Показать все

Скрыть все

Большинство людей регулярно заполняет бизнес-формы, включая отчеты о расходах, карточки табельного учета, анкеты или страховые формы. Другие отвечают за разработку, распространение и сохранение этих форм в организации. Приложение Microsoft Office InfoPath 2007, являющееся частью выпуска 2007 системы Microsoft Office, можно использовать как для разработки, так и для заполнения электронных форм.

• Что такое InfoPath?

• Для чего используется приложение InfoPath

• Работа InfoPath с другими приложениями и технологиями

Что такое InfoPath?

InfoPath позволяет выполнять следующие действия.

• Создание шаблонов форм  В режиме конструктора (Режим конструктора. Среда разработки InfoPath, в которой пользователь может создавать и изменять шаблоны форм.) можно разрабатывать и публиковать удобные для пользователя интерактивные формы. Наряду с возможностями вставки в шаблон формы текстовых полей, списков и других стандартных элементов управления приложение InfoPath позволяет вставлять элементы управления, с помощью которых пользователь может добавлять, удалять, заменять и скрывать разделы (Раздел. Элемент управления в форме, который содержит другие элементы управления.) формы. Можно создавать самые различные шаблоны формы — от простых шаблонов для сбора данных от непосредственной группы до сложных шаблонов, являющихся частью большого бизнес-процесса. Шаблоны формы InfoPath могут использоваться сами по себе, но можно также создавать формы для работы с существующими базами данных и веб-службами. Для публикации шаблонов форм и доступа к ним может использоваться, например, общая папка в корпоративной сети, веб-сервер или библиотека на веб-узле Microsoft Windows SharePoint Services. Кроме того, при наличии доступа к серверу со службой InfoPath Forms Services можно создать единый шаблон формы, который можно будет заполнять либо в InfoPath, либо в веб-обозревателе, либо на мобильных устройствах.
• Заполнение форм  Пользователи заполняют формы на основе шаблонов, созданных в режиме конструктора. При заполнении форм в приложении InfoPath доступны обычные средства, как в документах, например проверка правописания в форме или вставка форматированного текста и рисунков в определенные поля. В зависимости от структуры шаблона может также быть доступным объединение данных из нескольких форм в одной либо экспорт данных в другие приложения. Если шаблон формы можно заполнять в обозревателе (Активируемый обозревателем шаблон формы. Совместимый с обозревателем шаблон формы, который был опубликован на сервере с запущенными службами InfoPath Forms Services и который активируется обозревателем, чтобы пользователи могли не только просмотреть, но и заполнить форму в веб-обозревателе.), пользователи, на компьютерах которых не установлено приложение InfoPath, имеют возможность заполнять формы в веб-обозревателе или на мобильном устройстве.

В основе InfoPath лежит язык XML (Язык XML (Extensible Markup Language). Сжатая форма общего языка разметки SGML (Standard Generalized Markup Language), позволяющая разработчикам создавать настраиваемые теги, обеспечивающие более гибкое упорядочение и представление информации.). При разработке шаблона формы приложение InfoPath создает XSN-файл, который представляет собой сжатый файл (CAB), содержащий файлы, необходимые форме для работы, например файлы XML-схемы (XSD) (XML-схемы. Написанные на языке XML спецификации форматов, определяющие структуру XML-документов, включая имена элементов и типы форматируемых данных; перечень элементов, которые могут отображаться в сочетаниях; а также перечни атрибутов, доступных для каждого элемента.) и XSL-преобразования (XSLT). (Преобразование XSL (XSLT). Язык, используемый для преобразования XML-документов в документы других типов, таких как HTML или XML. Предназначен для использования в среде XSL.) При заполнении формы в InfoPath сохранение или отправка данных, включенных в эту форму, выполняется в формате XML, являющемся отраслевым стандартом. Однако для разработки шаблона или заполнения формы InfoPath знание XML не требуется. Следует отметить, что XML-формат значительно упрощает процесс повторного использования данных из форм в организации. Например, один шаблон формы InfoPath отчета о командировке может использоваться для передачи XML-данных в систему управления взаимоотношениями с заказчиками, систему учета мелких сумм и систему планирования командировок.

 К началу страницы

Для чего используется приложение InfoPath

Приложение InfoPath можно использовать для сбора бизнес-данных от разных лиц, например коллег, партнеров, поставщиков и заказчиков. Например, можно создать шаблон формы для отчета о расходах для сотрудников организации.

