Crearea unei îmbinări de corespondență sau de corespondență electronică

Utilizați îmbinarea corespondenței sau a îmbinării corespondenței electronice când doriți să creați un număr mare de documente care sunt aproape identice, dar care cuprind câteva informații unice. De exemplu, îmbinarea corespondenței se poate utiliza pentru a crea publicații particularizate cu note personale. De asemenea, îmbinarea corespondenței se poate utiliza la crearea unui anunț de produs pe care să îl trimiteți primelor 100 de clienți. Textul publicației este întotdeauna același, dar numele și adresa sunt diferite pentru fiecare client.

În acest articol


Alegeți Îmbinare corespondență sau Îmbinare corespondență electronică

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să alegeți dacă creați o îmbinarea a corespondenței pentru imprimare sau o îmbinare a corespondenței electronice pentru distribuție prin poșta electronică.

  1. Selectați fila Corespondență .
  2. Faceți clic fie pe Îmbinare corespondență fie pe Îmbinare corespondență electronică pentru a porni procesul de îmbinare.

Crearea sau conectarea la o listă de destinatari

Pentru a efectua o îmbinare de corespondență, trebuie să deschideți o publicație nouă sau existentă, apoi să vă conectați la o sursă de date, adică la un fișier care conține informațiile unice pe care doriți să le includeți. Un fișier de date poate cuprinde o listă de nume și adrese, date despre produse sau imagini. Fișierul de date poate fi într-o varietate de formate, între care se numără:

  • Lista Persoane de contact în Microsoft Office Outlook
  • Foi de lucru Microsoft Office Excel
  • Tabele Microsoft Office Word
  • Tabele de baze de date Microsoft Office Access
  • Fișiere text în care coloanele sunt separate prin alineate sau prin virgulă și în care întoarcerile de paragraf separă rândurile

Aveți posibilitatea să vă conectați la o listă sau la o sursă de date existentă sau să creați o nouă listă de destinatari. Dacă doriți să utilizați numai anumite intrări din listă, trebuie să filtrați lista după un criteriu specific. De asemenea, elementele se pot sorta în ordine alfabetică.

 Notă   Dacă intenționați să îmbinați imagini în paginile publicației, sursa de date trebuie să includă fie nume de fișiere, fie căi (cale: Ruta pe care sistemul de operare o utilizează pentru a localiza un folder sau un fișier, de exemplu, C:\Financiar\Martie.doc.) ale fișierelor imagine pe care doriți să le îmbinați. Nu includeți imaginea propriu-zisă în sursa de date.

Selectare destinatari pe panglică

Utilizarea unei liste existente

  1. Pe fila Corespondență, faceți clic pe Selectare destinatari, apoi faceți clic pe Utilizarea unei liste existente.

În mod implicit, Microsoft Publisher depozitează sursele de date în folderul Surse de date personale. Răsfoiți pentru a localiza sursa de date.

  1. În caseta de dialog Selectare sursă de date, faceți clic pe sursa de date dorită.
  2. Faceți clic pe Deschidere.

În funcție de tipul de sursă de date selectat, este posibil să apară și alte casete de dialog care să solicite anumite informații.

De exemplu, dacă sursa de date este un registru de lucru Microsoft Excel care conține informații pe mai multe foi de lucru, trebuie mai întâi să selectați foaia de lucru ce conține informațiile dorite, apoi să faceți clic pe OK.

Selectare din persoanele de contact Outlook

  1. Pe fila Corespondență, faceți clic pe Selectare destinatari, apoi faceți clic pe Selectare din Persoane de contact Outlook.
  2. Dacă vi se solicită alegerea unui profil de corespondență, faceți clic pe profilul dorit, apoi faceți clic pe OK.
  3. În caseta de dialog Selectare persoane de contact, faceți clic pe lista de persoane de contact dorită, apoi faceți clic pe OK.

Toate persoanele de contact din folder apar în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să filtrați și să sortați lista de destinatari de inclus în îmbinare.

