Управление правами на доступ к данным в Microsoft Office 2003 — это новое средство, позволяющее пользователям задавать разрешения на доступ и использование для создаваемых ими документов и сообщений электронной почты. Кроме того, это средство позволяет предотвратить печать, пересылку или копирование секретных данных нежелательными лицами. Заданные с помощью этой службы ограничения разрешений для документа или сообщения будут действовать вне зависимости от расположения файла документа или сообщения, так как разрешения хранятся непосредственно в файле.

Управление правами на доступ к данным в Office 2003 позволяет корпорациям и создателям интеллектуальной собственности решать две фундаментальные проблемы.

• Ограничение доступа к секретным сведениям.   В настоящее время большинство корпораций используют для защиты интеллектуальной собственности брандмауэры, пароли для входа в систему и другие сетевые технологии. Основным ограничением таких технологий является то, что зарегистрированные пользователи, обладающие доступом к данным, могут передавать эти данные посторонним лицам. Управление правами на доступ к данным позволяет встроить защиту информации от несанкционированного доступа и повторного использования.
• Обеспечение конфиденциальности данных, управление данными и поддержание их целостности.  Работающим с информацией сотрудникам часто приходиться использовать конфиденциальные или секретные данные и полагаться на благоразумие других лиц в вопросе нераспространения этих данных. Управление правами на доступ к данным позволяет исключить возможность пересылки, копирования или печати секретных сведений путем отключения соответствующих функций в документах или сообщениях с ограниченным разрешением.

Управление правами на доступ к данным в Outlook 2003

Управление правами на доступ к данным можно использовать в программе Office Outlook 2003 для предотвращения пересылки, копирования или печати сообщений. Сообщения с ограниченным разрешением автоматически шифруются перед отправкой. Доступ к документу Outlook 2003, вложенному в сообщение с ограниченным разрешением, автоматически ограничивается, если для него ранее не было установлено ограниченное разрешение (в таком случае для вложенного документа сохраняются существующее разрешение).

Управление правами на доступ к данным в программах Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003

Разрешение для документов Office 2003 можно ограничить для пользователей и для групп (задание разрешений для групп требует использования Active Directory). Для каждого пользователя или группы задается набор разрешений, зависящий от уровней доступа, определенных авторами документа: чтение, изменение или полный доступ. Авторы документа получают полный доступ. Пользователи, обладающие правом полного доступа, как и авторы документа, могут ограничить печать документа, задать даты истечения сроков действия разрешений и даже выдавать разрешение другим лицам или менять разрешение существующих пользователей. После истечения срока действия разрешения для зарегистрированных пользователей документ может быть открыт только его авторами или пользователями с правом полного доступа.

Если документ с ограниченным разрешением пересылается несанкционированному пользователю, сообщение отображается с указанием адреса электронной почты автора документа, чтобы пользователь мог запросить у автора разрешение на этот документ. Если автор документа решает не включать свой адрес электронной почты в сообщение, для несанкционированных пользователей будет выводиться сообщение об ошибке.

Клиент управления правами Windows

Чтобы воспользоваться преимуществами новой технологии, сначала необходимо установить клиент управления правами Windows. Чтобы установить клиент на компьютере и убедиться в правильности его работы, нужно обладать правами администратора.

Надстройка «Управление правами» для обозревателя Internet Explorer

Так как разрешения предоставляются в программах Office 2003, документы Office 2003 с ограниченными разрешениями могут быть открыты только программами Office 2003. Однако Надстройка «Управление правами» для обозревателя Internet Explorer позволяет авторизованным пользователям, у которых не установлены программы Office 2003, читать содержимое с ограничениями доступа.

Добавочные требования к серверу для управления правами на доступ к данным

Для включения управления правами на доступ к данным в Office 2003 необходимо наличие операционной системы Microsoft Windows Server 2003 со службами управления правами на доступ к данным. Корпорация Майкрософт предоставляет также бесплатную пробную службу управления правами на доступ к данным клиентам, у которых нет Windows Server 2003. Эта служба позволяет пользователям совместно использовать документы и сообщения электронной почты с ограниченным разрешением. Для подтверждения личности пользователя используется служба Microsoft .NET Passport, а не Active Directory.

Для получения дополнительных сведений об управлении правами на доступ к данным посетите веб-узел Microsoft TechNet.