Автоответ на сообщения электронной почты без использования учетной записи Exchange Server

 Примечание.    Для учетной записи Microsoft Exchange Server в Microsoft Outlook 2010 следует использовать функцию «Автоответы». Дополнительные сведения см. в статье Автоматический ответ на сообщения (ранее «Заместитель»). В этой статье приведены сведения для других типов учетных записей электронной почты, например Windows Live Hotmail, POP3 и IMAP.

ПоказатьКак определить наличие учетной записи Microsoft Exchange Server?

Откройте вкладку Файл. Нажмите кнопку Настройка учетных записей и выберите пункт Настройка учетных записей. На вкладке Электронная почта в списке учетных записей указан тип каждой из них. Если Microsoft Exchange не отображается, значит учетная запись Microsoft Exchange Server не используется

Пример учетной записи сервера Exchange в диалоговом окне «Параметры учетной записи»


Приложение Microsoft Outlook 2010 можно настроить для автоматического ответа всем или некоторым отправителям сообщений электронной почты.

Используя шаблон электронной почты и правила в Outlook, можно воссоздать возможности компонента «Автоответы», которые доступные только пользователям учетных записей Exchange Server.

 Важно.    Эта функциональная возможность доступна в Outlook 2010, начиная с пакета обновления 1 для Microsoft Office 2010.

Шаг 1. Создание шаблона сообщения

 Совет.    Загрузите формальный или неформальный шаблон сообщения об отсутствии на рабочем месте с веб-сайта Microsoft Office.com.

  1. На вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать сообщение.
  2. Введите текст сообщения, которое требуется отправлять в качестве автоматического ответа.
  3. В окне сообщения откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как.
  4. В диалоговом окне Сохранить как в списке Тип файла выберите вариант Шаблон Outlook (*.oft).
  5. В поле Имя файла введите имя шаблона сообщения и нажмите кнопку Сохранить.

К началу страницы К началу страницы

Этап 2. Создание правила для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты

Выполните одно из указанных ниже действий.

  1. На вкладке Главная в группе Перемещение щелкните элемент Правила, а затем — Управление правилами и оповещениями.
  2. В диалоговом окне Правила и оповещения нажмите кнопку Создать правило.
  3. В диалоговом окне Начать с пустого правила щелкните элемент Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
  4. В диалоговом окне Какие сообщения следует отбирать? выберите желаемые условия, после чего нажмите кнопку Далее. Обычно нет необходимости выбирать какие-либо элементы.
  5. В диалоговом окне Что следует сделать с сообщением? установите флажок ответить, используя указанный шаблон.
  6. В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите вариант указанный шаблон.
  7. В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
  8. Выберите шаблон, созданный с помощью предыдущей процедуры либо созданный или загруженный ранее, и нажмите кнопку Открыть.
  9. Нажмите кнопку Далее.
  10. Установите флажки для любых исключений из правила автоматического ответа. Обычно никакие исключения не добавляются.
  11. Нажмите кнопку Далее.
  12. В диалоговом окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя правила автоматического ответа и нажмите кнопку Готово.

 Важно.    Для автоматической отправки ответов мастером правил необходимо, чтобы приложение Outlook было запущено и настроено для периодической проверки наличия новых сообщений.

Правило ответить, используя указанный шаблон в мастере правил предусматривает однократную отправку автоматического ответа каждому адресату в течение одного сеанса. Сеанс длится от момента запуска Outlook до выхода из приложения. Таким образом, Outlook не отвечает повторно отправителю, от которого было получено несколько сообщений за сеанс. На протяжении сеанса Outlook отслеживает список пользователей, которым был отправлен ответ. Однако при выходе из приложения Outlook и его повторном запуске сеанс считается новым и список лиц, получивших автоматический ответ, сбрасывается.

 Совет.    Чтобы не забыть отключить это правило, когда необходимо будет прекратить автоматическую отправку ответов, можно создать соответствующую задачу Outlook или напоминание о деле.

К началу страницы К началу страницы

Отключение автоматических ответов

Чтобы отключить правило отправки автоматических ответов, выполните указанные ниже действия.

  1. На вкладке Главная в группе Перемещение щелкните элемент Правила, а затем — Управление правилами и оповещениями.

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое необходимо отключить.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
Outlook 2010