В этой статье рассматриваются свойства документа, предоставляются сведения о просмотре или изменении свойств документа Microsoft Office, а также о создании пользовательских свойств документа.
Предполагаемое действие:
Дополнительные сведения о свойствах документа
Свойства документа (или метаданные (Метаданные. Данные, которые описывают другие данные. Например, слова в документе являются данными, а число слов может служить примером метаданных.)) — это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа.
Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам. При работе с документом в Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007 можно легко просматривать или изменять свойства этого документа, используя область сведений о документе, которая отображается над документом в приложении Office.
Типы свойств документа
Свойства документа делятся на следующие пять типов.
- Стандартные свойства По умолчанию документы Microsoft Office имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства «Ключевые слова» можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
- Автоматически обновляемые свойства К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя.
Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.
- Пользовательские свойства Для документов Microsoft Office можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.
- Свойства для организации Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.
- Свойства библиотеки документов Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов (Библиотека документов. Папка, содержащая набор файлов для совместного доступа; файлы часто используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки.) на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого их этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как «От», «Дата», «Категория» и «Описание». При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, Office Excel 2007 или Office PowerPoint 2007 можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.
К началу страницы
Просмотр свойств текущего документа
Какая программа выпуска используется?
Access
- Нажмите кнопку Microsoft Office
, выделите пункт Управление и выберите команду Свойства базы данных.
- В диалоговом окне Свойства: Имя файла откройте вкладки для выбора свойств, которые требуется просмотреть.
К началу страницы
Excel
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно просмотреть (например, Дополнительные свойства).
Примечания
К началу страницы
PowerPoint
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office , выделите пункт Подготовить и выберите команду Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с элементом Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно просмотреть (например, Дополнительные свойства).
Примечания
К началу страницы
Publisher
- В меню Файл выберите команду Свойства.
- В диалоговом окне Свойства публикации откройте вкладки для выбора свойств, которые требуется просмотреть.
К началу страницы
Word
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно просмотреть (например, Дополнительные свойства).
Примечания
К началу страницы
Просмотр свойств документа при открытии или сохранении файла
Свойства документа для файла можно просмотреть в диалоговом окне Открытие файла базы данных или Сохранение.
- В диалоговом окне Открытие файла базы данных или Сохранение выберите документ, свойства которого требуется просмотреть.
- Щелкните стрелку рядом с кнопкой Представления и выполните одно из следующих действий.
- Чтобы просмотреть такие свойства, как размер файла и дата последнего изменения файла, нажмите кнопку Сведения.
- Чтобы просмотреть все свойства документа, нажмите кнопку Свойства.
К началу страницы
Изменение свойств текущего документа
Какая программа выпуска используется?
Access
- Нажмите кнопку Microsoft Office , выделите пункт Управление и выберите команду Свойства базы данных.
- В диалоговом окне Свойства: Имя файла на вкладке Документ введите значения стандартных свойств, таких как Название и Автор.
К началу страницы
Excel
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно изменить, например Дополнительные свойства.
Примечание. Если область сведений о документе настроена или если документ, свойства которого требуется изменить, сохранен в библиотеке документов (Библиотека документов. Папка, содержащая набор файлов для совместного доступа; файлы часто используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки.) или на сервере управления документами, то можно получить доступ к просмотру дополнительных свойств документа.
- На панели Область сведений о документе введите нужные данные в каждое поле свойства.
Примечание. Все поля свойств, отмеченные красной звездочкой, являются обязательными и должны быть заполнены до сохранения документа.
К началу страницы
PowerPoint
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно изменить (например, Дополнительные свойства).
Примечание. Если настройки области сведений о документе изменены или документ, свойства которого требуется изменить, сохранен в библиотеке документов (Библиотека документов. Папка, содержащая набор файлов для совместного доступа; файлы часто используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки.) или на сервере управления документами, можно получить доступ к дополнительным свойствам документа.
- На панели Область сведений о документе введите нужные данные в каждое поле свойства.
Примечание. Все поля свойств, отмеченные красной звездочкой, являются обязательными и должны быть заполнены до сохранения документа.
К началу страницы
Publisher
- В меню Файл выберите команду Свойства.
- В диалоговом окне Свойства публикации на вкладке Документ введите значения стандартных свойств, таких как Название и Автор.
К началу страницы
Word
Для просмотра или изменения свойств документа используется область сведений о документе.
- Нажмите кнопку Microsoft Office , выделите пункт Подготовить и выберите команду Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа для выбора набора свойств, которые нужно изменить (например, Дополнительные свойства).
Примечание. Если настройки области сведений о документе изменены или документ, свойства которого требуется изменить, сохранен в библиотеке документов (Библиотека документов. Папка, содержащая набор файлов для совместного доступа; файлы часто используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки.) или на сервере управления документами, можно получить доступ к дополнительным свойствам документа.
- На панели Область сведений о документе введите нужные данные в каждое поле свойства.
Примечание. Все поля свойств, отмеченные красной звездочкой, являются обязательными и должны быть заполнены до сохранения документа.
К началу страницы
Создание пользовательских свойств документа
Пользовательские свойства — это свойства, определяемые пользователем для документа Microsoft Office. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.
Какая программа выпуска используется?
Access
- Нажмите кнопку Microsoft Office , выделите пункт Управление и выберите команду Свойства базы данных.
- Откройте вкладку Прочие.
- Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его из списка.
- В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
- Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу параметра, выбранного из списка Тип. Например, если в списке Тип выбран параметр Число, то в поле Значение должно быть введено число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
- Нажмите кнопку Добавить.
К началу страницы
Excel
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа и выберите команду Дополнительные свойства.
- В диалоговом окне Свойства документа откройте вкладку Прочие.
- Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его из списка.
- В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
- Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу параметра, выбранного из списка Тип. Например, если в списке Тип выбран параметр Число, то в поле Значение должно быть введено число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
- Нажмите кнопку Добавить.
К началу страницы
PowerPoint
- Нажмите кнопку Microsoft Office , выделите пункт Подготовить и выберите команду Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа и выберите команду Дополнительные свойства.
- В диалоговом окне Свойства документа откройте вкладку Прочие.
- Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его из списка.
- В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
- Введите значение свойства в поле Значение. Это значение должно соответствовать типу свойства, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран тип Число, в поле Значение следует ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текст.
- Нажмите кнопку Добавить.
К началу страницы
Publisher
- В меню Файл выберите команду Свойства.
- Откройте вкладку Прочие.
- Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его из списка.
- В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
- Введите значение свойства в поле Значение. Тип введенного значения должен соответствовать типу параметра, выбранного из списка Тип. Например, если в списке Тип выбран параметр Число, то в поле Значение должно быть введено число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текстовые.
- Нажмите кнопку Добавить.
К началу страницы
Word
- Нажмите кнопку Microsoft Office, наведите указатель мыши на пункт Подготовить и выберите пункт Свойства.
- В области сведений о документе щелкните стрелку рядом с командой Свойства документа и выберите команду Дополнительные свойства.
- В диалоговом окне Свойства документа откройте вкладку Прочие.
- Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его из списка.
- В списке Тип выберите тип данных для добавляемого свойства.
- Введите значение свойства в поле Значение. Это значение должно соответствовать типу свойства, выбранному в списке Тип. Например, если в списке Тип выбран тип Число, в поле Значение следует ввести число. Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текст.
- Нажмите кнопку Добавить.
К началу страницы
