Показать все

Скрыть все

Многие приложения выпуска 2007 системы Microsoft Office позволяют контролировать сохранение или отображение данных в формате Portable Document Format (PDF) или XML Paper Specification (XPS) так же, как при печати. Эти параметры выбираются в диалоговом окне Настройка/Параметры, которое можно открыть, нажав кнопку Настройка/Параметры (или кнопку Изменить/Заменить в Microsoft Office Publisher 2007) в диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS.

 Примечание.   Файл из программы 2007 системы Microsoft Office можно сохранить в виде PDF-файла или XPS-файла только после установки надстройки. Дополнительные сведения см. по ссылке Включение поддержки для других форматов файлов, таких как PDF и XPS.

• Access

• Excel

• PowerPoint

• Publisher

• Visio

• Word

Access

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните стрелку рядом с командой Сохранить как и выберите вариант PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить следующие элементы.

В группе Диапазон:

• Все  Выберите этот параметр, чтобы опубликовать все записи в базе данных.
• выделенные записи  Выберите этот параметр, чтобы отобразить только выбранные записи.
• страницы  Выберите этот параметр, чтобы отобразить записи из указанного диапазона страниц. Номера начальной и конечной страницы можно ввести или выбрать в полях С и По.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

Для сохранения файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Установите флажок Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A), если нужно сохранить файл в этом формате.

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует использовать этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.

 К началу страницы

Excel

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните стрелку рядом с командой Сохранить как и выберите вариант PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Нажмите кнопку Параметры, чтобы отобразить следующие элементы.

В группе Страницы:

• Все  Выберите этот параметр, чтобы отобразить все страницы с данными в книге.
• Страницы  Выберите этот параметр, чтобы отобразить указанные страницы книги. Номера начальной и конечной страницы можно ввести или выбрать в полях С и По.

В группе Опубликовать:

• выделенное/выделенный фрагмент/к выделенному фрагменту/в выделенном фрагменте/По выделению  Выберите этот параметр, чтобы отобразить выбранные ячейки активного листа.
• выделенные листы  Выберите этот параметр, чтобы отобразить один или несколько выбранных листов.
• всю книгу  Выберите этот параметр, чтобы отобразить все данные в книге.
• Таблицу  Выберите этот параметр, чтобы отобразить выбранную таблицу.
• Не учитывать области печати  Выберите этот параметр, чтобы отобразить лист целиком, несмотря на заданные области печати.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Свойства документа  Если этот флажок установлен, то свойства документа включаются в версию, публикуемую в формате PDF или XPS. Эти свойства содержат название, тему, автора, дату создания и другие подобные сведения.

  Защита конфиденциальности

  Чтобы обеспечить конфиденциальность и отключить общий доступ к данным сведениям, снимите этот флажок. Ссылки на дополнительные сведения о просмотре и изменении свойств документа см. в разделе См. также.
• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

Для сохранения файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A)  Установите этот флажок, если нужно сохранить файл в этом формате.

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.

Для сохранения файла в формате XPS перейдите в раздел в Параметры документа XPS.

• Сохранять ограниченные разрешения в XPS  Установите этот флажок для того, чтобы в книге, защищенной службой управления правами на доступ к данным (IRM), сохранились параметры IRM после преобразования в формат XPS. Этот флажок устанавливается по умолчанию при сохранении в формат XPS. Параметры IRM сохраняются для любого создаваемого в формате XPS документа, пока установлен этот флажок.

 К началу страницы

PowerPoint

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните стрелку рядом с командой Сохранить как и выберите вариант PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Для отображения следующих параметров в диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите кнопку Параметры.

В группе Диапазон:

• Все   Выберите этот вариант, чтобы публиковать все слайды презентации.
• Текущий слайд   Выберите этот параметр, чтобы опубликовать только текущий слайд.
• Выделенный диапазон   Выберите этот вариант, чтобы опубликовать выбранные слайды.
• Произвольный показ   Если создана одна или несколько пользовательских презентаций, в которых отображаются выбранные слайды, выберите этот вариант, чтобы опубликовать слайды только указанной пользовательской презентации.
• Слайды   Выберите этот параметр, чтобы опубликовать указанный диапазон слайдов. Номера начальной и конечной страницы можно ввести или выбрать в полях С и По.

В группе Параметры публикации:

• Опубликовать   Выберите элементы для публикации: Слайды, Выдачи, Страницы заметок или Режим структуры.
• Слайдов на странице   Выберите количество слайдов, которое нужно печатать на каждой странице.
• Обрамление слайдов   Установите этот флажок, если каждый опубликованный слайд должен быть окантован.
• Включить скрытые слайды   Установите этот флажок, если требуется опубликовать скрытые слайды.
• Включить примечания и рукописные примечания   Установите этот флажок, если документ следует опубликовать с комментариями и рукописными примечаниям.
• Порядок  При отображении слайдов в виде выдач установите переключатель в положение Горизонтальный/По горизонтали или По вертикали/Вертикальный, чтобы определить порядок расположения слайдов на странице.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Свойства документа   Установите этот флажок, чтобы включить свойства документа в версию, публикуемую в формате PDF или XPS. Эти свойства содержат название, тему, автора, дату создания и другие подобные сведения.

