Crearea unui repertoar de nume, adrese și alte informații

Aveți posibilitatea să îmbinați date într-un singur document, cum ar fi un repertoar, un catalog sau o listă de componente.

  1. În meniul Instrumente, indicați spre Scrisori și corespondență, apoi faceți clic pe Îmbinare corespondență.
  2. Sub Selectare tip document, faceți clic pe Repertoar.

Documentul activ devine document principal (document principal: Într-o operație de îmbinare de corespondență în Word, documentul care conține textul și elementele grafice care sunt aceleași pentru fiecare versiune a documentului îmbinat, de exemplu, adresa expeditorului sau formula de adresare într-un model de scrisoare.).

  1. Faceți clic pe Următorul: Document pornire.

AfișareSfat

Dacă sunteți familiarizat cu caracteristicile utilizării corespondenței îmbinate sau preferați lucrul în afara panoului de activitate Îmbinare corespondență, aveți posibilitatea să utilizați bara de instrumente (bară de instrumente: O bară cu butoane și opțiuni care se utilizează pentru a efectua comenzi. Pentru a afișa o bară de instrumente, apăsați ALT, apoi SHIFT+F10) Îmbinare corespondență. Butoanele sunt aranjate secvențial de la stânga la dreapta.

Mai multe informații prezentate punctual și progresiv

panoul de activitate vă va ghida prin restul procesului de îmbinare a corespondenței. Urmează mai multe detalii, prezentate punctual în ordine progresivă.

AfișareSetarea și afișarea repertoarului

  1. Variante disponibile:

AfișarePornire de la documentul afișat curent în fereastra document

  1. Faceți clic pe Utilizare document curent.
  2. În fereastra document, tastați textul care doriți să apară în fiecare element din cadrul directorului. De exemplu, includeți etichete cum ar fi Nume: și Adresă:.

De asemenea, aveți posibilitatea să așteptați cu tipărirea textului până când panoul de activitate vă va solicita aceasta într-un pas ulterior.

 Notă   În acest caz, nu includeți textul pe care doriți să îl imprimați doar o singură dată în documentul repertoar rezultat.

AfișarePornire de la un șablon

  1. Faceți clic pe Pornire de la un șablon.
  2. Faceți clic pe Selectare șablon.
  3. În fila Îmbinare corespondență, în caseta de dialog Selectare șablon, selectați șablonul dorit, apoi faceți clic pe OK.

AfișarePornire de la orice alt document existent

  1. Faceți clic pe Pornire de la document existent.
  2. În caseta Pornire de la existent, selectați documentul dorit, apoi faceți clic pe Deschidere.

Dacă documentul nu este vizibil, faceți clic pe Mai multe fișiere, apoi faceți clic pe Deschidere. În caseta de dialog Deschidere, determinați poziția documentului dorit, apoi faceți clic pe Deschidere.

  1. Faceți clic pe Următorul: Selectare destinatari.

AfișareSpecificarea sau crearea unei surse de date și selectarea destinatarilor

 Notă   În acest caz, lista de destinatari este lista de nume sau elemente de inclus în director.

  1. Variante disponibile pentru preluarea datelor:

AfișareConectare la o Listă de persoane de contact din Microsoft Outlook

  1. Sub Selectare destinatari, faceți clic pe Selectare persoane de contact din Outlook.
  2. Faceți clic pe Alegere folder Persoane de contact.
  3. În caseta de dialog Selectare folder Listă persoane de contact, faceți clic pe lista de persoane de contact dorită, apoi faceți clic pe OK.

Toate persoanele de contact din folder vor apărea în caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să rafinați lista de nume ce vor fi incluse în repertoar.

AfișareConectare la un tip diferit de listă, cum ar fi o bază de date sau o Listă de adrese din Office

  1. Sub Selectare destinatari, faceți clic pe Utilizare listă existentă.
  2. Faceți clic pe Răsfoire.
  3. În caseta de dialog Selectare sursă de date, determinați poziția și faceți clic pe sursa de date (sursă de date: Un fișier care conține informația ce trebuie îmbinată într-un document. De exemplu, lista cu numele și adresele de utilizat la îmbinarea corespondenței. Înainte de a se putea utiliza informația, trebuie realizată conectarea la sursa de date.) dorită.

