Activități de bază în SharePoint Workspace 2010

Introducere în Office 2010 Iată câteva activități de bază pe care aveți posibilitatea să le efectuați pentru a vă ajuta să începeți să învățați cum să utilizați Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Notă   SharePoint Workspace se numea înainte Office Groove.

În acest articol


Ce este SharePoint Workspace?

Microsoft SharePoint Workspace vă permite să accesați conținutul dvs. SharePoint indiferent dacă sunteți sau nu conectat la serverul SharePoint sau lucrați offline. Când sunteți conectat la serverul SharePoint, toate actualizările de conținut de pe server și din spațiul de lucru sunt sincronizate automat. Când nu sunteți conectat, modificările pe care le efectuați la spațiul de lucru sunt depozitate în memoria cache locală. Următoarea dată când vă conectați la serverul SharePoint, toate modificările sunt sincronizate automat.

Spațiile de lucru SharePoint oferă o navigare ușoară pentru accesarea și lucrul cu conținutul SharePoint. Dacă sunteți familiarizat cu utilizarea unui site SharePoint, veți ști imediat cum să utilizați un spațiu de lucru SharePoint.

Începutul paginii Începutul paginii

Tipurile de spații de lucru din SharePoint Workspace

SharePoint Workspace oferă trei tipuri de spații de lucru: spațiile de lucru SharePoint, spațiile de lucru Groove și folderele partajate.

Spațiile de lucru SharePoint   , noi în această ediție, vă permit să creați pe computer o copie a unui site SharePoint care este sincronizată automat cu serverul. Acest tip de spațiu de lucru poate include doar un singur membru, creatorul spațiului de lucru.

Spațiile de lucru Groove    vor fi familiare oricărei persoane care a utilizat o ediție anterioară a acestui software, cum ar fi Office Groove 2007. Acest tip de spațiu de lucru conține de obicei o diversitate de instrumente de productivitate, adăugate așa cum este necesar și conține de obicei doi sau mai mulți membri care se alătură printr-o invitație.

Un folder partajat este un tip de spațiu de lucru Groove special care vă permite să partajați conținutul unui folder din sistemul de fișiere Windows. Pentru mai multe informații despre acest tip de spațiu de lucru, consultați Despre folderele partajate

Începutul paginii Începutul paginii

Părțile unui spațiu de lucru SharePoint

Un spațiu de lucru SharePoint

Explicație 1 Bibliotecile de documente SharePoint sincronizate în acest spațiu de lucru.
Explicație 2 Listele SharePoint sincronizate în acest spațiu de lucru.
Explicație 3 Listele sau bibliotecile neacceptate în spațiul de lucru SharePoint. Este furnizat un link Web pentru navigarea la acest conținut de pe site-ul SharePoint.
Explicație 4 Conținut din biblioteca de documente selectată.

Acest document descrie cum se creează un spațiu de lucru SharePoint Workspace pornind de la un site SharePoint.

Începutul paginii Începutul paginii

Părțile unui spațiu de lucru Groove

Cu spațiile de lucru Groove, grupurile și organizațiile cu scopuri și obiective comune pot partaja idei și pot lucra împreună. Un spațiu de lucru Groove conține de obicei doi sau mai mulți „membri”, mai exact, persoane care se alătură spațiului de lucru printr-o invitație. Conținutul spațiului de lucru este foarte dinamic. Toți membrii care sunt în prezent online văd imediat orice actualizare adăugată de ei sau de alți membri. Dvs. și alți membri trimiteți și primiți actualizări atunci când intrați online.

Spațiile de lucru Groove permit membrilor să lucreze cu o varietate de instrumente de aplicații specializate. De exemplu, să presupunem că dvs. coordonați o întâlnire săptămânală pentru a discuta despre materialele de marketing în curs de dezvoltare. Activitățile pot implica stabilirea de termene limită, atribuirea de activități, precum și examinarea unei lucrări terminate. Pentru a facilita această întâlnire, membri spațiului de lucru au posibilitatea să publice fișiere într-un instrument Documente, să discute probleme într-un instrument Discuție și să colaboreze în agende de întâlniri, utilizând un instrument Calendar. Toți membri care sunt online simultan în spațiul de lucru pot interacționa utilizând chatul în timp real.

Explicație 1 Instrumente din acest spațiu de lucru.
Explicație 2 Membri din acest spațiu de lucru.
Explicație 3 Conținutul din instrumentul din spațiul de lucru selectat în prezent.
Explicație 4 Un element care are conținut nou sau necitit.
Explicație 5 Invitați membri noi în acest spațiu de lucru, în caseta Invitație la spațiu de lucru.
Explicație 6 Transcrierea conversației din spațiul de lucru.

