Office Groove 2007 представляет собой программу для совместной работы, позволяющую рабочим группам обмениваться информацией и осуществлять совместную работу над проектом, начиная от совместной работы над простым документом и заканчивая пользовательскими решениями, объединенными с бизнес-процессами. Группы, использующие Office Groove 2007, работают внутри совместных рабочих областей, где все участники группы, средства и информация концентрируются в одном месте. Рабочие области Groove производят автоматическое и эффективное обновление информации для рабочих групп и позволяют им работать в любом месте, в любое время и с любым пользователем, поэтому группы затрачивают меньше времени на координацию действий и могут посвятить больше времени работе.

Проекты и процессы, в которых участвуют группы, порой выходят за границы отделов, офисов и организаций, которые могут располагаться в различных часовых поясах и в странах с различными культурными традициями. Для поддержания эффективности производства компании должны оказывать поддержку рабочим группам в преодолении этих границ, чтобы не пострадали производительность и качество работы.

Office Groove 2007 оказывает группам содействие в преодолении границ, предоставляя соответствующую рабочую среду, адаптируемую к методам работы групп, как в офисе, так и за его пределами, по сети или в автономном режиме, с внутренними и внешними участниками. Создавая настраиваемые пользовательские решения и подключая рабочие области Groove к существующим бизнес-системам, организации могут обеспечить естественное преобразование деятельности по проекту в структурированные бизнес-процессы, ускоряя ход работы в целом.

Повышая производительность как при работе группы, так и индивидуально, Office Groove 2007 помогает группам своевременно завершить проект и при этом не выйти за рамки бюджета. Поскольку применение Office Groove 2007 избавляет от необходимости проведения частых телеконференций, Groove также способствует снижению затрат на поездки и телефонные разговоры. Office Groove 2007 способствует улучшению качества работы участников группы, так как они затрачивают меньше времени на взаимное координирование действий, при этом уделяя больше времени непосредственно работе.

Office Groove 2007 будет полезен для любой группы или сотрудников, работающих с информацией, которым необходимо осуществлять совместную работу над проектом. Рабочие группы, как правило, насчитывают от 2 до 30 участников, что позволяет достичь наибольшей производительности и эффективности. Проекты могут варьироваться, начиная от совместной работы с документами и заканчивая настраиваемыми пользовательскими решениями, связанными с существующими бизнес-процессами. Ниже представлены конкретные примеры проектов, которые можно реализовать в рабочей области Groove:

• разработка предложений согласно запросам клиентов (RFP);
• управление выпуском на рынок нового продукта;
• совместная работа над новым бизнес-предложением;
• координация проекта в области логистики;
• управление клиентским аудитом;
• координация ведения судебного дела;
• управление действиями в экстренной ситуации.

Office Groove 2007 состоит из пяти основных элементов.

• Рабочие области. Хранилища, создаваемые сотрудниками, работающими с информацией, для обмена сведениями и совместной работы над общими проектами.
• Средства. Приложения, добавляемые в рабочие области участниками группы с целью обмена информацией и совместной работы с ней, как в структурированном (например, формы), так и в неструктурированном виде (например, файлы).
• Текущая информация и связь. Встроенный индикатор присутствия, беседа и обмен сообщениями.
• Оповещения. Текстовые и звуковые уведомления сотрудников о важных событиях и ходе работы.
• Панель запуска. Отдельный исходный пункт отслеживания пользователями всех элементов Office Groove 2007, в том числе рабочих областей, контактов, присутствия и оповещений, а также выполнения основных функций, таких как создание новых рабочих областей и общение с пользователями или их приглашение.

В состав Office Groove 2007 входят следующие средства: «Файлы», «Обсуждение», «Файлы Groove SharePoint», «Календарь», «Собрания», «Отслеживание вопроса», «Формы», «Формы Groove InfoPath», «Блокнот», «Рисунки» и «Альбом».

Да. Можно настраивать большинство персональных средств Groove. Кроме того, средства «Формы» и «Формы Groove InfoPath» позволяют участникам группы разрабатывать настраиваемые пользовательские средства, которые можно добавить в любую рабочую область Groove для обмена данными или их отслеживания. Для сложных комплексных решений для предприятий, основанных на «Формах» или «Формах Groove InfoPath», может потребоваться определенная информационно-технологическая поддержка, в особенности, если существует необходимость подключения к системам предприятий.

