Создание новой базы данных

Относится к
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002
Фотография обложки книги Данная статья написана на основе главы 2 книги Microsoft Office Access 2003 Step by Step корпорации Online Training Solutions.

Создать структуру базы данных несложно. Однако в пустой базе данных не больше смысла, чем в пустом документе Microsoft Office Word или пустой таблице Microsoft Office Excel. Только после заполнения таблиц информацией база данных может применяться для каких-то целей. Добавляя запросы, формы и отчеты, вы повышаете удобство работы с базой данных. Создав кнопочную форму и добавив специальные инструментальные средства, вы превращаете базу данных в приложение базы данных.

Не всякую базу данных требуется доводить до уровня приложения. Если с базой данных будете работать только вы и несколько других опытных пользователей, ее может оставить относительно «сырой». Но если данные будут вводиться помощником по административной работе или менеджерам компании нужно будет создавать собственные отчеты, лучше потратить немного времени на создание полноценного приложения базы данных, чтобы избавить себя от лишней работы в будущем. В противном случае вам придется постоянно восстанавливать поврежденные файлы и учить пользователей выполнять элементарные на первый взгляд задачи.

Access значительно упрощает и автоматизирует создание и настройку базы данных с помощью мастеров, позволяющих создавать целые базы данных или отдельные таблицы, формы, запросы и другие объекты. Обычно проще создать объект с помощью мастера, а затем настроить его в соответствии со своими требованиями, чем создавать тот же объект вручную.

Сначала необходимо создать несколько баз данных «с нуля». Мастер позволит быстро создать структуру сложной базы данных контактов — с таблицами, запросами, формами и отчетами. Когда вы завершите чтение этой статьи, у вас должна быть готова база данных с тремя таблицами.

Простой способ создания структуры базы данных

Еще несколько лет назад для создания структуры базы данных «с нуля» необходимо было сначала проанализировать потребности, а затем начертить макет базы данных на бумаге. Необходимо было решить, какую информацию требуется отслеживать и как ее следует хранить в базе данных. Проектирование структуры базы данных требовало много работы, а после создания структуры и ввода данных было сложно производить какие-либо изменения. Все изменилось благодаря мастерам. Для создания структуры базы данных больше не требуется принимать важные решения. С помощью мастера баз данных можно создать десяток приложений быстрее, чем нарисовать макет одного такого приложения на бумаге. Мастера Access не всегда позволяют создать именно то приложение, которое вам нужно, однако с их помощью можно быстро получить приближенный вариант.

В этом упражнении для создания структуры новой базы данных используется мастер баз данных. Новая база данных будет содержать структуру для базы данных контактов.

 Совет.   Мастер баз данных использует готовые шаблоны для создания сложных приложений баз данных. Помимо шаблонов, включенных в Access, можно получить доступ к дополнительным шаблонам и другим ресурсам, щелкнув ссылку Шаблоны на узле Office Online в области задач Создание файла.

  1. Запустите программу Access и щелкните ссылку Создать файл в области задач.
  2. В разделе Шаблоны области задач щелкните ссылку На моем компьютере, а затем откройте вкладку Базы данных для отображения доступных шаблонов.

Вкладка «Базы данных» диалогового окна «Шаблоны»

  1. Дважды щелкните элемент Контакты.

Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором можно указать имя и размещение новой базы данных.

Диалоговое окно «Файл новой базы данных»

 Совет.   По умолчанию базы данных Access сохраняются в папке «Мои документы». Можно задать любую другую папку в качестве стандартной, открыв базу данных, выбрав в меню Сервис команду Параметры, введя новый путь в поле Рабочий каталог на вкладке Общие и нажав кнопку ОК.

  1. Перейдите к папке, в которой необходимо сохранить базу данных и нажмите кнопку Создать.

Откроется окно базы данных, а затем появится первый экран мастера баз данных, где указано, какой тип информации будет содержаться в базе данных.

  1. Нажмите кнопку Далее для перехода на вторую страницу мастера.

Создание баз данных

На этой странице указаны три таблицы, которые будут включены в базу данных «Контакты». В поле справа указаны поля, которые будут включены в таблицу, выбранную в поле слева. Обязательные поля отмечены флажками. Дополнительные поля выделены курсивом. Чтобы включить дополнительное поле в выделенную таблицу, установите соответствующий флажок.

  1. По очереди щелкните имя каждой таблицы и просмотрите соответствующие поля, чтобы узнать, какие поля доступны.
  2. Включите выбранные поля в имеющиеся таблицы, нажав кнопку Далее для перехода к следующему экрану мастера.

На следующей странице мастера отображен список готовых стилей, определяющих оформление элементов базы данных.