Introducerea unei liste noi

Dacă nu aveți deja o listă la care să vă conectați, aveți posibilitatea să creați o listă nouă.

  1. Pe fila Corespondență, faceți clic pe Selectare destinatari, apoi faceți clic pe Introducere listă nouă.
  2. În caseta de dialog Listă de adrese nouă, tastați informațiile pentru prima intrare în câmpurile relevante. Nu este necesar să completați fiecare câmp.

     Notă    Pentru modificarea coloanelor implicite, faceți clic pe butonul Particularizare coloane. Apoi aveți posibilitatea să adăugați, să ștergeți, să redenumiți și să reordonați coloanele din listă.

  1. Atunci când terminați de introdus informațiile pentru prima intrare, faceți clic pe Intrare nouă.
  1. Repetați pașii 2 și 3 până când ați terminat de adăugat intrări, apoi faceți clic pe OK.
  2. În caseta de dialog Salvare listă adrese, tastați un nume pentru lista de adrese în caseta Nume fișier și selectați un folder în care să se salveze lista.

În mod implicit, Microsoft Publisher salvează listele de adrese în folderul Surse de date personale. Se recomandă să păstrați aici listele de adrese, deoarece Sursele mele de date este, de asemenea, folderul implicit în care Publisher caută surse de date.

Toate persoanele de contact din lista nouă apar în caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, unde aveți posibilitatea să filtrați și să sortați lista de destinatari de inclus în îmbinare.

Selectarea destinatarilor

În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, se pot selecta destinatarii de inclus în îmbinare. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor pe care doriți să îi includeți și debifați casetele de lângă destinatarii pe care îi excludeți.

Pentru a utiliza doar anumite intrări din listă, se poate filtra lista după un anumit câmp sau criteriu. După filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include și a exclude înregistrări.

Filtrarea elementelor din listă

  1. Faceți clic pe săgeata de lângă antetul coloanei elementului după care doriți să filtrați.
  2. Faceți clic pe oricare dintre următoarele:
    • (Necompletate) afișează toate înregistrările în care câmpul respectiv este necompletat.
    • (Completate) afișează toate înregistrările în care câmpul respectiv conține informații.
    • (Complex) deschide caseta de dialog Filtrare și sortare, care se poate utiliza pentru a filtra după mai multe criterii. De asemenea, se poate face clic pe Filtrare sub Ajustare listă destinatari în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, pentru a deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.
    • Pentru a selecta sau elimina rapid toate elementele, bifați sau debifați casetele de selectare pentru titlul coloanei.

 Sfat   Dacă sursa de date conține înregistrări care împart aceleași informații și dacă există zece sau mai puține valori unice în coloane, este posibilă filtrarea după informațiile specificate. De exemplu, dacă există adrese multiple care listează Australia ca țară/regiune, se poate filtra după Australia.

Caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență afișează doar înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, faceți clic pe (Toate).

Dacă doriți să vedeți elementele în ordine alfabetică, sortați elementele din listă.

Sortarea elementelor din listă

  • În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, faceți clic pe titlul coloanei care aparține elementului după care doriți să se efectueze sortarea.

De exemplu, dacă doriți să afișați lista în ordine alfabetică, după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume.

  • Pentru a utiliza mai multe criterii de sortare, faceți clic pe Sortare, sub Ajustare listă destinatari, în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență. În caseta de dialog Filtrare și sortare selectați criteriile după care doriți să se efectueze sortarea.

Începutul paginii Începutul paginii

Pregătirea publicației

O îmbinare de corespondență combină un document care cuprinde informații identice în fiecare copie și câțiva substituenți pentru informațiile unice din fiecare copie. După crearea publicației, inserați textul suplimentar care doriți să apară în fiecare versiune a publicației de îmbinare corespondență, cum ar fi o formulă de salut și substituenții pentru informațiile unice, cum ar fi adresele.

