Показать все

Скрыть все

Возможно, вам уже приходилось слышать примерно такой монолог: «У нас сегодня собрание в полчетвертого? Но я не видела никакого приглашения на собрание!?» Независимо от того, являетесь ли вы организатором собрания или его участником, вы можете помочь провести это собрание вовремя и без проблем, если будете придерживаться следующих рекомендаций по работе с приглашениями на собрание:

• Делайте выбор.   Принимайте каждое получаемое вами приглашение на собрание, принимайте его под вопросом или отказывайтесь от него, особенно в случаях, когда оно является обновлением приглашения на собрание, которое уже было вами принято. Делая выбор, вы тем самым даете знать организатору собрания о своем решении, а также исключаете возможность случайного удаления своего имени из списка участников собрания, которое хотели бы посетить. Если вы хотели бы посетить собрание, но не можете этого сделать в назначенное время, можно предложить новое время проведения собрания.

  Старайтесь не удалять приглашение на собрание сразу, поскольку именно так чаще всего теряются приглашения.

• Отправка обновлений.  После внесения изменений в какое-либо из ваших собственных приглашений на собрание, не забудьте нажать кнопку Отправить обновление, чтобы отправить обновленное приглашение на собрание всем его получателям.
• Отмена одного собрания.   Если вам потребовалось отменить собрание, предупредите об этом всех приглашенных лиц. Удалите собрание из своего календаря, выбрав Отправить уведомление об отмене и удалить собрание, а затем отправьте уведомление об отмене собрания всем лицам, которые были на него приглашены.
• Отмена повторяющегося собрания.   Если вы, как организатор собрания, завершаете ряд повторяющихся собраний, откройте собрание в календаре, укажите новую дату окончания и отправьте обновление. В результате предыдущие собрания останутся в календарях участников, а собрания после даты окончания будут удалены.
• Смена организатора собрания.   При смене организатора повторяющегося собрания владелец собрания не может быть изменен. Исходный организатор должен разослать обновление с новой датой окончания. В результате предыдущие собрания останутся в календарях участников, а собрания после даты окончания будут удалены. Новый организатор собрания должен разослать новое приглашение на будущие собрания.
• Не допускайте случайной потери собраний.   Если вы используете Outlook на двух компьютерах и приняли приглашение на собрание, работая на одном из них, не удаляйте приглашение из папки «Входящие» на другом компьютере. Если приглашение еще находится в ней, примите его повторно. Удаление приглашения на одном компьютере после того, как оно было принято на другом компьютере, может привести к удалению этого собрания из вашего календаря.
• Обрабатывайте приглашения на собрания и обновления в папке «Входящие».   Всегда принимайте или отклоняйте приглашение на собрание в папке «Входящие». Программа Outlook позволяет принять или отклонить приглашение на собрание из соответствующего интервала времени в календаре пользователя, но при этом приглашение может остаться в папке «Входящие». Наличие приглашения на собрание в папке «Входящие» может вызвать у вас вопросы позднее, и наверняка заставит гадать любого назначенного вами представителя (Представитель. Пользователь, которому предоставлено право открывать папки другого лица, создавать элементы от его имени и отвечать на адресованные этому лицу поручения. Пользователь, передающий представителю права, определяет, к каким папкам разрешен доступ и какие изменения разрешено вносить представителю.) о том, было ли принято приглашение.
• Храните свои заметки, относящиеся к собранию, в отдельном месте.   Будучи участником собрания, не добавляйте свои частные заметки в тело приглашения на собрание в своем календаре. Если организатор собрания обновит сведения по собранию, ваши заметки будут потеряны.
• Не перемещайте приглашения на собрание.   Не перемещайте приглашения на собрание из своей папки «Входящие» в другую папку до того, как они будут приняты или отклонены, или до появления собрания в вашем календаре.

  Вскоре после появления приглашения на собрание в папке «Входящие» небольшой фрагмент кода Outlook (называемый «снифером» (sniffer)) автоматически добавляет в календарь собрание с пометкой «под вопросом». Это помогает не пропустить собрание в случае, если вы не заметите соответствующее приглашение в папке «Входящие». Однако снифер не высылает какого-либо ответа организатору собрания. Сделать это обязан сам пользователь, приняв, приняв под вопросом или отклонив соответствующее приглашение.