Шаблоны форм InfoPath могут представлять собой простые шаблоны, которые применяются несколькими пользователями в небольшой рабочей группе. Например, в группе сбыта из 10 человек форма может использоваться для внесения в нее неофициальной информации о продажах и совместного доступа к этой информации. Данные в таких формах можно объединять в сводный отчет, который будет ежемесячно направляться руководителю.

Другим вариантом является разработка организациями более сложных шаблонов форм, которые связаны с существующими корпоративными базами данных или интегрированы с существующими бизнес-системами. Например, разработчики из отдела информационных технологий могут создать для организации шаблон формы для управления отчетами о расходах. Он может включать представления (Представление. Способ отображения формы, который может быть сохранен вместе с шаблоном формы и применен к данным формы после ее заполнения. Пользователи могут переключаться между представлениями, чтобы выбирать количество данных, отображаемое на форме.) и средства бизнес-логики, позволяющие различным категориям пользователей отправлять отчеты о расходах, просматривать их и возмещать затраты отправителю.

Ниже перечислены некоторые преимущества использования InfoPath.

Более широкий доступ к формам  При использовании InfoPath и сервера со службами Служба InfoPath Forms Services можно создавать шаблоны форм, совместимые с обозревателем, и делать их доступными на внутренних и внешних веб-узлах. Это дает возможность совместно работать с бизнес-формами многим пользователям, включая сотрудников, заказчиков, поставщиков и партнеров. Чтобы заполнять формы, вовсе необязательно иметь приложение InfoPath на компьютере, также не требуется загружать никакие дополнительные средства из Интернета. Все, что необходимо пользователю, — это доступ к обозревателю, например Windows Internet Explorer, Apple Safari или Mozilla Firefox. При наличии установленного на компьютере приложения InfoPath просматривать и заполнять формы можно в нем, а не в обозревателе. Можно также создавать шаблоны форм, которые пользователи смогут открывать и заполнять на мобильных устройствах.

Интеграция с системой Office  Приложение InfoPath работает с рядом других приложений и серверов в системе Microsoft Office, включая Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel и Microsoft Office Access. Например, можно создавать и заполнять формы в сообщениях электронной почты, экспортировать данные из формы в рабочие листы, отправлять данные в базу данных либо запрашивать данные из списка SharePoint. Кроме того, разработчики могут внедрять формы InfoPath — без меню, панелей инструментов и других элементов пользовательского интерфейса — в пользовательские приложения. Дополнительные сведения см. в разделе Работа InfoPath с другими приложениями и технологиями далее в этой статье.

Повторное использование данных  Данные, которые вводятся пользователями в формы, не остаются там закрытыми навсегда. Они могут быть преобразованы либо использованы повторно различными способами. Эта гибкость позволяет разработчикам осуществлять интеграцию данных формы с существующими бизнес-процессами. Например, данные, собранные в формах отчетов о продажах, можно использовать для обновления систем компании, таких как планирование корпоративных ресурсов и управление связями с потребителями. Это позволяет сотрудникам компании получать доступ к данным где и когда это необходимо и принимать более обоснованные решения. Своевременные обновления сведений о продажах облегчают другим группам, например операционистам и финансистам, делать точные прогнозы производства и затрат.

Единообразные, точные данные  Приложение InfoPath включает ряд средств, которые помогают избежать ошибок ввода данных и быстрее заполнять формы. Например, можно использовать формулы для автоматического вычисления математических значений, применять условное форматирование (Условное форматирование. Процесс изменения внешнего вида элемента управления, включая его видимость и состояние чтения-записи, на основе значений, введенных в форму.) для заострения внимания на данных либо включать проверку правописания для выявления ошибок перед отправкой формы. Кроме того, когда пользователи заполняют форму, для вводимых данных можно выполнить проверку данных (Проверка данных. Процесс проверки точности данных; набор правил, которые можно применить к элементу управления для определения типа и диапазона данных, вводимых пользователем.) на наличие ошибок. Если шаблон формы связан с базой данных или веб-службой, пользователи не смогут отправить данные до тех пор, пока ошибки не будут исправлены. Такой подход гарантирует, что собираемые данные точны, не содержат ошибок и соответствуют установленным стандартам. На приведенном ниже рисунке показано, что видит пользователь на экране при выявлении ошибки в данных.

