Открыто приложение Outlook 2003, и отображаются сообщения в папке Входящие. На экране выбирается сообщение о планируемой конференции. Выбирается группа сообщений, а затем отдельные примеры сообщений, относящихся к конференции. Указатель перемещается к значку вложения в последнем сообщении примера.

Управление по электронной почте таким большим проектом, как представительная конференция, планируемая членами моей группы, является не самым эффективным способом. Приходится отправлять и получать множество сообщений: о месте проведения конференции, о поставщиках, о бюджете. Некоторые сообщения даже содержат важные вложения с результатами работы группы.

На экране выбирается пункт Календарь, а затем перемещается к собранию в календаре.

С помощью Outlook 2003 все это можно сделать намного проще.

После двойного щелчка открывается окно собрание, в котором заполнены поля Кому, Тема и Место. Текст сообщения отсутствует.

Начнем с создания приглашения на собрание для обсуждения проекта.

На экране нажимается кнопка Рабочая область для собраний под флажком Оповещение. Отображается область задач "Рабочая область для собраний". Указатель перемещается к описанию веб-узла рабочей области для собраний в верхней части области задач, а затем к разделу Создать рабочую область.

Понимаю, что здесь нет ничего нового. Однако сейчас таковое появится. Сейчас мы создадим нечто под названием "Рабочая область для собраний", которая на самом деле представляет собой веб-узел службы Windows SharePoint Services, работающий с приложением Outlook. Однако прежде чем использовать такой узел, я покажу, как просто его создать.

Указатель перемещается к кнопке Создать. Область задач изменится, показывая, что рабочая область теперь связана. В тексте сообщения появится приглашение в рабочую область. В тексте приведена ссылка на рабочую область.

Рабочая область создается одним щелчком мыши, и через одну-две секунды она будет готова.

Указатель перемещается к ссылке в тексте сообщения. На экране появляется домашняя страница рабочей области для собраний, содержащая разделы целей, участников, повестки, библиотеки документов, задач и решений. Название, дата, время и место собрания отображаются в верхней части домашней страницы. Указатель медленно перемещается по рабочей области, а затем подводится к списку Библиотека документов.

Когда группа получит запрос о собрании, всем членам достаточно будет щелкнуть ссылку в нем и перейти на веб-узел, на котором можно узнать все подробности. Как вы видите, в рабочей области собраны все сведения о собрании и проекте, поэтому члены группы могут быть уверены в том, что все они работают с одной и той же последней информацией.

Указатель перемещается к списку Цели, а затем к списку Участники.

Перед собранием члены группы могут посетить этот веб-узел, просмотреть цели собрания и список участников.

На экране в списке Повестка выбирается ссылка Добавить элемент. Появится заполненная форма с данными для нового элемента. Указатель перемещается к кнопке Сохранить и закрыть. Форма закроется и снова появится домашняя страница, а указатель перемещается к элементу, который только что был добавлен в список повестки дня.

Другие члены группы могут даже помочь в подготовке собрания. Например, они могут добавить элемент повестки дня. Все просто. Этот элемент посвящен проверке списка поставщиков. Юлия является его владельцем. У нее есть 10 минут, чтобы изложить эту информацию.

Указатель перемещается к списку Библиотека документов, а затем вверх к ссылке Добавить элемент в списке Задачи. Появится форма, а затем последовательно значения в каждом поле . На экране на панели инструментов нажимается кнопка Сохранить и закрыть, форма закрывается, появляется домашняя страница и указатель перемещается к элементу, который только что был добавлен в список.

Во время собрания производится обновление документов и даже назначаются задачи. Давайте добавим название "утверждение дат". Я назначу эту задачу для себя и укажу, что ее необходимо выполнить до 12-го сентября.

В списке Решение выбирается ссылка Добавить элемент. Появится форма, в которой введено местоположение. На экране на панели инструментов нажимается кнопка Сохранить и закрыть, и форма закрывается.

Последнее, что необходимо сделать, это записать наши решения. Мы приняли решения провести собрание в Тюмени.

Появится домашняя страница, а указатель перемещается к новому элементу, который только что был добавлен в список повестки дня.

После собрания члены группы для получения последних сведений по проекту переходят на веб-узел, а не в свой почтовый ящик.

На экране выбирается ссылка Изменить это рабочее пространство в правом верхнем углу узла. Появится меню, и указатель перемещается к пункту Параметры узла. Указатель перемещается к списку Повестка, затем с помощью указателя нажимается стрелка вниз в строке заголовка. Появится меню, и указатель перемещается к команде Изменить общую веб-часть.

Будучи организатором, я могу изменить структуру и другие параметры узла. Члены моей группы не видят этого меню в этих областях, которые называются веб-частями, поскольку им не выданы разрешения на изменения структуры узла.

Указатель перемещается через верхнюю часть рабочей области для собраний, где отображаются дата, время и место. Указатель перемещается вниз к списку Участники, затем вверх и обводит сведения в верхней части рабочей области для собраний.

Что делать, если требуется изменить дату, время, место собрания или список участников? Достаточно вернуться в приложение Outlook и отправить обновленный запрос о собрании. В рабочей области для собраний эти сведения обновляются автоматически.

В списке Решение выбирается ссылка Добавить элемент. Текст вводится в поле Решение.

Итак, какое следующее решение вы примете? "Используйте рабочую область для собраний, доступную в Outlook!" Это еще одна демонстрация того, как Microsoft Office 2003 делает вашу работу более эффективной.

Окно Outlook 2003 закрывается. Появляется текст с анимацией Наполни свой день приятными моментами на. Под ним появляется неподвижный текст Дополнительные сведения, за которым следует URL-адрес http://office.microsoft.com.