 Совет.   Если кнопка Назад внизу страницы мастера активна (не окрашена серым цветом), то можно перейти на предыдущие станицы и выбрать другие параметры. Если активна кнопка Готово, значит, можно завершить работу мастера без дальнейшего ввода данных. Большинство параметров, заданных мастером, можно будет изменить позднее, поэтому нажатие кнопки Готово не означает установку настроек, не подлежащих отмене.

  1. Щелкните каждый из стилей, чтобы ознакомиться с различными вариантами оформления.
  2. Выберите стиль Диффузный и нажмите кнопку Далее.
  3. Щелкните каждый из стилей отчета, чтобы ознакомиться с различными вариантами оформления.
  4. Выберите стиль Полужирный и нажмите кнопку Далее.
  5. Измените предложенное имя базы данных на Контакты, оставьте флажок Да снятым и нажмите кнопку Далее.

На следующем экране кнопка Далее недоступна, поскольку это последняя страница мастера. По умолчанию флажок Да установлен, а флажок Вывести справку по работе с базой данных снят.

  1. Оставьте настройки по умолчанию и нажмите кнопку Готово.

Процедура создания базы данных занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Пока мастер создает базу данных, отображается окно с информацией о выполняемых операциях и общем ходе процедуры. По завершении работы мастера отображается кнопочная форма новой базы данных «Контакты».

Главная кнопочная форма

Кнопочная форма открывается, а окно базы данных сворачивается. (Заголовок окна базы данных можно увидеть в левом нижнем углу окна Access.)

  1. В главной кнопочной форме нажмите кнопку Закрыть Значок кнопки.

Проверка результатов работы мастера

Создание базы данных с помощью мастера не составляет труда, но соответствует ли такая база данных вашим требованиям? Мастер создает готовое приложение базы данных, включающее кнопочную форму, несколько таблиц и другие объекты. Во многих случаях для получения работоспособного приложения вам достаточно добавить данные. Если результаты работы мастера не вполне соответствуют вашим требованиям, можно изменить любые из объектов базы данных или воспользоваться другим мастером для добавления дополнительных объектов.

Например, при создании базы данных контактов с помощью мастера генерируются три таблицы. Никакие запросы для базы данных этого типа не создаются (однако они создаются для некоторых других типов баз данных). Мастер создает формы, которые можно использовать для ввода или просмотра данных, а также два отчета для создания списка контактов или сводки звонков, принятых в течение недели. Мастер также создает кнопочную форму, с помощью которой пользователи могут быстро открывать компоненты базы данных, необходимые для выполнения различных задач.

В этом упражнении вам предстоит использовать кнопочную форму для ознакомления с базой данных «Контакты», созданной с помощью мастера. Некоторые объекты нельзя отобразить, пока база данных не содержит никакой информации, поэтому в ходе упражнения мы введем данные в некоторые из таблиц.

  1. Если кнопочная форма не отображается, в окне базы данных в разделе Формы дважды щелкните элемент Кнопочная форма.
  2. В кнопочной форме нажмите кнопку Ввод/просмотр других сведений для отображения окна «Кнопочная форма для форм».

Окно «Кнопочная форма для форм» содержит две кнопки: первая предназначена для открытия формы, с помощью которой можно вводить и отображать типы контактов, а вторая — для возврата в окно «Главная кнопочная форма».

  1. Нажмите кнопку Ввод/просмотр формы «Типы контактов» для отображения формы «Типы контактов».

Форма «Типы контактов»

Если бы таблица «Типы контактов» содержала записи, их можно было бы просмотреть на этой форме. В настоящий момент единственное действие, которое нам доступно, — это добавление новой записи.

  1. В поле Тип контакта введите Поставщик и нажмите клавишу ВВОД.

Access автоматически создает запись для поля «Код типа контакта». Access запоминает этот номер и вводит следующий доступный номер в поле при добавлении каждой новой записи.

  1. Повторите предыдущий шаг для ввода записей «Заказчик» и «Грузоотправитель».
  2. Используйте кнопки перехода внизу формы для прокрутки записей в базе данных «Типы контактов». Затем нажмите кнопку Закрыть Значок кнопки, чтобы закрыть форму.

 Совет.   В большинстве компьютерных программ необходимо сохранять данные, чтобы не потерять сделанную работу в случае компьютерного сбоя или отключения электроэнергии. В приложении Access сохранение данных вручную не только необязательно, но и невозможно. При перемещении курсора из записи после ввода или редактирования данных Access сохраняет эту запись. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о сохранении изменений. Однако следует помнить о том, что любое изменение данных является окончательным, и для его отмены необходимо вновь редактировать запись.

