Показать все

Скрыть все

С помощью Microsoft Office Project можно оценивать и отслеживать основные данные о затратах (Затраты. Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в приложении Project используется термин «бюджет».) проекта. Можно использовать различные типы затрат, причем эти затраты будут рассчитываться в Project по мере выполнения проекта.

• Типы затрат, доступные в Project

• Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью

• Нормированные затраты и принцип их расчета

• Затраты на использование и принцип их расчета

• Фиксированные затраты и принцип их расчета

• Затратные ресурсы и принцип их расчета

• Управление движением денежных средств

Типы затрат, доступные в Project

Затраты являются важной составляющей планирования проектов и управления ими. В Project доступно несколько типов затрат. С помощью Project можно вводить и отслеживать следующие типы затрат:

• Нормированные затраты — затраты, которые рассчитываются на основе ставок оплаты (Ставка оплаты. Стоимость затрат на ресурс в час. В приложении Project предусмотрены два типа ставок оплаты: стандартные ставки и ставки сверхурочных работ.), указанных для ресурса (Ресурсы. Исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте.), а также объема работ (Трудозатраты. Для задач — общий объем работы, которой необходимо выполнить для завершения задачи. Для назначений — объем работы, назначенной ресурсу для выполнения конкретной задачи. Для ресурсов — общий объем работы, назначенной ресурсу для выполнения всех задач. Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи.), выполняемых этим ресурсом.
• Затраты на использование (Затраты на использование. Установленная оплата за использование ресурса. Эти затраты могут учитываться вместо или дополнительно к переменным затратам. Для трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса, а для материальных ресурсов — только один раз.) — затраты, возникающие каждый раз при использовании ресурса либо один раз для каждой выполненной задачи (Задача. Действия, имеющие начало и конец. Планы проектов состоят из задач.), которой назначен данный ресурс.
• Фиксированные затраты (Фиксированные затраты. Установленные затраты на задачу, которые остаются постоянными вне зависимости от длительности задачи или работы, выполняемой ресурсом.) — затраты, которые определяются для задачи, а не для ресурса. Фиксированные затраты остаются неизменными независимо от длительности (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.) задачи или объема работ, выполняемых ресурсом в рамках данной задачи.
• Затратный ресурс (Стоимостные ресурсы. Ресурсы, которые не зависят от объема работ над задачей или от длительности задачи, такие как билеты на самолет или проживание.) — ресурс, с помощью которого можно накапливать разовые или регулярные затраты, относящиеся к задаче. Затратные ресурсы могут включать в себя затраты на авиаперелет и проживание. Обычно это разовые затраты в рамках задачи, хотя в жизненном цикле задачи может содержаться несколько записей по такому ресурсу.
• Бюджетный ресурс (Бюджетный ресурс. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и других материальных ресурсов. На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только суммарной задаче проекта.) — ресурс, который применяется к проекту в целом. Бюджетные ресурсы отражают максимальный объем используемых проектом денежных средств, работ или материалов в заданных единицах. Однако это не означает, что проект не может превысить бюджет. Скорее можно утверждать, что бюджетный ресурс дает возможность сравнить плановые показатели с текущими тратами, что помогает отслеживать финансовую надежность проекта.

  Примечания  

• Для одного трудового ресурса можно задать несколько типов затрат. Например, можно указать почасовую ставку для работ такого ресурса, но и задать затраты на использование для переездов или других расходов.
• Различные типы затрат обрабатываются по-разному в зависимости от того, каким является ресурс — трудовым ресурсом (сотрудник), материальным ресурсом (Материальный ресурс. Комплектующие и другие расходные материалы, которые используются для выполнения задач в проекте.) (таким как бетон или арматура) или затратным ресурсом (Стоимостные ресурсы. Ресурсы, которые не зависят от объема работ над задачей или от длительности задачи, такие как билеты на самолет или проживание.) (таким как авиаперелет). В отношении трудовых ресурсов ставка применяется на единицу времени. В отношении материальных и затратных ресурсов норма рассчитываются с использованием других указанных единиц измерения (например, тонны, метры или единицы измерения выбранной валюты).

 К началу страницы

Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью

Бюджеты можно создавать и отслеживать в одном из двух направлений с использованием способа оценки: или снизу (Оценка по восходящей. Способ оценки, в котором базовые затраты на отдельные элементы работ и ресурсы пересчитываются в общие затраты на задачи, ресурсы и проект.) или сверху вниз (Оценка по нисходящей. Способ расчетов, использующий фактические затраты аналогичного предыдущего проекта как основу для оценки общих затрат на текущий проект. Этот метод часто используется, когда недостаточно сведений о проекте.). В Microsoft Office Project поддерживаются оба способа.