Inserați o casetă text dacă nu ați inserat-o deja, tastați textul care să apară în fiecare versiune a publicației de îmbinare corespondență și adăugați substituenții pentru informațiile unice.

Inserarea unei casete text

  1. Pe bara de instrumente Obiecte, faceți clic pe Casetă textImagine buton.
  2. Indicați spre locația din publicație unde doriți să apară un colț al casetei text, apoi glisați pe diagonală până când caseta text capătă dimensiunea dorită.

Inserarea textului în fiecare versiune

  • Faceți clic în caseta text, apoi tastați textul care să apară în fiecare versiune a publicației îmbinării de corespondență.

Inserarea câmpurilor de date în publicație

Inserare câmpuri de îmbinare corespondență

  1. În publicație de îmbinare a corespondenței, faceți clic în caseta text în care inserați câmpul de date (câmp de date: O categorie de informații care corespund unei coloane de informații dintr-o sursă de date. Numele fiecărui câmp de date se află listat în primul rând (rândul antet) al sursei de date. "CodPoștal" și "NumeDeFamilie" sunt exemple de nume pentru câmpurile de date.).
  2. Inserați oricare dintre următoarele:

Bloc adresă cu nume, adresa și alte informații

  1. În grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Bloc adresă.
  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, faceți clic pe elementele adresă pe care le includeți, apoi faceți clic pe OK.

     Notă   Dacă numele câmpului de date (câmp de date: O categorie de informații care corespund unei coloane de informații dintr-o sursă de date. Numele fiecărui câmp de date se află listat în primul rând (rândul antet) al sursei de date. "CodPoștal" și "NumeDeFamilie" sunt exemple de nume pentru câmpurile de date.) din sursa de date nu se potrivesc cu numele câmpurilor utilizate de Publisher pentru blocul de adrese, faceți clic pe Potrivire câmpuri în caseta de dialog Inserare bloc adresă. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

Linia de întâmpinare

  1. În grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Linie de întâmpinare.
  2. În caseta de dialog Linie de salut, selectați formatul liniei de întâmpinare, care cuprinde formula de salut, formatul de nume și punctuația utilizată.
  3. Selectați textul care să apară în situația în care Publisher nu poate interpreta numele unui destinatar; de exemplu, dacă sursa de date nu conține niciun nume și niciun prenume pentru un destinatar, ci numai numele companiei.
  4. Faceți clic pe OK.

     Notă    Dacă numele câmpurilor de date din sursa de date nu se potrivesc cu numele câmpurilor utilizate de Publisher pentru linia de salut, faceți clic pe Potrivire câmpuri, în caseta de dialog Linie de salut. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

Imagine

  1. În grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Imagine, apoi faceți clic pe Inserare Câmp imagine.
  2. În dialogul Inserare Câmp imagine, selectați câmpul de imagine de inserat.

 Notă   Dacă intenționați să îmbinați imagini în paginile publicației, sursa de date trebuie să includă fie nume de fișiere, fie căi (cale: Ruta pe care sistemul de operare o utilizează pentru a localiza un folder sau un fișier, de exemplu, C:\Financiar\Martie.doc.) ale fișierelor imagine pe care doriți să le îmbinați. Nu includeți imaginea propriu-zisă în sursa de date.

Câmpuri de informații individuale

  • În grupul Scriere și inserare câmpuri, selectați Inserare câmp pentru îmbinare, apoi faceți clic pe câmpurile pe care doriți să le includeți în caseta text pe care ați creat-o.

Formatarea câmpurilor de date

Dacă doriți, aplicați formatări la câmpurile de date și la oricare alt text adăugat (cum ar fi formula de întâmpinare Salut sau formula Dragă...), pentru a modifica aspectul datelor îmbinate. Pentru a formata datele îmbinate, trebuie să formatați câmpurile de date din publicația de îmbinare corespondență.

