Создание общей папки и предоставление к ней общего доступа

Общие папки — это эффективный способ сбора, организации и предоставления сведений для совместного доступа внутри организации. Обычно общие папки используются командами, работающими по проектам, или группами пользователей для обмена сведениями в определенной области. Этими папками можно управлять из Microsoft Outlook. Общие папки могут содержать элементы папок Microsoft Outlook, такие как сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, формы, файлы и записки.

Создание общей папки и предоставление общего доступа к информации в ней выполняется в несколько этапов..

Предполагаемое действие:


Создание общей папки и выбор прав доступа, представлений, форм и правил

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору.

    Создание общей папки

    1. В меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка.
    2. В поле Имя введите имя папки.
    3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
    4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

ПоказатьБыстрое создание общей папки из имеющихся элементов

    Задайте уровни доступа.

  1. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которою необходимо использовать совместно и выберите команду Свойства в контекстном меню.

Для установки прав совместного доступа к общей папки необходимо быть ее владельцем (Разрешение «Владелец». Разрешение «Владелец» позволяет создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, а также создавать вложенные папки. Владелец папки может изменять уровни доступа других пользователей к этой папке. Это разрешение не может быть назначено представителю.). В ходе одной процедуры устанавливаются права доступа только для одной папки.

  1. Перейдите на вкладку Разрешения.
  2. Нажмите кнопку Добавить.
  3. В поле Имя введите имя пользователя, которому нужно предоставить права совместного доступа.
  4. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
  5. В поле Имя выберите введенное имя.
  6. В группе Разрешения выберите необходимые параметры.

 Примечание.   Чтобы назначить одинаковые права всем пользователям, имеющим доступ к папке, щелкните значение По умолчанию в поле Имя.

    Создание представления для организации и поиска данных.

Выполните одно из следующих действий.

  • Создание представления с нуля    
  1. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.
  2. Нажмите кнопку Создать.
  3. Введите имя в поле Имя нового представления.
  4. В списке Тип представления выберите необходимый тип представления (Тип представления. Базовая структура представления. При создании представления в первую очередь необходимо выбрать один из пяти типов представлений (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), чтобы задать размещение и форматирование данных в новом представлении.).
  5. Чтобы указать, где будет доступно это представление (Представление. Представления служат для просмотра одних и тех же данных в папке в разном порядке и в разных форматах. Для каждой папки имеются стандартные представления. Имеется также возможность создавать собственные представления.), установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.
  6. Нажмите кнопку ОК.
  7. Для дальнейшей настройки представления в разделе Описание нажмите кнопку и выделите нужные параметры.
  8. По окончании выбора параметров нажмите кнопку ОК.
  9. Чтобы немедленно воспользоваться данным представлением, нажмите кнопку Применить.
  • Создание нового представления на основе стандартного    
  1. Перейдите в представление (Представление. Представления служат для просмотра одних и тех же данных в папке в разном порядке и в разных форматах. Для каждой папки имеются стандартные представления. Имеется также возможность создавать собственные представления.), на основе которого требуется создать новое представление.
  2. В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем пункт Настройка текущего представления.
  3. Для всех видов изменений в разделе Описание нажмите кнопку и выберите нужные параметры.
  4. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.
  5. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.
  6. В списке Представления для папки имя папки выберите строку Текущее представление.
  7. Нажмите кнопку Копировать
  8. Введите имя в поле Имя нового представления.
  9. Чтобы указать, где будет доступно данное представление, установите в соответствующее положение переключатель в группе Может быть использовано.

 Примечание.   Новые представления включаются во вложенное меню (Подменю. Меню, которое открывается при выборе команды меню более высокого уровня.)Текущее представление (меню Вид, команда Упорядочить по). 

    Смените представление, используемое в папке по умолчанию.

Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее по крайней мере одно пользовательское представление, доступное всем.

  1. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. Перейдите на вкладку Управление.

Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».

  1. В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки.

По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление Обычное.

