Pagină 9 din 30ÎNAPOIURMĂTORUL

Utilizarea îmbinării corespondenței pentru trimiterea în masă a corespondenței și nu numai

Panoul de activitate Îmbinare corespondență și caseta de dialog Listă de adrese nouă

Pentru a crea un fișier de date pornind de la zero, în timp ce efectuați o îmbinare:
Explicație 1 În panoul de activitate Îmbinare corespondență, selectați opțiunea Tastarea unei noi liste, apoi faceți clic pe Creare. (Mai multe despre panoul de activitate Îmbinare corespondență în lecția următoare.)
Explicație 2 Se deschide caseta de dialog Listă de adrese nouă cu o listă de anteturi de coloane.
Explicație 3 Faceți clic pe Particularizare pentru a modifica anteturile de coloane.

În multe din cazuri, fișierul de date pe care îl veți utiliza pentru o îmbinare de corespondență va exista deja. De exemplu, probabil că veți avea acces la un fișier de date care enumeră următoarele:

  • Numele, adresele și alte informații despre clienți sau persoane de contact.
  • Produsele sau serviciile pe care le oferă firma.
  • Informații despre angajați.

Dacă fișierul de date există, este suficient să faceți conectarea la el în timpul unei îmbinări de corespondență (veți avea ocazia să încercați acest lucru în timpul sesiunii de practică de la sfârșitul acestei lecții).

Nu vă îngrijorați totuși dacă nu aveți încă un fișier de date. După cum se vede în partea stângă, procesul îmbinării corespondenței include un pas în care se poate crea un fișier de date pornind de la zero.

Noul fișier se salvează ca fișier bază de date pentru corespondență (.mdb) în folderul Surse de date personale, care se află în folderul Documentele mele. Fișierul se poate reutiliza pentru viitoarele îmbinări de corespondență. De asemenea, se pot aduce modificări înregistrărilor din fișier deschizând caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență în timpul unei îmbinări sau deschizând fișierul în Access.

Pagină 9 din 30ÎNAPOIURMĂTORUL