В пределах организации группы используют узлы Microsoft SharePoint для совместной работы с документами и информацией. Допустим, необходимо создать приложение SharePoint, которое улучшит производительность и эффективность группы и при том не потребует написания кода. С чего начать?

С помощью Microsoft Office SharePoint Designer 2007 можно создавать рабочие процессы, которые добавляют бескодовую логику приложений в узлы и приложения SharePoint. При помощи приложения Workflow Designer создаются правила, связывающие условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках или библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например: предположим, что первичными задачами группы являются написание, проверка и утверждение контрактов. Эти контракты хранятся в библиотеках документов на узле группы. С помощью Office SharePoint Designer 2007 можно создать рабочий процесс, который при загрузке на узел нового контракта будет по электронной почте отправлять рецензенту сообщение с уведомлением. В то же время рабочий процесс создает задачу в списке задач для рецензента. Когда он просматривает контракт и помечает задачу как завершенную, запускаются различные действия, в зависимости от того, присвоено ли контракту состояние «Утверждено» или «Отклонено».

Эффективность и производительность группы повышаются за счет того, что рабочий процесс сам управляет всеми действиями, что позволяет группе сосредоточиться на своей работе, а не заниматься управлением процессом. К тому же подобное решение не требует программирования. Создавая правила в приложении Workflow Designer, можно быстро добавлять возможности взаимодействия в решения или приложения SharePoint.

В этой статье даны основные сведения о рабочих процессах. При хорошем понимании основных строительных блоков рабочего процесса — событий, действий, условий и шагов — можно быстро добавить логику приложений в приложения SharePoint.

 Важно.   Для создания рабочего процесса необходимо, чтобы узел SharePoint был расположен на сервере, где запущена Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

---

• Что такое рабочий процесс?

• Что такое события, действия, условия и шаги?

• Что такое формы рабочих процессов?

• Где хранятся рабочие процессы?

• Где можно проверить статус рабочего процесса?

• Дальнейшие шаги

---

Что такое рабочий процесс?

Группа использует узел SharePoint в целях сотрудничества и хранения важной деловой информации в списках и библиотеках SharePoint. Теперь при помощи Office SharePoint Designer 2007 можно добавлять логику приложений в документы или элементы этих списков и библиотек.

При помощи приложения Workflow Designer можно добавлять в список или библиотеку последовательность условий и действий; эта последовательность и является рабочим процессом. Рабочий процесс — это естественный способ организации и обработки ряда действий, отвечающих процессу работы. Этот процесс может контролировать практически любой аспект элемента списка в узле Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, включая жизненный цикл этого элемента. Рабочий процесс может включать в себя как действия, выполняемые пользователями (или участниками рабочего процесса), так и действия, выполняемые самим рабочим процессом. Участники рабочего процесса могут взаимодействовать с ним через список задач, где рабочий процесс может создавать задачи для пользователя и приостанавливаться, пока задача не будет помечена как завершенная.

Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными в зависимости от требований бизнеса. Можно создать процесс, запускаемый пользователем, или процесс, запускающийся автоматически на основе события, например создания или изменения элемента списка.

Обычно создание рабочего процесса при помощи Office SharePoint Designer 2007 состоит из следующих основных стадий.

• Использование приложения Workflow Designer для выбора и объединения условий и действий, определяющих шаги рабочего процесса
• Автоматическое генерирование Office SharePoint Designer 2007 каких-либо форм среды ASP.NET для запуска рабочего процесса или (при необходимости) пользовательской задачи SharePoint.
• Настройка форм рабочего процесса (если это необходимо).

Можно представить рабочий процесс как блок-схему действий, имеющую начало, конец и последовательность процессов между ними. Рабочие процессы могут включать параллельные ветви, однако в конечном итоге они движутся от начального действия к конечному.

Например, необходимо создать диаграмму для описанного выше рабочего процесса, который направляет документы в Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 на утверждение. При запуске процесса происходит автоматическое уведомление по электронной почте указанного рецензента о том, что появился документ для просмотра. Затем рецензент просматривает документ и изменяет его статус, чтобы показать, что задача завершена, а также сообщить, утвержден документ или нет. В зависимости от ответа рецензента рабочий процесс обрабатывает одну или две параллельные ветви. Если документ утвержден, он помещается в определенную библиотеку документов, после чего по электронной почте отправляется сообщение всей группе, уведомляющее об утверждении документа. Если документ отклонен, рабочий процесс сообщает об этом автору. В любом случае рабочий процесс достигает конца, и задача завершается.

