Отрасль промышленности, опыт, особенности проекта и используемая организацией методология управления проектами не имеют значения. В основе каждого проекта находится тройка, состоящая из времени, средств и области проекта (Область охвата. Комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.). Это факторы, с которыми ежедневно приходится иметь дело для отслеживания хода выполнения плана проекта.
В этой статье
Проектный треугольник
Если бы время, деньги и прочие ресурсы были неограниченными, то управление проектами не требовалось бы. К сожалению, большинство проектов ограничены по времени, бюджету (Бюджет. Оценочные затраты на проект, заданные в базовом плане в приложении Project.) и области проекта.
Проектным треугольником называется комбинация элементов: времени, средств и области проекта. (Эти конкурирующие элементы также известны как трехстороннее ограничение проекта.) Понимание проектного треугольника поможет в принятии оптимальных решений, когда необходим поиск компромисса.
Изменение любой стороны треугольника затрагивает две другие его стороны.
Например, если принято решение о корректировке плана проекта (План. Календарный план, содержащий даты начала и окончания задач, а также сведения о ресурсах и затратах. Базовый план проекта представляет собой исходный план, который сохраняется и используется для контроля за ходом выполнения проекта. Промежуточный план - это набор дат, который можно сохранить на определенном этапе проекта для сравнения с другими промежуточными планами.), чтобы:
- приблизить дату окончания (Дата окончания. Дата, на которую запланировано завершение задачи. Эта дата зависит от даты начала задачи, длительности, календарей, дат предшественников, зависимостей задачи и ограничений.), это может привести к увеличению затрат (Затраты. Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в приложении Project используется термин «бюджет».) и сокращению области проекта;
- уложиться в бюджет проекта, результатом может стать увеличение сроков и сокращение области проекта;
- увеличить область проекта, реализация проекта может потребовать большего времени и средств в виде таких ресурсов (Ресурсы. Исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте.), как рабочие.
Изменения плана могут повлиять на треугольник по-разному, в зависимости от особых обстоятельств и природы проекта. Например, в некоторых случаях сокращение сроков может привести к увеличению расходов. В других случаях оно может привести к их сокращению.
В контексте проектного треугольника ресурсы рассматриваются как элемент стоимости. Поэтому при коррекции ресурсов для согласования их с изменившимися объемами работ или отражения их доступности расходы соответственно возрастают или сокращаются. Эти расходы основаны на ресурсе ставки заработной платы (Ставка оплаты. Стоимость затрат на ресурс в час. В приложении Project предусмотрены два типа ставок оплаты: стандартные ставки и ставки сверхурочных работ.).
Также можно отметить, что при согласовании ресурсов изменяется планирование. Например, если имеется превышение доступности (Превышение доступности. Ситуация, когда ресурсу назначено больше задач, чем он может выполнить в доступное рабочее время.) некоторых ресурсов и пользователь выравнивает (Выравнивание. Устранение конфликтов ресурсов или превышения доступности ресурсов, осуществляемое в результате задержки или разделения определенных задач. Когда Project выполняет выравнивание загрузки ресурсов, выбранные назначения ресурса распределяются и перепланируются.) проект, планирование теперь может включать разделение задач (Прерванная задача. Разделение выполнения задачи в календарном плане. Например, задача, для которой требуется 2 дня работы, может быть разделена так, что часть работы выполняется в понедельник, а остальная часть в среду.) и задержки (Задержка. Промежуток времени между запланированным началом задачи и фактическим началом работ по задаче. Задержка часто используется для устранения состояния, в котором превышается доступность ресурса. Существуют задержки двух типов: задержка назначения и выравнивающая задержка.), отдаляющие дату окончания.
