Новые форматы Office XML обеспечивают множество преимуществ не только для разработчиков и создаваемых ими решений, но также для пользователей и для организаций всех размеров.

Интеграция коммерческой информации и документов
Форматы Office XML позволяют быстро создавать документы на основе разрозненных источников данных, ускоряя компоновку документов, анализ данных и повторное использование информационных материалов. Упрощается обмен данными между приложениями Microsoft Office и корпоративными бизнес-системами — можно изменить сведения в документе Microsoft Office или создать документ «с нуля» с помощью стандартных средств и технологий; доступ к приложениям Microsoft Office не требуется. Сотрудники могут повысить производительность труда благодаря возможности более быстро и точно публиковать, искать и повторно использовать информацию в выбранной среде.

Открытая бесплатная спецификация
Форматы Office XML созданы на основе технологий XML и ZIP, являющихся отраслевыми стандартами, могут быть полностью интегрированы любым поставщиком технологий, доступны на условиях бесплатной лицензии. Спецификации форматов будут опубликованы и открыты для доступа на условиях той же бесплатной лицензии, которая существует для справочных схем Microsoft Office 2003, доступных для широкого использования в отрасли.

Компактный и надежный формат файлов
Благодаря уменьшенному размеру файлов и улучшенным средствам восстановления поврежденных документов пользователи Microsoft Office могут работать эффективно и уверенно и снижается риск потери данных. В открытых XML-форматах Office для хранения документов используется технология сжатия ZIP, обеспечивающая потенциальную экономию средств, поскольку сокращается объем места на диске, необходимый для хранения файлов, и снижается нагрузка на сеть при передаче файлов по электронной почте, по сети и через Интернет.

Новые форматы отличаются тем, что они созданы на основе XML. Благодаря этому можно открывать и автоматически изменять файлы Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint с помощью любой программы обработки XML без необходимости «сохранять как XML». Новые форматы являются продолжением стратегии использования XML в продуктах корпорации Майкрософт, они позволяют улучшить функции управления файлами и данными, сократить размер файлов, улучшить возможности восстановления поврежденных файлов. Пользователям будет проще, чем когда-либо, получать доступ к данным из файлов Word, Excel и PowerPoint и интегрировать эти данные с серверными системами и процессами.

В форматах Office XML будут реализованы некоторые важные усовершенствования по сравнению с двоичными форматами, используемыми в настоящее время в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint. Поскольку эти форматы являются сжатыми, размер документов будет существенно меньше — в некоторых случаях на 50-75 процентов. Кроме того, структура этих форматов позволяет лучше восстанавливать поврежденные файлы. Разработчикам предоставляется возможность более детализированного управления содержанием файлов, они могут индексировать данные, удалять секретные сведения и динамически компоновать документы.

Форматы Office XML были разработаны корпорацией Майкрософт в ответ на запросы пользователей о необходимости более быстрого создания документов из разрозненных источников данных и для более широкого внедрения отраслевого стандарта XML. Благодаря созданию надежных и компактных структур, основанных на отраслевых стандартах, таких как XML и ZIP, новые применяемые по умолчанию форматы файлов позволяют ускорить создание документов, уменьшить размер файлов Word, Excel и PowerPoint и улучшить возможности восстановления данных в поврежденных файлах.

Нет. В форматах Office XML используются некоторые соглашения, описанные в спецификации Windows Metro, однако эти форматы имеют несколько важных отличий. Metro — фиксированный формат документа с разбиением на страницы, созданный для Microsoft Windows Server 2008. Форматы Office XML — полностью редактируемые форматы файлов для Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint. Общим у этих форматов является использование языка XML и сжатия ZIP, однако структура форматов и их назначение отличаются.

Нет. Хотя в обоих форматах используется XML и ZIP, они разрабатывались с разными целями. Metro — формат документа с особым вниманием к разметке, представленный в Windows Server 2008 и предназначенный для удобного создания, совместного использования, печати и архивации документов. Форматы Office XML — новые применяемые по умолчанию форматы файлов, которые будут использоваться в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint для более быстрого создания документов на основе разрозненных источников данных, упрощения компоновки документов и анализа данных.

Новые форматы файлов отличаются от справочных схем Office 2003 XML в двух аспектах.

• XML-файлы сжаты с использованием технологии ZIP с целью уменьшения размера документов.

• Данные, содержащиеся в документе (например, примечания, диаграммы, изображения, метаданные документа), сегментированы и хранятся в разных разделах файла. Такая модульная компактная структура занимает меньше места, но удобна для доступа разработчиков и программ.

Когда новые спецификации будут опубликованы для всеобщего доступа, для них будет предоставляться открытая бесплатная лицензия.

Новейшие сведения, относящиеся к выпуску 2007 системы Microsoft Office, известной ранее под кодовым названием Office «12», включая сравнение возможностей, средства для разработчиков и ресурсы для развертывания, см. на веб-узле Future of Microsoft Office (Будущее Microsoft Office).

