Управление почтой и календарем другого пользователя

Данная возможность доступна только при использовании учетной записи Microsoft Exchange 2000, Microsoft Exchange 2003 или Microsoft Exchange 2007. Большинство домашних и личных учетных записей не используют Exchange. Сведения о том, как определить версию сервера Microsoft Exchange, с которым установлено соединение, см. в статье «Определение версии сервера Microsoft Exchange, к которому подключается учетная запись».

Существует два способа работы с папками приложения Microsoft Outlook другого пользователя — совместное использование папок и передача прав доступа.

Если пользователю были переданы права доступа и ему часто приходится отвечать на сообщения и приглашения на собрания от лица другого пользователя, для быстрого доступа он может добавить почтовый ящик (Почтовый ящик. Папка на сервере Microsoft Exchange, в которую доставляется почта. Администратор настраивает почтовый ящик для каждого пользователя. Если в качестве места доставки почты указан файл личных папок, почта переадресовывается в него из почтового ящика.) другого пользователя к своей учетной записи.

В этой статье:


Работа с папками другого пользователя

Перед началом работы с папками приложения Outlook другого пользователя этот пользователь должен предоставить разрешение на доступ к этим папкам. Это можно сделать несколькими способами.

Передача прав доступа — это возможность приложения Outlook, позволяющая одному пользователю действовать от лица другого пользователя Outlook. Наиболее общий сценарий использования этой возможности — это руководитель и его помощник. Помощник может быть ответственным за составление рабочего графика руководителя, включая создание и ответы на приглашения на собрания. Некоторые помощники могут также контролировать папку Входящие своего руководителя.

Совместное использование папок обеспечивает взаимный доступ, но отличается от передачи прав доступа тем, что не дает разрешений одному пользователю на совершение действий от лица другого. Совместное использование папок можно использовать при необходимости разрешения доступа к одной из папок пользователя, например во время его отпуска, но без разрешения отвечать на сообщения и приглашения на собрания от его лица.

В этой статье предполагается, что у представителя уже есть права доступа. Ссылки на дополнительные сведения о предоставлении прав доступа см. в разделе См. также.

К началу страницы К началу страницы

Добавление почтового ящика другого пользователя к профилю делегированного пользователя

Если пользователь часто работает с папками Exchange другого пользователя, ему может потребоваться добавить почтовый ящик Exchange в свой личный профиль Outlook. Тогда при каждом запуске приложения Outlook пользователем будет автоматически открываться почтовый ящик другого пользователя. Другой почтовый ящик появится в области переходов под папками почтового ящика Exchange.

 Примечание.   Пользователь, предоставляющий доступ к почтовому ящику, должен предоставить разрешение Просмотр папки на корневую папку почтового ящика Exchange. Почтовый ящик, к которому предоставлен общий доступ, обычно отображается как Почтовый ящик - имя пользователя.

ПоказатьИнструкции по предоставлению разрешения Просмотр папки

В качестве руководителя выполните в приложении Outlook следующие действия.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку почтового ящика Exchange, а затем щелкните пункт Изменить разрешения доступа.

Почтовый ящик, к которому предоставлен общий доступ, обычно отображается как Почтовый ящик - имя пользователя.

  1. Щелкните имя представителя.
  2. В группе Разрешения в списке Другие установите флажок Просмотр папки.
  3. Нажмите кнопку ОК.

Выполните в приложении Outlook следующие действия как представитель.

  1. В меню Сервис выберите команду Настройка учетных записей.
  2. Выберите в списке тип учетной записи Exchange, а затем нажмите кнопку Изменить.

Настройка учетных записей

  1. Нажмите кнопку Другие настройки, а затем откройте вкладку Дополнительно.
  2. Нажмите кнопку Добавить, а затем введите имя почтового ящика, который необходимо добавить в профиль пользователя. Если название почтового ящика, который необходимо добавить, неизвестно, обратитесь к лицу, предоставившему права доступа.

Вкладка «Дополнительно»

К началу страницы К началу страницы

Открытие папок другого пользователя

  1. В меню Файл выберите команду Открыть, а затем выберите вариант Папка другого пользователя.

 Совет.   Чтобы в будущем не приходилось выполнять этот шаг, см. инструкции по добавлению почтового ящика другого пользователя в область переходов в разделе Добавление почтового ящика другого пользователя к профилю делегированного пользователя.