  Защита конфиденциальности

  Чтобы обеспечить конфиденциальность и отключить общий доступ к данным сведениям, снимите этот флажок. Ссылки на дополнительные сведения о просмотре и изменении свойств документа см. в разделе См. также.
• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

Для сохранения файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Установите флажок Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A), если нужно сохранить файл в этом формате..

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует использовать этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.
• Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты   Этот флажок имеет отношение к случаям, когда у пользователя нет возможности внедрить в документ нужные. В этой ситуации:
  • Если флажок установлен   Программа заменяет шрифты представлением в формате точечного изображения. В результате вид файла становится ближе к намеченному дизайну. Для некоторых пользователей, просматривающих или печатающих файл, текст при высоком разрешении может содержать зерно.
  • Если флажок снят   Программа создает файл таким образом, чтобы нужный шрифт подставлялся при открытии и просмотре документа пользователем. Если нужный шрифт отсутствует, он заменяется другим шрифтом.

При сохранении файла в формате XPS перейдите в раздел Параметры документа XPS.

• Сохранять ограниченные разрешения в XPS   Установите этот флажок для того, чтобы в книге, защищенной службой управления правами на доступ к данным (IRM), сохранились параметры IRM после преобразования в формат XPS. Этот флажок устанавливается по умолчанию при сохранении в формат XPS. Параметры IRM сохраняются для любого создаваемого в формате XPS документа, пока установлен этот флажок.

 К началу страницы

Publisher

1. В меню Файл выберите команду Опубликовать как PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Чтобы открыть диалоговое окно Параметры публикации, нажмите кнопку Изменить.

• Укажите, как планируется печатать или распространять публикацию   Выберите вариант Минимальный размер, Стандартный/Стандартная или Высококачественная печать. В зависимости от способа отображения и распространения используются различные алгоритмы сжатия для оптимизации нужного способа отображения.
• Дополнительно   Нажмите эту кнопку для отображения следующих параметров.

В группе Рисунки:

• Цветные и полутоновые рисунки   В списках Понизить качество до и при превышении выберите числовые значения. Снижение разрешения уменьшает число точек на дюйм (dpi) в изображении для уменьшения размера файла.
• Черно-белые рисунки (1 бит)   В списках Понизить качество до и при превышении выберите числовые значения. Снижение разрешения уменьшает число точек на дюйм (dpi) в изображении для уменьшения размера файла.

В разделе Проверка макета:

• Свойства документа  При установке этого флажка перед началом публикации будет выведено предупреждение о том, что в графических данных используется прозрачность или цвета Red-Green-Blue (RGB), которые в некоторых случаях могут привести к ошибкам печати.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Свойства документа   Установите этот флажок, чтобы включить свойства документа в версию, публикуемую в формате PDF или XPS. Эти свойства содержат название, тему, автора, дату создания и другие подобные сведения.

  Защита конфиденциальности

  Чтобы обеспечить конфиденциальность и отключить общий доступ к данным сведениям, снимите этот флажок. Ссылки на дополнительные сведения о просмотре и изменении свойств документа см. в разделе См. также.
• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

При сохранении файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A)   Установите этот флажок, если нужно сохранить файл в этом формате.

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует использовать этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.
• Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты   Этот флажок имеет отношение к случаям, когда у пользователя нет возможности внедрить в документ нужные. В этой ситуации:
  • Если флажок установлен   Программа заменяет шрифты представлением в формате точечного изображения. В результате вид файла становится ближе к намеченному дизайну. Для некоторых пользователей, просматривающих или печатающих файл, текст при высоком разрешении может содержать зерно.
  • Если флажок снят   Программа создает файл таким образом, чтобы нужный шрифт подставлялся при открытии и просмотре документа пользователем. Если нужный шрифт отсутствует, он заменяется другим шрифтом.

Параметры печати  Нажмите эту кнопку, чтобы отобразить диалоговое окно Параметры печати. Большинство параметров данного диалогового окна доступны на вкладке Параметры публикации и бумаги в диалоговом окне Печать.

 К началу страницы

Visio

1. В меню Файл выберите команду Опубликовать как PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Чтобы отобразить следующие параметры, нажмите кнопку Параметры.

В группе Страницы:

• Все   Выберите этот вариант, чтобы публиковать все страницы рисунка.
• Текущее представление   Выберите этот вариант, чтобы публиковать часть рисунка, отображаемую в окне приложения.
• Текущая страница   Выберите этот вариант, чтобы опубликовать отображаемую текущую страницу рисунка.
  • Если страница находится на переднем плане, то она будет отображена со всеми ее страницами заднего плана.
  • Если страница находится на заднем плане, то она будет отображена со всеми связанными с ней страницами заднего плана.
  • Если открыт режим Предварительный просмотр, то отображается текущий элемент изображения.
• Выделенный фрагмент   Выберите этот параметр, чтобы опубликовать выделенную часть рисунка. Данный параметр недоступен, если часть рисунка не выделена.
• Страницы   Выберите этот вариант, чтобы публиковать диапазон страниц, указанный в полях С и По. Данный параметр недоступен, если рисунок расположен только на одной странице.
• Цвет как черный   При установке этого флажка все цвета (кроме белого) при публикации будут заменены на черный, чтобы при печати отображались все видимые фигуры рисунка.
• Включить фон   Установите этот флажок, чтобы добавить фоновое изображение в публикуемый рисунок.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Свойства документа   Установите этот флажок, чтобы включить свойства документа в версию, публикуемую в формате PDF или XPS. Эти свойства содержат название, тему, автора, дату создания и другие подобные сведения.