Брайан Джонс, руководитель программы, работающий в группе Microsoft Office уже в течение 6 лет, ведет блог (на английском языке) в сети MSDN, посвященный XML-форматам файлов в Office. В блоге (на английском языке) Брайана вы найдете обсуждения, ссылки на ресурсы для разработчиков, сведения о том, как принимались те или иные решения при разработке Microsoft Office 2007.

Новые форматы файлов будут использоваться в приложениях Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint из следующего выпуска продуктов Microsoft Office.

Да. Используемые в настоящее время форматы файлов будут доступны в следующем выпуске системы продуктов Microsoft Office.

На данный момент форматы Office XML планируется использовать только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint. Это не означает, что впоследствии они не будут использоваться в других приложениях. Было решено включить форматы Office XML в Word, Excel и PowerPoint, поскольку больше пятидесяти процентов разработчиков, участвующих в программе Microsoft Office 2003 Reference Schema, используют в своих решениях справочные схемы Word и Excel. Приложение PowerPoint было добавлено в список по просьбе заказчиков.

В InfoPath в настоящее время используется собственный XML-формат файлов, называемый XSN. Мы ищем способы использования этого нового формата в других технологиях системы Microsoft Office, таких как Visio, Access, Project, OneNote, Publisher, FrontPage и Outlook, опираясь на отзывы заказчиков.

Нет. Хотя новые форматы Office XML ознаменуют ввод XML в качестве используемых по умолчанию форматов файлов в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint, на самом деле это эволюция существующей стратегии Office XML. Формат XML представлен в Microsoft Office начиная с Microsoft Office 2000, он использовался в рамках формата HTML для представления некоторых функций, которые на тот момент отсутствовали в стандарте HTML, таких как метаданные и векторная графика. Мы ввели SpreadsheetML в качестве дополнительного формата файлов в Microsoft Office Excel 2002 и WordprocessingML в качестве дополнительного формата файлов в Microsoft Office Word 2003. В выпусках Microsoft Office 2003 также был сделан большой шаг вперед благодаря представлению нового приложения для создания форм на основе XML — Microsoft Office InfoPath 2003, а также реализации поддержки пользовательских XML-схем в Word, Excel и InfoPath. Все XML-форматы, доступные в предыдущих выпусках Microsoft Office, будут полностью поддерживаться в выпуске 2007 Microsoft Office.

Да. Корпорация Майкрософт выпустит конвертеры для Microsoft Office XP и Microsoft Office 2003, чтобы пользователи предыдущих выпусков Microsoft Office могли открывать файлы, созданные с использованием новых форматов файлов.

Конвертеры, создаваемые для предыдущих выпусков Microsoft Office, смогут читать, учитывать и применять к документам политики управления правами на доступ к данным. Документ, защищенный с помощью управления правами на доступ к данным, будет защищен независимо от того, использует ли получатель выпуск 2007 системы Microsoft Office, Microsoft Office 2003 или один из предыдущих выпусков.

Чтобы максимально эффективно использовать преимущества уменьшения размера файлов и предоставлять улучшенные возможности восстановления данных, было настроено использование новых форматов файлов по умолчанию. Сотрудники, работающие с информацией, смогут воспользоваться преимуществами новых форматов без изменения привычных способов работы. Форматы Office XML позволяют быстро создавать документы на основе разрозненных источников данных, упрощают анализ данных и повторное использование информационных материалов в Microsoft Office.

Да. Будут выпущены обновления для Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP и Microsoft Office 2003, после установки которых пользователи предыдущих выпусков Microsoft Office смогут читать, изменять и сохранять файлы с использованием новых форматов Office XML.

Новые форматы файлов будут способствовать улучшению в сфере управления файлами и данными благодаря уменьшению размера файлов и улучшенным возможностям восстановления поврежденных файлов. Совместимость с серверами и другими приложениями также будет улучшена, поскольку упростится доступ других программных средств к структуре XML-документа с целью обнаружения особых компонентов документа, например примечаний, метаданных документа или внедренного кода, или взаимодействия с ними. Поскольку для этих форматов файлов будет опубликована спецификация с бесплатной лицензией, любой заказчик или поставщик технологий сможет использовать эти форматы файлов в своих системах.

Аналогично справочным схемам Microsoft Office 2003 новые форматы Office XML представляют собой открытые опубликованные форматы документов. Форматы файлов на основе XML позволяют разработчикам получать доступ к конкретным компонентам файла без выполнения разбора всего документа. Пользователи могут открывать и автоматически изменять файлы Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint с помощью любой программы обработки XML без необходимости «сохранять как XML».