 К началу страницы

Что такое события, действия, условия и шаги?

Это блоки, из которых состоит рабочий процесс. Он состоит из одного или нескольких шагов, а каждый шаг — из действий и связанных условий. Каждый рабочий процесс запускается событием.

Что такое события?

Событие — это то, что запускает (или инициирует) рабочий процесс. Существует только три события, способных его запустить.

• Создание элемента.
• Изменение элемента.
• Нажатие участником рабочего процесса кнопки старта на узле SharePoint.

Следует знать, что рабочий процесс, созданный в продукте Office SharePoint Designer 2007, всегда прикреплен только к одному списку или библиотеке на узле SharePoint. При создании рабочего процесса нужно выбрать, к какому списку его прикрепить. Процесс будет запускаться событием в этом списке.

Можно создать рабочий процесс, запускаемый участниками вручную, или запускающийся автоматически при создании или изменении элемента списка. Например, требуется, чтобы рабочий процесс утверждения документов запускался автоматически каждый раз при добавлении нового документа в библиотеку общих документов. В меню Файл выберите команду Создать, а затем щелкните Рабочий процесс. В приложении Workflow Designer будет отображена следующая страница.

При запуске рабочего процесса вручную участник сначала переходит к списку или библиотеке, к которым прикреплен процесс. Любой участник, обладающий уровнем разрешений, по меньшей мере, «Содействие», может запустить рабочий процесс, настроенный на запуск вручную. Для этого нужно щелкнуть элемент, выбрать в меню команду Рабочие процессы, после чего выбрать рабочий процесс на странице, отображающей все процессы, связанные с этим элементом. Затем участник заполняет форму запуска рабочего процесса (если это требуется), а затем запускает процесс нажатием кнопки старта в форме. При этом создается новый экземпляр данного рабочего процесса для указанного элемента.

 Примечание.   Команда Рабочие процессы доступна только в том случае, если элемент принадлежит списку или библиотеке, имеющим хотя бы один прикрепленный рабочий процесс.

Для рабочего процесса, запускаемого вручную, форма запуска может быть довольно простой.

При создании рабочего процесса в форму запуска можно также добавить пользовательские поля. При заполнении этой формы участниками в рабочий процесс поступает информация, а также указанные параметры. Запускается новый экземпляр рабочего процесса, который может найти и использовать предоставленную информацию в любой точке процесса.

Что такое действия?

Действие — это основная единица работы в рабочем процессе. В продукте Office SharePoint Designer 2007 предусмотрен ряд готовых, пригодных для повторного использования действий для включения в рабочий процесс. Рабочий процесс может выполнять следующие действия.

• Создавать, копировать, изменять или удалять элементы списка (включая документы).
• Извлекать и возвращать элементы.
• Отправлять сообщения по электронной почте.
• Создавать для участников задачи в списке задач на узле группы.
• Собирать данные участников, на которые позднее сможет ссылаться рабочий процесс.
• Приостанавливать либо прекращать рабочий процесс.
• Заносить информацию о рабочем процессе в журнал, чтобы использовать ее для аннулирования либо отладки процесса.
• Задавать переменные рабочего процесса и производить вычисления.

Рабочий процесс может содержать любое количество действий. Перечисленные выше действия выполняются рабочим процессом, но есть также действия, которые могут выполнять его участники. Например, рабочий процесс утверждения документов состоит из пяти действий. Четыре из них выполняются автоматически самим процессом, а одно (непосредственный просмотр документа) — участником процесса. Действия, выполняемые участниками, представлены задачами, назначенными данному участнику в списке задач. Пять действий в приведенном примере — это нижеперечисленные.

• Отправка сообщения электронной почты для уведомления проверяющего
• Просмотр документа (задача, назначенная участнику рабочего процесса)
• Помещение документа в библиотеку утвержденных документов
• Отправка сообщения с уведомлением группы
• Отправка сообщения с уведомлением автора документа

Проще говоря, при создании рабочего процесса задается необходимая последовательность действий, которые затем объединяются при помощи приложения Workflow Designer. Например, в рабочем процессе утверждения документов первое действие, которое нужно выполнить, — это отправка сообщения с уведомлением рецензента.

Итак, в приложении Workflow Designer выбирается действие для первого шага рабочего процесса.

Что такое условия?

