将 Access 数据导出到 Word 文档

本文内容

将数据导出到 Word：基础知识
将数据导出到 Word
了解 Access 如何将对象导出到 Word
我还需了解哪些信息？

将数据导出到 Word：基础知识

可以将表、查询、窗体或报表导出到 Microsoft Word。使用“导出 - RTF 文件”向导将对象导出时，Access 将在 Microsoft Word RTF 格式文件 (*.rtf) 中创建对象数据的副本。对于表、查询和窗体，可见字段和记录在 Word 文档中显示为表。导出报表时，向导会导出报表数据和布局 - 尽量使 Word 文档与报表一致。

从 Access 启动操作 若要将数据从 Access 导出到Word，需要在 Access 中工作。 Word中没有可从 Access 数据库导入数据的功能。此外，不能使用 Access 中的“另存为”命令将 Access 数据库或表另存为Word文档。
可以导出的对象 您可以导出表、查询、窗体或报表。还可以仅导出视图中所选的记录。无法导出宏和模块。导出包含子窗体或子数据表的窗体或数据表时，仅会导出主窗体或主数据表。需要对要在 Word 中查看的每个子窗体和子数据表重复导出操作。相反，导出报表时，将导出报表中包含的子窗体和子报表，以及main报表。
操作的结果 导出 - RTF 文件向导始终导出格式化的数据。这意味着，只有对象或视图中可见的字段和记录与显示格式设置一起导出。由于筛选器设置而隐藏的列和记录不会导出。对于报表，导出报表时也会保留报表的布局。
与现有文档合并 从 Access 导出到Word文档时，数据始终导出到新的 Word 文件中。如果希望将数据插入现有Word文档中，必须先将数据从 Access 导出到新的Word文档中，然后从新Word文档复制数据并将其粘贴到现有文档中。或者，可以直接从 Access 表、查询、窗体或报表复制行，然后将其粘贴到现有文档中。

将数据导出到 Word

将数据导出到 Word 文档的过程分为以下几大步骤：

准备要导出的源数据。在此步骤中，请确保数据无误，并且确定要导出源表中的全部数据还是部分数据。
运行“导出 - RTF 文件”向导。
（可选）将设置保存为导出规范以供日后再次使用。

下面各节中的步骤说明了如何执行每个任务。

准备执行导出

打开源 Access 数据库。
在导航窗格中，选择包含要导出数据的对象。

可以导出表、查询、窗体或报表。
查看源数据，确保其不包含错误标记（绿色三角形）或错误值，如 #Num。

将数据导出到 Word 前，确保已解决所有错误。否则，将会发现这些值被替换为 NULL 值。
如果目标 Word 文档已存在并且处于打开状态，需将其关闭才能继续执行操作。覆盖文档前，向导会进行提示。

注意: 不能将数据追加到现有 Word 文档中。
在 Access 数据库中，如果仅想导出表、查询或窗体的一部分，请打开该对象，然后选择所需记录。

导出数据

在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“Word”。
“导出 - RTF 文件”导出向导随即打开。

注意: “导出”命令仅在数据库打开时可用。
在“导出 - RTF 文件”向导中，指定目标文件的名称。
向导始终导出带格式的数据。如果想要在导出操作完成后查看 Word 文档，请选择“导出操作完成后打开目标文件”复选框。
如果在开始导出操作之前已选择要导出的记录，可选择“仅导出所选的记录”复选框。但是，如果想要导出视图中的所有记录，请清除该复选框。

注意: 如果未选定任何记录，则此复选框不可用（呈灰色）。
单击“确定”。
如果目标文档存在，系统将提示单击“是”覆盖该文件。单击“否”可更改目标文件名称，然后再次单击“”。

根据向导中指定的导出选项，Access 将导出数据并在 Word 中打开目标文档。 Access 还会在向导的最后一页上显示操作状态。

了解 Access 如何将对象导出到 Word

下表介绍了 Access 如何将不同的对象和值导出到 Word。如果导出操作未按预期进行，这可以帮助你确定问题所在。

项目	导出注意事项
字段名称	导出表、查询或窗体后，字段名称位于 Word 文档中的表的第一行。导出报表时，Word 文档中的字段名称的位置随报表布局变化。
多值字段	在 Access 中支持多个值的字段在 Word 中导出为单列。以逗号分隔的值 (,)。
图片、对象和附件	不会导出所有图形元素 - 源数据中的徽标、OLE 对象字段中的数据以及附件。
图形	Microsoft Graph 对象不会导出。
表达式	表达式不会导出到 Word 文档。仅导出表达式的结果。
子窗体和子数据表	导出窗体或数据表时，将只导出主窗体或主数据表。对于要导出的每个子窗体和子数据表，必须重复执行导出操作。

我还需了解哪些信息？

有关如何将导出的详细信息保存到可稍后使用的规范中，请参阅将导入或导出操作的详细信息另存为规范一文。
有关如何运行已保存的导出规范的信息，请参阅运行保存的导入或导出操作。
若要了解如何计划在特定时间运行规范，请参阅计划导入或导出操作一文。
有关如何更改规范名称，删除规范或更新规范中源文件名的相关信息，请参阅管理数据任务一文。

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