  1. Нажмите кнопку Переход в главную кнопочную форму.
  2. Нажмите кнопку Ввод/просмотр формы «Контакты».

Форма «Контакты»

Отобразится форма «Контакты». Эта двухстраничная форма используется для ввода записей в таблицу «Контакты» и просмотра записей, уже имеющихся в таблице. В нижней части формы находятся кнопки для навигации по страницам и вызова других форм, используемых для набора номеров (Набрать номер) и для записи сведений о переговорах с контактами (Переговоры).

  1. Введите какие-нибудь данные в форму (например, ваше имя и фамилию) и обратите внимание на то, что при вводе имени программа Access создает код контакта.
  2. Нажмите кнопку 2 внизу формы для перехода на вторую страницу и разверните список типов контактов.

Список содержит три элемента, введенные вами в таблицу «Типы контактов» с помощью формы «Типы контактов».

  1. Выберите один из типов контактов.
  2. Вернитесь на первую страницу, щелкните поле Рабочий телефон, чтобы поместить в него курсор, введите 555-55-55 и нажмите клавишу ВВОД.
  3. Вновь щелкните поле Рабочий телефон и нажмите кнопку Набрать номер.

Появится диалоговое окно Автонабор с номером, указанным в выбранном поле формы.

 Совет.   Это диалоговое окно не является частью Access, а относится к служебной программе Microsoft Windows. При нажатии кнопки Набрать номер код Visual Basic для приложений (VBA), связанный с кнопкой, вызывает эту служебную программу. При нажатии кнопки Настройка отображается диалоговое окно Сведения о местонахождении. (Если на вашем компьютере не установлен модем, появляется окно Установка модема.)

  1. Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Автонабор, а затем нажмите кнопку Переговоры.

Форма «Звонки»

Откроется форма «Звонки». Эта форма включает подчиненную форму «Список звонков», в которой указаны все предыдущие зарегистрированные звонки, а также подчиненную форму «Сведения о звонке», в которой указаны сведения о выбранном звонке. Можно записывать сведения о переговорах (телефонных звонках, сообщениях электронной почты и т. д.) с выбранным контактом.

  1. Щелкните ячейку Тема новой записи и введите тему Сведения о заказе.  

Access добавит новую строку записи, по умолчанию задав текущие дату и время звонка.

Форма «Звонки»

  1. Щелкните поле Заметки и введите краткую заметку.
  2. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть форму «Звонки», а затем закройте форму «Контакты».
  3. Нажмите кнопку Просмотр отчетов для отображения окна «Кнопочная форма для отчетов».
  4. Просмотрите два коротких отчета, нажимая соответствующую кнопку, читая и закрывая отчет.

При просмотре отчета «Звонки за неделю» можно ввести диапазон дат для включения в отчет. Если принять диапазон по умолчанию (текущая неделя), в отчет будут включены сводные сведения о добавленном вами звонке.

  1. Нажмите кнопку Переход в главную кнопочную форму и нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно «Главная кнопочная форма» без закрытия базы данных.
  2. Дважды щелкните заголовок окна «База данных», чтобы восстановить это окно.

Окно базы данных

  1. Исследуйте объекты базы данных, щелкая каждый тип объекта на панели «Объекты» и открывая отдельные таблицы, формы и отчеты.

Вам не удастся открыть форму «Период отчета» напрямую, поскольку она предназначена для открытия кодом VBA, предоставляющим данные, необходимые этой форме.

  1. Закройте базу данных.

Простой способ создания таблиц

При создании базы данных контактов с помощью мастера генерируются все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о контактах. Но что делать, если компании необходимо сохранять разные типы данных в зависимости от типа контакта? Например, может потребоваться хранить различные наборы данных о сотрудниках, заказчиках и поставщиках. Помимо стандартных сведений, таких как имена, адреса и номера телефонов, компании может потребоваться регистрировать следующую информацию:

  • Номер паспорта сотрудника, дата приема на работу, семейное положение, отчисления, зарплата.
  • Статус заказа и счета клиента.
  • Контактное лицо поставщика, статус текущего заказа, скидки.

При создании базы данных можно добавить множество дополнительных полей в таблицу «Контакты» и заполнять только те поля, которые необходимы для каждого типа контакта. Однако включение множества полей в одну таблицу может вызвать путаницу. Лучше создать базу данных с одной таблицей для каждого типа контакта: сотрудник, заказчик и поставщик.

Мастер баз данных не поддерживает указанную комбинацию таблиц, поэтому в ходе упражнения вам предстоит создать базу данных с пустой структурой. Затем вам нужно будет добавить в базу данных несколько таблиц с помощью мастера таблиц.

