Сортировка данных в диапазоне или таблице

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

 Примечание.   Для поиска верхних и нижних значений в диапазоне ячеек или таблице, например, верхних 10 категорий или нижних 5 сумм продаж, используйте «Автофильтр» или условное форматирование. Дополнительные сведения см. в разделах Фильтрация данных в диапазоне или таблице и Добавление, изменение и удаление условных форматов.

Предполагаемое действие:


Сведения о сортировке

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка текстовых значений

  1. Выберите столбец с алфавитно-цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные.
  2. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр

Изображение ленты Outlook

  1. Выполните одно из следующих действий:
    • Для сортировки алфавитно-цифровых символов по возрастанию выберите вариант Сортировка от А до Я.
    • Для сортировки алфавитно-цифровых символов по убыванию выберите вариант Сортировка от Я до А.
  2. При необходимости можно воспользоваться сортировкой с учетом регистра.

ПоказатьКак производить сортировку с учетом регистра:

  1. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.
  1. В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.
  2. В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.
  3. Дважды нажмите кнопку ОК.

Задача: проверка того, что все данные сохранены в текстовом виде    Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки в виде текста. Если это не будет сделано, числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для перевода всех выбранных данных в текстовый формат нажмите кнопку Форматировать Шрифт Ячейки на вкладке Главная в группе Шрифт, щелкните вкладку Число, а затем в разделе Числовые форматы выберите пункт Текст.

Задача: удаление всех начальных пробелов    Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться пробелами перед ними. Удалите начальные пробелы из данных до начала сортировки.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка чисел

  1. Выберите столбец с цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит цифровые данные.
  2. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выполните одно из следующих действий:
    • Для сортировки чисел по возрастанию выберите вариант Сортировка от минимального к максимальному.
    • Для сортировки чисел по убыванию выберите вариант Сортировка от максимального к минимальному.

Задача: проверка того, что все числа сохранены в числовом формате    Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ ' (апостроф) сохраняются в текстовом виде. Для получения подробных сведений см. раздел Изменение формата чисел с текстового на числовой.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка значений даты и времени

  1. Выберите столбец с датами и временем в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит значения даты и времени.
  2. Выберите столбец со значениями даты и времени в диапазоне ячеек или таблице.
  3. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выполните одно из следующих действий:
    • Для сортировки от самого раннего значения даты или времени к самому позднему выберите вариант Сортировка от старых к новым.
    • Для сортировки от самого позднего значения даты или времени к самому раннему выберите вариант Сортировка от новых к старым.

Задача: проверка того, что все данные о значениях даты и времени сохранены в формате даты и времени    Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать данные о значениях даты и времени, сохраненные в текстовом формате, а не в формате даты и времени. Чтобы в Excel были правильно отсортированы значения даты и времени, все значения даты и времени в столбцах должны быть сохранены в виде последовательного числа с информацией о дате или времени. Если в Excel значение не будет опознано, как значение даты или времени, оно будет сохранено в виде текста. Для получения подробных сведений см. раздел Изменение формата значений даты и времени с текстового на формат даты и времени.

 Примечание.    Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст при помощи функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому операция сортировки будет базироваться на алфавитно-цифровых данных. Для получения подробных сведений см. раздел Отображение дат в виде дней недели.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с применением цвета ячеек или цвета шрифта, можно также производить сортировку по цветам. Можно также производить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

  1. Выберите столбец с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.
  2. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

Изображение ленты Outlook

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

  1. В группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец для сортировки.
  2. В группе Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
    • Для сортировки по цвету ячейки выберите пункт Заливка ячейки, а затем выберите цвет.
    • Для сортировки по цвету шрифта выберите пункт Цвет шрифта, а затем выберите цвет.
    • Для сортировки по набору значков выберите пункт Значок ячейки.
  3. В группе Порядок выберите стрелку рядом с кнопкой, и затем, в зависимости от вида формата, выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
  4. В группе Порядок выберите порядок, в котором необходимо осуществить сортировку. Выполните одно из следующих действий:
    • Для перемещения наверх или влево цвета ячейки, цвета шрифта или значка выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Влево для сортировки по строке.
    • Для перемещения вниз или вправо цвета ячейки, цвета шрифта или значка выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Вправо для сортировки по строке.

 Примечание.   Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Необходимо самостоятельно определить необходимый порядок для каждой операции сортировки.

  1. Для определения следующих цвета ячеек, шрифта или значка в сортировке нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

Убедитесь, что в поле Затем по выбран тот же столбец и что был сделан тот же выбор в поле Порядок.

Повторите эти операции для каждого дополнительного цвета ячеек, шрифта или значка, которые необходимо включить в сортировку.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка по настраиваемым спискам

Для сортировки в определенном пользователем порядке можно использовать пользовательские списки. В Excel предоставляются встроенные пользовательские списки дней недели и месяцев года, однако также могут создаваться собственные пользовательские списки.

  1. При необходимости создайте пользовательский список.

ПоказатьКак создать пользовательский список

  1. В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо производить сортировку, в порядке убывания. Например:
A
1 Высокий уровень
2 Средний уровень
3 Низкий уровень
  1. Выделите диапазон ячеек, в которые были введены значения. В описанном выше примере были бы выделены ячейки A1:A3.
  2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки, нажмите кнопку Параметры Excel, выберите категорию Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажмите кнопку Изменить списки.
  3. В диалоговом окне Списки нажмите кнопку Импорт, а затем дважды нажмите кнопку ОК.