    Укажите формы, доступные другим пользователям при помещении сведений в общую папку.

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

  1. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. Перейдите на вкладку Формы.
  3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку Организовать, затем выберите форму.
  4. Нажмите кнопку Закрыть.
  5. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе Разрешить использование.

    Создайте правила обработки элементов, помещаемых в папку.

Для создания или изменения правил (Правило. Одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила также называют фильтрами.) для общей папки необходим доступ на уровне владельца.

  1. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется создать или изменить правила, и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. Перейдите на вкладку Управление.
  3. Нажмите кнопку Помощник по работе с папками.
  4. Выполните одно из следующих действий:
    • Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить.
    • Чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку Изменить.
  5. Введите условия выполнения какого-либо действия для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительно.
  6. В группе Выполнить следующие действия выберите необходимые действия.

 Примечание.   Созданное правило по умолчанию становится активным.

    Уведомите других пользователей о создании новой общей папки, отправив им ссылку на нее.

    Добавление данных в общую папку

Выполните одно из следующих действий.



Открытие совместного доступа к календарю

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы календаря.
  2. В списке Поместить папку в: выберите Календарь и нажмите кнопку ОК.
  3. Добавьте в папку собрания и события.
  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

Открытие совместного доступа к списку контактов

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Контакт.
  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Контакты и нажмите кнопку ОК.
  3. Добавьте в папку контакты.
  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

 Примечание.   Список контактов с совместным доступом отображается в источнике адресов «Контакты» адресной книги Microsoft Outlook.


Открытие совместного доступа к списку задач

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Задача.
  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Задачи и нажмите кнопку ОК.
  3. Добавьте в папку задачи.
  4. Отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку.

 Примечание.   Не смотря на то, что список задач может быть скопирован в общую папку, поручения не могут копироваться в общую папку и создаваться в ней.


Помещение данных в общую папку

  1. Откройте общую папку, в которую требуется поместить данные.
  2. Для помещения данных с использованием стандартной формы выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Записку в папке.
  3. Введите сведения, которые требуется поместить в папку, в форме.
  4. Нажмите кнопку Поместить в папку.

К началу страницы К началу страницы

Создание управляемой общей папки

Чтобы сделать общую папку управляемой, требуется право владельца (Разрешение «Владелец». Разрешение «Владелец» позволяет создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, а также создавать вложенные папки. Владелец папки может изменять уровни доступа других пользователей к этой папке. Это разрешение не может быть назначено представителю.).

  1. В списке папок (Список папок. Список, отображающий папки, доступные в почтовом ящике. Чтобы просмотреть вложенные папки, щелкните знак плюс (+) рядом с именем папки. Если список папок не отображается, выберите в меню «Перейти» команду «Список папок».) в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. На вкладке Управление нажмите кнопку Управляемая папка.
  3. Установите флажок Задать папку в качестве управляемой.
  4. В поле Переслать новые сообщения введите имя пользователя, который получает входящие сообщения, или имя другой общей папки, в которой сообщения сохраняются для просмотра. Управляющий, который просматривает сообщения, задается на шаге 6.
  5. (Необязательно.) Для автоматической отправки извещений при поступлении новой почты ведущему выберите необходимый параметр в группе Ответ на новые сообщения.

Выберите один из следующих переключателей.

  • Обычный ответ    
    • «Спасибо. Некоторые папки и обсуждения просматриваются, чтобы определить, следует ли предоставлять к ним общий доступ. В этих случаях возможна задержка, перед тем как сообщение станет доступно для общего просмотра.»
  • Собственный ответ    
    • Установите переключатель собственный и нажмите кнопку Шаблон. Введите текст ответа.

Ведущие не получают эти ответы, когда помещают сообщения в папку.

  1. Чтобы добавить или удалить ведущего, нажмите кнопку Добавить или Удалить.
  2. (Необязательно.) Чтобы просмотреть свойства выбранного ведущего, нажмите кнопку Свойства.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
Outlook 2007