  1. В меню «Файл» выберите команду «Создать».
  2. В области задач Создание файла в группе Создание щелкните ссылку Новая база данных.
  3. В диалоговом окне Файл новой базы данных перейдите к папке, где необходимо сохранить базу данных, и нажмите кнопку Создать.

Access откроет окно базы данных, не содержащее никаких таблиц, запросов, форм или других объектов базы данных. (Можно убедиться, что база данных пуста, щелкнув каждый из типов объектов на панели «Объекты».)

  1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных, чтобы открыть диалоговое окно Новая таблица.

 Совет.   Вместо нажатия кнопки Создать на панели инструментов База данных можно щелкнуть стрелку рядом с кнопкой Новый объект и выбрать команду Таблица; также можно выбрать элемент Таблицы на панели объектов, а затем дважды щелкнуть Создание таблицы с помощью мастера; также можно выбрать в меню Вставка команду Таблица, а затем дважды щелкнуть элемент Мастер таблиц.

  1. Дважды щелкните элемент Мастер таблиц.

Создание таблицы

Откроется первый экран мастера. Можно отобразить список деловых или личных таблиц. Хотя таблицы разделены на деловые и личные, подходящий образец таблицы можно найти в любой из категорий, в зависимости от конкретных задач и предпочтений.

  1. Ознакомьтесь со списком «Деловые», а затем выберите вариант Личные для отображения образцов таблиц в этой категории.

Каждая категория содержит список образцов таблиц. При выборе элемента в списке Образцы таблиц в списке Образцы полей отображаются все поля, доступные для этой таблицы. (При необходимости после создания таблицы можно добавить дополнительные поля.) При выборе элемента в списке Образцы полей и нажатии кнопки > выбранное поле перемещается в список Поля новой таблицы. При нажатии кнопки >> все образцы полей перемещаются в список Поля новой таблицы. Кнопки < и << позволяют удалить одно или все поля из списка полей новой таблицы.

  1. Выберите вариант Деловые, а затем в списке Образцы таблиц выберите элемент Клиенты.
  2. Нажмите кнопку >>, чтобы скопировать все поля в список Поля новой таблицы, а затем нажмите кнопку Далее.

Откроется следующий экран мастера, на котором можно указать имя новой таблицы и определить, следует ли автоматически задать ключевое поле для таблицы. Ключевое поле состоит из одного или двух полей, позволяющих различать записи.

  1. Примите вариант Клиенты в качестве имени таблицы, выберите вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно и нажмите кнопку Далее.

Мастер предложит использовать поле КодКлиента для однозначного определения записей и попросит указать тип данных для этого поля.

  1. Выберите вариант Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей и нажмите кнопку Далее.

Отобразится последний экран мастера с тремя параметрами, позволяющими открыть таблицу в режиме конструктора или в режиме таблицы либо открыть сгенерированную мастером форму для ввода данных.

  1. Оставьте выбранный по умолчанию вариант Ввести данные непосредственно в таблицу и нажмите кнопку Готово, чтобы создать и отобразить таблицу «Клиенты».
  2. Выполните горизонтальную прокрутку таблицы для просмотра всех полей, созданных мастером на основе параметров, выбранных на первой странице. Закройте таблицу.

Таблица «Клиенты» откроется в окне базы данных.

  1. Вновь запустите мастер таблиц, на этот раз дважды щелкнув элемент Создание таблицы с помощью мастера в окне базы данных.
  2. Выберите вариант Деловые, выберите пункт Сотрудники, а затем переместите в список Поля новой таблицы следующие поля, выделяя каждое поле в списке Образцы полей и нажимая кнопку >.

КодСотрудника
Имя

Фамилия

Должность

Адрес

Город

ОбластьКрайРеспублика

ПочтовыйИндекс

ДомашнийТелефон

ДатаРождения

ДатаНайма

Фотография

Заметки

  1. В списке Поля новой таблицы выделите элемент ОбластьКрайРеспублика, нажмите кнопку Переименовать поле, измените имя поля на Область и нажмите кнопку ОК.
  2. Дважды нажмите кнопку Далее для перехода на два экрана вперед, указав имя таблицы Сотрудники и выбрав автоматическое создание ключевого поля.

Поскольку база данных уже содержит одну таблицу, мастер пытается установить связь между таблицами и отображает новый экран.

  1. Нажмите кнопку Далее.
  2. Нажмите кнопку Готово и закройте таблицу «Сотрудники».
  3. Повторите шаги 13-18 для создания таблицы «Поставщики», содержащей все имеющиеся поля (не забудьте переименовать поле «ОбластьКрайРеспублика»). Нажмите кнопку Готово, чтобы принять все стандартные значения.
  4. Закройте таблицу «Поставщики».