Форматы Office XML были разработаны корпорацией Майкрософт в ответ на запросы пользователей о необходимости более быстрого создания документов из разрозненных источников данных и для более широкого внедрения отраслевого стандарта XML. Благодаря созданию надежных и компактных структур, основанных на отраслевых стандартах, таких как XML и ZIP, новые применяемые по умолчанию форматы файлов позволяют ускорить создание документов, уменьшить размер файлов Word, Excel и PowerPoint и улучшить возможности восстановления данных в поврежденных файлах.

Личные сведения — это данные в файле, которые могут быть использованы для идентификации конкретного пользователя или автора документа. Обычно эти сведения отображаются в диалоговом окне «Свойства» в приложении для создания документов и могут включать такие данные, как имя создателя документа, местоположение документа и дата создания. В файлах в формате Office XML такие данные хранятся отдельно внутри документа, благодаря чему их можно просто удалить с помощью соответствующих программ, не затрагивая остальные компоненты документа.

Да. Исправления и примечания хранятся в файле в виде отдельного компонента. Благодаря этому пользователи могут определять наличие примечаний в документах и удалять их перед передачей документа для совместного использования.

Да. Пользователи могут получать доступ к примечаниям и исправлениям в файле и удалять их, не затрагивая остальные компоненты документа.

Компоновкой документа называется создание документа из имеющихся широко используемых данных. Эти процессы могут выполняться вручную пользователем или на сервере без участия пользователя. Модульная архитектура форматов файлов Office XML упрощает добавление, изменение и извлечение содержимого документа по сравнению со способами, используемыми в настоящее время. Например, можно добавить обновленную эмблему компании в каждый документ в хранилище с помощью программы, позволяющей получать доступ к изображениям, содержащимся в каждом документе. Это может быть сделано вручную, пользователем, или программным образом, на сервере.

Новые форматы файлов помогают повысить согласованность данных, поскольку позволяют:

• проще включать данные из баз данных, расположенных на серверах, чтобы все пользователи, работающие с документом, имели доступ к точной и актуальной информации;

• использовать модульную архитектуру формата для защиты и открытия неповрежденных компонентов файла;

• открывать только тот код, который сотрудники отдела информационных технологий считают безопасным. Специалисты из отдела информационных технологий могут настроить для своей организации политики с целью предотвратить загрузку непредусмотренного кода при открытии документа сотрудниками компании;

• препятствовать распространению вирусов. Разработчики могут разрешить или запретить выполнение внедренного кода в зависимости от типа файла; приложения смогут быстро распознавать, внедрен ли в документ макрос.

Поскольку данные в файле сегментированы и хранятся по отдельности, риск потери документов существенно снижается. Повреждение одного из компонентов не будет мешать успешной загрузке оставшейся части документа. Например, если в документе содержится поврежденная диаграмма, только она не будет загружаться, другие фрагменты документа останутся нетронутыми. Кроме того, поврежденные компоненты файла можно более успешно исправить.

Да. Аналогично возможности, предоставляемой в текущих выпусках продуктов Microsoft Office, пользователи смогут выбирать разные форматы файлов при сохранении документов в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint.

Внутреннее хранилище данных в форматах Office XML разделено на компоненты. Например, внедренный код хранится в файле отдельно от содержимого документа. Каждый компонент файла сжат с использованием технологии ZIP. В дополнение к сжатию каждого фрагмента весь документ также сжимается с использованием технологии ZIP. В результате размеры документов Microsoft Office Word, электронных таблиц Microsoft Office Excel и презентаций Microsoft Office PowerPoint уменьшаются. Степень сжатия и коэффициент уменьшения размера зависят от файла.

Нет. При открытии документов в Microsoft Office сжатие и распаковка файлов выполняются автоматически. Пользователям не требуется вручную применять средства сжатия или распаковывать документы.

Нет. Изображения не будут сжиматься с помощью технологии сжатия ZIP.

В новых форматах Office XML поддерживается включение схем, определенных пользователем. Это упрощает хранение XML-данных в документах Microsoft Office Word и электронных таблицах Microsoft Office Excel без преобразования их в формат Word или Excel. Определенные пользователем данные хранятся в файле с сохранением исходной структуры.

Поддержка документооборота, несомненно, является одной из ключевых задач для выпуска 2007 Microsoft Office, но на данном этапе процесса разработки еще слишком рано обсуждать какие-либо подробности. Этот вопрос будет освещен, как только появится больше информации.

Новые форматы Office XML способствуют повышению безопасности — файлы, содержащие внедренный код и макросы, просто обнаружить и изолировать. Если запуск кода или макросов из файлов запрещен, внедренный код будет игнорироваться. Уровень безопасности повысится благодаря изолированию экземпляров внедренного кода во всех случаях, кроме тех, когда он разрешен администратором.

