Information Rights Management în 2007 Microsoft Office system

Acest articol explică modalitatea în care se poate restricționa permisiunea la conținutul din documente, registre de lucru și prezentări utilizând Information Rights Management (IRM), care este disponibil în 2007 Microsoft Office system. Pentru informații despre modalitatea de restricționare a permisiunii la conținutul mesajelor de poștă electronică, consultați Restricționarea permisiunilor pentru informațiile confidențiale din mesajele de poștă electronică.

Pentru informații despre modalitatea de setare a unei parole pentru a deschide sa a modifica un fișier, consultați Stabilirea unei parole pentru deschiderea sau modificarea unui document, unui registru de lucru sau unei prezentări. Există și alte articole care descriu utilizarea parolelor pentru protejarea formatării din documente și protejarea elementelor din foile de lucru și din registrele de lucru.

În acest articol


Scopul IRM și limitările sale

IRM (Information Rights Management) permite persoanelor individuale și administratorilor să specifice permisiunile de acces la documente, registre de lucru și prezentări. Astfel, se împiedică imprimarea, redirecționarea sau copierea informațiilor sensibile de către persoane neautorizate. După ce au fost restricționate permisiunile pentru un fișier utilizând IRM, accesul și restricțiile de utilizare sunt impuse indiferent de locația informațiilor, deoarece permisiunile pentru accesul la un fișier sunt stocate chiar în document.

IRM permite utilizatorilor să impună preferințele personale cu privire la transmiterea informațiilor personale sau confidențiale. IRM permite, de asemenea, organizațiilor să impună politici cu privire la controlul și răspândirea informațiilor confidențiale sau cu drept de proprietate.

IRM ajută la realizarea următoarelor:

  • Un destinatar care este autorizat pentru a primi conținut restricționat este împiedicat să redirecționeze, să copieze, să modifice, să imprime, să trimită prin fax sau să lipească conținutul pentru utilizare neautorizată
  • Se împiedică utilizarea caracteristicii Print Screen în Microsoft Windows pentru copierea de conținut restricționat
  • Se restricționează conținutul oriunde este trimis
  • Este acceptat termenul de expirare al fișierelor, astfel încât conținutul documentelor să nu mai poată fi vizualizat după o perioadă specificată de timp
  • Se impun politicile de firmă care controlează utilizarea și răspândirea conținutul în cadrul firmei

IRM nu poate împiedica următoarele:

  • Ștergerea, furtul sau capturarea și trimiterea conținutul printr-un program rău intenționat, cum ar fi un cal troian, înregistratorii de secvențe de tastare și anumite tipuri de spyware
  • Pierderea sau deteriorarea conținutului din cauza acțiunilor virușilor de computer
  • Restricționarea conținutul de la copierea de mână sau retastarea sa de pe afișajul ecranului destinatarului
  • Efectuarea unei fotografii digitale de către destinatar a conținutului afișat pe ecran
  • Copierea conținutului restricționat prin utilizarea programelor terțe de efectuare a capturilor de ecran

Începutul paginii Începutul paginii

Tipuri de fișiere pentru care se pot gestiona drepturile cu IRM

Utilizând IRM în Ediția Office 2007, se pot gestiona drepturile pentru fișiere .xps (XML Paper Specification), precum și pentru următoarele tipuri de fișiere:

Fișiere Word

Tip fișier Extensie
Document .doc
Document .docx
Document care permite macrocomenzi .docm
Șablon .dot
Șablon .dotx
Șablon care permite macrocomenzi .dotm

Fișiere Excel

Tip fișier Extensie
Registru de lucru .xls
Registru de lucru .xlsx
Registru de lucru care permite macrocomenzi .xlsm
Șablon .xlt
Șablon .xltx
Șablon care permite macrocomenzi .xltm
Registru de lucru binar non-XML .xlsb
Program de completare activat pentru macrocomenzi .xla
Program de completare activat pentru macrocomenzi .xlam

Fișiere PowerPoint

Tip fișier Extensie
Prezentare .ppt
Prezentare .pptx
Prezentare care permite macrocomenzi .pptm
Șablon .pot
Șablon .potx
Șablon care permite macrocomenzi .potm
Expunere .pps
Expunere .ppsx
Expunere care permite macrocomenzi .ppsm
Temă Office .thmx

 Note 

  • Atunci când aceste tipuri de fișiere sunt atașate unui mesaj de poștă electronică ce are drepturi gestionate, în Office Outlook 2007, acesta va avea, de asemenea, automat, drepturi gestionate.
  • Când atașați un fișier mesaj (.msg) unui mesaj de poștă electronică ce are drepturi gestionate, mesajul atașat nu are drepturi gestionate. IRM nu gestionează drepturile pentru tipurile de fișiere .msg.