  1. În publicația de îmbinare corespondență, selectați câmpul care conține informațiile pe care intenționați să le formatați.
  • În cazul în care câmpul este Bloc adresă sau Linie de întâmpinare, în grupul Scriere și inserare câmpuri, selectați Format.
  • În cazul în care câmpul este un câmp de date independent, în meniul Formatare instrumente casetă text, faceți clic pe Font, apoi selectați opțiunile dorite.
  • În cazul în care câmpul selectat este recunoscut de Publisher ca număr, simbol monetar, dată sau oră, aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul Formatare din panglică și să modificați formatarea modului în care sunt afișate aceste tipuri de câmpuri.

Examinarea datelor despre destinatari în câmpurile de date din publicație

Acum se poate examina cum va apărea publicația cu datele din câmpurile îmbinate.

  1. Pentru a examina publicația, faceți clic pe butonul Revizuire rezultate de pe Panglică, apoi alegeți oricare dintre variantele următoare:
    • Pentru a examina intrările în ordine, faceți clic pe butoanele de navigare butonul Înainte butonul Înapoi, pentru a vedea cum va apărea fiecare intrare în publicația îmbinării corespondenței.

Informațiile din prima înregistrare a sursei de date populează câmpurile de îmbinare. Nu se pot edita intrările sursei de date pe paginile publicației, dar se pot formata, muta sau șterge câmpuri.

  • Pentru a găsi și a examina o anumită intrare din sursa de date, faceți clic pe Găsire destinatar, apoi introduceți criteriile de căutare în caseta de dialog Găsire intrare.
  1. Dacă este necesar, modificați lista de destinatari. Alegeți oricare dintre următoarele variante disponibile:
    • Pentru a exclude din îmbinare un anumit destinatar, faceți clic pe Exclude acest destinatar.
    • Pentru a modifica lista de destinatari, faceți clic pe Editare listă de destinatari și efectuați modificările dorite în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență.
  2. După ce terminați publicația de îmbinare corespondență și inserați toate câmpurile de îmbinare, faceți clic pe Salvare ca în meniul Fișier. Tastați un nume pentru publicație în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea publicației îmbinate

Pentru a crea publicația îmbinată, faceți clic pe butonul Terminare și îmbinare și urmați indicațiile de mai jos.

  • Imprimarea publicației îmbinate (de exemplu, pentru corespondență)
  • Examinarea publicației îmbinate (pentru a vedea cum va arăta aceasta la imprimare și pentru a remedia problemele potențiale)
  • Salvarea publicației îmbinate pentru reutilizare
  • Adăugarea paginilor îmbinate la altă publicație
  • Îmbinarea și trimiterea ca mesaje de poștă electronică (numai îmbinare corespondență electronică)

Terminarea îmbunării corespondenței

Imprimarea publicației îmbinate

  1. Faceți clic pe Îmbinare pentru imprimantă.
  2. În spațiul Imprimare, selectați opțiunile pe care le doriți, apoi faceți clic pe OK.

 Important   Pentru a imprima seturi diferite de date îmbinate,  de exemplu, nume și adrese diferite , pe fiecare foaie de hârtie, faceți clic pe Mai multe pagini pe foaie în secțiunea Opțiuni de imprimare. Dacă alegeți Mai multe copii pe foaie, fiecare foaie de hârtie va conține mai multe copii ale acelorași date.

Imprimarea mai multor pagini pe foaie

Salvarea publicației îmbinate pentru reutilizare

Dacă doriți să editați paginile îmbinate, să le salvați pentru utilizare ulterioară sau să le imprimați ulterior, aveți posibilitatea să colectați și să salvați toate paginile îmbinate ca o singură publicație nouă îmbinată care conține datele efective , de exemplu, nume și adrese , în loc de câmpuri îmbinate.

  1. Faceți clic pe Îmbinare într-o publicație nouă.

Publisher creează o publicație nouă cu paginile îmbinate.