Создание бюджета с использованием способа «снизу».

При использовании подхода «снизу» оцениваются базовые ставки или затраты на использование для ресурсов, а также фиксированные затраты или затратные ресурсы (Стоимостные ресурсы. Ресурсы, которые не зависят от объема работ над задачей или от длительности задачи, такие как билеты на самолет или проживание.) для отдельных задач (Задача. Действия, имеющие начало и конец. Планы проектов состоят из задач.). В Microsoft Office Project вычисляются общие затраты для ресурсов, задач и всего проекта. Этот способ (которой также называется оценкой снизу (Оценка по восходящей. Способ оценки, в котором базовые затраты на отдельные элементы работ и ресурсы пересчитываются в общие затраты на задачи, ресурсы и проект.)) обеспечивает получение надежных и точных результатов.

При создании бюджета в Microsoft Office Project способом «снизу»:

• Сначала вводятся ставки заработной платы, затраты на использование, фиксированные затраты и затратные ресурсы.
• Затем указывается оценка трудозатрат или продолжительности для каждой задачи.
• Наконец, задачам назначаются ресурсы.

 Примечание.   Бюджетные ресурсы более пригодны для планирования «сверху вниз». Их можно применить на уровне проекта только путем назначения бюджетного ресурса (Бюджетный ресурс. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и других материальных ресурсов. На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только суммарной задаче проекта.) суммарной задаче проекта (Суммарная задача. Задача, состоящая из подзадач, в которой суммируются результаты подзадач. Для создания суммарных задач используются структуры. Project автоматически определяет сведения, относящиеся к суммарной задаче (такие как длительность, затраты и т. д.) на основании сведений подзадач.).

Затем в Microsoft Office Project рассчитываются итоговые оценки затрат на выполнение всех задач проекта. Если эти итоги не соответствуют бюджету, необходимо скорректировать ставки оплаты, назначения ресурсов и так далее.

После уточнения оценки затрат можно сохранить базовый план (Базовый план. Исходные планы проекта (до 11 на проект), используемые для отслеживания хода его выполнения. Базовый план представляет собой мгновенный снимок расписания в момент сохранения базового плана и включает информацию о задачах, ресурсах и назначениях.), тем самым создав бюджет для данного проекта.

При наличии бюджета можно сравнить фактические расходы с суммами, которые планировалось израсходовать, а затем внести необходимые изменения, чтобы остаться в рамках бюджета. В большинстве случаев нужно просто ввести фактические суммы затрат для каждой задачи. В Microsoft Office Project затраты на задачу рассчитываются с учетом хода выполнения проекта. При необходимости можно вводить конкретные затраты.

 Примечание.   Итоговые затраты можно просмотреть для целей отследивания одним из трех способов: в диалоговом окне Сведения о проекте, в представлениях Project (особенно в представлениях «Использование задач» или «Использование ресурсов») либо в отчете. С помощью наглядных отчетов можно также экспортировать эти сведения о затратах в другие программы, такие как Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007.

Создание бюджета с использованием способа «сверзу вниз»

При бюджетной оценке способом «сверху вниз» общие показатели по затратам на ресурсы, задачи и проекты оцениваются на основе аналогичных прошлых проектов. Если на проект выделен фиксированный максимальный объем денежных средств, способ «сверху вниз» бюджетной оценки предпочтительнее способа «снизу».

При создании бюджета «сверху вниз» для проекта необходимо выполнить следующие действия:

• Во-первых, создать бюджетные ресурсы (Бюджетный ресурс. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и других материальных ресурсов. На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только суммарной задаче проекта.), которые отражают общий бюджет проекта, включая бюджетные ресурсы для затрат, трудозатрат и материалов.
• Во-вторых, назначить эти бюджетные ресурсы суммарной задаче проекта, что позволит применить бюджеты ко всему проекту.
• В-третьих, ввести значения для бюджетных ресурсов.
• В-четвертых, указать другие ресурсы проекта, которые нужно отслеживать и сопоставлять с общими бюджетными ресурсами. Для этого создается настраиваемое поле по всем ресурсам проекта с последующим распределением этих ресурсов (включая бюджетные ресурсы) по категориям путем ввода в это настраиваемое поле значения, указывающего, с каким типом бюджета сопоставляется данный ресурс.
• Наконец, после распределения ресурсов по типам бюджета эти ресурсы группируются и сравниваются с общим бюджетом проекта.