При создании рабочего процесса можно воспользоваться приложением Workflow Designer с целью создания правил, применяющих логику условий к спискам и элементам SharePoint. Правило задает условие; при этом рабочий процесс выполняет соответствующее действие только в том случае, если это условие верно. Например, можно создать правило, по которому процесс отправляет рецензенту сообщение только в том случае, если элемент создан определенным пользователем. Можно также добавить в условие предложения. Например, создать правило, по которому рецензенту отправляется сообщение только при выполнении следующих двух условий: 1) элемент создан определенным пользователем и 2) заголовок документа содержит определенные ключевые слова. Можно также объединить несколько действий одним условием. Например, добавить правило, по которому в случае создания элемента определенным пользователем выполняются следующие действия: 1) рецензенту отправляется сообщение и 2) информация о рабочем процессе заносится в журнал.

Таким образом, правило представляет собой условие, связанное с одним или несколькими действиями: если все предложения в условии верны, выполняются все связанные действия.

В предыдущем примере указывалось только одно условие. Однако можно создать несколько условий для одного шага рабочего процесса. В этом случае в нем появятся ветви: если условие А верно, выполняется одно действие; если условие Б верно, выполняется другое действие. Для добавления ветви в шаг щелкните Добавление условной ветви "Else If". Например, в приведенном примере в случае утверждения документа рецензентом рабочий процесс выполняет одно действие (или ряд действий); в случае отклонения документа тот же рабочий процесс выполняет другое действие. Это условная ветвь.

В приложении Workflow Designer этот шаг имеет две ветви и выглядит следующим образом. Знак зеленого алмаза показывает наличие у шага условной ветви.

Можно также создать ветвь, не имеющую конкретного условия. В этом случае рабочий процесс выполняет одно действие, если условие верно, и другое действие, если условие неверно. Например, следующий шаг рабочего процесса отправляет сообщение группе только в том случае, если условие верно; в противном случае, сообщение отправляется только автору документа. При добавлении ветви без конкретных условий рабочий процесс выполняет действие в этой ветви в любом случае, если условие в первой ветви неверно.

 Примечание.   Разветвление рабочего процесса не может распространяться на другие шаги. Ряд ветвей «Else If» всегда содержится только в одном шаге.

В продукте Office SharePoint Designer 2007 предусмотрено несколько готовых, пригодных для повторного использования условий для включения в рабочий процесс. Например, можно задать выполнение связанных действий только в том случае, если элемент

• создан или изменен в определенный промежуток времени;
• создан или изменен определенным пользователем;
• имеет заголовок, содержащий определенные ключевые слова;
• является файлом определенного типа либо имеет размер в указанном диапазоне. (Это условие доступно только тогда, когда рабочий процесс прикреплен к библиотеке документов.)

Кроме того, предоставлена возможность создавать пользовательские и дополнительные условия, для которых можно задать широкий спектр параметров. При помощи пользовательских условий возможно сравнивать поля текущего списка со значением. Например, можно создать пользовательское условие, по которому в том случае, если поле «Состояние» имеет значение «Утверждено», выполняется определенное действие. Используя дополнительные условия, можно сравнивать одно значение с другим. Это позволяет сравнить поле в одном списке и значение в другом. Например, можно создать дополнительное условие для библиотеки общих документов, по которому в том случае, если значение поля «Состояние» в списке задач равно «На рассмотрении», производится

 Примечание.   Условие не является обязательным для действия. Например, первый шаг приведенного примера рабочего процесса отправляет сообщение рецензенту. Это действие не имеет никакого связанного условия.

Параллельные и последовательные действия

При наличии нескольких действий, связанных с условием, можно задать их выполнение в одно и то же время (параллельно) либо одно после другого (последовательно).

Последовательные действия.  Например, в рабочем процессе утверждения документов можно задать два действия следующим образом. Если документ утвержден, отправляется сообщение, а затем (после отправки) документ копируется в библиотеку утвержденных документов. В приложении Workflow Designer слово затем показывает, что второе действие выполняется после первого.

Параллельные действия.  Например, в том же рабочем процессе можно задать два действия так: если документ утвержден, отправляется сообщение и (одновременно) происходит копирование документа в библиотеку утвержденных документов. В приложении Workflow Designer слово и показывает, что второе действие выполняется одновременно с первым.

 Примечание.   Параллельные действия не являются абсолютно синхронными; точный порядок задать невозможно, он может меняться при каждом запуске рабочего процесса.

 Примечания 

• В любом данном правиле (условия и действия) все действия должны быть либо последовательными, либо параллельными.
• Ряд последовательных или параллельных действий не должен выходить за пределы одного шага.