Снижение накладных расходов  В отличие от бумажных форм, которые необходимо перепечатывать при каждом изменении, шаблоны форм InfoPath можно легко изменять и публиковать снова. Кроме того, InfoPath автоматически определяет, был ли шаблон обновлен, поэтому в распоряжении пользователей всегда будет последняя версия.

Поддержка автономного режима  Чтобы заполнить форму InfoPath, не требуется подключение пользователя к сети. Пользователи могут сохранять формы на своем компьютере, работать с ними в автономном режиме, а затем отправлять их в корпоративную сеть при повторном подключении. Это особенно удобно для тех, кто имеет нерегулярный или ограниченный доступ к сетевым ресурсам, например для сотрудников, чья работа требует частых поездок.

Меньшее количество форм  Вместо распространения и сохранения многочисленных бумажных форм для одного бизнес-процесса можно создать в InfoPath единственный шаблон формы, включающий несколько представлений. Например, в шаблоне формы отчета о расходах можно создать одно представление для сотрудников, вводящих значения расходов, второе — для управляющих, которые утверждают эти расходы, и третье — для сотрудников, занимающихся возмещением затрат. По умолчанию переключение между представлениями осуществляется с помощью команд в меню Просмотр. Можно также создать правила для автоматического переключения представлений при открытии формы пользователями, отправке формы или нажатии кнопки в форме.

Гибкое использование элементов управления  В дополнение к стандартным элементам управления, таким как текстовые поля и списки, в InfoPath предусмотрен ряд новых элементов управления, например повторяющиеся таблицы (Повторяющаяся таблица. Элемент управления в форме, который содержит другие элементы управления в формате таблицы и повторяется по мере необходимости. Пользователи могут вставлять повторяющиеся строки при заполнении формы.), группы выбора (Группа переключателей. Элемент управления, представляющий собой набор взаимоисключающих значений. По умолчанию группа переключателей содержит две секции значений, одна из которых выбрана на форме по умолчанию.) и необязательные разделы (Дополнительный раздел. Элемент управления в форме, который содержит другие элементы управления и обычно по умолчанию не отображается. Пользователи могут вставлять и удалять дополнительные разделы при заполнении формы.). Элементы управления такого типа позволяют создавать шаблоны форм, отвечающие конкретным потребностям пользователей. Например, в шаблоне формы отчета о расходах может применяться повторяющаяся таблица, которая позволит пользователям ввести столько расходных статей, сколько требуется.

Можно также создавать части шаблонов форм, которые можно сохранять и повторно использовать в нескольких шаблонах. Обычно часть шаблона состоит из элементов управления и источника данных (Источник данных. Набор полей и групп, который определяет и сохраняет данные в форме InfoPath. Элементы управление на форме привязаны к полям и группам источника данных.) и может также включать в себя такие средства как подключения данных (Связь данных. Связь между формой InfoPath и внешним источником данных, например базой данных, веб-службой, библиотекой SharePoint или XML-файлом. Связь данных используется для запроса и отправки данных.), проверку данных и правила (Правило. Условие или действие или набор условий или действий для автоматического выполнения задач, основанных на событиях и значениях в форме.). Использование частей шаблонов позволит сэкономить время, а также создать единообразные по виду, структуре и поведению шаблоны форм для организации.

Поддержка планшетных ПК  При работе с планшетным компьютером можно с помощью пера планшета (Перо планшета. Перо, поставляемое с планшетным компьютером, позволяющее писать и выполнять действия на экране.) вводить записи непосредственно в поля формы. InfoPath затем преобразует эти данные в текст. Можно также предоставить пользователям планшетного ПК специальное поле в форме, где они смогут писать или рисовать. Это может быть полезным, если необходимо набросать сложный эскиз или что-то специальное, например математическую формулу или схему определенного бизнес-процесса. В этом случае InfoPath сохраняет рукописные данные вместе с формой, не преобразуя их в текст.

 К началу страницы

Работа InfoPath с другими приложениями и технологиями

Для наиболее полного использования InfoPath, вероятно, потребуется его совместное работа с другими приложениями, серверами и технологиями, включая перечисленные в приведенной ниже таблице.

 К началу страницы