na formulári a navyše všetky moduly kódu a povolenia používateľov priradené k tomuto formuláru.

  1. Zostavu môžete vytlačiť kliknutím na položku Tlačiť, ktorá sa nachádza v skupine Tlačiť na karte Ukážka pred tlačou.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Preskúmanie tabuľky v návrhovom zobrazení

 Poznámka.   Návrhové zobrazenie nie je k dispozícii vo webových databázach.

Po otvorení tabuľky v návrhovom zobrazení získate podrobný prehľad o štruktúre tabuľky. Môžete tu nájsť napríklad nastavenie typu údajov pre všetky polia, všetky vstupné masky (vstupná maska: formát, ktorý obsahuje literálové zobrazovacie znaky (ako sú napríklad zátvorky, bodky alebo spojovníky) a znaky masky, ktoré určujú, kde majú byť údaje zadané, ako aj povolený typ údajov a počet znakov.) alebo zistiť, či tabuľka používa vyhľadávacie polia – polia, ktoré pomocou dotazov načítavajú údaje z iných tabuliek. Tieto informácie sú dôležité, pretože typy údajov a vstupné masky môžu ovplyvňovať možnosti pri vyhľadávaní údajov a spúšťaní aktualizačných dotazov. Predpokladajme napríklad, že chcete pomocou aktualizačného dotazu aktualizovať určité polia v jednej tabuľke skopírovaním údajov z podobných polí v inej tabuľke. Dotaz sa nedokáže spustiť, pokým sa nebudú zhodovať typy údajov polí v zdrojových a cieľových tabuľkách.

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.
  2. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete preskúmať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie.
  3. V prípade potreby si zaznamenajte názvy všetkých polí tabuľky a typ údajov priradený k týmto poliam.

Typ údajov priradený k poľu môže určovať veľkosť a typ údajov, ktoré môže používateľ zadávať do poľa. Používatelia môžu byť napríklad obmedzení na zadanie najviac 20 znakov do textového poľa a nemôžu zadávať textové údaje do poľa nastaveného na typ údajov Number.

  1. Ak chcete zistiť, či je pole nastavené na vyhľadávanie, kliknite na kartu Vyhľadávanie, ktorá sa nachádza v spodnej časti mriežky návrhu tabuľky v rámci sekcie Vlastnosti poľa.

Vyhľadávacie pole zobrazuje určitú množinu hodnôt (jedno alebo viac polí, ako napríklad krstné meno a priezvisko), ale zvyčajne je v ňom uložená iná množina hodnôt (jedno pole, ako napríklad číselná identifikácia). Vo vyhľadávacom poli môže byť uložená napríklad číselná identifikácia zamestnanca (uložená hodnota), ale zobrazuje sa meno zamestnanca (zobrazovaná hodnota). Keď použijete vyhľadávacie pole vo výraze alebo v operáciách nájdenia a nahradenia, používajú sa uložené hodnoty, a nie zobrazované hodnoty. Pochopenie rozdielov medzi uloženými a zobrazovanými hodnotami vo vyhľadávacom poli je predpokladom správneho vytvárania výrazov a operácií nájdenia a nahradenia, ktoré používajú vyhľadávacie pole.

Nasledujúca ilustrácia obsahuje ukážku typického vyhľadávacieho poľa. Zapamätajte si, že nastavenie zobrazené vo vlastnosti poľa Zdroj riadkov sa môže líšiť.

Použitie tabuľky alebo dotazu ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

Vyhľadávacie pole v tejto ukážke používa dotaz na načítanie údajov z inej tabuľky. Môžete sa stretnúť aj s iným typom vyhľadávacieho poľa, nazvaným zoznam hodnôt, ktoré používa naprogramovaný zoznam možností. Nasledujúci obrázok zobrazuje typický zoznam hodnôt.

Použitie zoznamu hodnôt ako zdroja údajov pre vyhľadávacie pole

Zoznamy hodnôt používajú podľa predvoleného nastavenia typ údajov Text.

Vyhľadávacie polia a zoznamy hodnôt najlepšie nájdete tak, že otvoríte kartu Vyhľadávanie a postupne budete klikať na položky v stĺpci Typ údajov pre všetky polia v tabuľke. Ďalšie informácie o vytváraní vyhľadávacích polí a zoznamov hodnôt nájdete pomocou prepojení v časti Pozrite tiež.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Zobrazenie vzťahov medzi tabuľkami

 Poznámka.   Kartu objektu Vzťahy nie je možné použiť vo webovej databáze.

Ak chcete zobraziť grafickú reprezentáciu tabuliek v databáze, polí v každej tabuľke a vzťahov medzi týmito tabuľkami, použite kartu objektu Vzťahy. Karta objektu Vzťahy poskytuje celkový pohľad na štruktúru tabuliek a vzťahov v databáze, čo sú kľúčové informácie pri vytváraní alebo zmene vzťahov medzi tabuľkami.

