Despre surse de date pentru îmbinarea corespondenței

O sursă de date este un fișier — de exemplu, o listă Microsoft Outlook cu persoane de contact — care conține datele care variază în fiecare copie a unui document îmbinat.

Sursă de date pentru îmbinarea corespondenței

AfișareCum funcționează surse de date într-o îmbinare a corespondenței

Vă puteți gândi la o sursă de date ca la un tabel. Fiecare coloană din sursa de date corespunde unei categorii de informații, sau unui câmp de date — de exemplu, prenume, nume de familie, adresă și cod poștal.

Numele fiecărui câmp de date este listat în primul rând de celule, care este denumit înregistrarea antet. Fiecare rând ulterior conține o înregistrare de date, care este un set complet de informații înrudite — de exemplu, numele și adresa unui singur destinatar.

Când terminați îmbinarea, informații individuale despre destinatari sunt aranjate în câmpurile pe care le-ați inclus în documentul principal (document principal: Într-o operație de îmbinare de corespondență în Word, documentul care conține textul și elementele grafice care sunt aceleași pentru fiecare versiune a documentului îmbinat, de exemplu, adresa expeditorului sau formula de adresare într-un model de scrisoare.).

AfișareConectarea la o sursă de date

Implicit vă conectați la surse de date în caseta de dialog Selectare sursă de date. Dacă aveți deja o sursă de date care poate fi utilizată (cum ar fi o listă Microsoft Outlook a persoanelor de contact sau o bază de date Microsoft Access), aveți posibilitatea de a vă conecta direct la aceasta din panoul de activitate Îmbinare corespondență.

Dacă nu aveți o sursă de date existentă, aveți și posibilitatea de a vă crea una direct din panoul de activitate. Dacă doriți numai o listă simplă cu adrese, panoul de activitate Îmbinare corespondență vă conduce prin procesul de creare a unei liste cu adrese Microsoft Office. Sau aveți posibilitatea de a crea una mult mai complexă din cadrul casetei de dialog Selectare sursă de date.

AfișareSelectarea anumitor destinatari din sursa de date

Odată ce v-ați conectat la sursa de date, informațiile despre destinatar apar în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, unde se pot selecta cu exactitate destinatarii care vor fi incluși în îmbinare.

De exemplu, dacă doriți să vă adresați numai clienților din anumite zone determinate în funcție de codul poștal, aveți posibilitatea de a selecta numai acei clienți. De asemenea, aveți posibilitatea de a utiliza această casetă de dialog pentru a efectua operațiuni mult mai complexe de filtrare și sortare.

 
 
Se aplică la:
Word 2003