Microsoft Word deschide implicit folder-ul Surse proprii de date.

  1. Faceți clic pe Deschidere.

În funcție de tipul de sursă de date selectat, este posibil să apară și alte casete de dialog prin care să se solicite anumite informații.

De exemplu, dacă sursa de date este un registru de lucru Microsoft Excel care conține informații pe mai multe foi de lucru, mai întâi trebuie să selectați foaia de lucru ce conține informațiile dorite, apoi faceți clic pe OK.

Toate intrările din sursa de date vor apărea în caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să rafinați lista de nume ce vor fi incluse în director.

AfișareCreare listă simplă de adrese noi

  1. Sub Selectare destinatari, faceți clic pe Tastare listă nouă.
  2. Faceți clic pe Creare.
  3. În caseta de dialog Listă nouă de adrese, tastați informațiile pe care doriți să le includeți ca primă intrare, sub Introducere informații adresă; de exemplu, titlu, nume și informații de adresă. Nu este necesară completarea fiecărui câmp.
  4. Pentru a completa prima intrare și a continua cu o nouă intrare, faceți clic pe Intrare nouă.
  5. Repetați pașii 3 și 4 până când adăugați toate intrările de adresă dorite, apoi faceți clic pe Închidere.
  6. În caseta de dialog Salvare listă adrese, în caseta Nume fișier tastați un nume pentru lista de adrese și selectați folderul în care se va salva lista.

Lista de adrese se va salva implicit în folder-ul Surse proprii de date. Se recomandă ca lista de adrese să fie păstrată aici deoarece este folder-ul implicit unde Microsoft Word va căuta surse de date (sursă de date: Un fișier care conține informația ce trebuie îmbinată într-un document. De exemplu, lista cu numele și adresele de utilizat la îmbinarea corespondenței. Înainte de a se putea utiliza informația, trebuie realizată conectarea la sursa de date.). Deci, dacă veți dori să utilizați această listă de adrese într-o viitoare corespondență îmbinată, pentru a o găsi nu va mai fi necesar să navigați printre fișiere și foldere.

  1. Faceți clic pe Salvare.

Toate intrările din noua listă vor apărea în caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să rafinați lista de nume ce vor fi incluse în director.

  1. În caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență, selectați numele pe care doriți să le includeți.

AfișareCum?

  1. Variante disponibile:

AfișarePentru desemnarea numelor utilizați casetele de selectare

Această metodă este cu atât mai eficientă cu cât lista este mai scurtă.

  • Selectați casetele de selectare alăturate numelor pe care doriți să le includeți și goliți casetele de lângă numele pe care doriți să le excludeți.

AfișareSfat

Dacă doriți să includeți majoritatea destinatarilor din listă în director, faceți clic pe Selectare totală și ștergeți înregistrările pe care nu le doriți. Similar, dacă doriți să includeți doar câteva înregistrări în listă, faceți clic pe Golire totală, apoi selectați înregistrările dorite.

AfișareSortare elemente în listă

Aceasta este utilă dacă se dorește vizualizarea elementelor în ordine alfabetică sau numerică.

  • Faceți clic pe titlul coloanei după care doriți să se efectueze sortarea. De exemplu, dacă doriți afișarea listei sortată în ordine alfabetică după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume de familie.

AfișareFiltrare elemente în listă

Aceasta este utilă în cazul în care lista conține înregistrări despre care știți că nu doriți să le vizualizați sau să le includeți în director. După ce filtrați lista, aveți posibilitatea să utilizați casetele de selectare pentru includerea sau excluderea înregistrărilor, așa cum s-a descris în secțiunea precedentă.