Теперь на панели Таблицы в окне базы данных указаны три таблицы.

Настройка отображения данных

При создании таблиц и заполнении их выбранными полями с помощью мастера каждому полю назначаются определенные свойства. Эти свойства определяют, какие данные можно вводить в поле и как эти данные будут отображаться на экране.

Свойства полей, заданные приложением Access, хорошо использовать в качестве отправной точки и большинство из них обычно не требуется менять. Но что делать, если отдельные свойства не отвечают вашим требования? Некоторые свойства можно менять, не затрагивая данные, хранящиеся в таблице. Изменение других свойств может повлиять на данные, поэтому следует соблюдать осторожность при внесении значительных изменений, если у вас нет достаточного опыта работы в Access.

  1. В окне базы данных дважды щелкните элемент Сотрудники на панели Таблицы, чтобы открыть соответствующую таблицу в режиме таблицы.

Таблица «Сотрудники» в представлении таблицы

 Совет.   Окно таблицы может иметь не такой размер, как показано на рисунке. Обратите внимание, что имена полей, состоящие из двух слов (например, КодСотрудника), содержат пробел между словами, в то время как в мастере они были указаны без пробела. Вспомните об этом при последующем просмотре таблицы в режиме конструктора.

 Совет.   Как и в других приложениях Microsoft Office, вы можете изменить размер окна, наведя указатель на его угол и выполнив перетаскивание, когда указатель примет вид двусторонней стрелки.

  1. На панели инструментов нажмите кнопку Вид, чтобы отобразить таблицу в режиме конструктора.

Таблица «Сотрудники» в представлении «Конструктор»

В режиме конструктора верхняя часть окна содержит список полей таблицы. В столбце Имя поля указаны имена, заданные вами или мастером при создании таблицы. Обратите внимание, что имена не содержат пробелов. В столбце Тип данных указан тип данных, которые могут содержаться в поле. В столбце Описание может быть указано описание поля.

 Совет.   Использование пробелов в именах полей допускается, но не рекомендуется, поскольку это может повлиять на запись запросов и модулей.

Обратите внимание на значок ключевого поля слева от поля «КодСотрудника». Значение ключевого поля однозначно определяет каждую запись. Таким образом, две записи не могут иметь одинаковое значение в этом поле. Можно самостоятельно указывать это значение или переложить всю работу на Access. Если для поля задан тип данных «Счетчик», Access заполняет это поле в каждой новой записи следующим доступным номером.

 Совет.   Если ключевое поле в таблице не нужно, в верхней части окна выберите поле, назначенное ключевым, а затем в меню Правка выберите команду Ключевое поле. Чтобы назначить другое поле ключевым, выберите его, а затем в меню Правка выберите команду Ключевое поле.

  1. Щелкните ячейку Тип данных поля «КодСотрудника» (в этой ячейке указано Счетчик), а затем щелкните появившуюся стрелку.

В ячейке будет отображен список доступных типов данных. Каждая ячейка в столбце «Тип данных» содержит этот список, позволяющий задать тип данных поля. Выбранное значение ограничивает ввод данных соответствующим типом. Access отклоняет ввод данных, несовместимых с выбранным типом.

  1. Нажмите клавишу ESC, чтобы закрыть список без изменения типа данных.
  2. В нижней части окна таблицы щелкните каждое поле в группе Свойства поля.

Число свойств в группе Свойства поля различается в зависимости от типа данных. Например, для типа данных «Счетчик» предусмотрено шесть свойств, четыре из которых содержат раскрывающиеся списки с параметрами. При выборе свойства в области справа отображается его описание.

 Совет.   Чтобы получить дополнительные сведения о свойстве, щелкните его поле и нажмите кнопку F1 для отображения соответствующего раздела справки Access.

Вкладка «Общие» таблицы «Сотрудники» в режиме конструктора

Свойство Размер поля определяет размер и тип значения, которое можно ввести в поле. Например, если для этого свойства задано значение Длинное целое, поле будет принимать значения от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Если выбран тип данных «Счетчик», это поле будет содержать значения начиная с 1. Таким образом, ресурс таблицы будет исчерпан только при добавлении двух миллиардов сотрудников.

Если для свойства Новые значения выбрано значение Последовательные, приложение Access будет использовать следующий доступный номер. Альтернативным вариантом (для его отображения необходимо развернуть список) является значение Случайные.