К началу страницы
Неизменная сторона треугольника
В большинстве проектов по меньшей мере одна сторона треугольника фиксирована, то есть ее нельзя изменить. В некоторых проектах это бюджет. Независимо ни от чего на проект не будет выделено дополнительных средств. В других проектах это календарный план: даты менять нельзя. Либо это область проекта: нельзя изменять конечные результаты (Результаты. Осязаемые и измеряемые результаты, последствия или элементы, которые необходимо произвести для завершения проекта или части проекта. Обычно группа, работающая по проекту, и заинтересованные стороны согласовывают результаты проекта перед началом проекта.).
Необходимо найти неизменные стороны проектного треугольника. Это позволит получить сведения о том, что можно скорректировать в случае возникновения проблем. Формулирование проблемы в виде выражения поможет определить, какая сторона треугольника нуждается в изменениях.
Зная, какую сторону треугольника нельзя изменить, легко определить, что можно скорректировать. Поэтому, приступая к оптимизации, ознакомьтесь с представленным ниже порядком решения.
- Сначала решите, который из трех элементов фиксирован. Как правило, это элемент, который наиболее важен для успеха проекта (своевременное окончание, бюджет или согласованная область проекта).
- Затем определите, какую сторону затрагивает текущая проблема. После этого станет ясно, на какие элементы необходимо обратить внимание, чтобы вернуть проект в правильное русло.
Если проблемной является фиксированная сторона, для работы остаются две остальные стороны. Например, если проект должен быть выполнен вовремя, а проблема заключается в том, что его выполнение затягивается, то чтобы нормализовать ход выполнения проекта, можно скорректировать ресурсы или область проекта.
Если проблемная сторона не является фиксированной, можно оптимизировать проект, корректируя оставшуюся сторону. Например, если проект должен быть завершен в срок и расширилась область проекта, для коррекции остается только сторона расходов, например с помощью добавления ресурсов.
Помните, что коррекция только одной стороны времени, средств и области проекта может влиять на две остальные стороны. Это влияние может быть положительным или отрицательным, в зависимости от природы проекта.
Примечание. Скорректировав план проекта, проверьте снова два других элемента, чтобы убедиться, что все работает. Например, если план скорректирован для сокращения расходов, проверьте, осталась ли приемлемой дата окончания проекта.
К началу страницы
Оптимизация для выполнения расписания
Проанализировав календарный план, пользователь может обнаружить, что он не соответствует крайнему сроку проекта. Длительность расписания можно скорректировать различными способами. Выбранные методы зависят от ограничений, налагаемых на проект в целом, то есть от доступности ресурсов (Доступность. Показатель, когда и как основное время ресурса может быть запланировано для назначенной работы. Доступность определяется календарями проекта и ресурсов, датами начала и окончания для ресурса или уровнем доступности ресурса для работы.), области проекта и гибкости задач.
Самым эффективным способом сократить сроки проекта является изменение задач, находящихся на критическом пути (Критический путь. Набор задач, которые необходимо выполнить по календарному плану для окончания проекта по календарному плану. Каждая задача на критическом пути является критической задачей.). Критический путь — это последовательность зависимых задач, последняя из которых завершается в день завершения проекта. Если любая из задач в этой последовательности переместится, дата окончания проекта также переместится. Изменение задач, не находящихся на критическом пути, может не повлиять на календарный план. Можно:
В результате коррекции календарного плана расходы могут вырасти, может оказаться превышена доступность ресурсов, а также может измениться область проекта. Например, если сокращается длительность задач на критическом пути, проект, вероятно, завершится раньше. Но область этих задач и, возможно, область всего проекта могут сократиться. Если задачам на критическом пути назначаются дополнительные ресурсы, чтобы они могли быть выполнены быстрее, может обнаружиться, что теперь превышена доступность ресурсов и приходится оплачивать сверхурочные (Сверхурочные. Трудозатраты на назначение, запланированные сверх обычных рабочих часов назначенного ресурса и оплачиваемые по ставке сверхурочных работ. Объем сверхурочных трудозатрат указывает объем трудозатрат назначения, определенных как сверхурочные.), повышая суммарные затраты.