  1. În publicația nouă, faceți clic pe Salvare publicație în panoul de activități Îmbinare corespondență. Tastați un nume pentru publicația nouă în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

Adăugarea paginilor îmbinate la o publicație existentă

Dacă intenționați să adăugați paginile îmbinate la sfârșitul unei publicații existente, asigurați-vă că publicația de îmbinare corespondență corespunde publicației în următoarele moduri:

  • Dimensiunea paginii (înălțime și lățime)
  • Vizualizarea paginii (extindere pe o pagină sau pe două)
  • Tipul publicației (Web sau pentru imprimare)
  • Ordinea paginilor (de la stânga la dreapta sau de la dreapta la stânga)

Publisher adaugă paginile îmbinate la o publicație nouă sau existentă, dar nu le poate adăuga la o publicație deschisă. Dacă publicația în care efectuați îmbinarea este deschisă, salvați-o și închideți-o, pentru a face posibilă finalizarea îmbinării.

  1. Faceți clic pe Adăugare la o publicație existentă.
  2. În caseta de dialog Deschidere publicație, localizați publicația căreia îi adăugați paginile îmbinate, apoi faceți clic pe Deschidere.

Publisher adaugă paginile îmbinate la publicația existentă.

  1. În publicația existentă, faceți clic pe Salvare publicație în panoul de activități Îmbinare corespondență, pentru a salva actualizările.

Trimiterea mesajelor de poștă electronică

Dacă creați o îmbinare a corespondenței, singura opțiune disponibilă sub Terminare și îmbinare va fi Expediere mesaj de poștă electronică.

  1. Faceți clic pe Expediere mesaj de poștă electronică.
  2. În caseta de dialog Îmbinare pentru poștă electronică, selectați câmpul de destinatari din lista verticală Către. În majoritatea cazurilor, opțiunea corectă pentru îmbinarea corespondenței de poștă electronică este Adresă de poștă electronică.
  3. Sub Subiect, tastați linia de subiect. Sub Elemente de inserat, faceți clic pe toate câmpurile de date pe care doriți să le inserați în linia de subiect.
  4. Faceți clic pe Opțiuni pentru a specifica alte opțiuni dorite, cum ar fi Cci sau Bcc sau să trimiteți atașări destinatarilor.
  5. Faceți clic pe Trimitere.

Se deschide caseta de dialog Trimitere mesaje de poștă electronică îmbinate, pentru a se confirma corespondența, vizualizând lista de destinatari către care s-a trimis sau nu mesajul de poștă electronică.

Salvarea publicației de îmbinare corespondență

De asemenea, dacă salvați publicația care conține câmpurile îmbinate, aveți posibilitatea să vă întoarceți și să editați câmpurile îmbinate și să creați o nouă publicație îmbinată care conține noile câmpuri îmbinate sau o listă de destinatari actualizată. Pentru a salva publicația de îmbinare corespondență, procedați astfel:

  1. Asigurați-vă că vă aflați în publicația de îmbinare corespondență.
  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare.
  3. Denumiți publicația de îmbinare corespondență, apoi faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii Începutul paginii

Revocarea unei îmbinări

O îmbinare se poate revoca pentru a anula conexiunea publicației de îmbinare corespondență sau a șablonului de îmbinare catalog la sursa de date (sursă de date: Un fișier care conține informații ce pot fi îmbinate într-o publicație. De exemplu, o listă de nume și adrese sau căi către imagini pe care doriți să le utilizați într-o corespondență sau o îmbinare de catalog. Trebuie să vă conectați la o sursă de date pentru a efectua îmbinarea)..

  1. Pe fila Corespondență de pe panglică, indicați spre Selectare destinatari, apoi faceți clic pe Anulare îmbinare.
    Revocare îmbinare corespondență
  2. Când sunteți întrebat dacă doriți să anulați îmbinarea, faceți clic pe Da.

Publicația este deconectată de la sursa de date.

 Notă   Dacă anulați o îmbinare de corespondență, toate câmpurile, cu excepția câmpurilor Câmpuri adresă, Linie salut și Bloc adresă, sunt convertite în text obișnuit.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Publisher 2010