 К началу страницы

Нормированные затраты и принцип их расчета

Нормированные затраты на ресурс — это затраты на трудовые ресурсы (Трудовой ресурс. Люди и оборудование, выполняющие работу по задаче. Расход рабочих ресурсов при выполнении задач измеряется в единицах времени (часы или дни).), например люди или арендуемое оборудование, для которых назначаются стандартная ставка и (при необходимости) ставка сверхурочных (Сверхурочные. Трудозатраты на назначение, запланированные сверх обычных рабочих часов назначенного ресурса и оплачиваемые по ставке сверхурочных работ. Объем сверхурочных трудозатрат указывает объем трудозатрат назначения, определенных как сверхурочные.). Такие ресурсы обычно рассчитываются на почасовой основе. При назначении ресурса задаче в Microsoft Office Project рассчитываются итоговые затраты на ресурс с использованием указанных почасовых ставок затрат на ресурс и времени (или длительности (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.)) выполнения задачи.

 Примечание.   По умолчанию в Microsoft Office Project используются стандартные ставки ресурсов, чтобы рассчитать затраты для всего объема работ, необходимого для выполнения задачи. Дополнительные часы не рассчитываются автоматически как сверхурочные, если только они специально не указаны как сверхурочные.

Поскольку работы всегда представляют собой общее количество выполненных работ, количество сверхурочных работ включается, в общий объем работ, а не добавляется к нему. Например, если сотрудник по плану должен работать 40 часов в течение четырех дней, из которых в день 8 часов составляет обычное рабочее время, а 2 часа — сверхурочное время, то следует назначить 10 часов работы в день, а затем определить 2 часа из этих 10 как сверхурочную работу. В Microsoft Office Project затраты на часы, указанные как сверхурочные, рассчитываются по определенной ставке сверхурочных. Оставшиеся часы рассчитываются по стандартной ставке.

Нормированные затраты на материалы — это затраты на расходные материальные ресурсы, такие как строительные материалы или принадлежности, которым назначаются стандартные нормы, но обычно не на основе почасовой оплаты. Нормы материальных ресурсов назначаются единице материала (например, норма на метр или норма на тонну). Если задаче назначен материальный ресурс, Project рассчитывает общие затраты на материалы, умножая норму материального ресурса на количество единиц измерения материала, используемого для выполнения задачи.

Иногда при расчете затрат к трудовым ресурсам применяется таблица норм затрат (Таблица норм затрат. Набор сведений о нормах и ставках для ресурса, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые затраты на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие. Для каждого ресурса можно задать до пяти различных таблиц норм затрат.). Таблица норм затрат представляет собой набор норм и значений затрат на использование для материальных и трудовых ресурсов. В Microsoft Office Project доступно пять таблиц норм затрат с именами от А до Д (эти имена нельзя изменить), что позволяет назначать до пяти наборов норм для ресурса, где затраты различаются в зависимости от типа работ. Например, работа столяра по отделке может оплачиваться выше, чем по установке. Таким образом, можно применить одну таблицу норм затрат при назначении работ по отделке и другую — при назначении работ по установке.

Каждая таблица норм затрат может включать до 25 строк для ввода будущих изменений норм, например увеличения ставок заработной платы или изменения затрат на материалы. Для каждого изменения норм указывается дата начала действия новых норм. Например, если известно, что ресурс возрастет через шесть месяцев, в Microsoft Office Project можно задать автоматическое применение новой нормы с этого времени.

 Примечание.   При использовании Microsoft Office Project Professional 2003 для работы с корпоративными ресурсами (Корпоративные ресурсы. Ресурсы, являющиеся частью полного списка ресурсов организации. Корпоративные ресурсы могут совместно использоваться в разных проектах.) можно установить в организации ограничения для таблиц норм. Например, таблица норм А может быть предназначена для определения норм на работу, оплачиваемую по счетам, а таблица В — для норм на работу, которая не оплачивается по счетам. Для получения дополнительных сведений свяжитесь с администратором (Администратор. Лицо, выполняющее установку и управление учетными записями пользователей, назначение разрешений и обеспечивающее доступ пользователей к сети и серверу. Это лицо также может выполнять настройку и управление различными элементами в приложении Project Professional и на сервере Project Server.).

 К началу страницы

Затраты на использование и принцип их расчета

Затраты на использование — это разовая плата за пользование ресурсом, например оборудованием. Затраты на использование никогда не зависят от объема выполняемых работ. Зато эти разовые затраты возникают каждый раз при пользовании ресурсом. В то время как затраты на использование трудового ресурса зависят от числа единиц назначения (Единицы назначения. Единицы или процент рабочего времени ресурса, в которых измеряется назначение ресурса задаче.), затраты на использование материального ресурса применяются только один раз. Например, если затраты на использование для слоя кирпичной кладки составляют 3000 руб. (независимо от почасовой ставки), а для завершения задачи нужно три кладки, затраты составят 9000 руб. Однако затраты на использование для поставки в размере 3000 руб. для материального ресурса, такого как цемент, применяются для поставки только один раз — независимо от того, сколько тонн цемента было поставлено — 10 или 100.