  Если пользователь или созданное им правило переместит входящее приглашение на собрание из папки «Входящие» до того, как оно будет обработано, собрание никогда не появится в календаре этого пользователя, и он может пропустить данное собрание.
• Дополнительные участники.   Если вы получили приглашение на собрание и считаете, что кому-то еще будет интересно его посетить, не пересылайте приглашение этому человеку, а попросите организатора собрания добавить его в список участников, а затем отправить всем приглашенным лицам обновление. Таким образом вы поставите организатора в известность о появлении нового участника и предотвратите потерю приглашений.
• Всегда найдется место еще для одного участника.   Если вы являетесь организатором собрания и хотите пригласить на него еще одного участника уже после рассылки первоначального приглашения, добавьте этого человека в список участников (поле Кому) исходного ряда или экземпляра собраний, а затем отправьте обновление всем участникам.
• Преобразование встречи в приглашение на собрание.   Если требуется создать собрание на основе встречи, указанной в календаре, откройте эту встречу, щелкните Пригласить участников, а затем выберите людей, которых требуется пригласить. В результате встреча будет преобразована в приглашение на собрание.
• Выполняйте удаление правильно.   При получении извещения об отмене собрания, щелкните Удалить из календаря, чтобы удалить это собрание из календаря. Не ограничивайтесь просто удалением уведомления об отмене из папки «Входящие»; это не приведет к удалению данного собрания из календаря.
• Старайтесь не изменять существующий список участников.  Предположим, список участников в одном из приглашений на собрание содержит два экземпляра имени одного и того же человека. Если удалить одно из этих имен, а затем отправить обновление удаленным или добавленным участникам, этот человек получит уведомление об отмене собрания. Аналогичным образом, если отправить обновление всем участникам, этот человек получит и уведомление об отмене собрания, и обновление.
• Используйте списки рассылки с осторожностью.   Старайтесь не прибегать к отправке приглашений на собрание с использованием списков рассылки, особенно если вы в них состоите. Чтобы пригласить всех участников списка рассылки, разверните список в поле Кому перед отправкой запроса. Чтобы добавить или удалить участников из приглашения на собрание, которое уже было отправлено с использованием списка рассылки, не развертывайте этот список и не начинайте добавлять или удалять имена. Вместо этого отмените собрание и создайте новое.
• Отключите автоматический прием приглашений.   Если вы предоставили одному или нескольким пользователям право доступа в качестве представителя к вашему календарю или сами имеете право доступа к календарю другого пользователя в качестве представителя, отключите автоматический прием приглашений на собрание. Это позволит предотвратить проблемы в работе представителя.
• Не загромождайте календарь.   Чтобы известить заинтересованных лиц о графике вашей занятости или сообщить им, когда вас не будет на работе, не отправляйте им приглашений на собрание и не пересылайте встречи, которые заблокируют в их календарях периоды времени соответствующие вашим данным. Вместо этого предоставьте им доступ к своему календарю.

  Если вы не хотите предоставлять общий доступ к своему календарю, то можете по-прежнему использовать приглашения на собрание для извещения других лиц о том, что вас не будет в офисе в те или иные периоды времени. Перед отправкой приглашения на собрание установите для параметра В это время значение Свободен. Благодаря этому ваше приглашение не заблокирует в календарях его получателей значениями «Занят» или «Нет на работе» период времени, в котором вы будете отсутствовать на работе.

  А что делать, если кто-либо пришлет приглашение на собрание или встречу, которое заблокируют соответствующие разделы вашего календаря? Если вы примете этот элемент (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.), установите в нем для параметра В это время значение Свободен.

• Как отменить получение ответов на приглашения на собрания.   Как правило, лучше заранее знать, кто планирует принять участие в собрании, организацией которого вы занимаетесь. По умолчанию в Outlook приглашения на собрание запрашивают ответ у каждого лица, получающего такое приглашение. Вы можете отключить запрос на получение ответов на разосланные приглашения, однако в этом случае не сможете узнать, кто принял, принял под вопросом или отклонил соответствующее приглашение.

  Однако если вы организуете большое собрание или мероприятие и не хотите получать ответы от каждого приглашенного лица, отключите параметр Запросить ответы перед отправкой приглашения.