  Защита конфиденциальности

  Чтобы обеспечить конфиденциальность и отключить общий доступ к данным сведениям, снимите этот флажок. Ссылки на дополнительные сведения о просмотре и изменении свойств документа см. в разделе См. также.
• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

При сохранении файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A)   Установите этот флажок, если нужно сохранить файл в этом формате.

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует использовать этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.

 К началу страницы

Word

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , щелкните стрелку рядом с командой Сохранить как и выберите вариант PDF или XPS.
2. В списке Тип файла выберите вариант PDF или Документ XPS
3. Для отображения следующих параметров в диалоговом окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите кнопку Параметры.

В группе Страницы:

• Все   Выберите этот вариант, чтобы опубликовать все страницы документа.
• Текущая страница   Выберите этот вариант, чтобы опубликовать страницу, на которой в данный момент находится курсор.
• Выделенный фрагмент   Выберите этот вариант, чтобы публиковать выбранный текст. Данный вариант недоступен, если в документе отсутствуют выделения.
• Страницы   Выберите этот вариант, чтобы публиковать диапазон страниц, указанный в полях С и По. Данный вариант недоступен, если документ состоит только из одной страницы.

В группе Опубликовать:

• Документ   Выберите этот параметр, чтобы опубликовать документ в чистом виде без исправлений и примечаний.
• Документ с исправлениями   Выберите этот параметр, чтобы опубликовать документ с отображением исправлений и примечаний.

В разделе Включить непечатаемые данные:

• Создать закладки, используя  Установите этот флажок, чтобы создать закладки в документе в выбранных местах. Если в документе присутствуют заголовки, доступен параметр Заголовки. Если документ содержит закладки, доступен параметр Закладки Word.
• Свойства документа   Установите этот флажок, чтобы включить свойства документа в версию, публикуемую в формате PDF или XPS. Эти свойства содержат название, тему, автора, дату создания и другие подобные сведения.

  Защита конфиденциальности

  Чтобы обеспечить конфиденциальность и отключить общий доступ к данным сведениям, снимите этот флажок. Ссылки на дополнительные сведения о просмотре и изменении свойств документа см. в разделе См. также.
• Теги структуры документа для улучшения восприятия   Этот флажок установлен по умолчанию, чтобы создаваемые файлы были доступны пользователям с ограниченными возможностями. Снимите этот флажок, если нужно минимизировать размер файла и не включать в него данные, помогающие улучшить восприятие. Если этот флажок снят, в файл не включаются, например, данные, позволяющие использовать программы чтения с экрана.

При сохранении файла в формате PDF перейдите в раздел Параметры PDF.

• Совместимый с ISO 19005-1 (PDF/A)   Установите этот флажок, если нужно сохранить файл в этом формате.

  В каких случаях следует установить или снять этот флажок?

  Причины для установки флажка.

  • Необходимо отправить файл в государственное учреждение, которое требует использовать этот формат.
  • Файл предназначен для длительного хранения и желательно включить в него все данные, которые нужно вывести в будущем в виде, максимально близком к сегодняшнему.

  Причины для снятия флажка.

  • Вид файла составляет его важный элемент, и требуется создать файл PDF, вид которого наиболее точно отображает оригинальный документ. При этом будут включены функции дизайна, такие как эффекты и прозрачность.
  • Существуют ограничения на размер файла. Нужно сделать файл как можно меньше.
• Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты   Этот флажок имеет отношение к случаям, когда у пользователя нет возможности внедрить в документ нужные. В этой ситуации:
  • Если флажок установлен   Программа заменяет шрифты представлением в формате точечного изображения. В результате вид файла становится ближе к намеченному дизайну. Для некоторых пользователей, просматривающих или печатающих файл, текст при высоком разрешении может содержать зерно.
  • Если флажок снят   Программа создает файл таким образом, чтобы нужный шрифт подставлялся при открытии и просмотре документа пользователем. Если нужный шрифт отсутствует, он заменяется другим шрифтом.

При сохранении файла в формате XPS перейдите в раздел Параметры документа XPS.

• Сохранять ограниченные разрешения в XPS   Установите этот флажок для того, чтобы в книге, защищенной службой управления правами на доступ к данным (IRM), сохранились параметры IRM после преобразования в формат XPS. Этот флажок устанавливается по умолчанию при сохранении в формат XPS. Параметры IRM сохраняются для любого создаваемого в формате XPS документа, пока установлен этот флажок.

 К началу страницы