Documentele inteligente sunt documente care sunt programate să vă ofere ajutor pe măsură ce le utilizați. Câteva tipuri de documente, precum formularele și șabloanele, funcționează bine ca documente inteligente.
Documentele inteligente sunt eficiente mai ales când sunt utilizate într-un proces. De exemplu, este posibil ca în firmă să aveți un proces de completare a unor formulare de apreciere anuală a angajaților și să utilizați deja un șablon Microsoft Word în acest scop. Dacă șablonul respectiv se transformă într-un document inteligent, poate fi conectat la o bază de date care completează automat unele dintre informațiile necesare precum numele, numărul angajatului, numele managerului etc. Când completați formularul, documentul inteligent poate să afișeze un buton care vă permite să îl trimiteți către următorul pas din proces. Deoarece documentul inteligent știe cine vă este manager, va putea să se redirecționeze automat către persoana respectivă. În plus, indiferent la cine se află, documentul inteligent va ști unde se află în procesul de apreciere și ce trebuie să se întâmple în continuare.
Documentele inteligente vă pot ajuta să reutilizați conținutul. De exemplu, avocații pot să utilizeze un clișeu stereotip când scriu contracte, iar jurnaliștii pot să insereze linii de autor și alte texte utilizate în mod obișnuit.
Documentele inteligente pot să simplifice partajarea informațiilor. Ele pot interacționa cu o varietate de baze de date și să utilizeze Microsoft BizTalk Server pentru urmărirea fluxului de lucru. De asemenea, ele pot interacționa cu alte aplicații Microsoft Office. De exemplu, aveți posibilitatea să utilizați documentele inteligente pentru a trimite mesaje de poștă electronică prin Microsoft Outlook fără a părăsi documentul și fără a porni Outlook.
Documentele inteligente sunt create și distribuite de către dezvoltatori și profesioniști în tehnologia informațiilor (IT). Aflați dacă un document Word este un document inteligent văzând dacă are atașat un pachet de extensie XML (pachet de extensie XML: O colecție de fișiere, gestionate printr-un fișier manifest XML, care adaugă funcționalitate unui document Microsoft Word sau Microsoft Excel specificând acțiuni sau formate particularizate.) (meniul Instrumente, comanda Șabloane și componente incluse la cerere, fila Pachete de extensie XML).
Notă Caracteristicile XML, cu excepția salvării documentelor în format XML cu schema Word XML, sunt disponibile numai în Microsoft Office Professional Edition 2003 și în Microsoft Office Word 2003.
Un pachet de extensie XML conține mai multe componente, inclusiv fișiere Extensible Markup Language (XML) (Limbajul extensibil de marcare (XML): O formă condensată a Standard Generalized Markup Language (SGML) care permite dezvoltatorilor să creeze etichete particularizate, care oferă flexibilitate în organizarea și prezentarea informațiilor.) și un manifest care face referințe la aceste componente. Când deschideți un document atașat la un pachet de extensie XML, Word deschide și panoul de activitate Acțiuni document. Panoul de activitate respectiv poate include instrumente pentru finalizarea activităților și ajutor pentru utilizarea documentului inteligent. Caracteristicile specifice pe care le furnizează un document inteligent depind de dezvoltatorul sau de profesionistul IT care l-a creat.
Dacă nu aveți resurse de dezvoltare sau IT, aveți posibilitatea să descărcați documente inteligente create de alții. Dacă sunteți un dezvoltator și doriți să aflați mai multe despre crearea documentelor inteligente, consultați Smart Document Software Development Kit de pe site-ul Web Microsoft Developer Network (MSDN).
Notă Când încercați să utilizați pentru prima dată documente inteligente, este posibil să apară un mesaj de eroare care vă informează că trebuie să instalați componentele motorului de limbaj comun sau că este necesară o altă versiune a componentelor. Dacă apare un astfel de mesaj, luați legătura cu administratorul sistemului.
