Помимо личных задач можно создать задачи для назначения их другим пользователям.
В этой статье:
Назначение задач
После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас появляются обязанности по управлению задачей и ее обслуживанию вплоть до момента ее завершения. Например, можно получать отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если пользователь, которому назначена задача, отказался от назначения, можно переназначить эту задачу другому лицу.
Чтобы назначить задачу, необходимо сначала создать ее, а затем отправить другому пользователю как поручение. Пользователь, получивший такое поручение, становится временным владельцем задачи. Он может отклонить, принять или назначить эту задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее.
Примечание. Когда отклоненная задача возвращается к тому, кто ее создал, ее владельцем тем не менее остается получатель. Чтобы вернуть себе права владельца задачи, ее необходимо вернуть в свой список задач.
Если получатель задачи ее принимает, он становится ее постоянным владельцем. Если в дальнейшем он назначит задачу кому-то другому, это лицо станет владельцем задачи. Изменять задачу может только владелец. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи — копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев задачи. После завершения задачи владельцем Outlook автоматически отправляет отчет о состоянии пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет.
Совет. Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Поэтому, чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы отследить составление отчета тремя сотрудниками, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3» и назначьте каждую из этих задач соответствующему исполнителю.
Возможна и ситуация, когда задача назначается вам. Получив поручение, следует решить, принять эту задачу или отклонить ее. Иногда требуется также предоставлять обновления по мере выполнения задачи. Управление задачами в Outlook осуществляется быстро и эффективно.
К началу страницы
Назначение задачи другому пользователю
- Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы назначить новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Поручение.
- Чтобы назначить уже существующую задачу, откройте в списке задач ту, которую нужно назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.
- В поле Кому введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому требуется назначить задачу.
Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку Кому.
- В поле Тема введите имя задачи.
Примечание. Если задача уже существует, поле Тема заполнено.
- Выберите нужные значения параметров Срок и Состояние.
- Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
- Чтобы сделать задачу повторяющейся, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.
- В теле повторяющейся задачи введите информацию, которую нужно включить в задачу.
- Нажмите кнопку Отправить
.
Примечание. После назначения повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет о состоянии будет приходить после завершения каждого повторения задачи.
К началу страницы
Пересылка задачи другому пользователю для отслеживания
- Откройте задачу, которую требуется переслать.
- На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.
Клавиши быстрого доступа Чтобы переслать задачу, нажмите клавиши CTRL+F.
- Введите имена получателей или адреса электронной почты в поля Кому и Копия.
- В теле задачи введите любое сообщение, которое требуется включить в задачу. Чтобы отправить несколько задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач в тело пересылаемой задачи.
- Нажмите кнопку Отправить.
К началу страницы
Отзыв задачи после того, как пользователь отклонил назначение
- Откройте сообщение, содержащее поручение. Это сообщение, как правило, можно найти в папке Отправленные.
- На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопкуВернуться к списку задач.
Можно также отозвать задачу из сообщения, содержащего отклоненную задачу, нажав кнопку Вернуться к списку задач.
К началу страницы
Отслеживание задач, назначенных вами
Отслеживать задачи, которые вы назначили другим пользователям, можно тремя способами:
- Автоматически сохранять копии назначенных вами задач и автоматически получать отчеты о состоянии
- В меню Сервис выберите команду Параметры.
- Нажмите Параметры задачи.
- Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
- Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
- Просматривать задачи, назначенные вами другим пользователям
- Щелкните Задачи.
- В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.
- Просматривать список пользователей, которые получают обновленные копии назначенной задачи
- Откройте назначенную задачу, для которой нужно просмотреть список.
- На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.
К началу страницы
Принятие или отклонение назначения задачи
- Откройте задачу или поручение
- На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.
- Выполните одно из следующих действий:
- Нажмите кнопку Изменить ответ перед отправкой, введите в сообщение свои примечания, а затем нажмите кнопку Оправить.
- Нажмите кнопку Отправить ответ сейчас.
К началу страницы
Отправка отчета о состоянии или примечаний к назначенной задаче
- Откройте задачу, для которой нужно отправить отчет о состоянии или примечания.
- На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите либо кнопку Отправить отчет о состоянии задачи и затем Ответить, либо кнопку Ответить всем.
- Введите имена получателей или адреса электронной почты в поля Кому и Копия.
Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.
- В теле сообщения введите информацию, которую необходимо включить в отчет о состоянии.
- Нажмите кнопкуОтправить .
К началу страницы