 Примечания 

  • Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать пользовательский список на основе данных форматирования (цвета ячеек, цвета шрифта или значков) нельзя.
  • Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.
  1. Выберите столбец с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.
  2. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

Изображение ленты Outlook

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

  1. В группе Столбец в поле Сортировать по или Затем по укажите столбец для сортировки по настраиваемому списку.
  2. В поле Порядок выберите пункт Настраиваемый список.
  3. Выберите необходимый список в диалоговом окне Списки. В предыдущем примере был бы выбран вариант Высокий, Средний, Низкий.
  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка строк

  1. Выберите строку с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.
  2. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

Изображение ленты Outlook

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

  1. Нажмите кнопку Параметры.
  2. В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.
  3. В группе Столбец в поле Сортировка по выберите строку для сортировки.
  4. Выполните одно из следующих действий:

По значению    

  1. В группе Сортировка выберите вариант Значения.
  2. В группе Порядок выполните одно из следующих действий:
    • Для текстовых значений выберите от А до Я или от Я до А.
    • Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
    • Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.

По цвету ячейки, цвету шрифта или значку    

  1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
  2. Нажмите стрелку рядом с кнопкой, а затем выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок.
  3. В группе Порядок выберите вариант Слева или Справа.

 Примечание.    При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы высшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, даже если они скрыты.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка по нескольким столбцам или строкам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце или строке и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и «Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

 Примечание.   Для лучшего результата сортируемый диапазон должен включать заголовки столбцов.

  1. Выберите диапазон ячеек в двух или более столбцах или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице с двумя или более столбцами.
  2. На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

Изображение ленты Outlook

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

  1. В группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, который необходимо отсортировать.
  2. В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
    • Для сортировки по текстовым, числовым значениям или значениям даты и времени выберите вариант Значения.
    • Для сортировки по типам форматирования выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
  3. В разделе Порядок выберите последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку. Выполните одно из следующих действий:
    • Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
    • Для числовых значений выберите вариант По возрастанию или По убыванию.
    • Для сортировки по датам и времени выберите вариант От старых к новым или От новых к старым.
    • Для сортировки на основе пользовательских списков выберите вариант Настраиваемый список.
  4. Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.
  5. Для копирования сортируемого столбца выберите его, а затем нажмите кнопку Копировать уровень.
  6. Для удаления сортируемого столбца выберите его, а затем нажмите кнопку Удалить уровень.

 Примечание.   В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.

  1. Для изменения порядка сортировки столбцов выберите запись, а затем нажмите стрелку Вверх или Вниз для изменения порядка.

Записи в верхней части списка будут сортироваться раньше записей, расположенных в нижней части.

К началу страницы К началу страницы

Сортировка одного столбца в диапазоне ячеек без влияния на другие столбцы

 Предупреждение.    Будьте осторожны при использовании этого средства. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце от других ячеек строки.

 Примечание.   В таблице осуществлять эту процедуру нельзя.

  1. Выберите столбец в диапазоне ячеек, содержащий два или более столбцов.
  2. Для выбора необходимого столбца щелкните его заголовок.
  3. На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выберите одну из команд для сортировки.
  4. Отобразится диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона.
  5. Выберите вариант сортировать в пределах указанного выделения.
  6. Нажмите кнопку Сортировка.
  7. В диалоговом окне Сортировка задайте остальные параметры сортировки, а затем нажмите кнопку ОК.

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить Кнопка отмены.

К началу страницы К началу страницы

Дополнительные сведения об основных особенностях сортировки

Если результаты сортировки не соответствуют желаемым, выполните следующие действия:

Проверьте, изменились ли значения, возвращаемые формулами    Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые этими формулами, при пересчете таблицы могут измениться. В этом случае убедитесь, что сортировка применялась к измененным данным или примените сортировку еще раз для получения обновленных результатов.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы    При сортировке столбцов скрытые строки не перемещаются, а при сортировке строк не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных отобразите скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущие параметры языка и региональные настройки    Порядки сортировки различны в зависимости от выбранного языка. Убедитесь, что на панели Панель управления Microsoft Windows в окнах Языки и стандарты или Язык и региональные стандарты параметры заданы верно. Для получения сведений об изменении параметров см. соответствующий раздел справки Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку    Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков    Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, поскольку она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в процесс сортировки. Однако в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в операцию сортировки. Выполните одно из следующих действий:

  • Для исключения первой строки данных, которая является заголовком столбца, из сортировки выберите пункт Сортировка и фильтр на вкладке Главная в группе Редактирование, выберите вариант Настраиваемая сортировка, а затем установите флажок Мои данные содержат заголовки.
  • Для включения в сортировку первой строки данных, которая является заголовком столбца, в сортировку выберите пункт Сортировка и фильтр на вкладке Главная в группе Редактирование, выберите вариант Настраиваемая сортировка, а затем снимите флажок Мои данные содержат заголовки.

К началу страницы К началу страницы

 
 
Применимо к:
Excel 2007