  1. В поле Имя введите имя пользователя, передавшего право совместного использования или право доступа, или щелкните поле Имя для выбора имени пользователя из списка.
  2. В списке Тип папки выберите папку, которую необходимо открыть.

К началу страницы К началу страницы

Ответ на приглашение на собрание для другого пользователя

Если руководитель установит флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы только представителям на вкладке Представители (меню Сервис, команда Параметры), представитель получит достаточные права доступа для принятия приглашений на собрания для руководителя.

Однако, если флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы только представителям не будет установлен, у представителя должно быть и разрешение Редактор (может просматривать, создавать и изменять элементы) в папке руководителя Календарь или Задачи, и, по меньшей мере, разрешение Читатель (может просматривать элементы) в папке Входящие руководителя.

  1. Если приглашение на собрание не было отправлено непосредственно представителю, откройте папку Входящие другого пользователя.

 Совет.   Чтобы в будущем не приходилось выполнять этот шаг, см. инструкции по добавлению почтового ящика другого пользователя в область переходов в разделе Добавление почтового ящика другого пользователя к профилю делегированного пользователя.

  1. Откройте приглашение на собрание.

Приглашение на собрание

  1. Нажмите кнопку Принять, Под вопросом или Отклонить.

К началу страницы К началу страницы

Создание приглашения на собрание от лица другого пользователя

  1. Откройте календарь другого пользователя
  2. В меню Файл выберите команду Создать, а затем нажмите кнопку Приглашение на собрание.
  3. В поле Кому введите имена участников или нажмите кнопку Кому для выбора имен из списка.
  4. В поле Тема введите тему собрания.
  5. В поле Место введите место собрания.
  6. В полях Начало и Конец введите время начала и окончания собрания.
  7. Выберите остальные необходимые параметры.

 Примечание.   Ссылки на дополнительную информацию о создании приглашений на собрания см. в разделе См. также.

  1. Щелкните кнопку Отправить.

К началу страницы К началу страницы

Создание сообщения от имени другого пользователя

  1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем щелкните пункт Сообщение.

Клавиши быстрого доступа  Чтобы создать новое сообщение, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

  1. Введите в поле От имя пользователя, от имени которого вы осуществляете отправку сообщения.

Чтобы выбрать имя из списка в адресной книге, нажмите кнопку От.

Если кнопка и поле От не отображаются, на вкладке Параметры в группе Поля нажмите кнопку Показать отправителя.

  1. Добавьте получателей, тему и содержимое сообщение как обычно.
  2. Нажмите кнопку Отправить.

К началу страницы К началу страницы

Ответ на сообщение от имени другого пользователя

  1. Если папка Входящие другого пользователя уже открыта, перейдите к шагу 3.
  2. Чтобы открыть папку Входящие другого пользователя, выполните одно из следующих действий.
    • Откройте папку другого пользователя    
      1. В меню Файл выберите команду Открыть, а затем выберите вариант Папка другого пользователя.
      2. Введите имя пользователя, от имени которого отправляется сообщение, или нажмите кнопку Имя для выбора имени из глобального списка адресов.
      3. Нажмите кнопку ОК.
    • Добавьте папку другого пользователя в область переходов    
  1. В меню Сервис нажмите кнопку Настройка учетных записей.
  2. На вкладке Электронная почта выберите учетную запись Microsoft Exchange и затем нажмите кнопку Изменить.
  3. Нажмите кнопку Другие настройки.
  4. На вкладке Дополнительно в группе Почтовые ящики в группе Открыть дополнительные п/я нажмите кнопку Добавить.
  5. В диалоговом окне Добавление почтового ящика введите имя другого почтового ящика, а затем нажмите кнопку ОК.
  6. Перезапустите программу Outlook.
  7. В области переходов выделите папку Входящие другого пользователя.
  1. Выберите сообщение, на которое нужно ответить от имени руководителя.
  2. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Ответить. Если сообщение было открыто, на вкладке Сообщение в группе Ответить нажмите кнопку Ответить, Ответить всем или Переслать.

Клавиши быстрого доступа  Чтобы ответить на сообщение, нажмите клавиши CTRL+R.

