Introducere în seturile de documente

Aveți posibilitatea să creați și să gestionați produse de lucru cu mai multe documente prin intermediul noului tip de conținut Set de documente. Un set de document este un grup de documente asociate, care pot fi create într-un singur și pas, apoi pot fi gestionate ca o singură entitate.

În acest articol


Ce este un set de documente?

Când lucrează la proiecte, utilizatorii creează rareori documente individuale. Pentru multe tipuri de proiecte, poate fi obișnuit să se creeze un set de mai multe documente asociate. În unele cazuri, acest set de documente poate fi rezultatul final al unui proiect sau al unui „material livrabil”. De exemplu, o companie de servicii profesionale poate produce un dosar cu prezentări ca răspuns la fiecare cerere de ofertă pe care o primește de la un posibil client. În alte cazuri, acest set de documente poate să reprezinte trei tipuri diferite de informații care susțin un proiect mai mare și care au ca rezultat crearea sau livrarea unui alt tip de material. De exemplu, o companie de producție poate crea un set standard de documente privind proiectarea, testarea și fabricarea pentru fiecare produs pe care îl produce.

Aceste documente pot fi produse în mod simultan sau în faze de către una sau mai multe persoane și pot conține documente cu diverse formate de fișier (de exemplu, documente Word, prezentări PowerPoint, diagrame Visio, fișiere Excel, etc.)

Organizațiile care doresc să creeze și să gestioneze în mod curent produse cu mai multe documente pot configura un tip de conținut Set de documente nou pentru fiecare produs cu mai multe documente pe care îl creează de obicei. Tipul de conținut Set de documente este un tip de conținut bazat pe folder, care organizează mai multe documente asociate într-o singură vizualizare, unde pot fi prelucrate și gestionate ca o singură entitate.

Când un tip de conținut Set de documente este adăugat la o bibliotecă, utilizatorii pot crea instanțe noi ale Setului de documente făcând clic pe Document nou în panglica din bibliotecă.

Comanda Set de documente în meniul Document nou

Începutul paginii Începutul paginii

Capacitățile Setului de documente

Tipul de conținut Set de documente conține mai multe capacități care ușurează crearea și gestionarea produselor de lucru care conțin mai multe documente. Când configurați un tip de conținut Set de documente, aveți posibilitatea să efectuați următoarele:

  • Specificați tipurile de conținut permise în setul de conținut (de exemplu, fișiere document, imagine, audio sau video).
  • Specificați orice documente implicite care doriți să fie create automat de fiecare dată când se creează o instanță nouă a setului de documente. Aveți posibilitatea să mapați documentele implicite în tipurile de conținut permise. De exemplu, dacă organizația dvs. are un șablon standard pe care îl utilizați pentru elemente cum ar fi contractele sau dacă aveți șabloane cu siglă pe care le utilizați pentru anumite tipuri de comunicare, aveți posibilitatea să le încărcați atunci când configurați tipul de conținut Set de documente.
  • Specificați orice metadate partajate pe care doriți să le sincronizați cu toate documentele dintr-un set.
  • Particularizați o pagină Bun venit pentru un Set de documente care se afișează în fiecare instanță a unui produs de lucru creat dintr-un tip de conținut Set de documente. Această pagină Bun venit este o pagină parte Web care poate fi configurată pentru a afișa informații de proiect sau resurse pentru a ajuta membrii echipei care lucrează la un set de de documente (de exemplu, cronologia unui proiect, linkuri la resurse, etc.)
  • Configurați fluxurile de lucru pe care doriți să le faceți disponibile pentru Setul de documente. Aveți posibilitatea să utilizați fluxurile de lucru standard Revizuire sau Aprobare cu Seturile de documente. În plus, organizația dvs. poate dezvolta fluxuri de lucru particularizate pentru seturile de documente utilizând cele patru acțiuni de flux de lucru Set de documente disponibile în Microsoft SharePoint Designer 2010. Pentru mai multe informații, consultați Acțiuni de flux de lucru din SharePoint Designer 2010: ghid rapid de referințe.

După ce s-a configurat un tip de conținut Set de documente și s-a adăugat la o bibliotecă, utilizatorii site-ului care creează sau gestionează documente într-un Set de documente pot utiliza atât caracteristicile de gestionare de documente familiare, cât și caracteristici speciale, cum ar fi fila Gestionare din panglica Set de documente atunci când lucrează la documente într-un Set de documente.

Autorii seturilor de documente pot efectua următoarele activități:

  • Pot crea produse de lucru cu mai multe documente rapid și ușor utilizând comanda Document nou într-o bibliotecă de documente.
  • Pot captura un instantaneu de istoric al versiunii pentru proprietățile curente și pentru documente din setul de documente.
  • Pot porni fluxuri de lucru pentru tot setul de documente sau pentru elemente individuale din setul de documente, pentru a gestiona activități comune, cum ar fi revizuirea și aprobarea.
  • Pot trimite un link prin poșta electronică la setul de documente.
  • Pot utiliza comanda Trimitere la pentru a muta sau copia setul de documente în altă locație (destinația trebuie să fie configurată cu Administrare centrală).
  • Pot gestiona permisiunile pentru setul de documente.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
SharePoint Server 2010