 Poznámka.   Pomocou karty objektu Vzťahy môžete aj pridať, zmeniť alebo odstrániť vzťahy.

  • Otvorte databázu, ktorú chcete analyzovať.
  • Prejdite na kartu Databázové nástroje a v skupine Vzťahy kliknite na položku Vzťahy.

Otvorí sa karta objektu Vzťahy a zobrazia sa vzťahy medzi všetkými tabuľkami v otvorenej databáze.

Vzťah medzi dvoma tabuľkami

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

Zobrazenie vzájomných závislostí medzi objektmi

Na table Závislosti objektu sú zobrazené informácie o tom, ako navzájom súvisia objekty databázy, napríklad tabuľky, formuláre, dotazy alebo zostavy.

Aby ste sa vyhli neúmyselnému odstráneniu zdrojov záznamov, môžete na analýzu databázy použiť tablu Závislosti objektu. Predpokladajme napríklad, že databáza Predaj obsahuje dotaz Štvrťročné objednávky, ktorý už viac nepotrebujete. Pred odstránením tohto dotazu by ste mali zistiť, či niektoré iné objekty v databáze, napríklad formuláre alebo zostavy, nepoužívajú tento dotaz ako zdroj záznamov. Potom môžete upraviť závislé objekty a odstrániť odkazy na tento dotaz alebo môžete závislé objekty odstrániť spolu s dotazom. Zobrazenie úplného zoznamu závislých objektov pomáha šetriť čas, pretože nemusíte manuálne kontrolovať vlastnosti objektov. Zároveň minimalizuje výskyt chyby, pretože ponúka všetky podrobnosti, ktoré môžete pri manuálnej kontrole prehliadnuť.

Tabla Závislosti objektu je užitočná aj pri zmene návrhu objektu databázy, pretože zobrazuje, ako budú zmenou návrhu ovplyvnené iné objekty. Tablu Závislosti objektu by ste mali používať pri všetkých plánovaných základných zmenách v návrhu.

Používanie tably Závislosti objektu

  1. Otvorte databázu, ktorú chcete preskúmať.
  2. Na navigačnej table vyberte alebo otvorte tabuľku, formulár, zostavu alebo dotaz.
  3. Prejdite na kartu Databázové nástroje a v skupine Vzťahy kliknite na položku Závislosti objektu.
  4. Ak sa zobrazí výzva na aktualizáciu informácií o závislostiach, kliknite na tlačidlo OK.

 Poznámka.   Aktualizácia informácií o závislostiach môže chvíľu trvať.

Zobrazí sa tabla Závislosti objektu.

Tabla Závislosti objektu

  1. Ak chcete zobraziť zoznam objektov, ktoré používajú objekt vybratý v kroku 2, kliknite na políčko Objekty závislé odo mňa vo vrchnej časti tably. Zoznam objektov, ktoré používajú vybratý objekt, zobrazíte kliknutím na políčko Objekty, od ktorých závisím.
  2. Informácie o závislostiach pre požadovaný objekt zobrazíte kliknutím na ikonu rozbalenia (+) vedľa tohto objektu. Program Access zobrazuje až štyri úrovne závislostí pre jeden objekt.

Pri používaní tably Závislosti objektu pamätajte na tieto skutočnosti:

  • Informácie o závislostiach sú k dispozícii len vtedy, ak máte povolenia na otvorenie objektu v návrhovom zobrazení.
  • Tabla nezobrazuje informácie pre makrá a moduly kódov.
  • Tabla dokáže spracovať len tabuľky, formuláre, zostavy a dotazy. Výnimkou sú nasledujúce typy dotazov:
    • Akčné dotazy – dotazy určené na vkladanie, aktualizáciu alebo odstránenie údajov
    • Dotazy so špecifickým kódom SQL vrátane zjednocovacích dotazov, dotazov definujúcich údaje a odovzdávacích dotazov
    • Poddotazy

Keď program Access zistí vnorené dotazy, informácie o závislostiach sa vygenerujú len pre prvý vonkajší dotaz. Toto pravidlo sa použije aj pre zdrojové tabuľky a dotazy podriadeného údajového hárka dotazu a pre vyhľadávacie polia.

  • Program Access vygeneruje informácie o závislostiach prehľadaním máp názvov, ktoré spravuje funkcia automatickej opravy názvov – funkcia, ktorá automaticky opravuje bežné sprievodné javy premenovania formulárov, zostáv, tabuliek, dotazov, polí alebo ovládacích prvkov vo formulároch a zostavách. Ak je vypnuté sledovanie informácií automatickej opravy názvov, pred načítaním informácií o závislostiach sa zobrazí výzva na spustenie tejto funkcie.

Na začiatok stránky Na začiatok stránky

 
 
Platí pre:
Access 2010