Все рабочие области, средства и данные Groove хранятся в компьютере каждого участника проекта. Office Groove 2007 содержит копию рабочей области, средства и синхронизированные данные каждого участника, даже если в это время в сети не присутствует и двух участников или если участники разделены брандмауэрами. Панель запуска Groove обеспечивает удобный интерфейс для просмотра всех рабочих областей на компьютере. Рабочие области можно организовать в папки и просматривать различными способами, чтобы помочь определить содержание и предназначение новой рабочей области.

Office Groove 2007 по-разному разрешает конфликты данных для различных типов данных. В целом, для более структурированных типов данных (например, бизнес-форм), Office Groove 2007 располагает встроенным средством решения конфликтов; для неструктурированных данных (например, документов), если один файл редактируют одновременно два пользователя, Groove 2007 создает копию, обеспечивая таким образом сохранение информации в любом случае.

Да. Office Groove 2007 является приложением Win32 и, подобно системе Microsoft Office 2007, требует предварительной установки на компьютер каждого участника группы.

Хотя теоретически не существует ограничений по количеству лиц, допускаемых в рабочую область Groove, центр разработки программного обеспечения исходил из потребностей небольших групп численностью от одного до 30 участников.

Да. Ваша учетная запись Office Groove 2007 может быть распространена на несколько лицензированных компьютеров с целью хранения синхронизированных копий всех ваших рабочих областей на каждом компьютере.

По умолчанию вся информация, совместно используемая в рабочих областях Groove, зашифрована как для рабочих столов пользователей, так и для точек соединений с корпоративной сетью или Интернетом. Сеть не нуждается в шифровании, так как программное обеспечение само осуществляет шифрование и дешифрование.

Да. Office Groove 2007 располагает несколькими средствами, позволяющими мобильным пользователям контролировать моменты синхронизации информации в рабочих областях Groove.

Средства «Файлы» Groove и «Файлы» SharePoint позволяют участникам групп при необходимости сохранять внесенные ими изменения в документ как новую версию. Группы, которым необходимо осуществлять прямое управление версиями, могут опубликовать документы из «Файлов» SharePoint для Office Groove 2007 в библиотеку документов Microsoft Office SharePoint Server 2007 или служб Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, где реализована возможность управления версиями.

Участники рабочей области Groove подразделяются на три категории: руководитель, участник или гость. Каждая категория имеет свои параметры доступа, принятые по умолчанию, которые могут быть настроены как для рабочей области в целом, так и для индивидуального участника. По умолчанию создатели рабочих областей являются руководителями, в то время как лица, приглашенные в рабочие области, имеют статус участников. Категории и уровни допуска могут быть изменены в любое время в течение срока существования рабочей области.

Office Groove 2007 поддерживает два механизма уведомления участников группы об изменениях и текущей деятельности: это пометки непрочитанного содержимого и оповещения. Пометки непрочитанного содержимого указывают на наличие нового содержимого, еще не просмотренного участником группы. Эти пометки удаляются автоматически после прочтения содержимого; их можно также удалить вручную. Оповещения уведомляют о произошедших изменениях и важных событиях посредством текстовых диалоговых окон или звуковых сигналов (например, при обновлении файла или при входе участника группы в рабочую область). Оповещения можно настраивать и менять в зависимости от конкретных рабочих областей и средств. Благодаря им пользователь (а не программа) сможет решать, какая работа является наиболее важной в данный момент времени.

Это зависит от параметров, выбранных пользователем. Руководитель может удалить рабочую область из компьютеров всех участников группы. Участник или гость имеет возможность удалить только рабочую область, содержащуюся на его компьютере.

Office Groove 2007 обладает подавляющим большинством функций, реализованных в Groove Virtual Office версии 3.1, однако некоторые функции и средства были удалены либо из-за их невостребованности, либо из-за низкой эффективности и необходимости доработки. Некоторые из этих функций и средств, возможно, будут включены в следующий выпуск Groove или их можно будет загрузить в дальнейшем.

Сведения о расценках и лицензировании см. на странице, посвященной ценам на приложения выпуска 2007 системы Microsoft Office.

Да. Сведения о составе выпусков см. на странице, посвященной наборам приложений выпуска 2007 Microsoft Office.

Office Groove 2007 позволяет пользователям вести совместную работу в рабочей области над любым документом Microsoft Office с помощью средств «Файлы Groove», «Файлы SharePoint» или других средств, поддерживающих вложения файлов, например «Обсуждение», «Собрания» и «Формы».