Crearea unui spațiu de lucru SharePoint

Aveți posibilitatea să creați spații de lucru SharePoint pornind de la un site SharePoint dintr-un browser Web sau de la Bara de lansare SharePoint Workspace.

Crearea unui spațiu de lucru SharePoint care descarcă elemente din toate listele și bibliotecile

Cea mai simplă modalitate de a crea un spațiu de lucru SharePoint este să vă deplasați la site-ul SharePoint și să sincronizați site-ul pe computer. Toate elementele din listele și bibliotecile acceptate se vor descărca în spațiul de lucru SharePoint. Rețineți că conținutul elementelor din biblioteca de documente se descarcă doar la cerere, atunci când deschideți documente în spațiul de lucru SharePoint.

Listele și bibliotecile care nu sunt acceptate încă apar în panoul de conținut din spațiul de lucru și furnizează linkuri la site-ul SharePoint.

 Notă   SharePoint Workspace vă va avertiza dacă site-ul SharePoint pe care l-ați selectat este foarte mare și, prin urmare, ar necesita mult timp pentru a descărca toate elementele.

  1. Într-un browser Web, accesați site-ul SharePoint pe care doriți să-l sincronizați într-un spațiu de lucru SharePoint.
  2. Faceți clic pe Acțiuni site, apoi pe Sincronizare cu SharePoint Workspace.

Selectați această opțiune pentru a sincroniza un site SharePoint pe computer

  1. În caseta de dialog Sincronizare la SharePoint Workspace, faceți clic pe OK.

Caseta de dialog Sincronizare la computer

Se deschide o casetă de dialog „Progres sincronizare”, pentru a vă menține la curent în legătură cu progresul descărcării din site-ul SharePoint în spațiul de lucru SharePoint.

Fereastra de progres Sincronizare la computer

  1. Când descărcarea se termină, faceți clic pe Deschidere spațiu de lucru sau pe Închidere.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui spațiu de lucru SharePoint prin sincronizarea unei liste sau unei biblioteci selectate

Uneori doriți să sincronizați cu computerul dvs. numai o anumită listă sau o anumită bibliotecă dintr-un spațiu de lucru SharePoint. Acest lucru se poate face pentru a nu consuma timp cu descărcarea elementelor din alte liste sau biblioteci.

 Notă   De asemenea, aveți posibilitatea să particularizați crearea spațiului de lucru SharePoint pentru a descărca o colecție de liste și biblioteci specifice. Pentru mai multe informații, consultați „Crearea spațiului de lucru SharePoint prin descărcarea elementelor din listele și bibliotecile selectate” în Crearea unui spațiu de lucru nou.

  1. Într-un browser Web, accesați site-ul SharePoint pe care doriți să-l sincronizați într-un spațiu de lucru SharePoint.
  2. Selectați lista sau biblioteca pe care doriți să o sincronizați la computer.
  3. Alegeți una dintre următoarele:
  • Dacă selectați o listă, faceți clic pe Listă sub Instrumente listă.

Fila Listă de sub instrumentele Listă dintr-un site SharePoint

  • Dacă ați selectat o bibliotecă, faceți clic pe Bibliotecă sub Instrumente bibliotecă.

Fila Bibliotecă de sub bibliotecile Bibliotecă

  1. Pe panglica SharePoint, în grupul Conectare și export, faceți clic pe Sincronizare la SharePoint Workspace.
  2. Faceți clic pe OK.
    Se deschide o casetă de dialog de progres pentru a vă menține la curent în legătură cu progresul descărcării din site-ul SharePoint în spațiul de lucru SharePoint.
  3. Când descărcarea se termină, faceți clic pe Deschidere spațiu de lucru sau pe Închidere.

Începutul paginii Începutul paginii

Sincronizarea conținutului dintr-un spațiu de lucru SharePoint cu serverul SharePoint

Un spațiu de lucru SharePoint este sincronizat automat cu site-ul SharePoint după cum urmează:

  • Toate actualizările pe care le efectuați într-un spațiu de lucru SharePoint sunt trimise imediat pe site-ul SharePoint atunci când le salvați.
  • Tot conținutul din spațiul de lucru SharePoint și din site-ul SharePoint este sincronizat automat după fiecare 10 minute, indiferent dacă au avut loc sau nu orice actualizări.

Nu este necesar să efectuați nicio acțiune pentru a menține conținutul sincronizat. Totuși, de vreme ce la fiecare 10 minute apare o fereastră pentru actualizările care se produc pe site-ul SharePoint, este posibil uneori să doriți să inițiați o sincronizare manuală, pentru a vă asigura că aveți cel mai recent conținut.