Începutul paginii Începutul paginii

Configurarea computerului pentru a utiliza IRM

Pentru a utiliza IRM în Ediția Office 2007, software-ul minim necesar este clientul Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). Dacă utilizați un computer care execută Windows Vista, clientul Windows Rights Management Services (RMS) este deja instalat. Dacă utilizați un computer care execută Windows XP, clientul Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1) trebuie să-l instalați pe computer dvs. sau administratorul RMS. Administratorul RMS poate configura politici IRM specifice firmei, care stabilesc cine are acces la informații și care este nivelul de editare permis pentru un mesaj de poștă electronică. De exemplu, administratorul unei firme poate defini un șablon de drepturi denumit „Confidențialitate în firmă”, care specifică faptul că un mesaj de poștă electronică care utilizează această politică poate fi deschis numai de utilizatorii din cadrul domeniului firmei.

Instalarea clientului Windows Rights Management Services (RMS)

  1. În Windows XP, faceți clic pe butonul Start, apoi pe Panou de control.
  2. Faceți clic pe Adăugare sau eliminare programe, apoi pe Adăugare sau eliminare programe. În panoul din stânga, faceți clic pe Adăugare programe noi. În lista de programe, faceți clic pe Windows Rights Management Services Client, apoi pe Adăugare.

 Notă   În vizualizarea clasică, faceți dublu clic pe Adăugare sau eliminare programe, apoi, în panoul din stânga, faceți clic pe Adăugare programe noi. În lista de programe, faceți clic pe Windows Rights Management Services Client, apoi pe Adăugare.

Ca alternativă, când încercați să deschideți pentru prima oară fișiere ale căror drepturi au fost gestionate prin utilizarea IRM, Ediția Office 2007 vă solicită descărcarea clientului Windows Rights Management Services dacă acest software nu se execută pe computer. Pentru mai multe informații despre clientul Rights Management Services, vizitați site-ul Web Windows Rights Management Services (în limba engleză).

Începutul paginii Începutul paginii

Permisiuni de descărcare

La prima încercare de deschidere a unui document, a unui registru de lucru sau a unei prezentări cu permisiuni restricționate, trebuie să vă conectați la un server de licențiere pentru a vă verifica acreditările și a descărca o licență de utilizare. Aceasta definește nivelul de acces pe care îl aveți pentru un fișier. Procesul este necesar pentru fiecare fișier cu permisiuni restricționate. Cu alte cuvinte, conținutul cu permisiuni restricționate nu se poate deschide fără o licență de utilizare. Descărcarea permisiunilor necesită ca Microsoft Office să trimită acreditările dvs. (inclusiv adresa de poștă electronică) și informațiile despre drepturile de permisiuni către serverul de licențiere. Informațiile conținute în document nu se trimit serverului de licențiere. Pentru mai multe informații, citiți angajamentul de respectare a confidențialității.

Începutul paginii Începutul paginii

Restricționarea permisiunilor la conținutul din fișiere

Autorii pot restricționa permisiunile pentru documente, registre de lucru și prezentări prin criterii stabilite la nivel de utilizator, de document sau de grup (permisiunile la nivel de grup necesită serviciul de directoare Microsoft Active Directory pentru extinderea grupului). Autorii utilizează caseta de dialog Permisiune pentru a da utilizatorilor acces în Citire și modificare, precum și de a stabili date de expirare pentru conținut. De exemplu, Daniel, autorul, poate da Cristinei permisiunea de a citi un document, dar nu de a face modificări în el. Daniel poate să dea apoi lui Ioan permisiunea de a face modificări în document și să îi permită să salveze documentul. De asemenea, Daniel poate decide să limiteze accesul Cristinei și lui Ioan la acest document timp de cinci zile înainte ca permisiunea la document să expire. Pentru informații despre setarea unei date de expirare pentru un document, consultați Stabilirea unei date de expirare pentru un fișier.

