За последние несколько лет в организациях были созданы огромные объемы неупорядоченного содержимого, состоящего из документов, сообщений электронной почты, видеоматериалов, мгновенных сообщений, веб-страниц и прочего. Такие данные часто находятся в состоянии неуправляемого хаоса, что мешает организациям использовать эти ценные активы для улучшения обмена знаниями, отношений с клиентами и повышения эффективности процессов. Предлагаемое корпорацией Майкрософт решение по управлению информационным корпоративным содержимым (ECM) является ключевым компонентом инфраструктуры организации, с помощью которого компании могут решить стоящие перед ними задачи.

Основанное на хорошо интегрированной платформе решение ECM от Майкрософт позволяет включить в процесс управления информационным содержимым всех сотрудников организации, работающих с информацией, посредством интеграции с привычными средствами, системы Microsoft Office. Решение Microsoft ECM может оказать помощь в следующих нижн областях

Управление разнообразным содержимым

Возможности работы с документами, реализованные в интегрированном решении Microsoft ECM, позволяют организациям объединить разное содержимое из сетевых и локальных ресурсов в централизованное хранилище с согласованной структурой. С помощью интегрированных возможностей поиска сотрудники могут искать нужные сведения и обмениваться ими с другими пользователями. Кроме того, доступна защита централизованного хранилища от несанкционированного доступа.

Интегрированные возможности по обеспечению совместной работы, такие как автоматизированный документооборот, облегчают взаимодействие и координацию при создании, рецензировании и утверждении документов. Теперь сотрудники могут обмениваться документами не только по электронной почте. Кроме того, эти документы доступны в автономном режиме для находящихся в пути сотрудников, даже если те не подключены к сети.

Обеспечение соответствия требованиям

Решение Microsoft ECM также включает в себя интегрированные возможности по управлению записями, благодаря которым организации могут обеспечить хранение и защиту готовых бизнес-записей. Политики определения срока действия, применяемые в отношении таких записей, гарантируют, что записи будут храниться в течение срока, соответствующего требованиям законодательства или корпоративной политике, что снижает риск привлечения организации к ответственности. Журналы аудита являются подтверждением для внутренних и внешних аудиторов, что хранение данных обеспечено на должном уровне. Доступна возможность запретить уничтожение отдельных записей, которые требуются для проведения расследования.

Эффективное управление несколькими веб-узлами

Интегрированные возможности управления веб-содержимым позволяют публиковать веб-содержимое с использованием удобного средства создания содержимого встроенного процесса утверждения. Это обеспечивает своевременную загрузку содержимого на веб-узлы без значительных усилий со стороны ИТ-персонала. С помощью шаблонов, реализованных в форме главных страниц и макетов страниц, можно применить для всех страниц согласованное оформление с использованием корпоративной символики, что позволяет эффективно использовать фирменную символику. Единая инфраструктура развертывания и управления для узлов в интрасети, экстрасети и Интернете, а также для веб-узлов с поддержкой нескольких языков снижают стоимость и сложность их обслуживания ИТ-специалистами.

Оптимизация бизнес-процессов

Решение Microsoft ECM позволяет организациям оптимизировать свои бизнес-процессы, основанные на использовании содержимого и требующие совместной работы, предоставляя средства и платформу для автоматизации выполнения задач в рамках таких процессов. Решения электронных форм обеспечивают механизм сбора и проверки входных данных таких бизнес-процессов для веб-узлов, мобильных устройств и программ системы Microsoft Office. Формы могут использоваться многократно. Доступные средства управления позволяют ИТ-специалистам с легкостью развертывать такие форм и отслеживать их использование в нескольких каналах.

Все эти возможности предоставляются корпорацией Майкрософт в единой интегрированной эффективной бизнес-инфраструктуре. Это существенно снижает нагрузку на ИТ-специалистов, поскольку в их распоряжении находится единый набор инструментов и методик для управления данным решением. Тесная интеграция с привычными средствами, например программами системы Microsoft Office, позволяет с легкостью сделать эти возможности доступными для всех сотрудников организации, работающих с информацией. Такой подход устраняет необходимость пользователям изучать новые средства или новые способы использования знакомых приложений, чтобы принять участие в реализации стратегии управления информационным содержимым.

Возможности в области управления документооборотом позволяют устранить многие трудности, с которыми приходится сталкиваться пользователям. Показать увеличенное изображение.

Возможности Microsoft ECM

Решение Microsoft ECM позволяет управлять всем жизненным циклом неупорядоченного содержимого на базе единой унифицированной платформы. Эти возможности включают в себя управление документами, управление записями, управление веб-содержимым, а также решения форм.

Управление документами

• Экономия времени и многократное использование информации.  Организация и классификация содержимого в рамках централизованного хранилища документов позволяет согласовано систематизировать информацию, перемещаться между материалами и быстро находить нужные данные.
• Защита конфиденциальной информации  Интегрированные средства управления правами доступа помогают защитить документы, где бы они ни использовались. Можно устанавливать права доступа пользователей к отдельным объектам, а также удалять метаданные из документов перед окончательной публикацией.
• Оптимизация совместного создания документов.  Встроенный документооборот позволяет, используя настольные программы системы Microsoft Office, запускать необходимые процедуры, следить за их ходом и совместно в них участвовать. Важные оповещения и сведения о задачах могут выводиться прямо в документе, что помогает обеспечить порядок документооборота.

Управление записями

• Строгое соблюдение законодательных и нормативных требований  Применение политик хранения, защиты и аудита информации в отношении бизнес-записей помогает следить за правильностью хранения этих записей.
• Безопасность бизнес-записей и другой жизненно важной информации.  В хранилище записей с повышенным уровнем безопасности обеспечивается запрет на изменение записей в итоговом состоянии.
• Облегчение сбора материалов для юридических процедур.  Информация, необходимая для проведения расследования, извлекается наиболее эффективным с точки зрения затрат способом и блокируется в соответствии с требованиями следствия.

Хранилище записей для долгосрочного хранения. Показать увеличенное изображение.

Управление веб-содержимым

• Легкое и быстрое создание и публикация содержимого  Бизнес-группы могут оперативно создавать и публиковать веб-содержимое, используя простые в применении средства создания и интегрированные рабочие процессы, с минимальным участием ИТ-специалистов.
• Единообразное внешнее оформление веб-узлов  Для согласования внешнего вида можно использовать утвержденные главные страницы и макеты страниц, позволяющие определять элементы фирменной символики и навигации в веб-узле и затем повторно использовать их при создании содержимого.
• Снижение затрат на развертывание веб-узлов и управление ими   Формируется единая многоуровневая инфраструктура для публикации содержимого на узлах интрасети, экстрасети или Интернета.

Решения на основе форм

• Автоматизация бизнес-процессов.  Можно автоматизировать многие выполняемые вручную задачи, воспользовавшись Windows Workflow Foundation. С помощью таких средств, как Microsoft Visual Studio 2005 и Microsoft Office SharePoint Designer 2007, можно создавать новые виды документооборота.
• Сбор сведений с использованием электронных форм.  С помощью Microsoft Office InfoPath 2007 в организациях можно создавать электронные формы, которые впоследствии будут развернуты в различных каналах, включая веб-узлы, мобильные устройства и многофункциональные клиентские приложения.
• Быстрое развертывание решений на основе форм и управление ими.  Последовательные обновления решений быстрого развертывания форм помогают свести к минимуму время неработоспособности. Состояние всех развернутых форм можно просмотреть в едином представлении.

 К началу страницы