Свойство Формат поля определяет отображение данных поля на экране и при печати. Это свойство не затрагивает хранение данных. Некоторые типы данных имеют заранее заданные форматы. Также возможно создание собственных форматов.

Помните, когда мы отобразили таблицу в режиме таблицы, некоторые имена полей содержали пробелы? Способ отображения имен полей в режиме таблицы определяется свойством Подпись. Если для этого свойства указано значение, то оно используется вместо фактического имени поля.

Значение Да (Совпадения не допускаются) свойства Индексированное поле указывает на то, что данные в этом поле будут индексироваться для более быстрого поиска и что дублированные значения не допускаются. Для ключевого поля автоматически задается значение Да (Совпадения не допускаются), однако индексироваться могут не только ключевые поля.

 Примечание.   Возможность применения смарт-тега к полю впервые реализована в Office 2003. Для получения дополнительных сведений см. раздел Смарт-теги в этой статье.

  1. Убедитесь, что выбрано поле «КодСотрудника» (в области выделения строки должна отображаться стрелка). Щелкните поле Формат поля и введите 000 (три нуля).

Теперь код, генерируемый Access, будет отображаться в виде трех цифр. Если номер содержит менее трех цифр, вначале будут добавлены нули.

  1. Щелкните поле «Фотография» и замените тип данных Поле объекта OLE на Текстовый.

Мастер добавил поле «Фотография» в таблицу и задал тип данных «Поле объекта OLE», чтобы в этом поле можно было хранить изображение. Однако вам нужно хранить имя файла изображения, а не само изображение, поэтому в качестве типа данных лучше выбрать «Текст».

  1. Щелкните поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить его свойства.

Свойства поля «ДомашнийТелефон» в таблице «Сотрудники»

Поле «ДомашнийТелефон» имеет тип данных «Текстовый», несмотря на то, что в нем указывается строка цифр. Поскольку номера телефонов могут содержать скобки, тире и пробелы и не предназначены для использования в вычислениях, текстовый формат является оптимальным.

Взглянув на область Свойства поля, вы увидите, что поля с этим типом данных имеют больше свойств, чем поля с типом данных «Счетчик».

Свойство Размер поля для поля с типом данных «Текстовый» определяет число символов, которые можно ввести в поле. При попытке ввести слишком много символов Access отображает предупреждение, а курсор остается в поле до тех пор, пока количество символов не будет сокращено до максимально возможного.

Свойство Подпись имеет значение Домашний телефон. Это имя отображается вверху столбца поля в представлении таблицы. Описательные имена предоставляются мастером, однако их можно изменять.

  1. Щелкните поле ДатаНайма для отображения его свойств.

Свойства поля «ДатаНайма» в таблице «Сотрудники»

Свойство Формат поля имеет значение «Краткий формат даты». Даты в этом формате отображаются следующим образом: 21.04.2003. При вводе действительной даты практически в любом стандартном формате, например 21 апреля 2003, данное свойство отображает дату в формате 21.04.2003.

 Примечание.   Если в упражнениях этой статьи используется краткий формат дат, то предполагается, что год отображается с помощью четырех цифр (d/m/yyyy). Этот параметр настраивается в диалоговом окне Язык и региональные стандарты системы Microsoft Windows XP. Чтобы просмотреть или изменить эти настройки на компьютере, в меню Пуск выберите команду Панель управления, выберите компонент Дата, время, язык и региональные стандарты, а затем нажмите кнопку Язык и региональные стандарты. В более ранних версиях Windows необходимо выполнить аналогичную процедуру, однако называния некоторых команд могут отличаться.

Свойство Маска ввода этого поля имеет значение 99/99/00;0. Маска ввода определяет параметры отображения вводимых данных, а также формат, в котором они сохраняются. Каждая цифра 9 представляет необязательную цифру, а каждая цифра 0 — обязательную. Когда пользователь выбирает это поле для ввода даты в представлении таблицы, отображается следующая маска: __/__/__. Она указывает на то, что данные должны вводиться в формате 21.04.03, однако при нажатии клавиши ВВОД или переходе на следующее поле формат даты изменяется в соответствии со значением свойства Формат поля.

Еще одно интересное свойство — Условие на значение. Ни в одной из сгенерированных мастером таблиц не используются правила проверки на значения, поскольку эти правила слишком зависят от вводимых данных, но все же мы кратко ознакомимся с принципами их работы.

  1. Щелкните поле Условие на значение и введите <Now(). Затем щелкните поле Сообщение об ошибке и введите Необходимо указать дату не позднее текущей.

Будет создано правило, согласно которому могут вводиться только даты до (ранее) текущего момента на системных часах компьютера, где размещена база данных. При вводе даты в будущем Access не примет ввод и отобразит сообщение об ошибке.