Новые форматы Office XML могут быть защищены паролем с помощью функций, аналогичных тем, которые используются в текущих продуктах Microsoft Office. Пользователи смогут добавить к документу пароль, чтобы предотвратить открытие или изменение файла другим пользователем.

Да. Новые форматы Office XML способствуют повышению безопасности — файлы, содержащие внедренный код и макросы, просто обнаружить и изолировать. Запуск кода или макросов из файлов будет запрещен, внедренный код будет игнорироваться. Уровень безопасности повысится благодаря изолированию экземпляров внедренного кода во всех случаях, кроме тех, когда он разрешен администратором.

Да. При использовании форматов Office XML любой внедренный код или макрос, хранящийся в документе, не будет выполняться.

Специалисты корпорации Майкрософт прилагают все усилия для того, чтобы обеспечить совместимость новых форматов файлов с предыдущими выпусками Microsoft Office и полную поддержку текущих форматов файлов в следующем выпуске системы продуктов Microsoft Office. Мы создаем средства развертывания и вспомогательные ресурсы для наших заказчиков и партнеров. Для обеспечения плавного перехода мы публикуем спецификации форматов файлов до выпуска продуктов, таким образом предоставляя заказчикам, партнерам и разработчикам возможность изучить эти форматы до того, как они начнут получать файлы или приступят к созданию файлов в этих форматах.

Да. Используемые по умолчанию форматы файлов могут быть изменены во время установки Microsoft Office пользователем или специалистом по информационным технологиям при развертывании продукта для группы пользователей.

Да. После установки программного обеспечения пользователь может принять решение об изменении формата файлов, применяемого по умолчанию. Пользователи также смогут выбирать нужный формат при сохранении документа в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel или Microsoft Office PowerPoint.

Да. Используемый по умолчанию формат файлов может быть изменен в процессе развертывания специалистами отдела информационных технологий, или пользователь может принять решение об изменении применяемого по умолчанию формата файлов после установки.

Да. Предоставляется возможность настроить формат файлов для сотрудников организации в процессе установки.

Да. После установки выпуска 2007 Microsoft Office пользователи смогут выбрать формат файлов, который будет применяться по умолчанию в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint.

Да. Спецификация будет опубликована для всеобщего доступа перед выпуском продукта. Любой поставщик решений или разработчик сможет получить спецификацию форматов Office XML на условиях бесплатной лицензии. Таким образом, независимые разработчики смогут интегрировать эти форматы файлов в свои решения без каких-либо финансовых отчислений в пользу корпорации Майкрософт.

XML позволяет компаниям записывать сведения таким образом, чтобы впоследствии, когда это потребуется, их можно было повторно использовать для других целей независимо от платформы. Благодаря поддержке XML, предоставляемой в системе Microsoft Office, можно улучшить информационный поток между организациями и создавать настраиваемые бизнес-процессы и решения, помогающие сотрудникам, работающим с информацией, более эффективно работать на благо компании.

Например, информационные материалы, создаваемые или собираемые сотрудниками на своих компьютерах, теперь могут быть подключены через XML непосредственно к ключевым бизнес-процессам, благодаря чему упрощается управление такими процессами и не приходится повторно набирать данные в разрозненных системах. Более того, XML позволяет разблокировать данные, хранящиеся на серверах, которые теперь можно обрабатывать и использовать на настольных компьютерах в хорошо знакомых приложениях Microsoft Office.

Поддержка XML в Office 2003 основана на отраслевых стандартах. Эти отраслевые стандарты XML поддерживаются двумя способами:

• в представлении данных, что связано с реализацией программы Office 2003 Reference Schema;

• в глубинной структуре самих данных, благодаря поддержке схем, определяемых пользователем. Это означает, что поддерживается любая XML-схема, созданная на основе стандарта W3C XSD. Пользователи могут получить доступ к разрабатываемым отраслевым схемам и использовать их в здравоохранении, страховании, промышленности и других областях.

Нет. Информация, представленная с использованием XML, полностью основана на отраслевом стандарте XML, и документы могут быть обработаны любым приложением, поддерживающим XML и пользовательские схемы.

Отличие заключается в том, что эти схемы описывают. Справочные схемы, выпущенные ранее для Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office InfoPath 2003 и Microsoft Office Visio 2003, являются схемами, ориентированными на визуальный вывод данных. То есть в них главным является описание того, как информация должна выглядеть и отображаться (например, как диаграмма Visio будет представлена пользователю).

Пользовательская схема, с другой стороны, является примером того, что обычно называют информационно-ориентированными схемами. Как и в других языках разметки, в XML используются теги для определения элементов в документе. XML-теги определяют структурные элементы документа и их значение. Поэтому XML может использоваться для определения структуры и содержания документа, а не только его оформления. В XML-инфраструктуре системы Microsoft Office предоставляется поддержка «пользовательских» схем, которые могут создаваться пользователями для себя или определяться в рамках производственного процесса.