Что такое шаги?

Рабочий процесс состоит из одного или более шагов. Каждый шаг может содержать любое количество действий и связанных условий. Шаги можно представить просто как страницы в приложении Workflow Designer. Например, рабочий процесс утверждения документов имеет два шага, как показано в Workflow Designer.

Шаги дают возможность группировать условия и действия, чтобы один набор правил (условий и действий) можно было оценить и выполнить прежде второго набора.

Один шаг или несколько? Некоторые рабочие процессы можно создать как в виде последовательности действий в пределах одного шага, так и в виде последовательности шагов.

Например, следующие три действия могут составлять Шаг 1 основного одношагового рабочего процесса.

Те же три действия можно разделить на несколько шагов.

Способ разбиения рабочего процесса на шаги зависит от задачи, поставленной перед каждым шагом. Правила в одном шаге обрабатываются до конца, только после этого происходит переход к следующему шагу. Поэтому следует группировать в одном шаге все правила, необходимые для выполнения определенного действия или действий.

Точнее, каждый шаг может содержать один набор условных ветвей «Else If», где действия в каждой ветви выполняются только при удовлетворении связанному условию. В этом случае дополнительные шаги необходимы только в том случае, если

• требуется оценить несколько наборов условных ветвей «Else If»;
• требуется отделить разветвленный оператор от неразветвленного.

Можно также использовать шаги просто как способ организации рабочего процесса. Например, в шаге, не имеющем условий, может содержаться несколько действий. В этом случае можно разделить действия на шаги, просто чтобы улучшить организацию.

 К началу страницы

Что такое формы рабочих процессов?

Чтобы придать рабочему процессу динамичность и гибкость, можно добавить к нему форму. При помощи формы становится возможным собирать в рабочем процессе информацию от участников в заранее заданное время. Форма также позволяет участникам взаимодействовать с задачами для этого процесс

В продукте Office SharePoint Designer 2007 можно создавать формы рабочего процесса двух типов.

• Форма запуска собирает информацию от участников, когда они запускают рабочий процесс. Такие формы отображаются при запуске рабочего процесса вручную для данного элемента SharePoint. При помощи формы запуска можно задавать дополнительные параметры либо информацию о рабочем процессе, которые применяются к данному элементу SharePoint. Например, можно использовать форму запуска, чтобы запросить, кто должен просмотреть документ и к какому сроку должен быть закончен просмотр. Формы запуска требуются не всем рабочим процессам. Если такая форма необходима, продукт Office SharePoint Designer 2007 автоматически генерирует форму запуска ASP.NET в соответствии со спецификациями запуска.
• Форма пользовательской задачи позволяет участникам взаимодействовать с задачами из списка задач на узле SharePoint. При помощи мастера создания задач можно легко создать и добавить в форму пользовательской задачи поля. При завершении создания рабочего процесса продукт Office SharePoint Designer 2007 автоматически генерирует формы среды ASP.NET для пользовательских задач. Затем, когда процесс запущен, а задачи созданы, пользователь переходит к списку задач на узле SharePoint, помечает задачу как завершенную и вводит определенную информацию (обязательную или нет). Теперь рабочий процесс может отвечать на эти изменения заданным образом или же искать и оценивать эту информацию на более поздних шагах процесса.

После того, как продукт Office SharePoint Designer 2007 автоматически сгенерировал формы среды ASP.NET, можно их настроить. Формы рабочего процесса являются страницами среды ASP.NET с веб-частью формы данных и применяемой к ней главной страницей. Эти файлы ASPX хранятся на узле SharePoint с файлами источников рабочего процесса. Эти формы можно открыть и настроить, так же как любые другие файлы ASPX.

 К началу страницы

Где хранятся рабочие процессы?

Рабочие процессы хранятся в библиотеке документов узлового уровня, которая называется «Рабочие процессы». Она автоматически создается Office SharePoint Designer 2007. В списке папок эта библиотека отображает значок рабочего процесса, а не обычный значок списка или библиотеки. По умолчанию библиотека документов «Рабочие процессы» скрыта от обозревателя и не имеет представлений списка, таких как AllItems.aspx или EditForm.aspx. Эта библиотека содержит для каждого рабочего процесса папку, созданную продуктом Office SharePoint Designer 2007. В папке содержатся все файлы источников, необходимые процессу, в том числе

