Показать все

Скрыть все

В этой статье описываются InfoPath Forms Services и возможности ее использования для размещения форм Microsoft Office InfoPath, которые могут быть заполнены в Интернете. Кроме того, она содержит сведения о том, как Служба InfoPath Forms Services может использоваться для настройки, распространения и хранения шаблонов форм и связанных с ними форм в централизованном ресурсе.

• Overview of Служба InfoPath Forms Services

• Reach customers, partners, and suppliers with user-friendly forms

• Streamline forms-driven business processes

• Manage forms and form templates in a centralized location

Обзор службы Служба InfoPath Forms Services

Служба InfoPath Forms Services — это серверная технология, позволяющая пользователям заполнять формы InfoPath в веб-обозревателе. Для заполнения формы этого типа на компьютерах пользователей необязательно должно быть установлено приложение InfoPath, пользователям также не потребуется загружать ничего дополнительного из Интернета. Все, что им необходимо — доступ к обозревателю, например Windows Internet Explorer, Apple Safari или Mozilla Firefox.

Служба InfoPath Forms Services также позволяет сохранять и настраивать формы и шаблоны форм в централизованном ресурсе. Служба InfoPath Forms Services опирается на другую службу (Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0), которая позволяет публиковать разработанные шаблоны форм в общем для организации ресурсе. Кроме того, пользователи могут передавать формы в библиотеки SharePoint, являющиеся папками, в которых хранятся коллекции файлов и в которых файлы часто используют один и тот же шаблон. Также можно интегрировать формы в задачи документооборота и жизненного цикла документов, такие как рабочий процесс и управление правами.

Технология Служба InfoPath Forms Services доступна в корпоративной лицензии Microsoft Office SharePoint Server 2007 и отдельно в Microsoft Office Forms Server 2007.

Возможности макета

Шаблоны форм, которые могут быть заполнены в обозревателе, называются шаблонами форм с включенной поддержкой обозревателя. Чтобы создать шаблон форм этого типа, нужно в InfoPath создать шаблон форм, совместимый с обозревателем (Совместимый с обозревателем шаблон формы. Шаблон формы, разработанный в InfoPath с использованием специального режима совместимости. Совместимый с обозревателем шаблон формы может активироваться обозревателем, когда он публикуется на сервере, на котором запущены службы InfoPath Forms Services.), опубликовать его на сервере, где работает Служба InfoPath Forms Services, и разрешить его использование на веб-узле.

В некоторых случаях можно разрешить использование шаблона форм на веб-узле, устанавливая флажок Сделать эту форму доступной для заполнения в обозревателе в мастере публикации InfoPath. В других случаях необходимо опубликовать шаблон форм на общем ресурсе корпоративной сети, а затем обратиться к администратору группы серверов за помощью, чтобы включить поддержку обозревателя для шаблона форм и сделать его доступным на сервере.

Одобрение администратора требуется в следующих сценариях:

• Шаблон форм содержит управляемый код.
• Шаблон формы требует уровня безопасности «Полное доверие», позволяющего производным формам получить полный доступ к системным ресурсам компьютеров пользователей, например к файлам и настройкам.
• Шаблон формы использует подключение к данным, управляемое администратором.
• Шаблон формы может отображаться на мобильном устройстве.

Если необходимо одобрение администратора, мастер публикации проведет через последовательность действий, обеспечивающих подготовку шаблона форм для передачи администратору.

После включения поддержки обозревателя для шаблона форм, совместимых с обозревателем, пользователи смогут заполнять формы, основанные на этом шаблоне форм, используя свой обозреватель.

Возможности пользователя

Процедура заполнения форм в веб-обозревателе почти совпадает с процедурой заполнения форм в приложении InfoPath. Например, элементы управления, такие как повторяющиеся разделы, и функции, такие как формулы и условное форматирование, работают одинаково в обеих средах.

Хотя заполнение формы в обозревателе похоже на заполнение формы в InfoPath, есть одно ключевое отличие. В веб-обозревателе меню и панели инструментов InfoPath заменены панелью инструментов в верхней части формы, содержащей элементы управления для сохранения, закрытия, печати и обновления формы. Эта панель инструментов также появляется в нижней части формы, поэтому пользователям не придется возвращаться в начало длинной формы после ее заполнения.

Если для шаблона форм включены параметры отправки, пользователи увидят на панели инструментов и кнопку Отправить. Щелчок этой кнопки инициирует прямую отправку данных формы в источник данных, указанный при создании шаблона форм, например в веб-службу или список SharePoint. Если для шаблона форм определено несколько представлений (Представление. Способ отображения формы, который может быть сохранен вместе с шаблоном формы и применен к данным формы после ее заполнения. Пользователи могут переключаться между представлениями, чтобы выбирать количество данных, отображаемое на форме.), пользователи также увидят на панели инструментов список Представление.

 Пользователи отправляют данные внешним источникам данных, щелкая на панели инструментов кнопку Отправить.

 Пользователи переключаются между представлениями, выбирая на панели инструментов элемент списка Представление.

