Настройка управления записями по месту

Функции управления записями доступны для любого документа на любом сайте. Это обеспечивает более широкий контроль над обработкой деловых и юридических данных, имеющих долгосрочное значение. Кроме того, управление записями по месту делает такие записи частью рабочей области для совместной работы вместе с другими документами.

В зависимости от организационной структуры соответствующего решения можно активировать управление записями по месту на уровне семейства веб-сайтов, а затем отключить объявление записей вручную на уровне списка или библиотеки.

В этой статье


Настройка управления записями по месту для семейства веб-сайтов

Если решение для управления записями работает на уровне списка или библиотеки, см. раздел Настройка управления записями по месту для списка или библиотеки. Если такое решение охватывает несколько сайтов, можно настроить параметры управления записями, как описано ниже.

  • Задайте ограничения, которые будут применяться к документу при его объявлении в качестве записи.
  • Укажите, для всех ли списков и библиотек разрешено объявление записей вручную.
  • Укажите, кто может вручную объявлять документы в качестве записей и отменять их объявление.

Настройка управления записями по месту для семейства веб-сайтов

 Примечание.    Прежде чем выполнять эту процедуру, необходимо активировать функцию управления записями по месту на уровне семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите на сайт верхнего уровня.
  2. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.
  3. В группе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните ссылку Параметры объявления записей.
  4. На странице "Параметры объявления записей" в разделе Ограничения для записи выберите параметр, определяющий ограничения, которые будут применяться к элементам при их объявлении в качестве записи. Этот параметр не влияет на элементы, уже объявленные записями.
  • Нет дополнительных ограничений.    Это ограничение можно использовать, если требуется, чтобы к записям применялась отдельная политика хранения, но не нужно блокировать их удаление или изменение.
  • Блокировка удаления.    Это ограничение действует по умолчанию.
  • Блокировка удаления и изменения.    Это ограничение позволяет полностью заблокировать документ, чтобы его невозможно было изменить или удалить. Документу назначается значок в виде висячего замка, который показывает, что этот элемент заблокирован.

Ограничения для записей

  1. В разделе Доступность объявления записей укажите, можно ли по умолчанию объявлять вручную элементы в списках и библиотеках в качестве записей. Если выбрано значение недоступным во всех расположениях по умолчанию, элементы можно объявлять в качестве записей только с помощью политики или рабочего процесса.

В этом разделе можно также указать для всего семейства веб-сайтов, будет ли доступна на ленте кнопка Объявить запись. Если она отображается, пользователи с соответствующими разрешениями могут объявлять документы как записи. У каждого списка и библиотеки есть страница "Параметры объявления записей", на которой можно переопределить параметры отображения или скрытия кнопок для объявления записей на ленте. Если такие параметры не заданы на уровне списка или библиотеки, по умолчанию применяются параметры семейства веб-сайтов.

Доступность объявления в качестве записей

  1. В разделе Роли объявления укажите типы пользователей, которые могут объявлять элементы в качестве записей и отменять их объявление.
  • Все администраторы и участники списка.    Объявлять элементы в качестве записей и отменять их объявление может любой пользователь с разрешениями на изменение элементов списка.
  • Только администраторы списка.    Объявлять элементы в качестве записей и отменять их объявление могут только пользователи с разрешениями на управление списком.
  • Только действия политики.    Объявлять элементы в качестве записей и отменять их объявление можно только с помощью действий политики или пользовательского кода, запущенного с системной учетной записью.

Роли объявления

  1. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы К началу страницы

Настройка управления записями по месту для списка или библиотеки

Можно разрешить или запретить создание записей в определенных списках или библиотеках на сайте. Можно также настроить списки и библиотеки так, чтобы добавляемые в них элементы автоматически объявлялись записями.

Настройка управления записями по месту для списка или библиотеки

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо настроить управление записями.
  2. Для библиотек откройте вкладку Библиотека в разделе Средства библиотеки. Для списков откройте вкладку Список в разделе Средства списка.
  3. На ленте библиотеки нажмите кнопку Параметры библиотеки. Для списков нажмите кнопку Параметры списка.

     Примечание.    Если указанная в этой процедуре кнопка ленты не видна, может потребоваться изменить разрешение экрана или размер окна браузера, чтобы отобразить все доступные кнопки. Можно также нажать кнопку группы, чтобы развернуть ее.

  4. На странице "Параметры списка" щелкните ссылку Параметры объявления записей.

Страница параметров объявления записей для библиотеки

  1. В разделе Доступность ручного объявления записей выполните одно из указанных ниже действий.
  • Укажите, должны ли использоваться параметры по умолчанию, заданные для семейства веб-сайтов.
  • Разрешить объявление в качестве записей вручную для этого списка или библиотеки
  • Никогда не разрешать объявление в качестве записей вручную для этого списка или библиотеки
  1. В разделе Автоматическое объявление укажите, должны ли элементы, добавляемые в этот список или библиотеку, автоматически объявляться в качестве записей.
  2. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
SharePoint Online для крупного бизнеса