 Примечание.   Свойства Формат поля, Маска ввода и Условие на значение позволяют гарантировать, что в таблицу вводятся только допустимые данные. Однако следует соблюдать осторожность, чтобы не усложнить ввод данных для пользователей. Тщательно тестируйте заданные свойства, прежде чем публиковать базу данных.

  1. Нажмите кнопку Вид для возврата в режим таблицы. При отображении запроса на сохранение изменений нажмите кнопку Да.

 Совет.   При попытке переключиться из режима конструктора в режим таблицы после выполнения каких-либо изменений (а иногда и без предварительного выполнения изменений) отображается диалоговое окно с запросом на сохранение таблицы. Если нажать кнопку Нет, выход из режима конструктора не производится. При нажатии кнопки Да приложение Access сохраняет сделанные изменения и переключается в режим таблицы. Чтобы сменить представления без сохранения изменений, нажмите кнопку Нет, а затем нажмите кнопку Закрыть таблицы. При повторном отображении запроса нажмите кнопку Нет, чтобы закрыть таблицу без сохранения изменений.

  1. Введите дату в будущем в поля «Дата рождения» и «Дата найма».

Поле «Дата рождения», для которого не было задано правило проверки на значения, принимает любую дату, однако поле «Дата найма» не принимает даты позднее текущей даты, установленной на локальном компьютере.

  1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно с предупреждением, измените значение поля «Дата найма» на дату в прошлом, а затем нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть таблицу «Сотрудники».
  2. В окне базы данных выберите элемент Поставщики, а затем нажмите кнопку Конструктор, чтобы открыть эту таблицу в режиме конструктора.
  3. Удалите поля «Страна/регион», «УсловияОплаты», «АдресЭлектроннойПочты» и «Заметки», щелкая область выделения строки и нажимая клавишу DELETE.

 Совет.   Access выдаст предупреждение о том, что поле «АдресЭлектроннойПочты» будет удалено вместе со всеми индексами. Нажмите кнопку Да. (Это предупреждение отобразится вновь при выполнении шага 17; каждый раз нажимайте кнопку Да для удаления поля.)

  1. Закройте таблицу «Поставщики», нажав кнопку Да для сохранения изменений.
  2. Откройте таблицу «Клиенты» в режиме конструктора и удалите следующие поля: «НазваниеКомпании», «ОрганизацияИлиОтдел», «ДолжностьПолучателя», «Внутренний», «Факс», «АдресЭлектроннойПочты» и «Заметки».
  3. Щелкните поле «КодКлиента» и настройте свойство Размер поля, заменив значение 4 на 5.
  4. Настройте следующие поля и подписи полей (обратите внимание, что имена полей, в отличие от некоторых подписей, не содержат пробелов):
Исходное имя поля Новое имя поля Новая подпись
ИмяКонтакта Имя Имя
ФамилияКонтакта Фамилия Фамилия
АдресВыставленияСчета Адрес Адрес
ОбластьКрайРеспублика Регион Регион
Страна/регион Страна Страна
  1. Закройте таблицу «Клиенты», нажав кнопку Да для ее сохранения.

Манипулирование столбцами и строками таблицы

Изменяя структуру таблицы путем добавления полей и настройки их свойств в режиме конструктора, вы изменяете данные, хранящиеся в таблице. Однако иногда требуется настроить саму таблицу для более удобного отображения данных. Например, если в таблице имена и номера телефонов разделены несколькими столбцами, то, чтобы прочитать номер телефона, вам придется прокручивать окно таблицы. Для одновременного отображения всех нужных столбцов можно реорганизовать столбцы или скрыть некоторые из них.

Можно манипулировать столбцами и строками таблицы Access, не затрагивая данные. Можно изменять размер строк и столбцов, а также скрывать, перемещать и закреплять столбцы. Также можно сохранить форматирование таблицы, чтобы она выглядела так же при следующем открытии, или отменить произведенные изменения.

В ходе этого упражнения вы изучите способы манипулирования столбцами и строками таблицы. Для лучшей иллюстрации преимуществ форматирования ниже приведены два рисунка с таблицей «Клиенты», содержащей множество строк. Однако вам достаточно добавить только одну запись в таблицу «Клиенты». Не забудете ввести пятизначный код в поле «КодКлиента» (например, «ПЕТМА» для «Мария Петрова») в качестве уникального идентификатора клиента.

  1. Откройте таблицу «Клиенты» в режиме таблицы.
  2. Перетащите вертикальную линию, расположенную справа от заголовка столбца «Адрес», влево, чтобы задать ширину столбца около 1 сантиметра.