При разработке шаблона форм можно настроить параметры панели инструментов в диалоговом окне Параметры формы. Например, можно удалить одну или несколько кнопок либо скрыть панель инструментов в нижней части пользовательской формы.

В следующих разделах приведены дополнительные сведения о преимуществах использования службы Служба InfoPath Forms Services.

 К началу страницы

Взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками с помощью дружественных форм

При публикации шаблона форм на сервере службы Служба InfoPath Forms Services можно разместить его не только в корпоративной интрасети, но на внешних веб-узлах, например узлах экстрасети или корпоративных веб-узлах. Это позволяет собирать данные от клиентов, партнеров, поставщиков и других контрагентов, важных для успеха ведения бизнеса. Например, большая страховая компания может использовать один шаблон форм, для которого включена поддержка обозревателя, для сбора и обработки страховых требований. Клиент страховой компании с помощью обозревателя может заполнить форму требования на веб-узле компании. Либо, если клиент звонит в страховую компанию, чтобы сообщить о требовании, страховой агент может использовать InfoPath для заполнения той же самой формы требования на узле интрасети. Аналогично, правительственное учреждение может собирать данные от граждан, размещая на своем веб-узле шаблоны форм с включенной поддержкой обозревателя.

Когда пользователи открывают форму, находя ее в библиотеке либо вводя URL-адрес в своем обозревателе, возможен один из двух следующих вариантов:

• Форма открывается в обозревателе.  Если на компьютере пользователя не установлено приложение InfoPath, форма открывается в обозревателе, где пользователь может заполнить ее точно так же, как и любую другую веб-форму.
• Форма открывается в InfoPath.  Если на компьютере пользователя установлено приложение InfoPath, форма открывается в InfoPath, где пользователь может заполнить ее точно так же, как и любую другую форму InfoPath. Так как пользователь заполняет форму в InfoPath, он получает дополнительную возможность использовать весь набор функций InfoPath для заполнения форм, некоторые из которых недоступны в формах обозревателя.

   Примечание.   Если нужно, можно настроить параметры шаблона форм так, чтобы он всегда открывался в обозревателе, даже если на компьютере пользователя установлено приложение InfoPath. Это может быть полезно, если нужно, чтобы процесс заполнения формы был одинаковым для всех, или если не требуется, чтобы форма открывалась в InfoPath, так как не хочется смущать пользователей возможностью открытия или изменения шаблона формы в режиме конструктора.

Если пользователи будут заполнять формы на мобильных устройствах, таких как карманный персональный компьютер (КПК) или смартфон, можно разработать шаблон форм с включенной поддержкой обозревателя так, чтобы его можно было открыть и заполнить, используя обозреватель мобильного устройства. Если пользователь использует для доступа к форме мобильное устройство, форма откроется на экране в упрощенном формате.

 К началу страницы

Упрощенные бизнес-процессы, построенные с помощью форм

Формы находятся в центре множества бизнес-процессов. Размещая шаблоны форм с включенной поддержкой обозревателя на сервере, где работает Служба InfoPath Forms Services, можно интегрировать данные формы с существующими бизнес-процессами или приложениями. Например, можно:

• Отправить данные существующим бизнес-системам.  При разработке шаблона форм, совместимого с обозревателем, можно создать подключения данных (Связь данных. Связь между формой InfoPath и внешним источником данных, например базой данных, веб-службой, библиотекой SharePoint или XML-файлом. Связь данных используется для запроса и отправки данных.) к веб-службам или другим внешним источникам данных. Это позволяет отправлять данные в существующие бизнес-системы, корпоративные приложения и базы данных. Например, отдел продаж может разработать форму, которая может отправлять информацию о потенциальных продажах и сведения о клиентах в существующую систему управления связями с потребителями (CRM).
• Запрашивать данные из существующих бизнес-систем.  Также можно запрашивать данные из существующих бизнес-систем, корпоративных приложений и баз данных. Например, когда пользователь открывает форму, основанную на соответствующем шаблоне формы, может потребоваться, чтобы в полях имени и адреса формы появились данные из внешнего источника. Это реализует преимущество обращения к существующим данным организации и упрощает процесс заполнения формы.
• Добавить рабочий процесс в формы.  Можно добавить рабочий процесс в шаблон формы, хранящийся в библиотеке. Это позволяет согласованно управлять типовыми бизнес-процессами. Например, менеджер может использовать одобренный рабочий процесс, чтобы маршрутизировать форму отчета о расходах по членам списка утверждающих лиц. Утверждающие лица могут одобрить или отклонить форму отчета о расходах, переназначить задачу определения или попросить внести изменения в форму. В приложении InfoPath пользователи, принимая участие в рабочем процессе, щелкают команды меню Файл. На сервере они могут указать имя формы в библиотеке, щелкнуть появившуюся стрелку, а затем щелкнуть Рабочие процессы, чтобы принять участие в рабочем процессе.

 К началу страницы

Настройка форм и шаблонов форм в централизованном ресурсе

Шаблоны форм и связанные с ними формы можно хранить в централизованном репозитории на сервере, где работает Служба InfoPath Forms Services. Это упрощает поиск, совместное использование и настройку форм и шаблонов форм.

