Цифровая подпись в документе Office

В этом разделе содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись, для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в приложениях Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

В этой статье:


Что такое цифровая подпись?

Цифровую подпись в цифровых документах ставят в тех же случаях, что и в бумажных. Цифровая подпись используется для аутентификации (Проверка подлинности. Процесс выяснения, кем (чем) в действительности являются те или иные люди (или продукты) и в качестве кого (или чего) они хотели бы выступать. Таким процессом является, например, подтверждение источника и целостности опубликованного кода программного обеспечения с помощью проверки цифровой подписи, использованной для подписания этого кода.)цифровой информации  — например, документов, сообщений электронной почты и макросов — с помощью методов компьютерной криптографии. Цифровые подписи помогают удостоверить следующее:

  • подлинность     Цифровая подпись помогает гарантировать, что поставивший подпись — тот, кем он является в действительности.
  • целостность     Цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не менялось и не подделывалось после ввода цифровой подписи.
  • Неотрекаемость     Цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. «Отказ» означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.

Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Приложения выпуска 2007 системы Microsoft Office проверяют эти требования и предупреждают о наличии проблем с цифровой подписью. Дополнительную информацию см. в разделе Как определить достоверность цифровой подписи.

К началу страницы К началу страницы

Как цифровые подписи используются в документах Office?

Цифровыми подписями можно воспользоваться для подписи документов Office двумя различными способами:

  • Добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей.
  • Добавить невидимую цифровую подпись в документ.

Различия между этими способами и подробности введения цифровой подписи в документ каждым из них описаны в следующих разделах.

К началу страницы К началу страницы

Добавление одной или более строк подписи в документ

Приложение выпуска 2007 системы Microsoft Office позволяет вставить в документ строку для цифровой подписи. Такие строки можно добавлять только в документы Word или книги Excel.

Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе, но действует по-другому. Когда строка подписи вставлена в документ Office, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно впечатать подпись, выбрать цифровое изображение своей подписи или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения, чтобы не допустить внесение изменений.

Документ с заполненными линиями подписи.

Возможность сбора цифровых подписей с помощью строк подписи в документах Office позволяет организациям использовать безбумажные процессы заверения таких документов, как контракты или другие соглашения. В отличие от подписи бумажных документов, цифровые подписи могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем.

Для добавления строки подписи в документ выполните следующие действия.

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.
  2. На вкладке Вставка в группе Текст наведите указатель мыши на стрелку рядом с Строка подписи и затем выберите значение Строка подписи Microsoft Office.
  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены прямо под строкой подписи в документе. Выполните любое из следующих действий:
    • Введите имя подписывающего лица в поле Предлагается для подписания.
    • Введите название должности подписывающего лица (если таковое имеется) в поле Должность предложенного подписывающего.
    • Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.
  4. Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, впечатайте их в поле Инструкции для подписывающего. Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо ставит подпись.
  5. Если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
  6. Если необходимо отобразить дату подписывания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
  7. Нажмите кнопку ОК.
  8. Для добавления дополнительных строк подписи повторите шаги 1 - 7.

К началу страницы К началу страницы

Подписывание строки подписи в документе

При введении подписи в строку подписи в документе Office можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.

  1. Выделите в документе строку подписи, в которую требуется ввести подпись, двойным щелчком мыши.
  2. В диалоговом окне Подпись выполните одно из следующих действий:
    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.
    • Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.
    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).
    • Нажмите кнопку Подписать.

К началу страницы К началу страницы

Добавление невидимой цифровой подписи в документ

Если нет необходимости вставлять видимые строки подписи в документ, но требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа, добавьте невидимую цифровую подпись в документ. Такие подписи можно добавить в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В отличие от строки подписи невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись, отобразив ее или отыскав кнопку подписи в строке состояния внизу экрана.

Кнопка подписей в строке состояния

После того как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения, чтобы не допустить внесение изменений.

  1. Нажмите кнопку Microsoft OfficeИзображение кнопки, выделите пункт Подготовка, а затем нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.
  2. Если требуется обозначить цель подписывания документа, введите эту информацию в поле под надписью Цель подписания документа в диалоговом окне Подпись.
  3. Щелкните Подпись.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007