• файл разметки рабочего процесса (XOML), требующийся только при наличии условия;
• файл правил рабочего процесса;
• файл конфигурации рабочего процесса
• необходимые формы ASPX, такие как формы запуска (для рабочих процессов, запускаемых вручную), либо формы пользовательских задач

Чтобы изменить существующий рабочий процесс, можно выбрать команду Открыть рабочий процесс в меню Файл или дважды щелкнуть файл XOML в списке папок. В приложении Workflow Designer откроется рабочий процесс на первом шаге. При нажатии кнопки Назад с целью просмотреть параметры запуска рабочего процесса окажется, что невозможно изменить список или библиотеку, к которым прикреплен процесс. После того, как он прикреплен к списку или библиотеке при помощи продукта Office SharePoint Designer 2007, эту связь изменить невозможно.

В приложении Workflow Designer предусмотрено действие «Записать в журнал». Им можно пользоваться при необходимости сохранить запись истории рабочего процесса, чтобы обнаруживать ошибки либо отслеживать и аннулировать назначения. При создании рабочего процесса, использующего данное действие, продукт Office SharePoint Designer 2007 автоматически создает список «История рабочего процесса». Он содержит столбцы для такой информации как ID пользователя, дата, событие и описание ошибки. Как и библиотека документов «Рабочие процессы», журнал по умолчанию скрыт для обозревателя, но его можно увидеть в списке папок

В приложении Workflow Designer предусмотрены три действия, взаимодействующие со списком задач: «Назначить задание», «Получить данные от пользователя» и «Назначить опрос группы». При создании рабочего процесса, использующего любое из этих действий, продукт Office SharePoint Designer 2007 автоматически создает форму ASPX, содержимое задачи и список задач, если это необходимо. По умолчанию список задач можно просмотреть с помощью обозревателя, в отличие от библиотеки документов «Рабочие процессы» и журнала рабочего процесса.

 К началу страницы

Где можно проверить статус рабочего процесса?

Выполнение рабочего процесса для выбранного элемента можно легко проследить с помощью обозревателя. В представлении «Все документы» списка или библиотеки документов отображен текущий статус выполнения рабочего процесса для элемента. Кроме того, для каждого элемента имеется страница «Рабочие процессы», где можно увидеть следующую информацию.

• Все рабочие процессы, выполняющиеся для данного элемента в настоящий момент
• >Все рабочие процессы, ранее выполненные для данного элемента
• Все рабочие процессы, доступные для данного элемента

Чтобы просмотреть страницу «Рабочие процессы» для элемента, щелкните этот элемент в списке, а затем выберите в меню команду Рабочие процессы.

 Примечание.   Команда Рабочие процессы доступна только в том случае, если элемент принадлежит списку или библиотеке, имеющим хотя бы один прикрепленный рабочий процесс.

При запуске рабочего процесса для элемента Службы Windows SharePoint Services 3.0 добавляет в этот элемент новый столбец. По умолчанию имя столбца соответствует имени рабочего процесса. В этом столбце только для чтения отображается текущий статус элемента внутри данного рабочего процесса. Этот столбец статуса добавляется автоматически для каждого рабочего процесса при его первом запуске.

В каждом столбце статус рабочего процесса является ссылкой. Например, при нажатии Выполняется будет отображена страница «Состояние рабочего процесса» для данного экземпляра процесса.

>Рабочий процесс, созданный в Office SharePoint Designer 2007, не может быть развернут в несколько списков. Он действителен только для того списка, для которого он был создан. Однако можно прикрепить несколько рабочих процессов к одному списку, и они будут доступны для данного элемента. Для одного элемента совместно могут выполняться несколько рабочих процессов, однако только один экземпляр определенного процесса может выполняться для определенного элемента в некий промежуток времени. Например, существует два рабочих процесса, Рабочий процесс А и Рабочий процесс Б, доступные для определенного списка. Хотя оба процесса могут выполняться совместно для конкретного элемента списка, невозможно одновременное выполнение двух экземпляров рабочих процессов А и Б для одного элемента

 К началу страницы

Дальнейшие шаги

Рабочие процессы являются мощным способом добавления логики приложения в узлы и приложения SharePoint. Теперь, после изучения основ рабочих процессов, можно более подробно ознакомиться с созданием рабочего процесса.

• Для получения сведений о некоторых важных моментах конструирования, а также об основной его процедуре, см. статью Создание рабочего процесса.
• Ссылки на статьи, представляющие завершенные примеры рабочих процессов, можно найти в разделе См. также.

 К началу страницы