Caseta de dialog Permisiune

  1. Salvați documentul, registrul de lucru sau prezentarea.
  2. Faceți clic pe butonul Microsoft OfficeImagine buton, indicați spre Pregătire, spre Restricționare permisiune, apoi faceți clic pe Nu se distribuie.
  3. Bifați caseta de selectare Restricționare permisiune pentru acest document, apoi atribuiți nivelele de acces dorite pentru fiecare utilizator.

Opțiunile pe care le aveți pot fi limitate dacă un administrator a setat politici de permisiune particularizate pe care persoanele individuale nu le pot modifica.

Niveluri de permisiune

  • Citire     Utilizatorii cu permisiune Citire pot să citească un document, un registru de lucru sau o prezentare, dar nu au permisiunea să editeze, să imprime sau să copieze.
  • Modificare     Utilizatorii cu permisiune Modificare pot să citească, să editeze și să salveze modificările într-un document, într-un registru de lucru sau într-o prezentare, dar nu au permisiunea să imprime.
  • Control total     Utilizatorii cu permisiune Control total au permisiuni de autor complete și pot să facă cu documentul, cu registrul de lucru sau cu prezentarea tot ceea ce poate să facă un autor: să stabilească datele de expirare pentru conținut, să împiedice imprimarea și să acorde permisiuni pentru utilizatori. După expirarea permisiunii pentru un document pentru utilizatorii autorizați, document poate fi deschis numai de autorul documentului sau de utilizatorii cu permisiune Control total pentru document. Autorii au întotdeauna permisiune Control total.
  1. Pentru a da cuiva permisiunea Control total, faceți clic pe Mai multe opțiuni, apoi, în coloana Nivel acces, faceți clic pe săgeată, apoi pe Control total în lista Modificare.

Caseta de dialog Permisiune

  1. După ce atribuiți niveluri de permisiune, faceți clic pe OK.

Apare Bara de mesaje, indicând faptul că documentul are drepturi gestionate. Dacă trebuie să mai faceți alte modificări ale permisiunilor de acces la document, faceți clic pe Modificare permisiune.

Bara de mesaje

Dacă un document cu permisiuni restricționate este redirecționat către o persoană neautorizată, apare un mesaj cu adresa de poștă electronică a autorului sau o adresă de site Web, astfel încât utilizatorii individuali să poată cere permisiuni pentru document.

Imagine casetă de dialog

Dacă autorul optează să nu includă adresa sa de poștă electronică, utilizatorii neautorizați primesc un mesaj de eroare.

Stabilirea unei date de expirare pentru un fișier

  1. Deschideți fișierul.
  2. Faceți clic pe butonul Microsoft OfficeImagine buton, indicați spre Pregătire, spre Restricționare permisiune, apoi faceți clic pe Nu se distribuie.
  3. Bifați caseta de selectare Restricționare permisiune pentru acest document, apoi faceți clic pe Mai multe opțiuni.
  4. Sub Permisiuni suplimentare pentru utilizatorii, bifați caseta de selectare Acest document expiră pe, apoi introduceți o dată.
  5. Faceți clic de două ori pe OK.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea unui alt cont de utilizator Windows pentru a gestiona drepturile la fișiere

  1. Deschideți documentul, foaia de lucru sau prezentarea.
  2. Faceți clic pe butonul Microsoft OfficeImagine buton, indicați spre Pregătire, spre Restricționare permisiune, apoi faceți clic pe Gestionare acreditări.
  3. Alegeți una dintre următoarele variante:
    • În caseta de dialog Selectare utilizator, selectați adresa de poștă electronică pentru contul pe care doriți să-l utilizați, apoi faceți clic pe OK.
    • În caseta de dialog Selectare utilizator, faceți clic pe Adăugare, tastați acreditările pentru noul cont, apoi faceți clic pe OK de două ori.

Caseta de dialog Selectare utilizator

Începutul paginii Începutul paginii

Vizualizarea conținutului cu permisiune restricționată

Pentru a vedea conținut cu drepturi gestionate la care aveți permisiuni utilizând Ediția Office 2007, doar deschideți documentul, registrul de lucru sau prezentarea.

Dacă doriți să vedeți permisiunile pe care le aveți, fie faceți clic pe Vizualizare permisiune în Bara de mesaje, fie faceți clic pe butonul din bara de stare din partea de jos a ecranului.

Bară de stare

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007