Таблица «Клиенты» в режиме таблицы

Столбец слишком узок для отображения целого адреса.

  1. Наведите указатель на вертикальную линию между столбцами «Адрес» и «Город» и дважды щелкните мышью.

Для столбца слева от вертикальной линии задается минимальная ширина, необходимая для отображения всего текста любой из записей в этом поле. Этот прием может быть особенно полезен при использовании больших таблиц, где сложно определить ширину наиболее длинной записи поля.

  1. Перетащите вниз горизонтальную линию между любыми двумя областями выделения в левой части таблицы, чтобы увеличить высоту всех строк.

Увеличение высоты строк таблицы «Клиенты» в режиме таблицы

  1. В меню Формат выберите команду Высота строки для отображения диалогового окна Высота строки.
  2. Установите флажок Стандартная, а затем нажмите кнопку ОК.

Для всех строк устанавливается стандартная высота. (В этом диалоговом окне также можно задать любую другую высоту строк.)

  1. Щелкните столбец «Имя», а затем в меню Формат выберите команду Скрыть столбцы.

Столбец «Имя» исчезает, а столбцы, расположенные справа от него, перемещаются влево. Можно скрыть несколько столбцов, выделив их и выбрав команду «Скрыть столбцы».

 Совет.   Для выделения смежных столбцов щелкните заголовок одного из них, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните заголовок другого. Эти два столбца, а также любые столбцы между ними, будут выделены.

  1. Чтобы восстановить скрытое поле, выберите в меню Формат команду Отобразить столбцы для вызова диалогового окна Отображение столбцов.

Отображение столбцов таблицы в режиме таблицы

  1. Установите флажок Имя и нажмите кнопку Закрыть.

Access вновь отобразит столбец Имя.

  1. Перетащите правый край окна базы данных влево, чтобы уменьшить его размер и скрыть некоторые поля таблицы.
  2. Наведите указатель на заголовок столбца КодКлиента, нажмите кнопку мыши и выполните перетаскивание через заголовки столбцов Имя и Фамилия. Выделив три столбца, выберите в меню Формат команду Закрепить столбцы.

При горизонтальной прокрутке таблицы для просмотра столбцов, находящихся за границами окна, первые три столбца будут оставаться на экране.

  1. В меню Формат выберите команду Освободить все столбцы, чтобы восстановить обычное состояние столбцов.

Смарт-теги

Смарт-тег отображается в виде контекстного меню с параметрами, относящимися к определенному слову, полю или типу содержимого. Например, если программа Word определит, что введенные слова могут быть именем, она подчеркнет их фиолетовой пунктирной линией. При наведении курсора на подчеркнутые слова Word отобразит кнопку Действия смарт-тегов. При нажатии этой кнопки Word отобразит список возможных действий, таких как отправка сообщения электронной почты, планирование собрания и добавление в список контактов.

Смарг-теги были впервые представлены в системе Windows XP и поддерживаются некоторыми программами Office XP. В пакете Office 2003 смарт-теги были впервые реализованы в приложении Access.

При создании таблицы в Access можно применить к каждому полю один или несколько смарт-тегов. Когда данные этого поля отображаются в таблице, форме или запросе, то при наведении указателя мыши на текст появляется кнопка Действия смарт-тегов, позволяющая выполнить определенное действие в зависимости от типа информации.

В настоящее время приложение Access включает небольшое количество смарт-тегов, однако в Интернете можно найти дополнительные смарт-теги независимых разработчиков.

Резюме    

  • Access включает мастера, помогающие быстро и легко создавать базы данных и объекты баз данных, например таблицы, запросы, формы и отчеты.
  • В режиме конструктора можно изменить любой объект, созданный с помощью мастера.
  • Вместо того чтобы хранить все данные в одной таблице, можно создать несколько разных таблиц для каждого типа информации, например для контактных сведений сотрудников, клиентов и поставщиков.
  • Свойства определяют, какие данные можно ввести в поле и как эти данные отображаются на экране. В режиме конструктора можно изменять некоторые свойства, не затрагивая данные в таблице. Однако изменение других свойств влияет на данные, поэтому следует соблюдать осторожность при их настройке.
  • Можно настраивать структуру таблицы (манипулируя столбцами и строками, а также скрывая их) без изменения данных в таблице.
  • При создании таблицы в Access можно применить к каждому полю один или несколько смарт-тегов. Когда данные этого поля отображаются в таблице, форме или запросе, то при наведении указателя мыши на текст появляется кнопка Действия смарт-тегов, позволяющая выполнить определенное действие в зависимости от типа информации.
 
 
Применимо к:
Access 2003