Ключевыми являются следующие возможности:

• Сохранение форм и шаблонов форм в централизованном ресурсе.  Можно связать шаблон форм с библиотекой, представляющей собой папку на узле SharePoint, в которой сотрудники организации могут совместно создавать, собирать, изменять и настраивать файлы. Когда пользователи заполняют ф0рмы, основанные на шаблоне форм из этой библиотеки, вместе с ключевыми сведениями из форм в библиотеке появляются сами заполненные формы.44 В зависимости от архитектуры библиотеки SharePoint пользователи могут заполнить формы, основанные на нужном шаблоне форм, экспортировать данные из заполненных форм в Microsoft Office Excel или объединить данные из нескольких форм в одной форме. В следующем примере показаны отчеты о расходах, сохраненные в библиотеке.

  

• Использование типов содержимого для настройки шаблонов форм.  С помощью мастера публикации InfoPath можно опубликовать шаблон формы как тип содержимого (Тип содержимого. Используемая многократно группа настроек для категории содержимого. Типы содержимого применяются для управления метаданными, шаблонами и поведением элементов и документов содержимого. Типы содержимого определяются на уровне узла и используются в списках и библиотеках.) узла. Тип содержимого определяет шаблон форм, набор столбцов и настройки управления документами на сервере, например настройки рабочего процесса или политик.

  Создание типов содержимого позволяет повторно использовать шаблоны форм и настройки всем семейством узлов (Семейство узлов. Набор веб-узлов на виртуальном сервере, у которых один владелец и общие параметры администрирования. Каждое семейство узлов состоит из веб-узла верхнего уровня и может содержать один или несколько подузлов.). В прошлом было нужно использовать шаблон форм в нескольких библиотеках SharePoint, требовалось публиковать две разных копии шаблона форм, по одной для каждой библиотеки. Если было нужно изменить шаблон форм, приходилось изменять его в обоих местах. Но теперь можно публиковать шаблон форм как тип содержимого узла. При изменении типа содержимого узла это изменение автоматически применяется для любого использования типа содержимого.

  Можно назначить один тип содержимого нескольким библиотекам семейства узлов или назначить одной библиотеке нескольких типов содержимого. Например, можно добавить тип содержимого для форм отчетов о состоянии во все библиотеки, используемые отделом продаж компании, чтобы каждая группа отдела продаж собирала и сообщала руководству сведения одинакового типа. Либо предположим, что ваш отдел использует различные шаблоны форм для форм запросов о командировке, отчетов о командировке и отчетов о расходах. Можно опубликовать эти три типа шаблонов форм как типы содержимого узла и добавить их в одну библиотеку, используемую для хранения сведений о командировках команды. Создавая новую форму из библиотеки, пользователи могут выбрать, какую из этих форм они собираются использовать.

• Настройка форм и шаблонов форм.  Администраторы группы серверов могут управлять доступом пользователей к шаблонам форм и распространению шаблонов по организации. Например, можно управлять тем, кто может публиковать шаблоны форм на узле, или решать, как изменить шаблоны форм на сервере с минимальным влиянием на пользователей форм.
• Управлять подключениями данных в центральном ресурсе.  Если несколько шаблонов форм используют одни и те же подключения данных (Связь данных. Связь между формой InfoPath и внешним источником данных, например базой данных, веб-службой, библиотекой SharePoint или XML-файлом. Связь данных используется для запроса и отправки данных.), можно сохранить настройки этого подключения данных в файле подключения данных (Файл подключения данных. Файл, в котором хранится информация о подключении к источнику данных, такому как база данных Access, электронная таблица или текстовый файл, и который облегчает администрирование источника данных.) в библиотеке подключения данных (Библиотека подключения данных. Библиотека документов, расположенная на веб-узле, на котором находится Microsoft Office SharePoint Server 2007; содержит файлы универсального подключения данных (UDCX-файлы) и файлы подключения данных Microsoft Office (ODC-файлы.). Когда пользователь открывает форму, связанную с файлом подключения данных, InfoPath использует настройки этого файла для подключения к внешнему источнику данных. Таким образом, несколько шаблонов форм могут использовать один и тот же файл подключения данных, избавляя от необходимости создавать одно и то же подключение данных для каждого шаблона формы. Более того, при изменении местонахождения или настроек подключения для внешнего источника данных не нужно изменять каждый из шаблонов форм, использующих это подключение данных. Вместо этого можно просто один раз изменить файл подключения данных, и все шаблоны форм будут работать без изменений.

 Примечание.   Приложение InfoPath позволяет опубликовать шаблон форм на сервере, на котором не работает Служба InfoPath Forms Services. Например, можно опубликовать шаблон форм на сервере службы Windows SharePoint Services. В этом сценарии можно воспользоваться рядом преимуществ, перечисленных в приведенном списке, например возможностью опубликовать шаблон форм в библиотеке. Но если нужно создать шаблон форм с включенной поддержкой обозревателя или использовать такие функции, как библиотеки подключений данных, необходимо опубликовать шаблоны форм на сервере, где работает Служба InfoPath Forms Services.

 К началу страницы