  1. Faceți clic pe săgeata de lângă titlul coloanei aparținând elementului după care doriți să se efectueze filtrarea.
  2. Faceți clic pe una din variantele disponibile:
    • (Necompletate) afișează toate înregistrările în care câmpul corespunzător este necompletat.
    • (Completate) afișează toate înregistrările în care câmpul corespunzător conține informații.
    • Dacă sursa de date conține înregistrări care partajează aceleași informații, și dacă există zece sau mai puține valori unice în coloane, este posibilă filtrarea după informația specificată. De exemplu, dacă există adrese multiple care listează Australia ca țară/regiune, este posibilă filtrarea după Australia.

Caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență afișează doar înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, faceți clic pe (Toate).

  1. Faceți clic pe OK pentru a reveni în panoul de activitate Îmbinare corespondență. Microsoft Word va utiliza numele care au fost alese pentru îmbinare.

AfișareSfaturi

  • Pentru o sortare și filtrare complexă, faceți clic pe săgeata de lângă oricare coloană de nume, apoi faceți clic pe (Complex). Utilizați filele Filtrare înregistrări și Sortare înregistrări pentru a seta interogarea de sortare sau filtrare.
  • Dacă ați instalat software-ul de validare a adreselor, aveți posibilitatea să faceți clic pe Validare în caseta de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență, pentru a valida adresele listate.
  1. Faceți clic pe Următorul: Aranjați repertoarul.

AfișareAranjare conținut repertoar

  1. Dacă nu ați efectuat încă această operație, în fereastra documentului, tastați textul pe care doriți să îl repetați pentru fiecare element din director. De exemplu, includeți etichete precum Nume: și Adresă:.

 Notă   În acest punct, nu includeți textul pe care doriți să îl imprimați doar o singură dată în documentul repertoar rezultat.

  1. Inserați câmpuri îmbinate (câmp de îmbinare: Substituent inserat în documentul principal. De exemplu, se inserează câmpul de îmbinare <Localitate> pentru ca Word să insereze un nume de localitate, cum ar fi "Paris", stocat în câmpul de date Localitate.) acolo unde doriți să îmbinați nume, adrese și alte date din sursa de date (sursă de date: Un fișier care conține informația ce trebuie îmbinată într-un document. De exemplu, lista cu numele și adresele de utilizat la îmbinarea corespondenței. Înainte de a se putea utiliza informația, trebuie realizată conectarea la sursa de date.). De exemplu, inserați un câmp de îmbinare după o etichetă de element, cum ar fi Companie: «Companie».

AfișareCum?

  1. În documentul principal, faceți clic în locul unde doriți să inserați câmpul (câmp: Un set de coduri care instruiesc Microsoft Word să insereze text, reprezentări grafice, numere de pagină și alt material într-un document, în mod automat. De exemplu, câmpul DATE inserează data curentă.).
  2. Inserați una din variantele disponibile:

AfișareBloc adresă cu nume, adresă și alte informații

  1. Faceți clic pe Bloc adresă.
  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți, precum și formatele dorite, apoi faceți clic pe OK.
  3. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Microsoft Word să nu fi găsit unele dintre câmpurile de care avea nevoie pentru blocul de adresă. Faceți clic pe săgeata de lângă (indisponibil), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde câmpului solicitat pentru îmbinarea corespondenței.

AfișareAlte câmpuri de informații

  1. Faceți clic pe Mai multe elemente.
  2. Variante disponibile:
    • Pentru a selecta câmpurile de adresă care vor fi puse automat în corespondență cu câmpurile din sursa de date, chiar dacă nu poartă același nume cu cele din document, faceți clic pe Câmpuri adresă.
    • Pentru a selecta câmpurile care întotdeauna își iau datele direct dintr-o coloană din baza de date, faceți clic pe Câmpuri bază de date.
  3. În caseta Câmpuri, faceți clic pe câmpul dorit.
  4. Faceți clic pe Inserare, apoi pe Închidere.
  5. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri este posibil ca Microsoft Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care avea nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata de lângă (indisponibil), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde câmpului solicitat pentru îmbinarea corespondenței.

 Notă   Dacă inserați un câmp din lista Câmpuri bază de date iar ulterior vă comutați pe o sursă de date care nu are o coloană cu același nume, Word nu va fi capabil să insereze informațiile din acel câmp în documentul îmbinat.