К началу страницы
Оптимизация для соответствия бюджету
Может оказаться, что сформированный план проекта превышает бюджет. Затраты на проект зависят в первую очередь от ресурсов, назначенных задачам в проекте: от суммы нормированных затрат и фиксированных затрат (Фиксированные затраты. Установленные затраты на задачу, которые остаются постоянными вне зависимости от длительности задачи или работы, выполняемой ресурсом.) на рабочих, оборудование и материалы. Таким образом, чтобы сократить расходы, можно сократить область проекта, уменьшив количество или длительность ресурсоемких задач.
Если сокращение области проекта нежелательно, можно скорректировать ресурсы и проверить правильность настройки таких параметров, как нормы затрат, заработная плата и сверхурочные трудозатраты. Можно проверить, что назначенные ресурсы являются оптимальными для данной работы. Можно заменить более дорогой ресурс менее дорогим, а также использовать более дорогой ресурс там, где он приносит большую отдачу.
При коррекции плана в соответствии с бюджетом дата окончания проекта может отодвинуться или может сократиться область проекта. Например, при удалении сверхурочных трудозатрат из задач, которым назначены ресурсы с превышенной доступностью, может обнаружиться, что срок окончания проекта отодвинулся на месяц. Если сокращается область проекта, чтобы удовлетворять требованиям бюджета, может оказаться, что дата окончания проекта стала ближе ранее запланированной.
К началу страницы
Оптимизация для удовлетворения требований области проекта
Необходимо учитывать два аспекта области проекта: область продукта и область проекта.
- Область продукта описывает конечные результаты проекта, как правило, достаточно подробно. Примеры области продукта включают технические характеристики изделия или чертежи. У руководителя проекта обычно недостаточно средств для контроля над областью продукта.
- Область проекта включает всю выполненную в рамках проекта работу для создания конечной продукции, описанной в области продукта. Как правило, руководитель проекта обладает в определенной степени возможностью контролировать область проекта. Например, он может пропустить проверку кода для некоторых конечных продуктов.
Как правило, область проекта корректируется, когда обнаруживается проблема с завершением проекта в срок или с удовлетворением требований бюджета. Можно сократить область, чтобы выполнить проект в срок или вписаться в бюджет. Можно также увеличить область при наличии дополнительного времени или средств.
Изменение области проекта обычно включает изменение количества или продолжительности задач. Область тесно связана с качеством (Качество. Степень совершенства или соответствия требуемым стандартам для продукта, процесса или проекта.). Когда увеличивается область, есть возможность добиться более высокого качества. При сокращении области могут потребоваться более низкие стандарты приемлемого качества.
Если сократить область проекта, затраты могут снизиться, а дата окончания проекта может наступить раньше. При расширении области затраты могут возрасти, а дата окончания проекта может передвинуться на более позднее время. Например, после удаления ряда задач, считавшихся необязательными, много ресурсов становятся ненужными. Это приводит к сокращению затрат. Если же область увеличивается за счет добавления времени к последовательности задач, может оказаться, что изменение области влияет на планирование задач на критическом пути, а срок окончания переносится на две недели позже.
К началу страницы
Соотношение качества и проектного треугольника
Качество является центром проектного треугольника. Оно влияет на все стороны треугольника, и изменения любой стороны треугольника могут повлиять на качество. Качество не является фактором треугольника. Это результат действий со временем, средствами и областью проекта.
Например, если оказалось, что в календарном плане есть дополнительное время, можно увеличить область проекта, добавив задачи и продолжительность. С помощью дополнительного времени и области можно добиться более высокого качества для проекта и для его конечных результатов.
Если необходимо сократить расходы, чтобы уложиться в бюджет, возможно, потребуется сократить область проекта, удалив задачи или уменьшив их продолжительность. При сокращении области возможностей для достижения определенного уровня качества может оказаться меньше. Таким образом, причиной снижения уровня качества может быть потребность в сокращении расходов.
К началу страницы