Aveți posibilitatea să sincronizați o listă sau o bibliotecă individuală sau toate listele și bibliotecile din spațiul de lucru SharePoint deodată.

Sincronizarea unei liste sau biblioteci individuale

  1. Faceți clic pe lista sau biblioteca pe care doriți să o sincronizați în panoul Conținut.
  2. Pe fila Sincronizare, faceți clic pe Sincronizare, apoi faceți clic pe Sincronizare instrumente.

Comanda Sincronizare instrumente

Bara de stare raportează progresul sincronizării.

Sincronizarea tuturor listelor și bibliotecilor din spațiul de lucru SharePoint

  • Pe fila Sincronizare, faceți clic pe Sincronizare, apoi faceți clic pe Sincronizare spațiu de lucru.

Bara de stare raportează progresul sincronizării.

Începutul paginii Începutul paginii

Navigarea la un spațiu de lucru SharePoint

Navigarea la un spațiu de lucru SharePoint în Bara de lansare

Aveți posibilitatea să vă deplasați la orice spațiu de lucru SharePoint pe care l-ați creat, deschizându-l în Bara de lansare.

  1. Porniți SharePoint Workspace.
  2. În Bara de lansare, faceți clic pe fila Pornire.
  3. Faceți dublu clic pe numele spațiului de lucru SharePoint pentru a-l deschide.

Un spațiu de lucru SharePoint din Bara de lansare

Începutul paginii Începutul paginii

Navigarea la un spațiu de lucru SharePoint din sistemul de fișiere

Aveți posibilitatea să navigați la spațiile de lucru SharePoint direct din sistemul de fișiere.

Dacă executați Windows Vista sau o versiune mai recentă, spațiile de lucru se stochează în folderul Spații de lucru din folderul Profil utilizator.

Dacă executați Windows XP, spațiile de lucru se stochează în folderul Spații de lucru din folderul Documentele mele.

Dacă deschideți folderul Spații de lucru se pornește automat SharePoint Workspace, în cazul în care nu era deja deschis. Spațiile de lucru se listează cu aceleași pictograme ca în bara de lansare.

Spațiile de lucru din SharePoint Workspace 2010 apar în acest folder din sistemul dvs. de fișiere

 Notă   Numai spațiile de lucru SharePoint sau Groove 2010 se afișează în listă. În plus, spațiile de lucru SharePoint se afișează numai în cazul în care conțin cel puțin o bibliotecă de documente, iar spațiile de lucru Groove se afișează numai în cazul în care conțin cel puțin un instrument Documente.

Deschideți orice „folder” de spațiu de lucru pentru a vedea o listă a tuturor instrumentelor Documente din acel spațiu de lucru.

Spații de lucru SharePoint Workspace 2010

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui spațiu de lucru Groove

Aveți posibilitatea să creați un spațiu de lucru Groove nou în Bara de lansare:

  1. Pe fila Pornire, faceți clic pe Nou, apoi faceți clic pe Spațiu de lucru Groove.
  2. Tastați un nume pentru spațiul de lucru.
  3. Faceți clic pe Creare.

SharePoint Workspace creează spațiul de lucru Groove și vă listează ca membru inițial, cu rolul de Manager. Acum aveți posibilitatea să adăugați sau să actualizați instrumentele din spațiul de lucru și să invitați persoane să devină membri.

Începutul paginii Începutul paginii

Invitarea persoanelor la un spațiu de lucru Groove

Pentru a invita o persoană la un spațiu de lucru Groove, procedați astfel:

  1. Deschideți spațiul de lucru.
  2. În panoul Membri, tastați adresa de poștă electronică a destinatarului în caseta Invitație la spațiu de lucru, apoi faceți clic pe Salt.

Invitarea la un spațiu de lucru printr-o adresă de poștă electronică

 Notă   Dacă persoana pe care doriți să o invitați este deja membră a spațiului de lucru Groove sau se află în lista dvs. de persoane de contact , este posibil să o găsiți rapid, tastând în casetă primele litere ale numelui său.

  1. În caseta Trimitere invitație, faceți clic pe Invitare.

Caseta de dialog Trimitere invitație

Când trimiteți invitația, destinatarul trebuie să o deschidă și să o accepte. Apoi primiți un mesaj de „confirmare acceptare”.

După ce confirmați acceptarea, spațiul de lucru este trimis pe computerul noului membru. Noul membru este adăugat în lista de membri din spațiul de lucru.

Pentru informații detaliate despre trimiterea invitațiilor, consultați Invitarea unei persoane la un spațiu de lucru Groove.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
SharePoint Workspace 2010