  1. Repetați pașii 1 și 2 pentru toate câmpurile pe care doriți să le inserați.

 Note 

  1. Dacă doriți, este posibil să modificați formatul datelor îmbinate.

AfișareCum?

Pentru a formata datele îmbinate, trebuie să formatați câmpurile pentru îmbinare din documentul principal. Nu formatați datele din sursa de date, deoarece formatarea nu este menținută când se îmbină datele în document.

  1. În documentul principal, selectați câmpul conținând informația pe care doriți să o formatați, inclusiv caracterele din jurul câmpului de îmbinare (« »).
  2. În meniul Format, faceți clic pe Font, apoi selectați opțiunile dorite.

AfișareFormatare utilizând coduri de câmp

Pentru a controla și alte aspecte ale formatării, apăsați combinația de taste ALT+F9 pentru a afișa codurile de câmp (cod de câmp: Text substituent care arată unde va apărea informația specificată de sursa de date; elementele dintr-un câmp care generează rezultatul unui câmp. Codul câmpului cuprinde caracterele câmpului, tipul câmpului și instrucțiuni.), apoi adăugați comutatoare (argument: O instrucțiune specială care duce la producerea unei acțiuni specifice, atunci când lucrați cu câmpuri. În general, se adaugă un argument câmpului pentru a modifica rezultatul.) la câmpurile pentru îmbinare.

De exemplu:

  • Pentru a afișa numărul „34987,89” sub forma „34.987,89 LEI”, adăugați comutatorul de imagine numerică (\# $#.###,00).
  • Pentru a imprima numele clienților cu majuscule, adăugați comutatorul formatare majuscule (\* Upper).
  • Pentru a vă asigura că informațiile îmbinate vor avea același font și dimensiune în puncte ca și câmpul de îmbinare, adăugați comutatorul \* MERGEFORMAT.
  1. După ce ați completat documentul principal și ați inserat toate câmpurile pentru îmbinare, faceți clic pe Salvare ca în meniul Fișier. Dați un nume documentului, apoi faceți clic pe Salvare.
  2. Faceți clic pe Următorul: Examinare repertoar.

AfișareExaminarea repertoarului și rafinarea listei de destinatari

  1. Examinare elemente. Variante disponibile:
    • Pentru a examina elementele în ordinea lor, faceți clic pe butoanele săgeată Buton Înapoi Buton Înainte.
    • Pentru a găsi și a examina un anumit element, faceți clic pe Găsire destinatar, apoi în caseta de dialog Găsire intrare introduceți criteriul de căutare.
  2. Dacă este necesar, rafinați lista de destinatari. Variante disponibile:
    • Pentru a exclude din îmbinare un anumit destinatar, faceți clic pe Excluderea acestui destinatar.
    • Pentru a modifica lista destinatarilor, faceți clic pe Editare listă destinatari, apoi efectuați modificările dorite în cadrul casetei de dialog Destinatarii pentru Îmbinare corespondență.
  3. Faceți clic pe Următorul: Terminare îmbinare.

AfișareTerminare îmbinare

  1. Faceți clic pe În document nou.
  2. În caseta de dialog Îmbinare în document nou, alegeți una dintre următoarele variante, apoi faceți clic pe OK.
    • Pentru a îmbina toate înregistrările, faceți clic pe Toate.
    • Pentru a îmbina doar înregistrarea care se vede în fereastra document, faceți clic pe Înregistrare curentă.
    • Pentru a îmbina un interval de înregistrări, faceți clic pe De la, apoi tastați numerele de înregistrare în casetele De la și Până la.

Microsoft Word deschide un singur document nou care conține toate înregistrările individuale.

  1. Adaugați anteturi, subsoluri de pagină și orice text care dorit.

De exemplu, dacă datele îmbinate sunt formatate într-un tabel, adăugați titlurile coloanelor la tabel după îmbinarea datelor.

  1. Salvați sau imprimați repertoarul la fel ca pe orice document obișnuit.
 
 
Se aplică la:
Word 2003