Нет. Office Groove 2007 позволяет работать с документами, созданными в Microsoft Office 2007 и более ранних выпусках, а также с документами, созданными в других приложениях.

Office Groove 2007 обладает новым средством под названием «Файлы SharePoint», которое обеспечивает совместимость библиотеки документов со службами Windows SharePoint Services 3.0 и Office SharePoint Server 2007. Средство «Файлы SharePoint Groove» обеспечивает для групп возможность беспрепятственной совместной работы над документами в рабочей области Groove, их публикации на веб-узле группы служб Windows SharePoint Services для последующего обмена с более многочисленной группой и их хранения на Office SharePoint Server 2007 с целью предоставления доступа к данным для всей организации.

Одним из ключевых приоритетов при разработке Office Groove 2007 являлся выпуск продукта высочайшего качества, отвечающего всем требованиям пользователей. Было решено, что «Мобильная рабочая область для SharePoint» нуждается в усовершенствовании, особенно в таких аспектах как простота использования, стабильность, эффективность и расширяемость. Вместе с тем многие возможности «Мобильной рабочей области для SharePoint» были заменены и усовершенствованы в составе средства «Файлы SharePoint» в Office Groove 2007.

Office Groove 2007 включает новое средство под названием «Формы InfoPath Groove», которое проектные группы могут использовать для импорта форм InfoPath в рабочую область Groove с целью сбора и статистической обработки данных. Получившиеся в результате XML-документы InfoPath можно экспортировать из рабочей области Groove или интегрировать непосредственно в систему предприятия.

Office Groove 2007 обеспечивает новый уровень интеграции с Office Communicator 2007 и Office Communicator 2005. Непосредственно из рабочей области Groove или с помощью панели запуска Groove теперь можно просматривать контакты Office Communicator и работать с ними в режиме реального времени, используя возможности телефонного вызова или отправки мгновенного сообщения, реализованные в Communicator. Индикаторы присутствия для рабочих областей Groove и панели запуска Groove соответствуют по виду и стилю круглым значкам Office Communicator.

Одним из ключевых приоритетов при разработке Office Groove 2007 являлся выпуск продукта высочайшего качества, отвечающего всем требованиям пользователей. Было решено, что интеграция с Outlook и Word в Groove Virtual Office версии 3.1 нуждается в усовершенствовании, особенно в таких аспектах, как простота использования, стабильность, эффективность и расширяемость. Вместе с тем, интеграция Office Groove 2007 с другими программами системы Microsoft Office является ключевым приоритетом при разработке Groove 2007. Некоторые из удаленных возможностей могут быть вновь реализованы в последующих выпусках Office Groove и будут обладать более совершенной функциональностью, простотой использования и эффективностью.

См. требования к системе для Office Groove 2007 .

Если установлена версия 3.0 или 3.1 Groove Virtual Office, ее можно обновить до Office Groove 2007. Если установлена версия Groove 2.0, 2.1 или 2.5, необходимо сначала обновить ее до версии Groove Virtual Office 3.1. Прежде чем приступать к установке обновления Office Groove 2007, необходимо также создать резервную копию своей учетной записи.

Рабочие области, созданные с помощью средства «Мобильная рабочая область для SharePoint», не будут синхронизироваться с узлами SharePoint после обновления до Office Groove 2007. Средства сторонних разработчиков могут функционировать в Office Groove 2007 иначе, чем предполагалось; за дополнительными сведениями о совместимости с Office Groove 2007 следует обращаться к самим разработчикам. Что же касается остальных базовых средств Groove, после обновления до Office Groove 2007 в средствах и данных, расположенных в существующих рабочих областях Groove, не произойдет каких-либо заметных изменений. Однако новые рабочие области будут поддерживать только набор средств Office Groove 2007; в них нельзя будет добавить средства предыдущих версий, отсутствующие в Office Groove 2007.

Нет. Любой пользователь, приглашенный в рабочую область Office Groove 2007, должен выполнить обновление, чтобы получить возможность принять подобное приглашение. Вместе с тем, пользователи Office Groove 2007 могут принимать приглашения в рабочие области, созданные другими пользователями в Groove Virtual Office версии 3.0 или 3.1.

Да. Пользователи Office Groove 2007 и Groove Virtual Office версий 3.0 или 3.1 могут обмениваться карточками контактов, видеть присутствие друг друга, а также отправлять и получать сообщения.

См. требования к системе для Office Groove 2007.