 Примечание.   Затраты на использование устанавливаются на вкладке Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе.

 К началу страницы

Фиксированные затраты и принцип их расчета

Фиксированные затраты — это затраты для задачи, которые остаются неизменными независимо от длительности задачи, объема работ, выполненного ресурсом, и количества единиц назначения.

 Примечание.   В отличие от нормированных затрат на ресурсы, фиксированные затраты не могут возрастать, если для завершения задачи требуется больше времени. Например, если по плану предусмотрено выполнение задачи за пять дней столяром с почасовой оплатой труда (нормированные затраты), а для ее выполнения потребуется семь дней, работнику выплачивается больше, чем было указано в бюджете. Если же работа столяра оценивается с использованием фиксированных затрат, затраты остаются неизменными независимо от времени, необходимого для выполнения задачи.

Фиксированные затраты могут назначаться задаче, которой назначены нормированные затраты на ресурс. Например, если использование нормированного ресурса, назначенного задаче, предполагает затраты на проезд, их можно добавить в ту же задачу как фиксированную величину. Фиксированные затраты включаются в общие показатели затрат — как для этапов проекта (в суммарных задачах (Суммарная задача. Задача, состоящая из подзадач, в которой суммируются результаты подзадач. Для создания суммарных задач используются структуры. Project автоматически определяет сведения, относящиеся к суммарной задаче (такие как длительность, затраты и т. д.) на основании сведений подзадач.)), так и для всего проекта.

 Примечание.   Фиксированные затраты задаются в представлении задачи (например, в представлении «Диаграмма Ганта») путем применения соответствующей таблицы норм затрат с последующим указанием объема затрат в поле Фиксированные затраты.

 К началу страницы

Затратные ресурсы и принцип их расчета

В отличие от фиксированных затрат и затрат на использование, затратные ресурсы (например, проживание или авиаперелет) создаются как тип ресурса, а затем назначаются задачам. К затратным ресурсам, в отличие от трудовых ресурсов, нельзя применить календарный план. Поэтому они не влияют на планирование задачи. Величина затратных ресурсов не зависит от объема работ по задаче.

Затратные ресурсы используются в том случае, если нужно применить (для одной задачи) несколько различных административных затрат, которые не меняются при изменении объема работ по задаче. Например, для руководителя, работающего над новым предложением по проекту, можно применить три разных затратных ресурса: расходы на авиаперелет, расходы на питание и расходы на оплату номера в гостинице. Таким образом, для одной задачи можно применить несколько «фиксированных» затрат. В отличие от трудовых и материальных ресурсов, для затратных ресурсов не применяются нормы затрат.

 Примечание.   Затратные ресурсы создаются на листе ресурсов. (На вкладке Общие диалогового окна Сведения о ресурсе выберите в списке Тип значение Затраты.) После создания затратного ресурса его можно по мере необходимости назначать задачам. После назначения такого ресурса задаче задается величина затрат с помощью диалогового окна Сведения о задаче, диалогового окна Сведения о назначении для этой задачи или представления «Использование задач» с примененной таблицей «Затраты».

 К началу страницы

Управление движением денежных средств

При назначении затрат задачам и ресурсам можно задать момент начисления (Способ начисления. Определяет, когда начисляются затраты на ресурс и когда фактические затраты относятся на проект. Имеется возможность начислять затраты в начале (Начало) или при окончании (Окончание) выполнения задачи, а также пропорционально (Пропорционально) распределить их в процессе выполнения задачи.) затрат. Если движение денежных средств является в проекте существенным фактором, может потребоваться изменение способа начисления затрат для отдельных задач, чтобы начисления выполнялись только при наличии достаточных для этого денежных средств.

За исключением затрат на использование, которые всегда начисляются в начале задачи, затраты в Microsoft Office Project по умолчанию распределяются пропорционально, а начисление затрат рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется по всей длительности задачи. Однако можно также начислить затраты в начале задачи (если общая сумма выплачивается в начале) или в конце задачи (если оплата осуществляется после выполнения работ).

 Примечание.   Задать способ начисления можно одним из нескольких путей в зависимости от типа затрат. Для большинства типов ресурсов (включая трудовые, материальные и затратные ресурсы, а также затраты на использование) способ начисления задается на вкладке Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе. Способ начисления для фиксированных затрат задается с использованием поля Начисление фиксированных затрат.

 К началу страницы