Типы отчетов в программе Access

Применимо к
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002

В программе Access можно создавать различные типы отчетов, отвечающие разнообразным требованиям. В настоящей статье содержатся сведения о различных типах отчетов и способах создания отчетов с помощью версий программы Access 2002 и 2003.

Создание отчета Access

Существует несколько способов создания отчета Access:

  • Автоотчет    Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

ПоказатьИнструкции

  1. В окне базы данных (Окно базы данных. В Microsoft Access 2003 и предыдущих версий — окно, которое открывается при открытии базы данных или проекта. В окне базы данных отображаются ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов. В более поздних версиях этот элемент заменен областью навигации.) нажмите кнопку Отчеты Значок кнопки на панели Объекты.
  2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
  3. В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец    Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный     Поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы

  1. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
  2. Нажмите кнопку ОК.

Access применяет к отчету автоформат (Автоформат. Набор форматов, определяющих вид элементов управления и разделов форм и отчетов.), который использовался последним. Если до этого отчеты с помощью мастера не создавались, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

  • Мастер отчетов    Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

ПоказатьИнструкции

  1. В окне базы данных (Окно базы данных. В Microsoft Access 2003 и предыдущих версий — окно, которое открывается при открытии базы данных или проекта. В окне базы данных отображаются ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов. В более поздних версиях этот элемент заменен областью навигации.) в группе Объектынажмите кнопку Отчеты Значок кнопки.
  2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
  3. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
  4. Выберите таблицу или запрос (Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать из данных, находящихся в разных таблицах, общий набор записей, который будет служить источником данных для формы или отчета.), содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

 Примечание.   Если на шаге 3 в списке выбран Мастер отчетов, то этот шаг не обязателен — можно указать источник записей для отчета в мастере.

  1. Нажмите кнопку ОК.
  2. Следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.).

Примечания

  • Для добавления в отчет полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере отчетов. Вместо этого повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в отчет не будут включены все нужные поля.
  • Если был выбран один из Автоотчетов, то программа Access применяет автоформат, который использовался последним (либо в мастере отчетов, либо с помощью команды Автоформат из меню Формат в режиме конструктора).
  • Режим конструктора    С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

ПоказатьИнструкции

  1. В окне базы данных (Окно базы данных. В Microsoft Access 2003 и предыдущих версий — окно, которое открывается при открытии базы данных или проекта. В окне базы данных отображаются ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов. В более поздних версиях этот элемент заменен областью навигации.) в группе Объекты нажмите кнопку Отчеты Значок кнопки.
  2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
  3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
  4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет (Свободная форма или отчет. Формы или отчеты, не связанные источниками записей, такими как таблица, запрос или инструкция SQL. Свойство Источник записей (RecordSource) формы или отчета является пустым.), не выбирайте ничего из этого списка.)

ПоказатьСовет

Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет на основе запроса.

  1. Нажмите кнопку ОК.

Программа Access откроет отчет в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.).

Создание запросов

Возможность использовать запросы (Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать из данных, находящихся в разных таблицах, общий набор записей, который будет служить источником данных для формы или отчета.) в качестве источника данных для отчета — одна из функций отчетов Access, придающая этому средству гибкость и мощность. Например, запрос позволяет извлекать, сортировать и фильтровать данные, содержащиеся в базе данных при запуске того или иного отчета. Запросы также позволяют пользователям определять такие параметры данных в отчете, как начальная и конечная даты.

Некоторые типы отчетов, такие как простой отчет или иерархический отчет, подробнее описанные ниже, могут быть основаны на сочетании данных таблиц и запросов. Однако, некоторые типы отчетов, как, например перекрестный отчет или отчеты, использующие сортировку и группировку данных, могут быть основаны исключительно на запросах. По этой причине, необходимо уметь создавать запросы.

ПоказатьДополнительные сведения о создании запросов см. по ссылкам:

Типы отчетов Access: краткий обзор

В нижеследующих секциях перечисляются и описываются разные типы отчетов, которые можно создать с помощью версий программы Access 2002 и 2003. В каждом разделе содержатся ссылки на сведения о средствах и методах создания отчета того или иного типа.

Простые отчеты

Простой отчет содержит элементы управления, которые связаны (соединены) с различными таблицам и запросами. Примером такого отчета может служить отчет, показывающий продукты и категории.

Простой отчет

1 Данные для этих полей взяты из таблицы «Продукты».

2 Данные для этого поля взяты из таблицы «Категории».

Иерархические отчеты

Иерархический отчет содержит другие отчеты, которые называют подчиненными отчетами. Подчиненные отчеты внедряются, когда требуется отобразить данные из таблиц со связью «один-ко-многим» (Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы.). Например, можно сделать отчет «Продовольственные выставки», в который будут включены данные из таблиц «Выставки» и «Сотрудники».

Отчет с подчиненным отчетом, отображающим связанные данные

1 Данные основного отчета, в котором содержится список названий выставок и городов, где эти выставки проводятся, извлекаются из базы данных «Выставки».

2 Данные подчиненного отчета, в котором содержится список сотрудников, работающих на каждой из выставок, извлекаются из базы данных «Сотрудники».

ПоказатьДополнительные сведения о создании простых и иерархических запросов см. по ссылкам:

Отчеты, содержащие отсортированные, сгруппированные записи или записи обоих типов

Записи в отчете можно сортировать и группировать либо в режиме конструктора, либо используя мастер форм.

Отчет, содержащий отсортированные записи

Можно сортировать по одному полю или по нескольким полям в источнике записи и задавать порядок сортировки.

Отсортированный отчет

1 В этом отчете названия продуктов отсортированы в восходящем порядке.

Отчет, содержащий сгруппированные записи

Для записей в отчете можно задать один или несколько уровней группировки и определить порядок сортировки для каждого уровня. Также можно для каждой группы отображать верхние и нижние колонтитулы, подсчитывать итоговые и другие значения.

Сгруппированный отчет

1 Записи в отчете сгруппированы по полям «Год» и «Квартал».

2 Итоговые значения отображены для каждого года.

ПоказатьДополнительные сведения о создании отчетов с отсортированными или сгруппированными данными см. по ссылке:

Перекрестный отчет

В качестве данных для отчета можно использовать результаты перекрестных запросов. В перекрестном запросе подсчитывается сумма, среднее значение или другие типы итоговых значений для данных, а результаты группируются по двум полям: значения одного поля становятся заголовками столбцов, а значения другого поля — заголовками строк.

Отчеты, основанные на запросе на выборку и перекрестном запросе

1 Этот отчет, основанный на запросе на выборку, показывает записи, сгруппированные только вертикально (по сотруднику и категории). Это приводит к увеличению числа записей, что усложняет сравнение итоговых значений.

2 Этот отчет, основанный на перекрестном запросе, отображает те же самые сведения, но данные сгруппированы как горизонтально, так и вертикально, поэтому таблица данных более компактная.

ПоказатьДополнительные сведения о создании перекрестных запросов см. по ссылке:

Отчет, содержащий несколько столбцов

В отчете из нескольких столбцов данные отображаются в одном или нескольких столбцах. Число столбцов, ширину столбцов и расстояние между строками и столбцами можно настраивать.

Отчет из нескольких столбцов

Дополнительные сведения о создании отчетов, содержащих несколько столбцов, см. в статье Работа с программой Access по ссылке Отчеты, содержащие несколько столбцов.

 
 
Применимо к:
Access 2003