Откроется окно нового сообщения.

  1. В поле От введите имя руководителя. Чтобы выбрать имя из списка в адресной книге, нажмите кнопку От. Если кнопка и поле От не отображаются, на вкладке Параметры в группе Поля нажмите кнопку Показать отправителя.
  2. Добавьте получателей, тему и содержимое сообщения как обычно.
  3. Нажмите кнопку Отправить.

К началу страницы К началу страницы

Сохранение отправленных сообщений в папке «Отправленные» другого пользователя

Когда сообщения электронной почты и приглашения на собрания от имени руководителя отправляет представитель, копия каждого отправленного сообщения сохраняется в папке Отправленные представителя; это особенность программы.

В качестве альтернативы руководитель может предоставить представителю разрешение на доступ к своей папке Отправленные. В этом случае представитель сможет перемещать или копировать сообщения из своей папки Отправленные в папку Отправленные руководителя после ее открытия в качестве дополнительного почтового ящика.

 Примечание.   Предполагается, что разрешение на доступ уже предоставлено.

  1. Руководитель должен выполнить следующие действия.
    1. В области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) щелкните правой кнопкой мыши папку Отправленные.
    2. Щелкните Изменить разрешения доступа.
    3. На вкладке Разрешения щелкните имя представителя.
    4. В группе Разрешения в списке Уровень щелкните Редактор (может просматривать, создавать и изменять элементы).
    5. Нажмите кнопку ОК.
  2. Представитель должен выполнить следующие действия.
  1. В меню Сервис нажмите кнопку Настройка учетных записей.
  2. Выделите учетную запись Exchange и нажмите кнопку Изменить.
  3. В диалоговом окне Изменить учетную запись электронной почты нажмите кнопку Другие настройки.
  4. На вкладке Дополнительно в группе Почтовые ящики нажмите кнопку Добавить.
  5. Введите имя руководителя и нажмите кнопку ОК.
  6. Последовательно нажмите кнопки Применить, ОК, Далее и Готово.

Папка Отправленные руководителя отобразится в области переходов в разделе Почтовый ящик - руководитель.

К началу страницы К началу страницы

Изменение места перемещения удаленных сообщений

Если удалить сообщение в почтовом ящике руководителя, действуя в качестве представителя, удаленное сообщение перемещается в папку Удаленные представителя. С помощью параметра реестра в качестве места назначения удаленных сообщений можно указать папку Удаленные владельца почтового ящика. Приведенные ниже действия предназначены для квалифицированных пользователей и администраторов.

 Предупреждение.   Неправильное использование редактора реестра может привести к серьезным проблемам и потребовать переустановки операционной системы. Корпорация Майкрософт не гарантирует успешного устранения неполадок, вызванных ошибками при редактировании реестра. Ответственность за неправильное использование редактора реестра полностью возлагается на пользователя.

  1. Завершите работу программы Outlook.
  2. Нажмите кнопку Пуск и затем выберите команду Выполнить.
  3. Введите regedit и нажмите кнопку ОК.
  4. Найдите раздел реестра: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General
  5. Щелкните правой кнопкой мыши параметр DelegateWastebasketStyle и затем нажмите кнопку Изменить.

Если этого параметра нет, выполните следующие действия для его создания.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши папку General приведенного в шаге 4 пути.
  2. Выделите пункт Создать и выберите команду Параметр DWORD.
  3. Введите DelegateWastebasketStyle и затем нажмите клавишу ВВОД.
  1. Измените значение данных в диалоговом окне Изменение параметра DWORD на одно из следующих значений.
Значение Описание
8 Сохранение удаленных сообщений в вашей папке
4 Сохранение удаленных сообщений в папке владельца почтового ящика
  1.  Примечание.   Убедитесь, что у представителя имеются по крайней мере разрешения уровня Автор на доступ к папке Удаленные почтового ящика управляющего. Если у представителя нет этих разрешений, а эта опция реестра установлена на 4, сообщение будет удалено без возможности восстановления, либо представитель получит одно из следующих сообщений:

  • Невозможно удалить элемент. Либо он уже был перемещен или удален, либо доступ был запрещен.
  • Не удалось выполнить операцию
  1. Завершите работу редактора реестра.
  2. Перезапустите программу Outlook.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
Outlook 2007